集团法务系统法律事务管理业务解决方案

('集团法务系统法律事务管理业务解决方案1.1法律基础管理1.1.1法务机构管理法务机构包含公司内部的法律事务部门、外部合作的律师事务所以及法院和仲裁机构等。通过法务机构管理功能可以记录各法务机构的基本信息以及相关的联系人和联系记录，方便相关人员特别是法务人员在进行法律事务处理时查阅。同时，建立相关法务人员与所属法务机构的归属关系，明确记载各法务机构的职能和法务人员的擅长领域及特长，便于在法律事务处理过程中做出更加合适的人力资源配备。1.1.2工作计划用于安排个人的工作计划，提供按时间和类别两种分类方式，且两种方式间可以相互切换。提供制定、修改、删除工作计划和对工作计划设置提示及查询统计等功能。通过系统可以制定个人的月计划、周计划和日计划。工作计划可以采取日历模式，包含具体内容、时间、闹钟提醒等；在一定权限下可以将工作计划与他人共享，如共享给部门或公司领导，以告知领导个人详细的工作安排。提供秘书管理功能，可以安排领导的个人日程活动系统自动保证时间不冲突。可以设置日程活动安排发送提醒信息给领导，也可以随时调阅以前的活动安排及预计的安排。1.1.3工作总结当单项工作完成或每日、每周、每月完成工作后，可以通过系统记录个人工作总结。工作总结可以与工作计划相对应，以详细跟踪每项工作的完成情况。同样，可以将工作总结共享给部门或公司领导，以告知领导每项工作的实际进展及完成情况。1.1.4文件管理法律事务相关文件或日常工作学习资料的归档管理，各类文件在系统中可以分类存储。系统支持通过文件关键字、文件作者、部门、文件类别、时间等多种方式进行文件检索，方便用户查阅。同时，结合系统提供的业务协同平台，更为公文的收发和签报建立了自动化的流转平台，实现公文从形成、流转、办理、传递、存贮到归档或销毁的完整生命周期过程管理。1.2法律事务团队1.2.1外聘律师管理对企业来说，律师分企业内部律师和外聘律师，根据企业法务工作的实际情况，律师可能参加法律纠纷处理、法律案件处理、法律风险评估等业务。对于外聘律师，系统可增加外聘律师部门，为外聘律师设置用户，并可根据企业对信息安全的实际要求，通过系统权限分级以控制外聘律师对法律事务信息的访问权限。如通过权限控制外聘律师只有法律案件的权限，无法浏览非诉纠纷和其他法务信息。对于需要外聘律师审阅的业务，外聘律师可将审阅意见在系统中进行记录，具有权限的人员可以查阅其审阅意见。另外，通过系统权限也可以控制外聘律师在审阅过程中是否允许修改相关业务数据。提供外聘律师评价和黑白名单管理功能，并可以通过系统关联功能，可以根据权限调阅与该律师合作过的案件和项目情况，以及正在合作项目进度，为新案件或项目的参与优先级排序提供数据参考。1.2.2法务人员管理通过系统建立法务人员信息库，对所有参与公司法律事务的人员进行统一的管理。基于系统支持的矩阵式权限管理平台，可以对不同的法务人员分配不同功能模块的权限和数据访问的范围。1.3纠纷管理在企业经营管理过程中，由于某些原因可能常与合作对方产生法律纠纷。系统支持对非诉法律纠纷的管理，案发部门将发生的非诉纠纷信息录入系统并提交给公司法律事务管理部门，法务人员接到纠纷信息后及时进行处理，或将对纠纷信息出具相应的法律意见书。1.3.1纠纷上报当发生法律纠纷时，相关业务部门负责人需要将纠纷信息上报给公司法律事务管理部门和公司领导层，以供专业的法务人员和公司领导及时给出合适的纠纷处理意见。需要上报的纠纷信息包括纠纷主题、纠纷类型、纠纷发生日期、纠纷上报单位、纠纷对方单位、纠纷详细描述、纠纷主要成因、纠纷关联的合同、涉诉金额等。