公司印章、证照管理制度(附表格)

('印章、证照管理制度作成部门XXXX部文件编号ZG-2019-02版本初版日期2019.06.09承认检印作成1XXXXX有限公司印章、证照管理制度目录第一章目的1第二章适用范围1第三章职责范围1第四章印章的刻制、移交流程1第五章印章、证照的使用范围2第六章印章、证照使用流程及使用要求2第七章印章专管员的职责与义务3第八章附件4印章、证照管理制度第一章目的印章、证照是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章、证照的管理关系到公司正常经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为保证公司的合法权益不受损害，杜绝失误发生，特制定本制度。第二章适用范围本制度适用于公司及各部门的印章和证照。第三章职责范围1、综合管理部负责建立健全所保管印章、证照管理制度。2、综合管理部负责本制度的制定、修改以及实施与监督。3、公司其他各部门负责按本制度规定执行。第四章印章的刻制、移交流程1、公司各类印章的刻制由使用部门申请，按要求填写《印章刻制申请表》（附件：见表5），经部门主管及总经理批准后,由综合管理部负责开具公司介绍信并到指定机关进行印章的刻制。3、刻制公章、合同章、财务章、发票专用章必须按国家规定在指定的地点刻章并履行备案手续，严禁在非法定机构刻制印章。4、未经公司批准，任何部门和个人不得擅自刻制本公司及部门的印章。对私自刻印、伪造公司印章的行为，公司将追究其法律责任，由此导致的所有法律、经济、民事等责任均由责任人承担。5、印章刻制完成后交付使用部门时，或把已有印章移交给相关部门保管时，需填写《印章移交登记表》（附件：见表6），登记印章图样、移交时间、移交人、接收人签字，并由各部门领导审核签字，双方各执一份以便备查。印章自移交日起，其保管责任和用印责任均由接收人负责。第五章印章、证照的使用范围1、公章、法人章公司对外公文、内部公文、人事调整文件、薪酬调整文件、重要会议纪要、重大合同及协议，董事会、股东会的文件、决议，涉案法律文书，授权委托书、信函、介绍信（开具时必须按要求认真填写存根）、证明、投标文书、公司制度文件等。2、合同专用章公司签署的合同一律使用合同专用章，用印的合同上应当先由合同授权签2XXXXX有限公司印章、证照管理制度约代表人签字并注明年、月、日后，方可用印并加盖骑缝章。3、公司证件用于招投标报名、工商信息变更、银行业务等。第六章印章、证照使用流程及使用要求1、综合管理部负责对公司各部门印章进行统计并登记在册，填写《印章保管登记册》（附件：见表1）并注明保管部门和保管人，盖鲜章存档以备核查。2、用印登记：公司设立《印章使用申请表》（附件：见表2），申请表上必须注明印章类别、使用日期、使用部门、使用人、用途说明、上级审批；登记册应由专人妥善保管，以备查核；3、用印流程：用印人填写登记表→部门领导审核→用印。4、专管员应认真审阅用印内容，严格按照授权范围使用，不得盲目盖章；严禁在空白合同、空白纸张、空白委托书、空白证明上加盖公章；持空白介绍信外出工作归来必须向公司原开具处汇报登记其介绍信的用途，未使用的必须交回。对于不宜用印的，应询问分管领导；对于不符合手续的，应予以拒绝；5、用印要齐盖在发文机关和日期上，一般要齐年盖月，所盖印章清晰并与发文机关一致；若合同有多页时要加盖骑缝章。6、用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。7、公司印章、证照原则上不允许随意带出公司，对外使用证照，一般使用复印件，加盖复印无效章，确因工作需要将印章或证照带出使用的，应按规定填写《印章、证照外借登记表》（附件：见表3）说明事项，由部门领导审核签字后方可外带并由专人陪同，带证章外出不得超过一天。8、对于重要文件盖章要复印留底，以便核查；公司合同盖章需要填写《合同审核会签单》（附件：见表4），登记的内容有：合同名称、合同编号、合同造价、甲乙双方名称，并由部门主管及总经理签字后方可盖章。9、公司印章、证照制度要严格遵守，周末及节假日用章需提前汇报并登记，未经登记擅自使用印章、证照，公司有权不予认可。10、若因擅自使用印章、证照导致公司遭受经济损失时，由当事人承担全部责任，并由公司对其予以处分；造成严重损失或情节严重的，移送有关部门处理。第七章印章专管员的职责与义务1、专管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜内，妥善保管，不得将印章存放在办公桌内；次日上班后，应首先检查所保管印章保险柜有无异样，若发现意外情况应立即报告。2、专管员因事、病、休假等原因不在岗位时，应指定他人代管印章，印章专3XXXXX有限公司印章、证照管理制度管员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。3、专管员负责营业执照及资质证书年检事宜。4、专管员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。未按批准权限用印或用印审批手续不全的，印章专管员有权不予用印；经办人拒绝专管员审核文件内容或审批手续的，印章专管员可拒绝用印并报告领导处理。第八章附件1、《印章保管登记册》2、《印章使用申请表》3、《印章、证照外借登记表》4、《合同审核会签单》5、《印章刻制申请表》6、《印章移交登记表》1、印章保管登记册公司名称：XXXXX序印章类型印章样式保管部门保管人员1234XXXXX有限公司印章、证照管理制度45备注2、印章使用申请表申请人部门用章事由拟用印鉴公章□法人章□合同专用章□项目部章□部门意见备注领导批示时间5XXXXX有限公司印章、证照管理制度3、印章、证照外借登记表日期申请人外借资料用途审批人借出时间归还时间6XXXXX有限公司印章、证照管理制度4、合同审核会签单合同名称合同编号合同总价甲方名称乙方名称经办人申请时间申请印鉴类型合同章□法人章□公司公章□其他□部门主管意见签字:年月日财务总监意见签字:年月日副总经理意见签字:年月日总经理意见签字:年月日备注7XXXXX有限公司印章、证照管理制度5、印章刻制申请表公司名称申请说明申请人申请日期申请印章类别合同章□法人章□公司公章□其他□部门主管意见签字:年月日财务总监意见签字:年月日副总经理意见签字:年月日总经理意见签字:年月日备注8XXXXX有限公司印章、证照管理制度6、印章移交登记表移交双方填写移交人印章留样：接收人移交印章类别□公章□法人章□合同章□项目章□其他：移交原因移交时间□临时：自年月日至年月日止。□永久：自年月日起。本印章自移交日起，其保管责任和用印责任均由接收人负责。接收人签字：年月日部门领导审批意见年月日',)