档案管理录入服务方案,档案管理外包服务方案

('档案管理录入服务方案目录一、工作大纲............................................................................................................................................2二、项目进度计划及保证措施................................................................................................................9三.项目实施思路与方法.........................................................................................................................15四、服务质量控制方案..........................................................................................................................30五、档案安全管理措施..........................................................................................................................42六、人员配备计划..................................................................................................................................57七、售后服务..........................................................................................................................................591）互联网在线00支持：......................................................................................................................602）现场服务............................................................................................................................................611.5.1安全保密培训...............................................................................................................................621.5.2项目实施前培训...........................................................................................................................621.5.3项目实施中培训...........................................................................................................................62/一、工作大纲根据档案管理的有关要求，为实现档案的规范化和数字化管理，需对日常工作中产生的各类档案进行同步整理、扫描，形成数字档案提供查询利用，提高档案服务能力和水平。项目整体情况：中心目前保存的这些公积金业务档案资料中，大部分均已由前台柜员打上页号；已打印文件材料清单（相当于卷内目录）。整理、扫描场地由中标方提供，且场地的相关安保设施等需符合河北省人社厅的检查要求；档案整理工作中的所有设备、工具、维修与耗材费用（包括卷皮、档案盒、不锈钢装订夹、复印件等）等均由中标方承担。项目目的及目标理解完成存量的公积金业务档案约1.6万卷（份）的整理、补录、补扫描及电子影像的图像处理与复核工作。项目依据及参考标准理解1．《中华人民共和国档案法》。/2．《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)。3．《档案著录规则》(DA/T18-1999)。4．《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》。5．《纸制档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）。按以上规范进行整理、著录、扫描后的档案要达到深圳市档案馆进馆质量要求。（五）项目采购范围理解中标方通过人员、设备、技术、管理等，对接收的实体档案进行专业化的归档、整理、著录、扫描等加工，形成规范的入库档案和规范的档案电子数据库。（六）项目完成期限理解本项目完成期限为自合同签订之日起12个月。1.1对技术要求的规划（一）归档、整理、扫描工作流程和服务内容1.档案接收：要对档案资料的完整性进行检查；登记移交清单：对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数。/2．编档号：对每份业务档案按档案整理要求分类编号，以方便档案的查询利用。3．组卷整理：包括拆钉、粘贴、盖章、填写封皮等环节。我公司严格按照《档案整理规则》(DA/T22-2000)进行整理。4．部分著录：在核对纸制档案的基础上，对系统内不全的档案信息进行补录。中标方应严格按照《档案著录规则》(DA/T18-1999)进行著录。5．扫描：包括部分档案的扫描处理、图像处理、二校处理、批量上载、合卷处理等环节。6．总体检查：检查档案实体与电子档案管理系统内容是否一致；检查接收记录与入库记录是否一致；检查档案整理、著录、扫描等各工序是否符合档案整理、著录、扫描要求，是否符合深圳市档案馆进馆要求。/7．入库上架：办理档案移交手续，点数核实后入库，按照档案类别的档案顺序摆放在档案柜相应的位置，并做箱柜指引，以方便查询利用。8．协助档案管理工作：协助档案室查档、库房整理及与档案相关的其它工作。（二）扫描图像质量要求理解。扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：1．图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。2．图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。3．字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。/4．图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。（三）档案装订要求理解。档案整理、扫描完成后，要进行细致认真的装订。具体装订要求如下：1．遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。2．档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置。