依据系统提供的业务协同平台，可以将纠纷信息与相关的汇报材料一起在系统中提交系统将根据预先设定的纠纷上报流程自动流转到公司法务管理部门及公司领导层，且同时也可以向其他相关业务人员予以知会，提高纠纷信息上报的流转效率，以及时处理纠纷，减少因纠纷可能带来的企业损失。1.3.2纠纷信息纠纷信息上报后，在系统中将形成法律纠纷的信息台账，并进行唯一编号，以方便后续跟踪和管理纠纷的处理情况。根据纠纷与合同的关联关系，则可以统计出相关合同历史上发生过多少次纠纷，哪一类型的纠纷比较多，如在某类商品的买卖合同中纠纷较多，就可以反映出公司在此类合同的条款描述上是否合理，然后进行适当的修订完善，以降低纠纷发生的概率或法律风险。1.3.3纠纷处理当对纠纷进行每一阶段的处理时，需要对纠纷的处理进展进行实时记录和跟踪，跟踪内容包括纠纷处理时间、本次纠纷处理的主要工作内容、本阶段纠纷处理的实际进展和参与纠纷处理的人员等信息。在进行纠纷处理进展跟踪时，通过纠纷信息编号可以关联对应的纠纷信息台账。一次纠纷可能需要经过多次处理，对每一次纠纷处理情况都需要进行详细的记录和跟踪，以备最后解决纠纷作为重要的参考依据，也为以后的法律事务风险防范提供经验积累。1.3.4法律意见书法律纠纷上报到公司法律事务部后，法务主管或律师将根据纠纷实际情况和其他业务相关人员或公司领导的意见出具处理纠纷的法律意见书。法务人员将法律意见书上传到系统，并通过纠纷信息编号与对应的纠纷信息台账相关联业务部门相关负责人则可以通过系统查看自己所负责的非诉纠纷的法律意见书。1.4案件管理案件管理是公司纠纷进入诉讼阶段而进行的综合管理，涉及的人员往往比较多，时间比较紧急。采用项目管理的方式来进行案件管理是比较恰当和简易的。案件管理需要从案件申请开始到案件归档结束进行闭环式的全过程跟踪管理。具体的流程如下：案件申请之后，经领导批示确定进行案件调处。首先需要进行案件策划，策划内容主要包括案件实施的策略、案件要达成的目标、案件处理的团队。随着案件的进展，进一步记录案件当前的处理情况，需要采取的措施，下一步要进行的工作。在案件判决时，记录案件判决结果。对判决结果的执行需要进行执行跟踪，案件执行结束后需要进行案件的结案归档。对上述所有案件活动中可能产生的各类案件材料都需要进行统一的管理，以方便对相关材料的及时查阅。当对判决结果不满意而需要进行下一步的诉讼时，需要进行案件的重新策划和跟踪处理，相当于前述流程需要重新执行。1.4.1案件申请案件的类型主要分为非诉案件、被诉案件、主动起诉案件三类。案件申请根据不同的案件类型对应不同的界面信息，可以描述原告、被告基本情况、案件基本情况、案发各方当事人情况、案发时间、案发背景、案发原因、案件影响、涉及金额。上传相关材料提交给法律事务部和相关公司领导审批后，进入案件处理程序。1.4.2案件材料案件的申请、办理、判决执行等过程中，均可能产生相关的案件材料或需要搜集相关材料，相关的材料可以放到案件材料模块中进行统一管理。1.4.3案件定级案件申请提交后，经办部门及法务相关部共同进行案件定级，确定案件的级别，案件级别分为：一般案件、重大案件和危机、公安保事件三类。根据不同的案件级别系统自动匹配对应的审批流程，流程中设置相应的预警提醒条件，例如自行处理案件完毕后5个工作日内提醒必须归档。1.4.4案件处理案件处理根据案件分类以及级别制定不同的处理业务流程\uf0d8非诉危机、公安保事件。经办部门与法务相关部门会审通过后，进入另行规范模块\uf0d8非诉重大案件。经办部门与法务相关部门会审通过后，由这些部门共同处理\uf0d8非诉一般案件。