电子邮件发送管理规范[模板],电子邮件的格式怎么写模板

('电子邮件发送管理规范文档密级：内部公开电子邮件发送管理规范1.概述本规范描述了电子邮件发送、回复、内容与格式要求、书写与表达方法等。2.目的为了加强对公司电子邮件发送的规范化管理，优化电子邮件内容，提高公司全员的电子邮件发送技巧，提高办公效率，特制定本制度。3.术语名称定义电子邮件1、Electronicmail，简称E-mail，是指用电子手段传送信件、单据、资料等信息的通信方式。2、其邮箱地址格式：用户标识符+@+域名标志；3、常用邮箱软件的客户终端：Outlook、OutlookExpress、Foxmail；目前我司常用的为Foxmail；4、常见的电子邮件协议有以下几种：SMTP（SimpleMailTransferProtocol简单邮件传输协议）、POP3（PostOfficeProtocol邮局协议）、IMAP（InternetMessageAccessProtocolInternet邮件访问协议），这几种协议都是由TCP/IP协议族定义的。电子邮件基本礼仪一、必要的礼仪原则：1、主题清晰，用语规矩；2、谦虚客气，用好措词；3、正文通畅，逻辑恰当；4、说明附件，合理回复；5、区分主送，必要抄送。二、邮件发送总体要求：1、不要随便发给无相关人员；2、不要在邮件里讨论问题；3、把邮件信息发给最需要它的人；4、慎选“群发”、“抄送人”、“全部答复”；5、条件具备时，抛开邮件，直接面谈并形成纪要。三、需要发电子邮件的情况：1、工作计划、汇报、下级申请/请示、上级批复/指示/安排；2、通知、通告、通报、公告、周知事项、建设性意见、文件发布；3、部门间事务往来（需留存书面证据，或需提供相关附件资料的）；4、无见面条件且电话不通的情况下。四、具体内容见下述“4.内容”。注：沟通基本原则是：当面沟通>电话沟通>邮件>社交工具，不管通过何种方式交流，重要的一定要形成纪要留存。4.内容4.1、关于主题主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。2023-08-19第1页,共6页电子邮件发送管理规范文档密级：内部公开1、一定不要空白标题，这是最失礼的；2、标题要简短，不宜冗长，不要让“主题栏”用“…”才能显示完你的标题；3、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“黄先生收”；4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理；5、可适当用使用大写字母或特殊字符(如“！”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼；6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要“RERE”一大串。4.2、关于称呼与问候1、恰当地称呼收件者，拿捏尺度。邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。\uf0fc如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。\uf0fc不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。2、E-mail开头结尾最好要有问候语。最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”；结尾常见的写个BestRegards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了。俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的。即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。4.3、关于正文1、E-mail正文要简明扼要，行文通顺。E-mail正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。2、注意E-mail的论述语气。根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，“请、谢谢”之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！3、E-mail正文多用1234之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。4、一次邮件交待完整信息。最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文E-mail，最好把拼写检查功能打开；如果是中文E-mail，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。2023-08-19第2页,共6页电子邮件发送管理规范文档密级：内部公开在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。6、合理提示重要信息。不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。8、不要动不动使用“：)”之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻。BusinessE-mail不是你的情书，所以“：)”之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。4.4、关于附件1、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；2、附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名；3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；5、如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用；6、如果附件过大(不宜超过对方邮箱接收邮件的大小)，应分割成几个小文件分别发送。4.5、语言选择和汉字编译1、只在必要的时候才使用英文邮件。英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。2、尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。3、对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。4、选择便于阅度的字号和字体。中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。4.6、结尾签名每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。1、签名信息不宜过多。电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。\uf0fc引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。2、不要只用一个签名档。\uf0fc对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。2023-08-19第3页,共6页电子邮件发送管理规范文档密级：内部公开\uf0fc过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在“邮件软件”中设置多个签名档，灵活调用。3、签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。4.7、回复技巧1、及时回复E-mail\uf0fc收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。\uf0fc对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。\uf0fc如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。\uf0fc如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。2、进行针对性回复当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。3、回复不得少于10个字对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。4、不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼\uf0fc如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。\uf0fc对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。5、要区分Reply和ReplyAll(区分单独回复和回复全体)\uf0fc如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了；如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replayall，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情。\uf0fc如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。\uf0fc点击“回复全部”前，要三思而行！6、主动控制邮件的来往为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。4.8、正确使用发送、抄送、密送要区分To和CC还有BCC(区分收件人、抄送人、密送人)。1、To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应；邮件主送对象通常只有一名，特殊情况下可以有多名，在发送之前，必须要确定：a)对方为必须收到本邮件的人员；2023-08-19第4页,共6页电子邮件发送管理规范文档密级：内部公开b)对方工作范围与本邮件所涉及问题直接相关；c)对方收到邮件后需要回复或进行处理。如不满足以上任何一项，对方均不应作为本邮件的主送人员。2、而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回E-mail；一些涉及To的人的领导及与此事项的相关人员都应CC上；邮件抄送对象要慎重选择，在抄送对方之前，必须要确定：a)对方为必须收到本邮件的人员；b)对方工作范围与本邮件所涉及问题必须相关；c)对方必须知晓本邮件内容且不需要对邮件进行直接回应；如不满足以上任何一项，对方均不应作为本邮件的抄送人员。注：当寻求其他部门人员支持时，需将邮件同时抄送收件人与发件人的直接上级主管；如未获上级主管批准时，不得越级抄送更高级别人员。3、而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的，这个可能用在非常规场合；4、TO、CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象！5、只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源；6、转发邮件要突出信息。在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。4.9、邮件发送前的确认\uf0fc主题已添加；\uf0fc收件人、抄送人无误；\uf0fc附件已添加；\uf0fc邮件内容无误；\uf0fc个人签名档无误。5.支持文件序号文件名称1无6.相关文件上层/上下游接口文件无7.记录的保存记录名称移交保存保存场所归档时间保存期限到期处理方式2023-08-19第5页,共6页电子邮件发送管理规范文档密级：内部公开责任人责任人无8.文件拟制/修订记录版本拟制/修订责任人拟制/修订日期修订内容及理由批准人2023-08-19第6页,共6页',)