3．对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。（四）档案装具、卷盒要求理解。档案卷皮、卷盒的制作，参照国家档案局“DA/T24-2000无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板”标准制作，其它装具必须符合国家关于档案整理装具的要求。（五）主要设备及工具耗材要求理解。1．台式电脑、高速扫描仪、服务器等，具体数量如下。序号名称数量单位1电脑台/2扫描仪台3扫描仪台4服务器台5移动硬盘块6交换机台7网线箱2．设备所需工具耗材由中标方提供，符合国家关于档案扫描工具耗材的要求；设备维修费用由中标方承担。3．按发标方的保密、安全要求进行设备处理及网络布线，以及数字化加工中的软硬件及网络的维护工作。（六）数字化上传要求理解。档案完成数字化扫描后，条目数据和原文数据都应在规定时限内由本地上传到中心服务器；档案数字化加工应用管理软件是由发标方提供。（七）档案整理安全保密、规范性要求理解。将归档资料全部按规范整理、扫描入库，要求安全、保密、规范。中标方需提供保证档案实体和档案信息安全的具体措施和承诺，并与发标方签订保密承诺书。1．安全保密性：保持资料的完整，出库入库保持一致，档案内容不得外泄。/2．规范性：在发标方提供整理、扫描的软件环境中，中标方必须有严格的操作规范流程。在档案的清理、整理、扫描、加工过程中，必须严格遵守发标方的相关档案管理制度，在档案的清理、扫描、加工的各个环节均应进行详细的登记，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录；经过整理、扫描的档案，保证分类清晰，条目准确，满足档案查阅的规范要求。1.2项目管理要求（一）组织实施要求理解中标方应结合采购方的档案管理制度制定一套符合完成本项目工作实际的档案整理管理规定及操作流程，以确保档案整理规范、符合进馆质量要求。并要求项目负责人和核心技术人员常驻发标方现场。（二）项目人员安排要求理解投标人在投标书中所写项目组成员一定是参与本项目服务的管理或者工作人员，不得随意更改，否则视同违约。本项目要求安排项目负责人1人，主要技术人员不少/于8人，中标方需按要求确保岗位人员的稳定性。项目负责人及主要技术人员情况将作为评分考察的重点内容。（三）项目验收要求理解发标方指定质检员对档案文本实体、电子数据抽样甚至逐件检查，保证质量；掌握整理、扫描的进度和数量统计。对符合入库要求的档案由双方在入库单上签字确认，作为当批量档案整理、扫描完成的验收凭证。项目具体验收要求如下：1．按照河北省人社厅档案质量标准及县人社局对专业档案的规范化整理、扫描要求进行整理、扫描处理，保证原档案的完整性。2．确保在整理、扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。3．符合国家标准《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）。4．保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。5．生成的档案扫描分辨率不低于200dpi，彩色。6．档案扫描图像去黑边、图纸扫描图像去蓝底。/7．生成的数字化档案，分辨清晰、图像清楚、密级设置无误，满足档案数字化的规范要求。8．档案文本实体与档案扫描影像数据一一对应。9．发标方按批次提供案卷给中标方。县人社局对中标方质检后的扫描图像进行抽检，抽检率为10%。当抽检图像合格率达到98%、发标方可提供下一批次案卷，但中标方需对错误数据重新检查修改，直到合格率达100%；如抽检合格率低于98%，发标方有权不予提供错误数据并且不再提供下一批案卷，发标方将该批案卷全部退回给中标方重新检查修改，直到质检合格。/二、项目进度计划及保证措施2.1.实施工作计划为保障市住房公积金中心档案整理扫描服务项目能够如期按照个月（稍提前完成），我司计划将本项目的实施分为五个阶段：第一阶段为项目准备阶段、第二阶段为项目试运行阶段、第三阶段为正常运行阶段、第四阶段为项目收尾阶段、第五阶段为项目验收阶段。详细的工期进度见工期计划安排表：3.1.1项目总体工期计划安排表项目总体周期按12个月，每个月按21.75个工作日计算，本项目时间工作时间按365天核算，详细工期计划安排如下：项目阶段工作描述时间完成数量备注项目准备人员、设备、场地、需求调研、实施标准、流程、实施计划确定等不计工作产出项目试运行档案整理、扫描每天完成550份项目正式运行档案整理、扫描每天完成680份项目收尾档案补充整理内部质检项目验收扫描验收验收总结/2.2项目个阶段工作安排项目阶段工作安排时间工作描述项目准备组建项目组调配人员人员分工人员分工协作安排工作场地软、硬件布置场地布置人员专业知识培训知识培训保密培训签订保密协议技术人员调研确定工作范围人员食宿安排做好食宿安排项目需求再沟通确定工作计划人员及设备进场10人项目试运行流程优化包括档案整理、录入、扫描、图像处理、质检、挂接和刻盘各环节顾利运转。项目正式运行优化人员配置主要优化项目的人员配置及分工协作项目收尾质量核查主要进行项目内部检查工作，包括邀请相关专家协助内部检查并完善。项目验收交接双方共同对项目扫描成果进行总体验收及总结2.3详细项目工作计划及部署为保障项目整个过程的顺利进行，项目各阶段的工作安排我司做了详细的部署和计划，主要由以下9点构成：/1、人员设备准备：严格执行投标文件中承诺设备和人员数量，同时参考确认项目实施计划书进行相应的调整。2、项目实施场地准备：包括场地水电、空调、录像监控设备和防盗门锁的专修工作，还包括场地布置、桌椅板凳和工作岗位卡片制作等工作。3、需求详细调研：我司有着丰富的项目实施经验，但是对于每个客户项目现场情况、档案类型、档案现状、档案具体数量、档案实际工作、档案实施目的、档案工作进度要求、档案利用等都有所不同，所以我司在项目正式开始前，会安排我司有多年项目运作和管理经验的项目经理对项目需求进行详细调研，及时与客户进行需求沟通，保障项目正式执行的成果符合甚至超出客户的预期和期望。4、实施标准确立：项目实施标准的确立，关系到项目整个运行的状况和质量，所以，我司非常重视项目实施标准，在项目正式实施初期，我司会及时与客户方就项目实施标准进行沟通交流，并最终优化完善项目的实施标准，保障项目实施的标准的准确性，最终/确保项目的进程和质量。如有必要，档案整理及数字化标准确立可以邀请相关行业专家参与工作标准细化工作，标准由三方共同确认，我方将参照确认标准做好项目实施工作。5、实施流程设立：项目实施流程的设定，能够起到优化工作环节，提高工作效率，提升管理质量，减轻员工工作强度的作业。我司安排专门的档案专家（从事档案工作30年以上）对项目的流程进行设定和最终优化，有利于提高工作质量和效率。我方参考已确认标准进行项目试运行工作，在此过程中进一步确立和优化流程及操作规范。6、项目计划制定：根据项目试运行情况，确立各岗位日工作量，核实总体工作进度并最终做出详尽的可考量的项目计划。7、项目正式运行工作：包括档案整理、录入、扫描、图像处理、质检、挂接和刻盘各环节顺利运转。8、项目收尾工作：主要进行项目内部检查工作，包括邀请相关/专家协助内部检查并完善。9、项目验收工作：双方共同对项目进行总体验收及总结。1.3.1项目启动1.3.1.1启动程序1、签订保密协议档案是客户的核心资产，保障档案的安全是我司首要考虑的工作，我司严格要求档案管理人员和利用者树立保密观念，贯彻执行《档案法》和《保密法》，共同保守档案机密。在项目正式进场前，/我司会安排专门的档案保密培训，同时与每个员工就本项目签订项目保密协议。全面对客户的档案保密进行负责。另外，我司也会与贵方签订正式的项目保密协议，包括但不限于项目实施过程中、实施后期项目所有商业秘密。