药品生产企业管理文件-SMP-QA-008-02-偏差管理规程

('偏差管理规程编码：SMP-QA-008-02执行日期颁发部门质量管理部审核日期颁发日期目录1.目的...................................................................22.范围...................................................................23.职责...................................................................24.内容：.................................................................24.1定义..............................................................24.2偏差分类..........................................................24.3偏差的处理........................................................25.相关程序..............................................................106.参考资料..............................................................147.历史和修订记载........................................................141.目的：明确偏差处理流程，使偏差得到及时、有效的处理。2.范围：适用于与原辅料、包装材料，产品，工艺过程，程序，标准，厂房设施，计量校准，以及与质量相关的活动。3.职责：3.1偏差当事人/部门：负责提交偏差申请；第一时间报告偏差,并全过程负责传递给相关部门；3.2偏差部门和质量管理部负责：审核、修正和实施偏差调查；质量管理部负责批准影响微小的偏差；3.3质量负责人：负责批准影响较大的偏差；负责次要和重大偏差的定性，纠正/预防起草人审核人审核人批准人部门质量保证部质量保证部质量管理部质量负责人姓名签名日期发放范围生产部、仓储部、采购部、质量保证部、质量控制部。未经批准不准修改--------------------------------------------------------------------第1页共10页偏差管理规程编码：SMP-QA-008-02措施的审批，以及偏差的关闭。4.内容：4.1定义：偏差：指任何偏离已批准生产工艺、物料平衡限度、质量标准、检验方法、操作规程，或其它正式文件的情况。“偏差”定义的核心是“偏离”，所有偏离程序或标准的情况都属于偏差的范畴。4.2偏差分类：4.2.1根据偏差的性质、范围、对产品质量影响或潜在影响的程度分为：4.2.2偏离：不会给产品质量带来影响或潜在影响；4.2.3微小偏差：可能给产品质量带来微小影响或潜在影响，但带来的风险可接受；4.2.4次要偏差：可能给产品质量带来较大影响或潜在影响，必须通过专门措施将风险降至可接受，但不存在安全性/有效性等方面的严重风险，且不对已放行市售产品批次产生影响；4.2.5重大偏差：存在安全性/有效性等方面的严重风险，或对已放行市售产品批次有较大影响，可能导致产品批次不能放行、引发投诉或召回、危及患者健康等严重后果。4.3偏差的处理：4.3.1处理原则：4.3.1.1发现偏差后应立即报告；重大偏差时，应立即报告质量负责人；当涉及到药品放行时，应立即报告质量受权人；委托加工的情况下，如果影响到与技术协议的相符性，或可能对已发运、已放行市售的产品批次有影响，应及时通报委托方。4.3.1.2发现偏差后，应尽快采取适当的降险措施。4.3.1.3应填写“偏差处理单(JL-QA-020-)”。4.3.1.4次要和重大偏差应按规定进行偏差调查(见4.3.5)和风险评估（见4.3.6），对偏差定性（见4.3.7），并制定必要的纠正/预防措施（见4.3.8）。4.3.1.5应对偏差进行趋势分析（见4.3.10），避免产生系统性偏差。4.3.1.6检验出现的任何超标事件（OOS），首先执行(OOS)的调查，如确属非实验室偏差，以“偏差处理单(JL-QA-020-)”的形式报告。4.3.2处理流程：4.3.2.1发现和报告：4.3.2.1.1非操作过程中发现的偏差，应立即报告质量管理部和偏差发生部门的负责人，然后按4.3.2.2处理。4.3.2.1.2操作过程中发现偏差，当事人应第一时间采取必要的降险措施，并立即报告现场管理人员和QA。现场管理人员和QA接到报告后，应立即对偏差进行评估，流程如图（1）：4.3.2.1.2.1一致认定是偏离时，放行继续操作，由现场QA或当事人在相关记录或台帐上记录即可。