经办部门以及相关领导审批处理后，结案归档\uf0d8诉讼危机、公安保护事件。经办部门与法务相关部门会审通过后，进入另行规范模块\uf0d8诉讼重大案件。法务部审批是否能自行处理，能自行处理，处理后结案归档；非自行处理由经办部门和法务部门共同确定诉讼代理人，进入案件策划1.4.5案件策划案件策划是案件处理的核心，包括案件本身的描述及相应的对策、计划。具体而言，包括案件的基本情况如案件类型（包括民事诉讼、刑事案件、商事仲裁、劳动仲裁等）、案由（案由录入按最高院规定的案由种类设置）、审级、案发背景、发案原因、案件类型、案件影响等，更为重要的是设定案件应对策略、法律建议、需要达成的目标。为了细化策略和目标，需要制定详细的策略实施计划、案件处理团队。\uf06c实施策略策略实施计划主要包括每一步骤的的负责人、计划行动时间、工作内容，目的是把案件策略落实到人。\uf06c案件团队案件处理团队主要是按照案件实施策略和目标，选择合适的成员承担相应的工作。\uf06c案件目标根据案件的基本情况和实施策略，需要制定案件处理各阶段的目标和案件的最终目标。细化各阶段目标并与对应的实施策略和阶段处理结果相关联，有利于监控案件处理按计划推进，降低案件处理过程中的未知风险，从而达到预期的最终目标。1.4.6案件进展案件策划好之后，就是策划的执行。策划的执行主要由案件进展来记录和追踪，包括当前执行情况的记录以及下一步工作计划。案件进展主要记录进展措施（包括财产保全、证据保全、其他措施）、进展阶段（一审审理中、一审判决未生效、一审生效、二审审理中、终审生效等选择项）、受理时间、受理机构、工作内容、相关文件等。这些信息完整的记录了案件的处理过程，方便法务人员、业务人员和领导随时了解进展。进展记录时还要做出下一步的工作计划，一方面为后续的工作提供方向和工作内容，另一方面，结合系统提供的风险预警平台，则可以向相关人员对下一步需要进行的工作及时给出提醒，防止遗忘导致法律风险的产生。1.4.7判决结果案件经法院判决之后，相关业务人员需记录案件的判决结果，同时需要安排判决结果之后的应对策略，即在案件进展中需要安排下一步的工作。如果对判决结果不满意，需要重新上诉，则要重新制定案件策略并进行新一轮的案件处理过程。1.4.8判决执行如果双方对判决结果无异议，进入判决执行阶段，此时需要进行判决结果执行情况的跟踪。对于精确的管理而言需要追踪判决结果每条条款的执行。1.4.9结案归档案件执行完毕后，需要进行结案，把案件总体情况进行总结，并上传结案报告。如果案件很典型，还可能根据案件情况整理成案件库供以后参考。结案之后，需要按照公司的管理要求进行案件归档，把相关的材料提交给档案管理人员，按类别进行标记，通过系统可以记录这些材料的归档时间和存放位置。1.4.10案件中心系统提供的案件综合信息管理平台（案件中心），可以直观的查看到与某案件的所有相关记录，包括相对方信息和资质、相对方与美集团签订的所有合同清单、案件相关合同签订情况、案件相关合同履约情况、案件相关合同异常处理记录、案件相关纠纷处理情况以及案件本身的申报、策划、处理进展、判决、结案等情况。1.4.11风险案例总结和发布可根据案件中心相关信息进行案件评价，总结案件相关的风险控制经验教训。结案并总结完成，通过领导审批确认后，可将改案件信息在风险案例知识库按权限对系统用户开放。1.5授权委托管理授权委托制度是民事法律制度中的重要内容。公司的大量经济活动都是通过授权委托的形式完成的。公司的法定代表人，是公司的合法代表，有权对外从事全部的公司行为并承担相应法律后果。