工程档案资料管理办法,工程档案归档整理顺序

('第1页共7页关于工程档案资料管理的规定为了加强档案管理工作的科学性、系统性，逐步实现档案管理规范化，不断提高档案管理水平，更好地为各职能部门提供档案查询服务，根据ERP流程和各岗位的工作职能的要求，结合目前工程项目管理工作的实际情况，制定本管理办法。一、档案资料管理归档范围凡是反映本公司工程项目管理活动和进度面貌的具有查考利用价值的文件、表单、图纸、会议材料、照片、电子文件等均属管理范围。一、工程项目管理档案资料种类第一类工程前期档案档案编码档案名称1.1中标通知书1.2招标文件1.3招标图纸1.4询标纪要1.5招标答疑1.6投标文件（经济标、商务标及相关说明等）1.7施工合同或协议第二类工程立项阶段档案档案编码档案名称2.1开工报告（开工令）第2页共7页2.2项目备案书及开工许可证、安全许可证2.3施工蓝图(需有设计单位或监理盖章签字)2.4施工组织设计（监理方盖章签字）第三类工程实施阶段档案档案编码档案名称3.1项目部召开的工程例会会议纪要3.2我方接受的工程联系单（或指令单等文件，且签字盖章）3.3我方发出的工程联系单（包含针对业主口头指令，我方提交的书面确认函）3.4工期延期报告（主要设计变更、其他单位拖延等，我方提出的工期延误，无论是否被签字认可，都要有详细的记录、或者签收单）3.5设计变更单（设计变更书面文件；设计变更图纸；材料变更图片等）3.6材料价格签证单3.7零星项目签证单3.8材料报验资料3.9增补协议或增补合同3.10技术核定单第四类工程安全文明施工管理档案档案编码档案名称第3页共7页4.1三级安全教育卡4.2安全、文明施工协议4.3临时用电方案4.4消防与安全防护管理方案4.5项目应急预案4.6工程现场安全管理、文明施工检查记录第五类项目过程控制档案档案编码档案名称5.1材料采购合同或劳务协议5.2材料采购战略合作协议5.3劳务协议第六类工程竣工阶段档案档案编码档案名称6.1隐蔽验收记录及分部分项验收记录6.2竣工验收记录或报告6.3省、市级文明工地评定报告6.4国家、省、市级项目获奖或个人获奖证书6.5完整竣工图6.6工程决算书6.7决算审计报告审定单第七类项目财务管理档案7.1工程发票底联第4页共7页7.2外出经营许可证7.3工程进度申报表二、档案资料的整理原则及要求1)档案资料在形成阶段，有关责任人必须对资料的有效性严格把关对于缺少有效签字或签章的文件必须补齐，方可收存。2)归档的档案资料需手写的部分必须字迹清晰工整，纸张及文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水等书写材料。3)己破损的档案资料应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。4)归档的档案资料应完整、系统、准确，必须是原件。5)保持归档档案资料之间的内在联系，并进行科学分类，一般按项目归集整理成册，成册题名应确切反映卷内文件内容，必要时应注明项目名称、项目编号、整理时间。6)档案资料的归档必须办理移交手续。三、档案资料的整理方法1）第一类工程前期档案管理办法档案编码1.1到1.6，这六种资料招投标部在项目操作完毕后3日内，由招投标专员整理成册，编制目录表，与档案管理员办理交接手续，交档案室存档。档案编码1.7，施工合同及协议，在施工合同签订完成后三日内，由大区行政助理将原件中关键页面扫描上传ERP，并将原件与档案管理员办理交接手续，交档案室存档。若有两份以上合同原件的，第5页共7页其中一份交由审计合约部合约专员存档。2）第二类工程立项阶段档案管理办法档案编码2.1、2.3、2.4，这三类档案由项目部资料员办理完毕，与大区资料专员办理交接手续，大区归档保存，待每年年底统一整理，与档案管理员办理交接手续，交档案室存档。档案编码2.2，项目备案书及开工许可证、安全许可证，由项目经理提出申请，综合信息部安排专人办理，办理完毕，经办人与档案管理员办理交接手续，交档案室存档。3）第三类工程实施阶段档案管理办法这类工程档案资料，由项目部资料员整理收集，待工程竣工后30日内，提交工程监理部资料专员检查复核，工程监理部资料专员确认没有遗漏后归档保存，待每年年底对竣工项目的档案资料统一整理，与档案管理员办理交接手续，交档案室存档。4）第四类工程安全文明施工管理档案管理办法这类工程档案资料的管理办法同第三类档案资料一样。5）第五类项目过程控制档案管理办法这类工程档案资料，由公司采控部负责整理收集，编号归档，原件应按编号扫描件上传ERP。待每年年底对已竣工项目统一整理，与档案管理员办理交接手续，交档案室存档。6）第六类工程竣工阶段档案管理办法档案编码6.1、6.2，这两类资料由项目部资料员办理完毕后3日内，与档案管理员办理交接手续，交档案室存档。第6页共7页档案编码6.3、6.4，这两类资料由综合信息部办理完毕后3日内，与档案管理员办理交接手续，交档案室存档。档案编码6.5、6.6，这两类资料由大区核算专员，跟踪相关人员完成，在完成后应制作原件（含电子档）多份，其中除提交给业主、监理外，也必须将其中一份于三日内提交给审计合约部审计专员归档，待每年年底统一整理，审计专员与档案管理员办理交接手续，交档案室存档。档案编码6.7，项目经理负责办理，待收到后提交给大区核算专员，大区核算专员收到后3日内将原件扫描上传ERP，并将原件与档案管理员办理交接手续，交档案室存档。7）第七类项目财务管理资料管理办法档案编码7.1，工程建安发票及完税凭证开具后，由项目部经办人妥善保管并于7日内送达大区统计员，大区统计员办理报销手续。档案编码7.2，项目经理申请办理外经证，大区统计员在财务部办理领用手续并转交项目部使用；项目部经办人应在外经证有效期内正确使用及妥善保管；项目部应在到期前7日内通过大区统计员将外经证移交财务部。档案编码7.3，项目经理应于每月（12月除外）25号将工程进度申报表送统计部统计专员；统计专员对原件归档管理，将扫描第7页共7页上传ERP；每年年底统计部按年将完工项目的工程进度申报表交档案室存档，并与档案管理员办理交接手续。',)