2、项目需求调研我司有着丰富的项目实施经验，但是对于每个客户项目现场情况、档案类型、档案现状、档案具体数量、档案实际工作、档案实施目的、档案工作进度要求、档案利用等都有所不同，所以我司在项目正式开始前，会安排我司有多年项目运作和管理经验的项目经理对项目需求进行详细调研，及时与客户进行需求沟通，保障项目正式执行的成果符合甚至超出客户的预期和期望。3、实施标准确立项目实施标准的确立，关系到项目整个运行的状况和质量，所以，我司非常重视项目实施标准，在项目正式实施初期，我司会及时与客户方就项目实施标准进行沟通交流，并最终优化完善项目的/实施标准，保障项目实施的标准的准确性，最终确保项目的进程和质量。4、实施流程设定项目实施流程的设定，能够起到优化工作环节，提高工作效率，提升管理质量，减轻员工工作强度的作业。我司安排专门的档案专家（从事档案工作10年以上）对项目的流程进行设定和最终优化，有利于提高工作质量和效率。5、制定实施计划实施标准和实施流程设定好后，我司项目经理会根据项目的实际情况制定具体的项目实施计划，项目实施计划需与客户方进行详细比对并确定。项目实施计划一旦双方签字确定，我司会严格按制定好的项目实施计划进行项目的实施工作，推进项目的具体进程工作。2.4其它保障工期的相关配套措施任何项目的实施均存在一定的风险，为保证本项目的按照工期进度/顺利完成实施，我司将从以下五个方面限制风险的发生。1、邯郸华树公司从公司现有工人中，挑选最熟练、最精干的扫描加工人员，组成一支强劲的档案整理、扫描加工队伍，挑选对计算机软硬件精通的技术人员，保证加工环境的正常运作。做好和用户的沟通工作，保证工作协调，利于业务的开展。2、邯郸华树公司配置性能稳定的扫描仪及电脑等硬件，减少由于硬件问题而造成不必要的时间浪费。3、邯郸华树公司在合同签订后提交详细的工作计划，并在工作过程中不断进行改进，对各项工作进行统筹安排，最大限度提高工作效率。4、双方加强对工作人员技能培训，每周对工作进行总结，发现错误，及时进行纠正改进。协调好各个环节的工作进度，保证工作环节的顺利交接，提高工作效率。5、双方加强对工作人员进行安全和保密意识培训，杜绝意外和泄密事件的发生。严格按照数字化加工的各项规章制度，对工作人/员进行约定。/三.项目实施思路与方法3.1项目实施总体思路实现人事档案信息管理项目档案资料的规范化整理和扫描，既是一项劳动密集型的巨大工程，也是一项涉及方方面面、各个环节的系统工程。在本项目实施过程中，首先我司将派驻一名有10年档案工作经验以上的档案专家进一步调研情况，与客户方沟通项目的实际情况，优化项目的实施方案并提供给客户我司最终优化的项目实施方案，避免标准不同导致的重复工作，充分体现高效工作，实现边整理边鉴定，保护好纸质档案原件；其次，我司会制定出适合项目实际情况的严格的出入库制度和保密方案，做好档案电子化流程控制，做好实物档案保管和电子化信息备份工作，保证电子化数据及原始档案资料的安全；再次，我司严格控制档案整理、扫描质量，做到加工准确率为100%。/3.2项目实施服务原则按照要求，县人社局人事档案信息管理项目工作需遵循如下原则：1、在充分利用原有基础，尊重和维护档案的本质属性，保持档案文件之间的历史联系：2、依照档案的业务程序、遵循文件材料的形成规律、保持案卷内文件材料的系统联系；3、结合保管期限划分，以便于档案安全保管和提供利用：4、充分尊重和利用原有的整理、录入和扫描结果。3.3项目依据及参考标准1.档案管理主要法规■《中华人民共和国档案法》■《中华人民共和国档案法实施办法》2.业务标准与技术规范■《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）■《档案著录规则》（DA/T18-1999）■《纸制档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）/■《国家档案局中央档案馆关于移交进馆档案质量检查办法》■《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》■《档案交接文据格式》（GB/T13968-92）■《档案分类标引规则》（GB/T15418-94）■《中央档案馆电子版档案数据接收规范（试行）》■《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）按以上规范进行整理、著录、扫描后的档案要达到邯郸市档案馆进馆质量要求。/3.4项目实施方法3.4.1档案接收/本项目招标文件要求：要对档案资料的完整性进行检查：登记移交清单；对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数。我司将严格按照《归档案卷相关材料接收标准》和深圳市档案局的相关归档要求接收案卷。1、对档案资料的完整性进行检查，将档案从客户方的档案库房的排、架上，按档案分类顺序填单、下架、清点、排列装入有编号的档案箱内，形成档案下架清单，清楚记录档案号和箱号。保证加工过程中档案不离箱，同时做到档案防水、防压、运输安全，减少档案的破损和丢失。2、对接收的档案登记移交清单，按分类形成其电子/纸质目录，根据需要清点到盒（卷），不出现漏登记或重复登记。由用户单位和加工方专人在出库移交清单上签字确认。3、对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数，对下架接收的档案资料进行两人以上交叉核对、检查，与用户/提供的电子/纸质的接收清单在加工方的生产加工管理软件档案接收模块中进行比对，如有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表请用户方确认后再进行档案整理等工作。我司考虑到客户方提供的加工场地空间有限，采用定期分批接收，以便节省空间并可以保证加工现场加工工作的有序进行。3.4.2分类编号本项目招标文件要求：对每份业务档案按档案整理要求分类编号，以方便档案的查询利用。我司依据《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）对每份业务档案按档案整理要求分类编号，以方便档案的查询利用，设定的大类和子属类，并根据本项目的实际情况设置，未合内容另增设新类。大类用英文字母表示，属类、小类、案卷号用阿拉伯数字表示。并依据招标人的具体相关要求和法律法规做出实际的调整。3.4.3组卷整理本项目招标文件要求组卷整理包括拆钉、粘贴、盖章、填写封/皮等环节。中标方应严格按照《档案整理规则》（DA/T22-2000）进行整理。我司详细工作内入如下：1、原件拆装自备拆装工具，严格遵守相关业务规范，注意保护原件，不能损坏；将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错；根据需要，进行文件的整理；多页粘贴在一起，要分开单独处理，注意浆糊黏附的位置，小心处理，严禁破坏档案原件的行为。工作统计登记，责任到人。2、案卷分类依据《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）设定的大类和子属类，并根据本项目的实际情况设置，未合内容另增设新类。大类用英文字母表示，属类、小类、案卷号用阿拉伯数字表示。并依据招标人的具体相关要求和法律法规做出实际的调整。3、组卷在分类的基础上，将各类（属类）范围内的文件材料组成案卷/（由互有联系的若干个文件组成的档案保管单位），案卷的基本要求是：卷内文件材料齐全完整；保持卷内文件材料之间的有机联系；卷内文件材料页数适中，案卷便于保管和利用。①卷内文件材料齐全完整指每篇文件材料的定稿和印件、多种文字稿本，每份文件材料的正件和附件及其页数都应齐全完整。②保持卷内文件材料之间的有机联系将具有共同特征的若干份文件材料组合成一个案卷。