而其他员工都是根据法定代表人的授权进行相应的工作。在对外经济交往中，表明经办人的身份和权限主要就是看其授权委托书的内容，审查其是否有权代表公司进行相应的经济行为。对于公司管理来说，授权委托是一项法律活动，直接关系到公司的经济效果，因此，要有相应的管理办法，明确授权委托的有关事项，以维护公司的合法权益。主要内容包括授权委托的管理部门、授权委托事项的分类及管理程序、对被委托人资格的审查和手续的办理、被委托人的责任等。1.5.1授权委托申请授权包括两方面的内容，其一是年度基本授权申请，由授权管理的部门依据企业的授权管理制度，提出授权建议并审查，基本授权的范围包括：人事授权、财务授权和业务授权，分别产生被授权部门的人事权限、财务权限和业务权限。其二是特别授权申请，特定的单位、员工或外聘的律师申请授权委托授权事项授权权限授权期限明确申请审批通过领用登记归档登记年度委托特殊委托电子印章授权变更授权委托监控过期提醒等，为完成某特定的事项，需要得到授权，就需要进行授权申请，待审查通过后，进入授权委托领用。系统提供授权委托管理功能，对于非法人签字的合同，要求提供授权委托书。1.5.2授权委托领用授权申请审查通过后，授权管理部门发起授权书审批，依据公司流程，完成授权审批。法务部门在授权审批终审同意后，自动按格式生成授权书并输出打印。在授权有效期限内，被授权人在进行相应的业务处理时领用对应的授权书。法务部门通过系统可以记录授权书的领用情况，并设定授权书应归还的时间，结合系统预警平台，则可以在授权书需要归还时进行提醒。1.5.3授权书归档在授权结束时，被授权人员必须将授权委托书上交法务部门进行归档，并且必须填写使用情况。1.5.4授权委托变更由于业务的变化或授权人、被授权人等有工作变化等各种因素导致授权必须变更时，需要进行授权变更。一般由授权管理部门提出授权变更申请，待审查通过，编制正式的授权变更通知书，与原授权书同时生效。在原授权书失效时授权变更通知书也自动失效。1.5.5授权委托监控授权必须进行有效的监控，避免发生越权的情况。对授权的监控主要包括时效的监控和对授权范围的监控。系统定期扫描，确定授权书是否过期，当授权书过期时系统将自动发出提示信息，而系统中的授权书将自动失效。授权管理部门要定期检查授权使用情况，并填报授权使用情况汇报。1.6印章管理通过系统的印章使用管理功能，可以对公司印章使用情况进行跟踪。由印章管理员记录印章使用记录、印章借用记录、盖章时间、印章借用期限等。如果到期未归还，系统可发出预警提醒。在系统里可以查询印章信息台账，展示印章相关联信息。1.6.1印章登记登记企业各类印章信息，如：印章类型、名称、使用场景等，为印章借用提供数据基础。1.6.2印章申请合同文件需要盖章时，必须做用印申请，通过领导审批，再经由法务部门审核通过，方能使用。1.6.3印章使用记录用印后，记录印章使用的详细信息，例如盖章合同编号、盖章份数、盖章日期、印章使用次数、申请人、部门等。1.6.4印章借用申请如因业务实际情况需要使用印章的，必须提交印章借用申请，借用申请必须明确用途，预计归还时间等相关信息在经过领导审批后，再经由法务部门审核后方能借用相关印章，确保印章使用申请业务能够系统化规范化。1.6.5印章借用登记申请人在借用申请获批同意后，可以在法务部门领取相关印章，进行相关印章使用登记，并经由法务部门印章管理人员审核确定后方能借出相关印章。借用登记必须明确印章预计归还时间，以便系统进行相关归还信息的预警提醒，以便法务部门全面掌握印章的实际使用情况，防范相关风险。