印章和证照等使用管理制度,公司印章证照管理制度

('1第01版印章和证照等使用管理制度为规范公司印章及证照的保管及正确使用，确保公司权益不受损害，特制定本制度。第一章、印章和证照管理的范围公司的印章根据用途分类为：公章、合同专用章、财务专用章及法人人名章；公司的证照根据用途分类为：营业执照（正本和副本），税务登记证，组织机构代码证，银行开户许可证等。第二章、印章和证照使用管理要求1.为保证绝对安全，公司印章和证照必须由两人以上分开保管，监督使用，做到一人无法独自使用印章和证照。现规定公司公章和合同专用章由行政部保管，存好放于会议室保险柜，保险柜的钥匙由行政经理管理，密码由人事行政专员管理；财务专用章和法人人名章由财务部保管，存放于财务室保险柜，保险柜的钥匙由财务经理管理，密码由出纳管理；各类证照由财务部保管；2.使用印章和证照时必须严格执行审批登记制度，经审批后方可使用。首先由申请人填写印章（证照）使用登记表，表格填写完整后由申请人交给部门负责人及主管领导审批，领导签字后交由保管人，由保管人审核确认后方可在指定位置盖章，完成盖章后保管人妥善存放公章或证照，并在使用登记表上签字；3.因特殊情况需借用印章和证照外出时，必须有一人陪同。同时将印章或证照放入携带式保险箱内，一人掌管钥匙，一人掌管密码。必须提前填写印章（证照）外借使用登记表，表格填写完整后由申请人交给陪同人，部门负责人及主管领导审批，领导签字后由保管人把指定的印章或证照交给申请人，在陪同人的陪同下前往目的地办理相关事项。事项完成后应及时将印章或证照归还给保管人，保管2第01版人确认无误后妥善存放并签字；4.盖章后的文件和证照复印件扫描件等必须扫描一份交给行政部予以存档记录，以备日后查用；5.印章和证照管理人休假或出差时，必须做好书面的工作交接；6.印章和证照专管人员,每天下班前应检查印章和证照是否齐全,并将印章和证照锁进保险柜内,妥善保管。若发现遗失或其他意外情况应立即报告；7.印章或证照使用时需要主管领导签批，领导不在时，申请人需提前与相关领导沟通，沟通结果以短信，电话或邮件为准，保管人确认无误后再签字盖章；8.如需复印或扫描营业执照等相关公司证照时，严格执行审批程序，应在证照复印件或扫描件上写明用于何事；9.印章和证照管理员必须切实负责，未经领导批准不得把印章和证照私自转交他人代管。保管人因工作需要调离，需办理印章和证照交接手续；10.规范使用印章，做到“齐年盖月”(即印章的左边缘与落款日期的年相齐，月、日盖在印章的下面)；盖章时用力要均匀，落印要平衡，印泥（油）要适度，保证印迹端正、清晰；11.有下列情况，印章必须停用：单位名称变动；印章使用损坏；印章遗失或被盗，声明作废等；12.经批准停止使用的印章和证照由行政部统一封存或送相关部门销毁，不得私自处理。第三章、印章和证照管理及使用人员职责要求1.严禁一人独自盖章，必须由两人以上相互监督使用；2.严禁一人独自保管印章，证照和密码。必须由两人以上分别管理；3.严禁在空白的纸张、合同、资料上或其他文件上加盖印章；3第01版4.严禁未经领导批准把印章和证照私自转交他人代管；5.严禁印章和证照带出公司。若确有特殊情况需将公章和证照带出办事，需提前告知主管领导审批，并派人陪同。并需要填写公司印章和证照等外出登记表；6.严禁申请人独自盖章，应在完成审批程序后由印章或证照保管人盖章；7.严禁利用印章和证照徇私舞弊，严禁把印章和证照用于除审批的指定之外的其他事项中；8.严禁不明白其内容随意盖章；9.严禁在指定位置之外盖章；10.严禁管理人随意将印章和证照存放于办公桌或其他场所；11.严禁对一些行文不规范（字迹潦草、有明显涂、改痕迹、表达不清、落款单位不明）的文档加盖印章；11.严禁随意复印或扫描营业执照等证照，更严禁随意加盖印章；12.严禁私自刻印或销毁公司印章和证照等。第四章、惩罚条例1、公司印章和证照的保管和使用必须严格按照本制度中第二章的印章和证照使用管理要求执行；2、严禁违反本制度中第三章关于印章和证照管理及使用人员职责要求。若违反其中任意一条或多条规定的员工，对申请人，保管人审批人及陪同人分清责任分别处以罚款，扣除当月工资，并解除劳动合同。（1）严禁在空白的纸张、合同、资料上或其他文件上加盖印章，若有违反对盖章者处以5000元罚款；（2）保管者未经领导批准把印章和证照私自转交他人代管，对保管者处以罚款5000元；4第01版（3）严禁未经审批把印章和证照带出公司，违反者处以5000元罚款；（4）若有特殊情况需带印照外出，必须有人陪同。若无人陪同，对印照申请者，保管人和审批人均处以5000元罚款；（5）印章盖章必须由保管人经审批后盖章，申请者不得自己盖章，违反者对保管人和申请人均处以5000元罚款；（6）保管人严禁不明白内容随意盖章，严禁在指定之外的位置盖章，严禁对一些行文不规范（字迹潦草、有明显涂、改痕迹、表达不清、落款单位不明）的文档加盖印章，若有违反对保管人处以5000元罚款；（7）申请印章的内容必须严格写清楚，对申请印章的文件有以下要求：不同类的印章需要分别填写不同类印章申请登记表，必须对文件的份数、页数，盖多少个印章数，是否存档等填写清楚，申请人、审批人、保管人严格按申请的内容进行核实印章，严禁多印章数或多印一页纸，若有违反规定，发现印章与申报内容不符合的，对申报人、审批人、保管人等各罚款1000元/人。（8）严禁私自销毁已印章文件等，对已印章文件不使用的，必须归还给印章保管人对其进行统一处理，若有违反者，对申报人、审批人、保管人等各罚款1000元/人。（9）保管人严禁把印照随意存放于办公桌上或其他场所。保险柜钥匙和密码必须由两人分别掌管，若有违反，对两位保管人分别处以5000元罚款；（10）严禁随意复印或扫描营业执照等证照，更严禁未经审批随意加盖印章，若有违反对复印者或盖章者处以5000元罚款；（11）严禁私自刻印或销毁公司印章和证照等，违反者处以5000元罚款。本制度自颁布之日起执行。5第01版北京科技发展有限公司2015年05月19日本制度修订记录日期原版本修订版本修订内容修订人签字审批人签批6第01版第01版()有限公司（）印章使用登记表日期事由文件名份数页数盖印数量是否备份经办人签字部门负责人签批签字总经理签批钥匙密码第01版()证照使用登记表日期证照名称事由经办人签字部门负责人签批保管人签字董事长签批第01版()印章外借使用登记表日期印章名称事由经办人签字陪同人签字部门负责人签批保管人（外借时）签字保管人（收回时）签字董事长签批第01版()证照外借使用登记表日期证照名称事由经办人签字陪同人签字部门负责人签批保管人（外借时）签字保管人（收回时）签字董事长签批',)