文件材料之间的联系主要有以下几种：\uf06c文件材料在内容特征方面的联系\uf06c文件材料在责任者特征方面的联系\uf06c文件材料在时间特征方面的联系\uf06c文件材料在文种特征方面的联系③卷内文件材料页数适中，案卷便于保管和利用若案卷太厚，不便于装订、查阅、复印、保密；若案卷太薄，文件比较零散、同一问题的文件不太集中不便于利用，又浪费卷皮，增加装订工作量。所以，案卷厚薄要适中，一般在20至150页之间为适。4、修裱粘贴/为保证人事档案信息管理项目档案整理扫描项目的顺利进行，必须对部分已破损的档案进行修裱粘贴。档案修裱的基本流程主要包括修裱前整理、修裱、修袜后复原装订。（1）修裱前整理档案修裱前，首先是对案卷拆开、去钉、除霉、理顺页码，对仅是补洞或需要整张托裱的纸张进行分类。（2）对破损较少的档案进行手工补洞；对破损严重或脆裂的档案进行整张托裱。（3）修裱后复原把修裱后的档案，经过整理加工处理后，按档案原样进行装订。5、重复页的抽离及废纸处理档案整理处理过程中对于有重复页的情况，按照实际情况取其中较为完整的予以保留，对于抽离的重复纸张统一集中保存，交由招标人处理。档案整理处理过程中产生的废纸必须存放在指定的纸箱内，每星期集中清理一次。清理时要安排专责人员对纸张进行仔细检查，确保其中没有夹带任何档案文件后才清出工作场地。6、盖章/按要求加盖档号章并在合适的地方填写内容7、填写封皮按要求填写封皮8、填写盒脊按要求填写盒脊9、打印依据各类业务项目专业分类表中规定的单位代字、科研代字、项目代号、专业代字、顺序号、支号等。文字材料档案编号结构形式与实例。图纸档案编号结构形式与实例。卷内目录按照统一个格式填写，文号写全称，需注明年代，提名单的年月，日期，页号需按标准书写，页面需整洁，附卷内目录打印模板。确定案卷目录和案卷封面所有项目是否正确，档案封面的纸张和字迹要求符合规范。安排专人打印卷内目录、案卷目录、封面、卷内备考表、封面标签及脊背标签等。3.4.5档案扫描本项目档案扫描要求：包括部分档案的扫描处理、图像处理、/二校处理、批量上载、合卷处理等环节。我司档案扫描主要工作有：1、档案扫描1）、采用专业文件扫描仪和采用A3幅面以内的高速、平板扫描仪，如尺寸超过A3的，可选用大幅面图像扫描仪（A0）。确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。2）、严格遵守并达到国家标准：《中华人民共和国行业标准（DA/T31-2005）纸质档案数字化技术规范》。3）、文件的存储格式为TIFF多页文档或者PDF多页文档格式。4）、黑白页面扫描为黑白模式，彩色页面扫描为彩色模式，根据原件清晰程度，根据需要，个别采用灰度或真彩扫描，分辨率一般为300dpi，对文字偏小、密集、清晰度较差等情况，分辨率为300dpi或更高。对于纸质较差的原件，不允许采取连续进纸方式扫描，只能单张扫描。差错率不得超过1%。5）、扫描质量要求以视觉清晰为准，页面完整，不得漏页，每页图片命名及组成符合相关规定及采购人的要求，差错率不得超过/1%。2、图像处理扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：1）.图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。2）.图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。3）.字迹透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。4）.图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。5）、对扫描的图片进行加工裁减、去边、去污等技术处理，不留文字版面外的暗影、无干扰信息；保证图像端正、清晰、无黑边，图像倾斜度不大于2度、对图像中的污点进行清除（不对图像内容进行修改），图像在50%的比例下浏览看不到电子档案污点。对大/幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。当发现图像折叠、变形、不清晰时必须对图像重新扫描；发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像；发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。对通过扫描取得的档案图像要进行必要的处理，如：旋转、去噪、去边、去污、调整亮度和对比度等，确保数字化图像资料不重复、不遗漏、清晰无边、不倾斜、无污点、与实物档案保持实质性一致，适合屏幕显示和原样打印的清晰识读。3、二校处理■图像校对图像校对主要是和原件进行比较，若发现扫错、多扫、少扫等现象，及时进行补扫。■污渍、黑边、偏斜、纠偏处理数字化加工系统会根据原件质量的好坏对污渍的情况进行自动/轻度、中度、高度去污，对纸质变质或扫描时的黑边完全自动清除、自动进行偏斜校正处理。系统支持局部去污、并能对不能够自动处理的页面进行单页多次修正。对图像进行纠偏，图像偏度不得大于1度，图像处理人员在发现扫描不合格的文件，进行登记后交扫描人员处理，双方签字确认后的表单留存备查。使因扫描造成的不合格图像及时返回上一生产流程。全文页面及局部文字的加深和变浅图像处理人员在进行图像处理时，遇到扫描获取的图像数据因原件存在清晰度欠佳的情况，可提高图像的清晰度。如遇到原资料的字间距和行间距过密的页、或文字较深或较浅的复印件、传真件、手写稿等字迹不清楚的资料，所获取的扫描图像都可进行修正处理，确保文字及图像信息清晰可辨，4、批量上载将扫描完成的电子档案数据进行核对，无误后将电子档案挂接档案查询软件系统。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据/库中该份文件的档案编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。做到目录与电子档案数据一一对应，对应率达到100%正确。5、合卷处理扫描图像文件扫描加工过程中形成的图像成品，按照实体档案特点进行合卷处理，合卷处理需保障合卷的准确性。3.4.6质量检查1、I检我司安排专人县人社局人事档案信息管理项目成果进行质量检查和把关。检查样本为每份业务档案全部的内容。质检包括以下几项；1）按整理单上的记录，检查每册档案是否符合整理规范。2）每册工程、案卷及卷内目录信息否正确。3）每册内容是否齐全，排序、页码是否正确。4）档案原件装订还原质量。5）扫描图像质量。/6）图像挂接质量7）对于工程图纸折叠是否规范，是否符合国家和采购人相关标准。如质检结果有一项与标准不符，抽检结果标记为“不合格”，打回去给扫描组重新对档案进行整理或数字化扫描。2、II检（项目抽检）经过专业档案质检人员质检无问题后，我方安排项目经理对本项目数字化的成果进行抽样检查，做好质量的把关。抽检样本必须按照100%的比率进行复核。抽检包括四方面：（1案卷及卷内目录信息核查质量；（2）档案原件装订还原质量；（3）扫描图像质量；（4）图像挂接质量。如质检结果有一项与标准不符，抽检结果标记为“不合格”，打回去给扫描组重新对档案进行整理或数字化扫描。3、质量检查通过客观软件系统实现以上各级质量检查人员可以/很方便从系统随机抽取著录档案信息，核对是否有误。2.4.7装订装盒档案整理扫描成果经过1检、II检无误后，我司安排专人对档案进行装订装盒的工作。档案整理、扫描完成后，要进行细致认真的装订。具体装订要求如下：1.遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。2.档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置。