4.3.2.1.2.2一致认定是微小偏差时，可放行继续操作，但需立即报请质量管理部和偏差发生部门的负责人进行确认。4.3.2.1.2.3其他情况下，应立即对降险措施进行评估和必要的修正，并立即报告质量管理部和偏差发生部门的负责人。未经批准不准修改--------------------------------------------------------------------第2页共10页偏差管理规程编码：SMP-QA-008-02图（1）Error:Referencesourcenotfound4.3.2.2初步判定：如图（2），偏差部门的负责人接到报告后应做如下处理：4.3.2.2.1评估是否需要采取必要的降险措施，或对已采取的降险措施进行评估和必要的修正。4.3.2.2.2对偏差进行初步判定：4.3.2.2.2.1一致判定是微小偏差，放行继续操作（必要时，要求操作人员采取合适的措施保证风险可控）；偏差部门在一个工作日内按规定填妥偏差处理单交质量管理部，由质量管理部负责人在偏差定性栏勾选“微小偏差”并签字；质量管理部负责制定偏差处理单号，并在“偏差处理台账(JL-QA-023-)”上登记。微小偏差的关闭由质量管理部负责，关闭后，偏差处理单原件由质量管理部存档，复印件交偏差发生部门保存。4.3.2.2.2.2对是否属于偏离、微小偏差看法不一致时，应报请质量负责人判定。4.3.2.2.2.3判断认为属于次要或重大偏差，应按4.3.2.2的规定往下处理，并要求偏差部门在一个工作日内按规定填妥偏差处理单，交质量管理部，由质量管理部制定偏差处理单号，并在偏差台账上登记。偏差部门再按规定交其他部门评估。4.3.2.2.2.4当判断可能属于重大偏差时，应立即报告质量负责人；当涉及到药品放行时，应立即报告药品质量受权人；委托加工的情况下，如判断偏差可能影响到与技术协议的相符性，或可能对已发运、已放行市售的产品批次有影响，应及时通报委托方。图（2）Error:Referencesourcenotfound4.3.2.3初步评估：4.3.2.3.1发生偏差部门应首先进行评估，评估后交其他相关部门进行评估：4.3.2.3.1.1降险措施是否合适。4.3.2.3.1.2偏差发生原因与该部门有关的可能性。4.3.2.3.1.3偏差给该部门工作带来风险的可能性。4.3.2.3.1.4销售部还应评估商业风险，确定是否需要采取暂停发运、市售等措施。未经批准不准修改--------------------------------------------------------------------第3页共10页偏差管理规程编码：SMP-QA-008-024.3.2.3.2各部门应及时将评估意见反馈给质量管理部。4.3.2.3.3质量管理部负责根据各部门的反馈意见办理如下事宜：4.3.2.3.3.1对降险措施进行必要的修正。4.3.2.3.3.2确定属于原因清晰、风险明了、纠正措施明确，重复发生可能性低且再次发生时易于被发现纠正的次要偏差，可参照微小偏差处理，但需报质量负责人审核批准。4.3.2.3.3.3其他情况下，按4.3.2.4的规定往下处理。4.3.2.4处理流程如图（3）所示：4.3.2.4.1偏差调查：偏差部门负责根据初步评估确定需要参与偏差调查的部门，组织参与部门按4.3.5的要求进行偏差调查，并将调查结果以“偏差调查报告(JL-QA-021-)”形式报质量负责人。4.3.2.4.2风险评估：偏差部门负责人组织相关部门按4.3.6的要求进行风险评估，并形成“风险评估报告(JL-QA-022-)”。4.3.2.4.3偏差定性：质量负责人按4.3.7的要求对偏差进行定性。4.3.2.4.4制定纠正/预防措施：偏差部门负责组织相关部门按4.3.8的要求制定纠正/预防措施及其实施方案，并报质量负责人批准；需要资金投入时，需获得企业负责人批准；认为对生产效率有影响时，需获得生产负责人批准。批准后，相关部门对照实施，质量管理部负责跟踪监督。4.3.2.4.5偏差关闭：相关措施实施完成后，由质量管理部按4.3.9的规定提请质量负责人关闭偏差。4.3.3降险措施：4.3.3.1降险措施应根据知识和经验制定，其目的是在发现偏差后，第一时间防止风险的扩大和扩散，并在此基础上尽可能将风险降低。4.3.3.2降险措施主要针对次要偏差和重大偏差。如有必要，也可针对微小偏差采取一定的措施，确保风险可控。4.3.3.3在操作进行中发现偏差时，如果无法确保将风险降至可接受范围，应尽快中止操作；只有找到合适的方法，确定能够将风险控制在可接受的范围内，并经质量负责人批准后，方可恢复操作。4.3.3.4如评估认为先前采取的降险措施不恰当或不够充分时，应立即进行必要的修正。