数字档案室管理8项制度,档案室管理七项制度

('数字档案室管理制度为保障数字档案的有序、规范、安全地采集、管理和利用，特制订本制度。1、档案员为数字档案的安全保密负责人，本单位计算机技术人员可采取必要的计算机和网络安全措施以协助档案员做好数字档案保密工作，其他工作人员应自觉维护数字档案的安全保密。2、数字档案室系统登录账号和密码必须妥善保管，不得泄露给他人。密码应该定期更改，密码长度应该在八位以上，并由数字、大小写字母与符号等组成。3、数字档案条目和原文按利用级别划分为公开、不公开两个级别。档案员应根据数字档案实际内容设置条目和原文的网上查询利用级别，并根据查询用户需求设置该用户网上查询权限。4、数字档案仅限于本单位工作人员查询、非本单位人员需经本单位分管领导同意后方可查询。5、数字档案原文仅共本人查阅，不得擅自外传。6、涉密档案不得在网上提供查询。7、严格控制档案数据网信息接入点，禁止外来计算机在未经许可的情况下接入档案数据网络。8、严格控制移动硬盘、U盘、光盘等移动存储设备在未经许可的情况下接入存有数字档案资源的电脑，移动复制数字档案。电子文件归档管理制度.为了加强对电子文件的归档管理，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地为各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》和《电子文件归档与管理规范》等有关文件规定，特制定本制度。一、电子文件的管理体制和工作职责1、电子文件是一种独立的档案门类和载体，在其形成到归档的管理过程中，由各形成部门和档案部门指定专人负责。2、电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。3、电子文件实行集中统一管理。档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效读取。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。二、电子文件的归档方式1、电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。2、各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝，编制机读目录和《归档电子文件登记表》。3、归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。三、电子文件的移交与保管1、各形成部门一般应在每年六月底前将上年度应归档的电子文件向档案部门归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚，移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。2、档案室负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。3、入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时补救。4、随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案应进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。5、保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备；环境温度选定在17℃-20℃，相对湿度选定在35%-45%。档案数据管理维护制度1、数字档案由专人负责管理和维护，确保档案数据安全。2、各门类数字档案经质量检查合格后，通过导入和挂接进入数字档案室管理系统，统一管理。3、修改、删除数字档案必须由档案员执行操作。4、数字档案应至少制作三套备份，一套硬盘，两套光盘，备份介质分开保管，一套异地保存。5、档案室应配备专用的电子文件柜，规范存放归档电子文件和数字档案。数字档案鉴定销毁制度1、数字档案鉴定以档案主管部门的指导性文件和本单位《档案归档范围及保管期限表》作为鉴定的依据和标准，逐卷或逐件进行。2、数字档案鉴定工作需要在主管领导领导下，由熟悉档案业务的人员和有关职能部门组成鉴定小组，根据档案的不同保管期限，定期对已到保管期限的数字档案，重新进行审查，做出鉴定，提出存毁意见。3、需销毁的电子档案，由档案室提出建议，编写销毁清册，由电子档案鉴定小组写出书面报告后，经分管领导批准并备案后方可执行。4、监销人员在销毁电子档案前，认真核对销毁清册的内容与需销毁的档案是否一致。具体销毁根据国家有关规定执行。销毁后，在销毁清册上签字，销毁清册由局综合档案室归入全宗卷永久保存。5、属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。6、严禁任何人、任何部门擅自销毁各类数字档案。电子档案利用和利用登记制度为充分发挥电子档案的作用，确保电子档案有效、安全地利用，特制定本制度。1、电子档案查询须严格按照权限进行。无相应权限者不得查询相关电子档案。2、本单位工作人员利用电子档案资料，需要填写《查阅电子档案登记表》，登记查询人员情况，借阅目的、范围内容等。3、重要电子档案需经有关领导同意后方可查阅；涉密电子档案一般不给查阅，确因工作需要，应当经过主管档案工作的领导签字批准。4、非本单位查阅档案者，必须持有单位的介绍信，经本单位有关领导批准同意后方可查阅电子档案。5、查询利用应使用拷贝件，电子档案的封存载体不得外借。6、未经档案室同意，查阅档案者不得私自拷贝电子档案。发现上述问题，档案管理人员应及时追查当事人的责任。7、如因特殊情况确需拷贝电子档案文本，需经过档案室负责人同意，密级档案必须经过主管档案工作的领导批准。8、查询利用时应遵守有关保密规定。9、档案人员要能够及时了解利用者需要，主动提供档案信息服务，采用多种形式主动服务。10、查阅档案者查阅完毕后，需认真填写《电子档案利用效果登记表》。7、档案管理人员应根据《电子档案利用效果登记表》每季度统计一次档案利用情况。数字档案室材料归档范围一、基本原则1、本单位文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各门类和载体的历史记录。2、本单位形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。3、本单位对应归档电子文件的数据、背景信息等要进行相应归档。4、本单位应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。5、问单位同其他单位联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办单位归档，其他单位将相应的复制件或其他形式的副本归档。6、凡属本单位归档范围的文件材料，必须按规定向本单位负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。7、保管期限为永久、30年的文件材料应该按规定定期向市档案馆移交，整理与编目应遵循理当单位整理（立卷）分工原则，尽量避免文件材料的重复归档。8、不必归档或仅有备查作用的文件材料，经单位保密工作领导小组批准后可以定期销毁。二、本单位文件材料归档范围1、反应本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究有利用价值的文件材料；2、本单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；3、本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料、下级单位报送的重要文件材料；4、其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。三、文件材料不归档范围1、上级单位的文件材料中，普法性不需本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；2、本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿、无特殊保存价值的信封，不需要办理的一般性人民来信、电话记录、单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；3、同级单位的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；4、下级单位的你材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。纸质档案数字化技术规范一、纸质档案数字化基本要求1、符合国家档案开放规定以及有关规定，属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。2、纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。