3.对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。3.4.8总体检查1、III检（总体质检）经过项目经理抽检无问题后，我司对档案进行盖盒、装订、装盒工作。随后我方安排项目负责人对本项目的成果进行总体检查，检查档案实体与电子档案管理系统内容是否一致：检查接收记录与入库记录是否一致；检查档案整理、著录、/扫描等各工序是否符合档案整理、著录、扫描要求，是否符合邯郸市档案馆进馆要求。项目负责人总检的比例不得低于10%，质检结果有一项与标准不符，抽检结果标记为“不合格”，总体检查无误后再交由深圳市档案局验收专家组成员对我司数字化成果进行最终验收工作。2、阶段验收发标方对中标方质检后的扫描图像进行抽检，抽检率为10%。当抽检图像合格率达到100%、发标方可提供下一批次案卷，但中标方需对错误数据重新检查修改，直到合格率达100%；如抽检合格率低于100%，发标方有权不予提供错误数据并且不再提供下一批案卷，发标方将该批案卷全部退回给中标方重新检查修改，直到质检合格，由此造成的后果由中标方负责。1）验收方式以数据抽检方式，对数字化成果进行质量核查。抽检样本为每个工程项目总量不得低于10%比率的档案。抽检包括四方面：/①案卷及卷内目录信息核查质量；②档案原件装订还原质量；③扫描图像质量；④图像挂接质量。如抽检结果有一项与标准不符，抽检结果标记为“不合格”。2）验收标准以抽检部分档案对应的数量（卷、页）为基数，各项抽检合格标准如下：（1）案卷及卷内目录信息核查：保证修改后的信息内容（责任者、工程名称、建设规模、层数、栋数、结构、案卷名称、目录名称等）差错率≤1%。（2）档案原件还原装订：保证档案原件装订规范，图纸排序正确，无前后颠倒、页码缺失等现象，差错率≤1%。（3）扫描图像质量：漏扫率≤1%，图像的倾斜度<2度，扫描顺序错误率≤1%，图像清晰、完整、无缺损率≥0.5‰，图像命名正确率100%。（4）图像挂接：挂接正确率100%。/3）验收审核（1）采购单位每个月会按期对中标单位提交的数据进行验收。数据验收以抽检方式进行，中标单位提交验收的数据不论涉及验收标准哪一条，不合格则全部发回中标单位全面自检。（2）在验收中检出的错误，中标单位及时、无偿予以纠正并再提交重新验收。（3）全部档案验收”通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。（4）如全部档案完成后不能通过验收的，视为中标单位违约。3.4.9上架入库装订装盒后，我司与县人社局档案负责人办理档案移交手续，点数核实后入库，按照档案类别的档案顺序摆放在档案柜相应的位置，并做箱柜指引，以方便查询利用。同时，我司派专人1人协助县人社局进行档案管理工作，协助档案室查档、库房整理及与档案相关的其它工作。3.4.10最终验收/项目全部完成后，由我司负责组织深圳市住房公积金中心相关领导、深圳市档案局档案专家、其它相关专家对我司最终档案整理、数字化成果进行最终验收。验收合格后，由深圳市住房公积金中心开具《档案整理扫描项目验收合格证》及《客户满意度评价表》：由我司对项目运营情况进行最终总结，提交项目总结报告一份给县人社局。/四、服务质量控制方案4.1质量控制标准我司将按照招标方要求，按《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）、《档案著录规则》（DA/T18-1999）进行整理、著录，整理后的档案要达到招标文件质量要求。邯郸华树公司将设立严格的质量控制机制，对档案整理成果进行自检合格后，方递交客户方验收。建议客户方以抽检方式进行验收，验收时抽检的比率以10%为宜。抽检质量指标承诺：文件整理质量：合格率100%文件鉴定质量：准确率100%◆著录：以文件条目为单位，关键字段正确率100%，其余字段录入错误率≤1%文件装订、装盒，差错率≤1%文件原始材料：完整率100%。4.1.1档案整理质量标准1、各文件材料归类准确、排列无误、案卷厚度适中。2、档号无重复，案卷顺序号规范、统一。3、档案著录格式规范，数据准确。/4、编制单位、编制日期、保管期限题写准确，文字打印清晰。5、每一案卷其页号必须连续、需重新订号的页号准确无误。6、图纸折叠规范、美观，档号章清晰正确。7、案卷中的每一件都要进行数据录入，必须准确、无错别字，采购人可顺利进行查找。若电子数据内容或格式有误，该批数据退回免费重新修正，我司在5个工作日内完成。8、案卷装订规范、整齐、牢固、不影响阅读。9、案卷盒中撰写的文字需使用油印，界面清晰、美观。10、如验收发现整理质量有问题，属中标人造成的错误、遗漏，我司对不合格的档案在采购人提出返工要求后5天内统一免费返工至验收合格。4.1.2档案数字化质量标准1、索引信息的正确。所有的个人信息和单位信息详实准确。2、扫描影像清晰可用。具体标准如下：（1）扫描必须按照标明的页码顺序进行扫描、页码录入，不允许有错页、漏页、页次颠倒等情况。扫描要完整，包括文件上的页/码、有关标记等，都必须纳入图像范围。（2）图像文件页面端正，无扭曲，看不出明显的倾斜现象（倾斜度不得大于3°），不允许有折叠或缺损。（3）遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则，保持影像文件与原件的一致性和原样性，对影响图像质量的各类问题通过纠偏、去污、降噪、拼接、裁边等技术手段加以处理。对于扫描后图像文件中的污点要进行清除，不留文字版面外的暗影和干扰信息，保证图像文件的干净、整洁和美观（在100%的比例下看不到污点）。无论图像大小，都要保证上下左右四边尺寸合理。（4）扫描时要保证档案资料的实体安全，防止档案材料的丢失和人为损坏，对于纸张较薄或较脆容易破损的，应使用平板扫描，不得使用滚筒扫描。3、目录分类符合档案管理要求。对于历史档案分类可以准确标识，如果无法确认，需要在与有关部门沟通之后确认标识。4.1.3电子档案格式标准/1、索引字段。建立档案的索引字段。2、影像格式。根据档案利用需要确定影像采用黑白或彩色扫描。黑白影像使用G4压缩，彩色影像使用JPG压缩。黑白影像使用至少200dpi，彩色影像使用至少150dpi的分辨率。在数字化过程中使用加密方式来传输和存储。3、建立分类目录。根据贵单位档案分类标准建立电子档案分类目录。4、数据格式规范。提供最终数据格式的提交格式标准。4.2质量控制体系邯郸华树的档案加工作业按照流水线式流程设计，科学合理，各工序分工明确，考核方式科学严谨。在整个加工流程中，各个工序间相互监督，并支持工序回溯，引入可被验证的质量循环控制体系，该流程覆盖全程、全员，确保每个工序的工作质量都能达到质量标准。控制就是通过控制系统观察发生的事件是否与既定的规则和发/出的命令一致。质量监督和控制是质量控制体系中项目经理的重要职责和普遍活动，对控制循环的有效高速的运转是必不可少的。质量控制的管理职能可以在一个控制循环中分为六个步骤：建立质量控制体系、建立质量控制标准、实施质量监督与控制、实际绩效和质量标准对比、发现问题和错误及及时纠正改进等。在该控制体系中，档案整理、信息著录及图像处理的质量是整个质量控制循环中自始至终我们应该关注的重点。为严防档案资料原件在加工过程中丢失与毁损，保证项目质量符合客户方的要求，我们建议客户方的档案管理部门委派专人，和项目经理一起直接介入项目组的组织协调和质量监督、检查工作。4.3质量控制措施4.3.1案卷质量控制1、合理改进和优化项目流程，减少接触档案实物的岗位，档案在内部岗位流转时，须交接清楚，并在签收单上签字确认。2、所有档案实物统一由档案管理员集中管理，各岗位操作人员/需领取实物档案时，由档案管理员统一分发并相互核对确认。3、档案管理员每天要对所保存的档案进行一次检查，并做好检查记录，发现问题应及时汇报并采取相应的措施。