图（3）未经批准不准修改--------------------------------------------------------------------第4页共10页偏差部门组织偏差调查偏差调查结果报质量负责人偏差部门组织风险评估质量负责人进行偏差定性偏差部门组织制定纠正/预防措施，并报质量负责人批准偏差管理规程编码：SMP-QA-008-024.3.4偏差处理单：4.3.4.1编号原则：PC-年份-流水号（如：PC-2013-001）。4.3.4.2偏差描述：由偏差当事人填写，应准确详实，至少包括偏差发生的时间和地点、偏差当事人、偏差情形、违反的工艺、限度、标准、方法、规程等。4.3.4.3降险措施：由降险措施实施部门填写，应描述所采取的全部降险措施，及实施后的效果。必要时，将重要的证明性文件附后。4.3.4.4偏差调查结果、风险评估结果：由偏差部门据实填写，必要时将偏差调查报告和风险评估报告附后。4.3.4.5偏差定性：次要及重大偏差由质量负责人签批。4.3.4.6纠正/预防措施：由偏差部门据实填写，质量负责人批准。4.3.4.7纠正/预防措施实施的跟踪检查：由质量管理部据实填写。4.3.4.8偏差关闭：微小偏差由质量管理部批准关闭；次要及重大偏差在质量管理部确认纠正/预防措施实施完毕后，由质量负责人批准关闭。4.3.5偏差调查：4.3.5.1根本原因：根本原因可分为偶然性因素和系统性因素，其中系统性因素可能需要通过软、硬件的变更来纠正。调查根本原因应从以下几方面着手：4.3.5.1.1人：包括疏忽，故意违反，培训不到位导致的规程、操作不熟等。4.3.5.1.2硬件：包括设备设施异常、厂房、维护保养不当或功能局限，操作参数设定不当，确认、校准状态失效，以及模具、配件安装不当、损坏或不适用等。4.3.5.1.3软件：包括工艺、限度、标准、方法、规程等可能存在的不恰当。4.3.5.1.4物料：包括原、辅、包材可能存在的质量缺陷。4.3.5.2调查偏差可能影响的时间、范围、方面和程度等，为风险评估做准备。4.3.6风险评估：具体规定见《质量风险管理规程》（SMP-QA-002-），风险评估应以偏差调查的结果为基础，应用知识和经验，至少评估以下方面：4.3.6.1根据偏差可能影响的时间和范围，评估可能受到影响的产品批次，特别是准备放行市售或已放行市售的批次。4.3.6.2根据偏差可能影响的方面和程度，评估可能给相关产品批次带来的质量风险、风险程度，以及可能导致的后果；必要时，应考虑采用额外检验，或对涉及的产品进未经批准不准修改--------------------------------------------------------------------第5页共10页纠正/预防措施的实施质量管理部跟踪监督实施完毕关闭偏差偏差管理规程编码：SMP-QA-008-02行稳定性考察等方法来评估安全性和有效性方面的风险程度。4.3.6.3根据偏差发生的根本原因评估重复发生的可能性，包括在别的领域发生同类偏差的可能性。4.3.6.4如果同类偏差再次发生，被及时发现和纠正的难易程度。4.3.7偏差定性（本项不适用于偏离及微小偏差）：由质量负责人负责偏差定性：4.3.7.1根据评估判定的质量风险的性质、范围和程度，确定为次要偏差或重大偏差。4.3.7.2根据发生的根本原因和评估判定的重复发生的可能性，确定为偶发、不易重复发生或易重复发生偏差（包括在别的领域发生同类偏差）。4.3.8纠正/预防措施：具体规定见《纠正和预防措施管理规程》（SMP-QA-009-），应根据偏差调查及风险评估的结果制定纠正和预防措施：4.3.8.1应以将风险降至可接受范围，纠正偏差已导致的错误，弥补偏差已产生的后果为原则制定纠正措施；有较大安全性和有效性风险时，考虑产品不予放行、召回等措施。必要时，应立即向所属药品监督管理部门报告。4.3.8.2应以消除偏差发生原因，避免重复发生（包括避免在别的领域发生同类偏差），一旦再次发生时可被及时发现和纠正为原则制定预防措施，特别是易重复发生的偏差。4.3.8.3应根据确定的措施制定具体实施方案。4.3.8.4应对拟采取的措施及其实施方案进行评估，如果合理性、有效性和充分性不足或可能对其他操作环节产生影响，应进行必要的修正，或制定将影响降低到可接受的辅助措施。如果采取的措施涉及到软、硬件的变更，应按《变更控制管理规程》（SMP-QA-007-）的规定办理。4.3.8.5质量管理部应跟踪监督纠正/预防措施的实施，确保实施正确，并有记录。实施中，如果产生未预料到的情形，需要变更时，应立即报告质量管理部，由质量管理部根据实际情况组织必要的调查、评估，报质量负责人批准后继续实施。4.3.9偏差关闭：4.3.9.1纠正/预防措施实施完毕后，质量管理部应评估是否达到了预期的效果。如果认为未能有效控制偏差带来的风险或者重复发生的可能性，应根据实际情况组织必要的再调查和评估，制定新的纠正或预防措施，并跟踪实施。如果评估认为已达到预期效果，应提请质量负责人关闭偏差。4.3.9.2偏差的处理时限：终审原则上应自发现之日起15个工作日完成；特殊事件，例如：需与商业部门进行沟通，则审批时间可根据需要延迟。