优化版销售合同与订单管理规范：全面掌控销售流程

('销售合同及订单管理制度1.目的为规范销售合同签订，保证销售相关业务的有序进行，有效控制相关的业务风险，防止此项管理工作中的差错和舞弊，特制定本制度。2.相关文件本制度与《与顾客有关的控制程序》、《客户分级及授信评定管理制度》（见本制度附件）共同规范销售合同/订单及客户分级/授信管理全流程的工作，使用人务必同时熟读附件文件中对销售合同/订单、客户分级/授信管理的实施要求。3.适用范围适用于销售合同拟定与审批、销售订单的处理。4.工作程序4.1.销售报价4.1.1.每年初，财务部会计根据上一年各月度的产品成本，计算产品加权平均成本，提交财务部总监审批。4.1.2.财务总监将产品成本表提供给营销中心总监、总经理、董事长审阅后，确定产品《销售指导价》，《销售指导价》应列明产品名称、规格型号、销售指导价、生效时间等，由董事长审批。营销中心业务经理、客服部参考《销售指导价》执行日常报价工作。4.1.3.业务经理接受客户询价，根据公司的产品《销售指导价》向客户报价。报价低于指导价的，业务经理确定报价金额后，填写《批价单》，列明客户名称、产品型号、拟报价金额、报价低于指导价原因等内容，提交营销中心总监、总经理审批。4.1.4.客服部经办人根据业务经理的通知制作报价单时，应核对报价金额是否低于《销售指导价》金额，对于低于销售指导价的报价，应根据审批的《批价单》，制作《报价单》，对外进行报价。4.1.5.销售售价最终以合同金额确定，通过合同会签形式进行审批。4.2.销售合同管理44.14.3.1销售合同的拟定及审批工作流程，参见《与顾客有关的控制程序》（CX-06）中的5.3条款要求。4.3.2销售合同的拟定及审批过程中产生的销售合同会签表、用章申请表等文件，应按照上述条款要求进行审批，且留下审批记录。4.3.销售订单管理4.3.3客服部经办人将合同或订单信息录入到订单台账中，列明客户名称、接单日期、客户订单号、内部单号、合同编号、客户型号、我司型号、下单量、单价、金额、结算方式、要求到货日期、实际出货日期、出货量、未交订单量等信息。同时客服部经办人将上述订单信息录入ERP系统中，客服部主管审核在系统中订单。4.3.4客服部经办人根据客户要求交货日期和订货数量，及时与仓库确认可销售的货物库存情况。如果库存数量足够发货，及时安排发货；对于库存不足的产品，客服部及时通知PMC排产，确定产品交货日期后，告知业务经理。由业务经理与客户沟通延长发货日期。4.3.5业务经理或客服部经办人收到客户订单变更或取消的需求并了解变更或取消的原因后，填写《订单变更申请表》，列明客户名称、原订单数量、金额，变更内容、变更原因等，向营销中心总监、PMC部门负责人审核。同时客服部经办人向客服部主管提出修改ERP系统中订单申请，客服部主管在ERP系统中进行订单反审核。4.3.6变更后的合同或订单执行新合同的签订流程。客服部经办人发起合同会签申请，新合同经审批后，客服部经办人在ERP系统中修改订单信息，提交客服部主管审核。4.3.7客服部经办人每天更新订单台账，并每天查看所有未完成的销售订单，检查是否存在应发货但未发货的情况。4.3.8如果存在应发货但是未发货的情况，应及时跟进发货事宜。5.客户分级及授信评定管理5.1.1.客户分级及授信评定工作流程，参见《客户分级及授信评定管理制度》（CW-01）中的4.1-9.8条款要求。5.1.2.客户分级及授信评定工作过程中产生的客户评级综合评定表、客户授信等级评定表、客户月结申请表等文件，应按照上述条款要求进行审批，且留下审批记录。6.超信用发货与回款管理6.1.客服部负责按照授信额度监控客户信用。6.2.