4、每天下班前操作人员必须及时归还完成的档案，未完成档案由操作人员妥善保管：归还档案时，由档案管理员检查档案实物的完整性，是否有缺失，损坏，涂改现象，确保档案的安全性和完整性。5、档案装订后，由相关负责人统一排列上架，在档案运输过程中，必须由2个以上人员配送，防止档案丢失。6、档案传递由专人负责，对档案员调取案卷进行核查，阅卷结束后收回案卷。认真做好传送卷宗过程中的登记工作。保护移送档案的安全，不使无关人员接触档案，遵守保密条例，保守档案秘密。不得违反操作流程，将未验收归档的档案传递或提供查阅；严禁接收组、扫描组或其他组工作人员代为移送档案。4.3.2扫描质量控制1）采用A3幅面以内的高速、平板扫描仪，如尺寸超过A3的，/可选用大幅面图像扫描仪（A0）。2）对于原件纸质较差的档案，不允许采用连续进纸方式扫描，只能单张高速平板扫描。3）文件的存储格式为TIFF多页文档或者POF多页文档格式。4）对档案页面字迹清晰、不带插图的档案，黑白页面采用黑白二值模式进行扫描，彩色页面采用彩色模式扫描；对档案页面字迹清晰度差或带有插图的档案，采用灰度或彩色模式扫描。分辨率一般为200dpi，对文字偏小、密集、清晰度较差等情况，分辨率为300dpi或更高。5）扫描质量要求以视觉清晰为准，页面完整，不得漏页，每页文件名香港大学深圳医院综合档案室规定的文件名，差错率不得超过1%。6）对扫描后的每页图像文件进行检查、存储。7）在保留原扫描的每页图像文件的同时，利用软件工具把同一份纸质文件的多个图像文件合并为一个多页TIFF格式文件或者多页/POF格式文件。8）将扫描形成的图像文件全部刻录成光盘，并提供详细清单，不得有差错。9）刻录盘片要求是独立包装的高质量光盘。10）将扫描合并后的（多页TIFF格式或者多页PDF格式）每份图像文件对照数据库原有的目录数据，批量挂接并导入数据库。4.3.3著录质量控制1、按原目录编目、系统录入按照国家档案局《档案著录规则》（DA/T18）和用户的要求（即上述案卷目录和文件级目录要求）进行著录，建立档案目录数据库。并将档案影像文件、档案条目信息、档案物理位置一一对应，形成方便管理查询的完整的电子档案。2、自拟目录编目、系统录入按照国家档案局《档案著录规则》（DA/T18）和用户的要求对无目录的档案进行分类、组件、组卷和拟定目录后再进行著录。3、目录数据质量检查/采用人工校对或软件自动校对（一稿双录，人机校验）的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。4、一稿双录、人机校验同一份档案的目录数据由两名不同的录入员分别录入，软件自动对两名不同的录入员的数据进行机器校验，当两者一致时跳过，若二者不一致时软件报警，并将这些项目标识出来（显红），且不让通过。软件提示：“数据不一致请确认”。随后进行人工校验，由校验员将软件标识出的不一致数据项目与档案原稿进行比对，将数据修改正确。目录数据编目、系统录入人员，认真地逐条核对，在档案馆管理人员的指导、监督下，进行更正，差错率不得超过1%；根据整理核对人员的差错报告，若是目录室的目录错误，则在档案馆目录管理人员指导下，进行更正，确保目录室目录准确无误。4.3.4数据挂接质量控制数据挂接：将扫描完成的电子档案数据进行核对，无误后将电/子档案挂接档案查询软件系统。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档案编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。做到目录与电子档案数据一一对应，对应率达到100%正确4.3.5档案加工软件对质量实行全流程监控鸿桥集团将采取软件质检、专人质检、交叉质检、项目经理质检、客户质检和联合质检6大措施来严把质量关，确保档案加工质量始终符合客户方的要求。（一）质量检查1、纸质档案整理质量检查建立卷宗在系统的“实物档案管理”栏点击“建立卷宗”，进入整理组组长为接收组所提交过来的案卷建立卷宗的操作界面。组长分配资料在系统的“实物档案管理”栏点击“组长分配资料”，进入组长向组员分配资料的操作界面。整理组员接收资料在系统的“实物档案管理”栏点击“组员接/收资料”，进入组员接收组长分配的资料的操作界面。2、信息著录质量检查从系统随机抽取著录档案信息，核对是否有误。（二）加工流程全程质量监控在系统的“综合查询管理”栏点击“档案查询”，进入管理人员查看档案内详细信息和扫描图片以及档案状态流转过程的操作界面。首先在查询栏输入需要查询的档案的相关查询条件，然后点击“查询”键，系统会自动将属于此查询条件的档案信息全部列出。看的受理单号前“打√”，点击“图像”按键，可以查看该受理单号内已扫描的电子图片：点击“卷内信息”按键，可以查看该受理单号的卷内详细信息：点击“档案状态流转过程”，可以查看该受理单的所有操作流程。点击“档案状态流转过程”，可以查看该受理单从档案接收、档案整理、信息录入、打印条码、档案扫描、图像处理及工作量统计等全部流程的详细状态，从而通过加工软件实现档案加工全流程/质量监控。（三）项目经理质检在系统的“实物档案管理”栏点击“档案检查”，进入归档人员对卷宗进行归档前的最后检查操作界面。（四）工作量统计——客户质检在系统的“综合查询管理”栏点击“前台查询”，进入管理业务人员查阅档案内图片的操作界面。此功能界面是提供给客户方前台操作人员查看每笔档案的详细状态。在查询栏输入相关的查询条件，点击“查询”键，系统将相关的档案资料列出便可查看档案的详细状态信息。如果要查询受理单号内的文件类目和页数信息，可以在需要查询的受理单号前“打√”，然后点击“查看”键即可查看。工作量统计的过程实质上也是客户质检的过程，客户可通过工作量统计查看档案资料的详细状态信息，包括档案的文件类目和页数信息等，发现问题可即刻将相关档案资料退还项目组重新加工，/从而实现客户对档案质量监督检查的目的。（五）专人质检鸿桥集团的每一个项目组都安排有专门的质检人员，从档案接收开始到档案归还上架，全程对加工完成的档案进行全面检查，确认没有质量问题后方可归档。如发现有质量问题，质检人员会上报项目经理，纪录问题出处和原因并形成质检报告，对产生质量情况做出分析，提出整改方案。项目经理及时跟进并纠正改善，确保档案加工质量。（六）交叉质检在阶段任务完成后，项目经理会安排各个小组的人员实行交又质检，每道工序的工作人员不能对自己的工作成果进行自检，必须交由其他人员来检查，确保质量检查能覆盖全方位，不留死角，及时发现问题并及时处理。（七）项目经理质检在专人质检和交叉质检之后，项目经理还会对项目成果进行不定期的巡检和抽检，实时掌握和控制项目的运行质量，及时纠正可能产生的错误。（八）客户质检客户方可每周组织一次抽查，抽查样本数为百/分之五为宜；或按招标文件的要求设定质检程序。客户抽检过程中若有任何不合格的档案则退回鸿桥集团项目组进行修正。必须全部抽检的档案合格，本次质量检查才算通过。对客户检查出的所有质量问题，鸿桥集团承诺无条件全部返工整改直至解决所有质量问题。（九）联合质检可由项目经理和用户共同组织相关人员进行档案质量抽查。检查一定比例的档案，核对已经录入的档案与档案原件是否一致，还需要对档案整理、著录和扫描工作的质量进行检查。若发现质量不合格，可要求进行检查修改、返工，必要时更换相关工序的工作人员。4.4质量管理体系4.4.1全流程管理邯郸华树的质量管理一直贯穿于整个档案加工作业流程，在档案加工的每个环节的交接过程中，下一环节均为上一环节的质检单位，加上软件质检、专人质检、项目经理质检以及与客户方的联合/质检，真正意义上实现全员、全流程质量管理，确保档案管理质量。4.4.2制度管理质量控制的关键在于常态化、制度化，制度管理体系中应有专门的质量管理内容，对流程控制、抽检机制等进行制度化约束和监控，以保障质量控制措施长期、有效地执行。