1.6.6印章归档在印章使用结束时，借用人员必须将印章及时归还法务部门进行归档，并且必须填写详细使用情况，并上传相关情况的扫描附件作为归档的依据，以便于法务部门及时掌握印章的使用过程。如果印章逾期未归还，通过系统提供的预警提醒平台自动给出提示信息，提醒借用人。1.6.7印章台账印章一旦录入就会生成印章台账，可全方位的查看印章的整体情况，包括印章申请记录、使用记录、借用记录、归还记录等。1.7文书模板法务系统为提高规范文书内容、提高法律事务审核效率、控制法律风险等，构建了统一的法律文书模板管理平台，用于管理法律意见书、授权委托书、案件处理公文等法律文书的模板。模板经各方评审确认后导入系统，此后对相同类型的事务文书起草，经办人依据文书模板起草，使用固定的模板或修改模板上部分内容，如果相关人员对文书内容进行了修改，系统将保留修改痕迹，包括修改内容、修改时间、修改人信息，以对内容修改进行有效的跟踪、查询和追溯。文书审查时，只需重点关注文书的修订部分和关键要素信息，提高了审查效率。更降低了文书的法律风险。文书模板根据权限开发给相应的模板维护人员，模板的新增、修改、停用和发布需要经过相应的工作流审批，通过后才能发布和启用。新发布的模板系统自动发送预警信息给相关的各事业部相关人员。1.8打假管理可以针对打假公司申报案件、行政刑事查处案件跟踪反馈查处案件后期民事索赔、大规模诉讼等业务进行管理，并根据打假公司提报线索的进度进行评价。1.8.1打假公司管理管理打假公司的基本信息、经营情况、人员情况、资信情况等，根据权限关联调阅该公司历史合作情况、历史提报线索、处理进度等，并可以进行打假公司评价、信誉评级和黑白名单管理。1.8.2打假案件申报归口职能部门提交打假公司提供的案件线索信息，包括假冒、仿冒产品的生产、销售、渠道、取证等情况，提交给法律事务部和相关公司领导进行审批。1.8.3打假案件材料打假案件的申请、办理、判决执行等过程中，均可能产生相关的案件材料或需要搜集相关材料，相关的材料可以放到案件材料模块中进行统一管理。1.8.4打假案件策划打假案件处理根据案件分类以及级别制定不同的打击处理方式\uf0d8行政打击：通过调查获取制售假行为的相关违法证据后，向工商局、质监局、海关等监督部门提交证据材料，提出查处申请并配合查处行动。\uf0d8刑事打击：针对涉案金额巨大的侵权行为，通过调查收集立案前所需的证据和报案材料整合，向公安机关提交证据材料并提出立案申请，协调配合公安机关对涉案目标的查处行动。1.8.5案件团队案件处理团队主要是按照案件实施策略和目标，选择合适的成员承担相应的工作。1.8.6案件目标没收或查封涉案相关物品（成品，半成品，包装，标贴，设备和销售资料），没收其违法所得，并根据其销售历史和现查获的物品总价进行相应的行政处罚。或根据涉案金额和违法情节，依照刑法追究主要责任人的刑事责任和经济索赔等。1.8.7打假案件诉讼管理打假案件诉讼主要记录诉讼措施（包括财产保全、证据保全、其他措施）、诉讼阶段（一审审理中、一审判决未生效、一审生效、二审审理中、终审生效等选择项）、受理时间、受理机构、工作内容、相关文件等。这些信息完整的记录了案件的处理过程，方便法务人员、业务人员和领导随时了解进展。进展记录时还要做出下一步的工作计划，一方面为后续的工作提供方向和工作内容，另一方面，结合系统提供的风险预警平台，则可以向相关人员对下一步需要进行的工作及时给出提醒，防止遗忘导致法律风险的产生。1.8.8打假案件处理结果跟踪行政刑事查处案件跟踪反馈管理、查处案件后期民事索赔情况跟踪和赔偿到位。',)