3、应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总、装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。二、档案整理在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。1、按照《档案著录规则》（DA/T18）等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。2、在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。3、按要求把统一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。4、破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或烫平等）后再进行扫描。5、制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。6、扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。三、档案扫描1、根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫面后的图像拼接方式处理。2、纸质状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。3、扫描色彩模式一般有黑白二值，灰度、彩色等。通常采用黑白二值。4、页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描；页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。5、页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片，彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。6、扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。7、采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分表率一般均建议选择≧150dpi。特殊情况下，如文字偏小、密级、清晰度较差等，可以适当提高分辨率。需要进行OCR汉子识别的档案，扫描分辨率建议选择≧300dpi。8、认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。四、图像处理1、对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理；由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描；发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像；发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。认真填写相关表单，记录质检检查结果和处理意见。2、对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。3、对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。4、对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。5、裁边处理。采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。五、图像存储1、采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。2、纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对性的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。3、多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。六、目录建库1、目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。2、按照《档案著录规则》（DA/T18）的要求进行著录，建立档案目录数据库。3、采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。七、数据挂接1、汇总挂接。档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认“合格”后，通过网络即时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可以实现目录数据对相关联数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。2、数据关联。以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。3、认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数和档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。八、数据验收1、以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。一个全总的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5%。2、目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”；一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予验收“通过”。合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%3、验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。4、认真填写纸质档案数字化验收登记表单。九、数据备份1、经验收合格的完整数据应及时进行备份。2、为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线现结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。3、备份数据要进行检验。检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。4、数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。5、填写纸质档案数字化备份管理登记表单。十、数字化成果管理1、应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。2、纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。数据档案安全保密制度1、要求配备专门工作人员负责计算机系统的管理工作。2、设置计算机操作系统用户口令，安装杀毒软件，并及时更新。3、对已存储的数据进行修改时，要建立修改台账。4、保密的档案数据信息不得直接或间接与互联网或其他公共信息网络相连接，必须实行物理隔离。5、严禁在计算机上运行各种来历不明的软件、游戏等。6、有保存档案数据的计算机送维修时，应将有关数据的内容清空、删除或将硬盘摘除，并做计算机修理登记。7、数据录入工作人员必须遵守档案保密制度，不得泄露所接触档案内容。目录数据库校对制度1、数据著录员对录入的数据须自行校验一遍，确认无误后，方可算完成。2、配备专门的校对员对著录数据进行校对，有条件的单位可以采用专业校对软件，人机结合进行校对。3、校对中若有字义不清，字迹难辨的问题，不得随意猜测、臆断，要核实后方可修改，有问题及时记录、及时反映。4、当日校对结束后，要做好备份工作。档案数据网上查询利用制度一、数字档案室提供各类非涉密室藏档案网上查询。二、本单位工作人员经开通个人帐号，网上登录进入单位档案管理系统查询数字档案。外单位人员查询需经本单位分管领导同意后由档案管理人员执行相应查询操作。三、本单位工作人员数字档案利用权限分三级设定。普通用户：是指一般工作人员通过档案管理员发布的档案信息进行查阅。中级用户：是指各科室兼职档案员在普通用户使用权限基础上，可以添加指定分类的资料。高级用户：是指中层以上的领导可以查阅各类档案。四、外来人员利用数字档案管理系统查询业务档案资料，由档案管理人员通过后台管理提供相应权限的内容。五、查询限制开放的数字档案和纸质档案需在网上提出查阅申请，由档案管理人员审查后提供查询利用，借出纸质档案还需分管领导审批同意后方可借出。六、网上数字档案仅供本单位工作人员查阅，不得外传。',)