3.4.3人员管理质量管理的关键是“人”的管理。再完善的制度、机制在执行不力的情况下均将失去效果。首先，对运营团队的质量体系培训成为客户档案中心质量管理的关键，确保各运营档案对质量控制的各项制度、规定了然于胸。其次，严格规范每个成员在项目团队中的角色和职能，做到各司其职并对自己负责的工作负责。再次，项目团队实现项目经理首要责任制，项目经理对项目团队成员的打造从挑选和培训开始，确保团队具有较强的凝聚力和执行力。最后，项目实现多劳多得的激励机制，对于按时保质保量完成工作任务的团队人员实现奖励，同时对于不适于团队发展或无法保质保量按时完/成工作任务的人员实现考核淘汰制，保障了人员的素质和团队的效率。4.4.4质量文化管理硬性规定的制度、流程、标准有一定的被动性、强制性，过度强调未必能达成良好的效果。客户档案中心运营团队应认识到质量文化的积极效用。在长期的宣传、感化下，形成良好的团队质量文化，养成良好的行为习惯是确保档案运营质量的关键。4.5质量管理制度1、实施工作开展之前，明确每个人的工作职责及相应的注意事项，配备合适的实施工具，安排合适的工作环境，尽可能降低人为失误。2、每批档案在整理核对工作结束后，由项目经理组织对整理核对工作的复查，发现差错，由整理核对人员更改。3、每批档案在录入工作结束后，由项目经理组织对录入数据的复查，出现顺序问题或缺漏现象时，由录入人员负责重录。4、每批档案在装订成卷后，由项目经理组织对装订顺序的复查，/出现问题时，由工作人员重新装订。5、每批档案在数据挂接工作结束后，由项目经理组织复查，出现问题，即时纠正。6、项目施工中，由项目经理总结本周的成果和问题，对需要改进或纠正的问题及时进行综合分析，并将相应的处理方案更新到下一周的工作计划中进行实施，保证项目实施质量。7、项目阶段验收后，项目经理根据对质量、进度等综合分析，并将相应的处理方案更新到下一阶段的工作计划中进行实施，保证项目实施质量。8、项目总验收时，由项目经理与档案馆工作人员共同进行总体检查。9、数据复查时，采用交义检查的方式进行。10、复查及修改均需保留完整记录。11、错误修订不得跨日，不得影响正常工作。/五、档案安全管理措施档案是记录城市发展、生活变迁的“活历史”；档案更是一个国家、一个社会乃至每一个平民百姓在历史进程中的忠实记录。档案具有原始性、唯一性的特点，有着不可替代的作用。邯郸华树拥有大量的档案整理及数字化加工成功案例，档案整理及数字化项目中信息资源的安全性是项目实施中的重中之重。档案中涉及到采购方的诸多重要信息，若做不好安全保密工作，后果将不堪设想。鸿桥集团一直视档案及其信息安全为档案运维及管理的重中之重，在长期的服务过程中形成了一套严密而有实效的安全控制措施，切实保护档案实体及档案信息的绝对安全，确保档案安全管理目标“零事故”。档案整理及数字化加工项目工作流程的安全保密控制是必须考虑的，根据我司多年档案整理、数字化加工项目档案安全保密经验，我司着重从以下几个方面考虑，制定相应的安全性方案：制定可行的安全与保密制度，对参与项目人员进行安全保密培/训，增强工作人员的安全保密意识，所有工作人员均应签订项目安全保密协议；加工场地应具有防火、防水、防盗措施，项目始终有全程全方位监控，场地安装监控设备，24小时进行监控；所有工作人员统一服装，所有与工作无关设施，如提包、手机、照像机、U盘等存贮设备，没有经过允许，不得带入加工场地；对加工用的所有电脑只能在内部局域网使用，不与采购人局域网在同一网段，不与外网联接。信息接收工作依靠存储介质完成，整个过程由采购方技术部门负责，项目组协助档案信息的导入工作。所有加工用的电脑全部屏蔽USB接口、光驱等移动媒介的使用，防止非法下载数据以及预防外来病毒入侵网络系统，项目组的内部数据传递依靠局域网来完成。5.1安全保密性管理措施作为专业的档案服务机构，邯郸华树有为众多政府机关、企事业单位及大型国有企业提供档案服务的丰富经验，并在长期的服务过程中形成了一套行之有效的安全风险控制机制，在组织、技术、/流程及现场管理等各个方面形成了事先预防、过程管理和应急处理的管控模式，确保档案实体及档案信息的安全。5.1.1组织保障措施1、我司将和招标方签署《项目外包服务保密协议》，邯郸华树承担自身派造团队所有成员因违反保密协议而造成的所有责任；2、邯郸华树公司参与本项目的所有工作人员将接收招标方组织的档案保密安全教育，严格遵守《档案法》和《保密法》，对在档案整理及数字化服务过程中涉及到的档案内容承担保密义务，保证采购方档案文件资料的安全、完整，不摄制、翻印、复制或以任何方式对外透露或公布采购方的档案内容：3、我司在本项目的所有工作人员除遵守采购方的相关保密规定外，还将与我司签订公司内部保密协议。4.1.2技术保障措施1、良好的信息安全保证措施的有效性在很大程度上取决于设施、/设备的配置和技术管理。招标方负责项目实施现场的安全保障措施，如视频实时监控系统等：2、我司负责组建的内部网络，将断绝和采购方单位内部局域网及外网的连接，保证信息安全；3、信息接收工作依靠存储介质传递，整个过程由招标方技术部门负责，项目组协助信息的导入工作；4、屏蔽USB接口、光驱等移动存储介质的使用，防止非法下载数据及预防外来病毒入侵网络系统，项目组内部的数据传递依靠局域网完成；5、在系统应用安全层面做到身份认证、访问控制、授权；在数据安全层方面实行数据加密；6、对服务器的关键操作和运行状况，实行日志纪录，用以检测无意或者恶意的非法操作。4.1.3流程控制措施档案安全控制的关键点在于档案实体本身和档案信息流转过程中两个环节或系统的交互节点。因此，档案安全管理的重点是动态/安全管理，信息数据传输的安全性依靠技术手段来解决，档案流转状态下的安全则有赖于工作流程的控制。建立《档案流转登记表》进行状态监控，随时跟踪每一份处于流程中的档案所在工序和具体位置。使整个处理过程交接清晰，责任明确，杜绝安全风险。1.3.1.4现场管理控制1、项目组所有人员需穿着鸿桥集团工作服，发放专用证件或IC卡，以清晰辨别与项目无关的人员进入。每次进出均需进行登记。2、撤离项目人员时将回收其专用证件，取消其进入该操作间的门禁权限及系统中的ID。3、所有的第三方人员包括客户方出入档案加工现场均需获得招标方授权人员同意，办理登记手续，佩戴“访客”胸牌，并由项目主管带领进入及全程陪同。4、邯郸华树工作人员未经招标方的同意，不得将手袋、提包、钱包、磁盘（含U盘、软盘及硬盘等）、刻录光盘、手机、MP3、MP4、报刊、纸张及其他随身物品带入档案加工场地，也不得/将加工场地内的物品擅自带出场地外。5、严格遵守保密要求，不将档案带离工作现场，不以任何形式将档案加工成品私自拷贝、留存，严谨私自提供给任何第三方，确保档案的安全。6、加工场地内的无关物品、材料必须集中存放、集中处理，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清理出加工场地外。7、邯郸华树所有工作人员不会以任何方式非法向外人泄露档案中所涉及的国家机密，否则按国家有关规定处理，情节严重的要承担相应的刑事责任。5.2项目相关制度5.2.1项目安全保密制度1、项目安全管理工作由所在项目经理全面负责，凡我司服务场所，需设安全管理员1名，负责所在工作场所的安全保密工作。2、严禁以任何形式保存、复印、翻拍、打印、恶意涂改或破坏各类档案资料：严禁向他人泄露档案的内容，否则将依照《保密/法》、《档案法》追究相关人员责任。3、档案工作人员上岗前须经公司和客户单位组织的业务培训和保密教育：档案管理人员要定期进行保密教育，树立保密意识，充分认识到档案管理工作的重要性。4、办公场所须安装安全防护设施，非档案工作人员一律不得进入库房，严防失密泄密或丢失、损毁事件的发生。5、防盗、报警、监控装置应处于24小时工作状态，任何人未经客户单位负责人批准，严禁接触或关闭相关安全设备。