4.3.9.3质量管理部负责保存与处理偏差有关的所有文件，包括：偏差处理单、偏差评估反馈表、偏差调查报告、风险评估报告、纠正/预防措施实施记录等，放入相关批的批档案中归档，且应在相关批的批档案中记录相关偏差情况。涉及多批产品的，应将复印件放入每批档案，并记录偏差台账。偏差相关记录应保存至相关产品有效期后1年。5.相关程序：5.1相关程序《纠正与预防措施管理规程》SMP-QA-009-《超标准（OOS）调查管理规程》SMP-QC-012-《质量风险管理规程》SMP-QA-002-《变更控制管理规程》SMP-QA-007-未经批准不准修改--------------------------------------------------------------------第6页共10页偏差管理规程编码：SMP-QA-008-025.2相关记录（1）CAPA实施表JL-QA-025-5.3附件（1）偏差处理单JL-QA-020-（2）偏差调查报告JL-QA-021-（3）风险评估报告JL-QA-022-（4）偏差处理台帐JL-QA-023-5.3.1偏差处理单编号：JL-QA-020-源程序编号：SMP-QA-008-页码：M/N偏差处理单NO：1.偏差描述：（包括发生时间和地点、偏差当事人、偏差情形、违反的工艺、限度、标准、方法、规程等）报告人：日期：偏差归属：\uf0a8检验\uf0a8生产\uf0a8设备\uf0a8物料\uf0a8校验\uf0a8公用系统\uf0a8文件/记录\uf0a8人员\uf0a8其他2.降险措施（必要时，将重要文件附后）：实施人：日期：3.初步判定：偏差部门负责人签名：日期：质量管理部签名：日期：4.初步评估（必要时，将评估反馈表附后）：偏差部门负责人签名：日期：5.偏差调查，提交调查报告6.风险评估，提交评估报告7.偏差定性：根据原因：确定本偏差为□偶发偏差□有重复发生可能的偏差。根据风险：确定本偏差为□微小偏差□次要偏差□重大偏差。未经批准不准修改--------------------------------------------------------------------第7页共10页偏差管理规程编码：SMP-QA-008-02质量负责人签名（微小偏差由质量管理部QA主管签名）：日期：8.纠正/预防措施（必要时，实施方案附后）：制定人/部门：日期：9.纠正/预防措施的批准：质量负责人：签名：日期：生产负责人：签名：日期：总经理：签名：日期：10.纠正/预防措施实施的跟踪检查（必要时，以附件形式附后）QA签名：日期：11.偏差关闭：质量管理部评估：QA签名：日期：批准关闭：批准人签名：日期：5.3.2偏差调查报告编号：JL-QA-021-源程序编号：SMP-QA-008-页码：M/N偏差调查报告：（要求电子版写）1、偏差描述：（如与偏差处理单“1、偏差描述”没有差别可以共有）——发生时间、地点——发生什么偏差2、偏差调查：——人：（疏忽、故意违反、规程不熟、操作不熟）——硬件：（设备、设施、模具、配件故障，参数设定不当，确认、校准状态失效）未经批准不准修改--------------------------------------------------------------------第8页共10页偏差管理规程编码：SMP-QA-008-02——软件：（工艺、限度、标准、方法、规程不恰当）——物料：（原、辅、包材可能存在的质量缺陷）3、原因分析：——直接原因：——间接原因：——原因性质：4、偏差可能影响的时间、范围、方面和程度。调查人员签名/部门：日期：5.3.3风险评估报告编号：JL-QA-022-源程序编号：SMP-QA-008-页码：M/N风险评估报告：（要求电子版写）——可能受到影响的产品批次，特别是准备放行市售或已放行市售的批次。——可能给相关产品批次带来的质量风险、风险程度，以及可能导致的后果。——是否需要考虑采用额外检验，或对涉及的产品进行稳定性考察等方法来评估安全性和有效性方面的风险程度。——重复发生的可能性，包括在别的领域发生同类偏差的可能性。——如果同类偏差再次发生，被及时发现和纠正的难易程度。5.3.4偏差处理台账编号：JL-QA-023-源程序编号：SMP-QA-008-页码：1/1偏差处理台账NO：偏差单号日期偏差归属偏差定性偏差内容偏差原因纠正/预防措施责任人追踪结果关闭日期备注6.参考资料：《药品生产质量管理规范》（2010年修订）《药品生产质量管理规范》（2010年修订）实施指南：质量管理体系（4质量保证要素）7.历史和修订记载：修订记载：序号修订日期修订版本号修订记载修订理由变更单号批准人未经批准不准修改--------------------------------------------------------------------第9页共10页偏差管理规程编码：SMP-QA-008-02未经批准不准修改--------------------------------------------------------------------第10页共10页',)