当客户订单超过信用额度时，客服部文员应将超信用额度情况通知营销中心业务经理、营销中心总监，并在《合同会签表上》列明客户欠款总额，授信额度，订单总额等内容，由营销中心总监、客服部负责人、财务总监审核时签署是否发货的意见，公司管理层分管领导在审批时决定是否发货。6.3.客户的欠款超过授信额度时，营销中心业务经理应对此客户进行调查，分析问题原因，并及时催回款，避免出现真正的风险。7.监督及检查7.1.本制度经审批并实施的当日起，未按本制度要求进行各项工作，出现7.2款所述情形的，根据造成的影响及损失分别采取以下处理措施：7.1.1.造成公司重大损失以及构成违法行为的，由公司向司法机关提起诉讼，追究其法律责任，由其承担经济损失；7.1.2.对公司造成损失但不构成违法的，由责任人承担经济损失，并列入当期绩效考核；7.1.3.未做成损失且未构成违法的，列入当期绩效考核。7.2.违规情形包括：7.2.1.工作渎职造成公司损失或影响公司正常运作的；7.2.2.未按规定制作报价函,报价金额为提交审批的;7.2.3.未按本制度规定拟定合同文本的；7.2.4.合同未按规定提交会签的；7.2.5.合同未按照规定盖章的；7.2.6.合同、订单未及时录入ERP系统的；7.2.7.合同、订单未建立台账、台账不完整或者未按规定跟进合同履行情况，导致发货不及时的；7.2.8.订单变更未按规定提交审批并及时更改订单台账，导致发错货的；7.2.9.未及时跟进发货事宜，导致客户投诉的；7.2.10.未及时提交部门工作日报的；7.3.其他影响企业正常运营或违反公司相关规定的情形。8.附则8.1.本制度未尽事宜参照国家法律法规以及本公司相关规定执行。8.2.本制度由营销中心、客服部负责制定和解释。8.3.本制度由董事长审批后，自发布之日起生效。批价单日期申请人客户名称产品名称产品型号拟报价金额账期报价低于同类产品售价的原因审核营销中心总监批准总经理报价单TO：FROM：XXX有限公司ATTN：TEL：0769-83526866TEL：FAX：0769-89113337FAX：E–mail：CC：PAGE：1（含封页）DATE：CC:ADD：ADD:东莞市寮步镇牛杨村金钗路1号B1栋1-3楼RE:报价单□Urgent□ForReview□PleaseComment□PleaseReply□PleaseRecycle致：您好！感谢您对我司的大力支持。一、为了进一步表示我司合作诚意，现特向贵司意向使用石墨负极进行报价如下：产品名称产品型号价格包装方式结算方式备注交货送货（元/周期方式KG）石墨负极以下空白二、本报价以双方最终签署的合同或订单为准，一周内有效；三、保密：贵公司有责任对本报价及具体合作方式予以保密。以上如有任何问题，请回复告之。确认：XXX有限公司年月日销售合同会签表客户名称订单/合同号合同编号序号产品名称规格数量（kg)单价（元）交货日期结算方式总应收帐款:到期款(截止会签日期)各月货款明细说明含税17%√；客户等级；风险评审结果:可接受不可接受客户部制单:PMC审核:客户负责人:营销中心审核:品质中心生产技术部财务部董事长备注客户等级中A级客户总经理可免批（暂定仅ATL）到期款超过半年时限不予发货，特殊情况需总经理批准用章申请表文件编号：PC-RE-03-02业务编号：DC---申请部门：申请时间：申请原由申请用章类别：用章地点：□企业公章□公司保管人处□公司法人章□携带外出使用□财务专用章地点：□合同专用章带章外出预计时间：年月日时至年月日时盖章资料明细资料1：份数：资料2：份数：资料3：份数：资料4：份数：资料5：份数：批准人：审核人：申请人：订单变更申请客户名称订单/合同号合同编号序号产品名称规格数量（kg)单价（元）交货日期结算方式变更原因客户负责人:营销中心审核:PMC部门审核:备注',)