6、档案库房的安全设施需符合规定要求，做到防盗、防水、防火、防潮：严禁吸烟，保持库房的清洁和库内适宜的温湿度。7、项目经理每天应进行一次库房环境安全情况（水、电、门、窗、锁等）检查并做好记录，发现问题应及时汇报并采取相应措施。8、生产网络只与内网连接，严禁与外网（包括拨号上网）连接；所有的工作人员不经客户单位同意，严禁携带任何存储设备（如U/盘、MP3、软盘、空白光盘等）进入加工场地：严禁携带存储设备及任何档案资料离开工作场地。9、对违反以上规定，造成案件卷宗和档案失密泄密或者丢失损坏的，公司将提请客户单位或有关部门直接追究其行政或刑事责任。5.2.2项目工作人员职责1、严格遵守《档案法》，遵守公司各项规章制度，服从工作安排，爱岗敬业，努力完成每月工作量。2、严格遵守客户单位各项规章制度，服从客户单位的管理，团结协作，维护公司良好形象。3、严格遵守档案资料的保密协定，保证档案资料的绝对安全：爱护财物，严禁故意损坏各种办公设备、生产工具和档案实物，违者视情节严重程度予以处罚。4、按时到岗，上下班须打卡签到，由项目经理负责考勤，迟到或早退者按公司规定予以处罚。5、工作人员上班须穿戴工牌、工服，办公场所保持干净整洁，/严禁做与工作无关的事情（如：长时间打电话，看小说，玩游戏，发信息，聊天，吵闹，听耳机，吃零食，拍照等）。6、工作时间禁止会客，任何时间不得将外人带入工作现场。7、严禁以各种形式将客户档案私自带出，或将电子数据私自刻录拷贝，违纪者公司将予以开除处理，并追究法律责任。8、项目经理每天安排值日人员轮流打扫卫生，清洁工作现场；每周末要进行一次大扫除，保持工作现场整洁，消除安全隐患。9、服从管理，令行禁止，凡违反上述规定一次处于50-100的罚款，情节严重予以警告直至辞退处理。5.2.3项目设备管理制度1、办公桌椅及项目设备的使用须爱惜，每月月末由项目经理进行一次盘点，并登记《办公场地设备安全检查表》。2、爱护公共设施，工作人员对其周边物品要加以爱护，严禁在墙上、门上、窗户上、桌椅上等地方乱写、乱画、乱贴，如经发现将视情节轻重，予以处罚。/3、计算机、复印机、打印机、装订机等整理过程中的硬件设备，由项目经理统一保管，我司任何人员不得私自拆装计算机等硬件设备。如需维护应先报客户单位负责人，由客户单位统一维护。如发现私自拆装设备者或造成该设备损坏，视情况轻重进行处罚。4、在整个项目结束后，项目经理交回所有盘点在册的物品（包括申报报废设备及用品）。数量要与接收时一致，如有差异项目经理应找出该物品设备的去处，不能说明的，应负原价赔偿责任。1.3.2.4档案实物管理制度1、合理改进和优化项目流程，减少接触档案实物的岗位，档案在内部岗位流转时，须交接清楚，并在签收单上签字确认。2、所有档案实物统一由档案管理员集中管理，各岗位操作人员需领取实物档案时，由档案管理员统一分发并相互核对确认。3、档案管理员每天要对所保存的档案进行一次检查，并做好检查记录，发现问题应及时汇报并采取相应的措施。4、每天下班前操作人员必须及时归还完成的档案，未完成档案/由操作人员妥善保管：归还档案时，由档案管理员检查档案实物的完整性，是否有缺失，损坏，涂改现象，确保档案的安全性和完整性。5、档案装订后，由相关负责人统一排列上架，在档案运输过程中，必须由2个以上人员配送，防止档案丢失。6、档案传递由专人负责，对档案员调取案卷进行核查，阅卷结束后收回案卷。认真做好传送卷宗过程中的登记工作。保护移送档案的安全，不使无关人员接触档案，遵守保密条例，保守档案秘密。不得违反操作流程，将未验收归档的档案传递或提供查阅；严禁接收小组、扫描小组或其他小组工作人员代为移送档案。5.3人员管理5.3.1日常行政管理制度1、热爱本职工作，服从统一管理，认真钻研业务，努力提高水平。2、爱护办公设施和公共财物，如有损坏，照价赔偿。/3、遵守考勤制度，按时上下班，配带工作标牌。4、工作态度认真，一丝不苟，严格执行操作流程和业务流程。5、讲究卫生，不随地吐痰，不乱丢垃圾，保持卫生间的清洁。6、遵守工作场所的管理要求，不喧哗，不打闹，非经同意不得随意走动或做与工作无关的事情。7、严禁在工作场所内吸烟，严禁携带火种、易燃易爆物及私人杂物进入工作场所。8、严禁在工作场所内存放食物和进食、饮茶水。接触档案时要确保双手干净和干燥。9、严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，未经允许不得复制、抄写档案内容。10、遵守项目所在客户方的相关的规章制度。5.3.2岗位责任制项目团队进驻深圳市档案局后，项目经理会对每个工作岗位制定岗位说明书，明确各个岗位人员的职责、职能及工作情况：1、要树立高尚的职业道德，热爱本职工作，保密意识强，工作/能够自主，培养员工严谨的工作作风。2、档案整理、著录及档案数字化等操作人员均需经专业职能培训和安全保密培训，考试合格后方能承担操作工作。3、工作人员对所承担的工作流程应熟悉，重视操作规范及要求，以确保工作无错误为最低目标。4、工作开始前需认真做好操作前的各项准备工作。5、严格执行有关规定，发现异常情况及时查找原因，进行纠正，并同时将情况向上汇报。6、保持操作环境清洁卫生，保正扫描等设备正常工作。7、认真填报工作日志及记录，字迹要清晰，记录要完整，要实事求是，严禁伪造数据，做到准确无误。5.3.3巡回检查制度1、项目经理实施走动式现场管理，对各个环节工作人员工作情况作认真仔细的巡回检查：2、巡回检查中发现异常情况，应及时处理，若遇重大问题，不/能自行解决的，则必须尽快上报领导，在征得领导同意后，方可离开现场，并将发生的情况作详细记录。3、若遇异常情况，须跟踪观察，详细做好记录，并向下一班值班人员作交待，以免酿成重大事故。4、做记录时，要求真实、准确、清晰，保持记录本的整洁。5、巡回检查间隔时间规定为2小时，即每2小时现场巡检一次，每天检查4次。5.3.4档案追溯表制度1、严格执行内部档案追溯表制度，每个环节均应签字确认，日期要书清晰；2、对各个环节的返工应由上一环节责任人进行处理：3、项目经理抽检错误的，由编目人员完成处理：4、客户抽检发生错误的由相关责任人处理，并给予一定额度的处罚：5、流程单应与数字化系统中流程保持一致，做到线下线上同时/监控；6、追溯表在归还档案前抽出，装订成册，作为数字化加工档案，移交给客户方。5.3.5安全文明操作管理制度为了认真贯彻“安全第一，预防为主”的方针，树立高度安全防范意识，特制定本制度。1、新进项目现场的工作人员必须经“三级安全教育”“安全保密培训”并且考核合格方能上岗，项目经理必须经过“档案上岗培训”，并取得相应“档案上岗证证”方能上岗担任项目经理。2、严格遵守各项操作规程，精心操作，保证原始记录整洁、准确可靠。3、岗位设置规范化，物品摆放应符合有关规定。4、当班人员有权拒绝非本岗人员随意进入其岗位和动用其岗位任何物品，有权拒绝不熟练的人员接替其工作。5、按时巡视检查，发现问题及时处理。发生事故要正确分析、/判断，并及时向有关领导报告。6、任何人不准带不相关人员进入项目现场。5.4现场管理5.4.1工作区域管理工作人员在工作时间内不准会客，不到非工作场所，保持工作区域的安静，进出工作区域时需要两人以上行动。在工作间不允许抽烟、吃零食、大声喧哗及做其它可能损坏档案的事情。5.4.2实际操作管理工作人员不能无故察看和互相议论档案内容。工作时统一穿戴无口袋的工作服，出入工作室不得携带任何与工作相关的物品：工作过程中产生的碎纸、废光盘等工作垃圾不得私自处理，必须交由档案室值班人员统一处理。挂包、钱包等个人物品存放在指定位置，未经档案室管理人员同意，不得将工作间任何物品带出工作间外。/5.4.3通讯及存储设备管理现场工作人员不得携带任何手机、呼机等移动通讯设备以及软驱、移动硬盘、U盘等信息存储等设备。项目现场外面安放专门供现场实施人员存放物品的保险柜，每人一柜。进入现场前，需更换工作服装，存放通讯设备。5.4.4工作日志管理每位现场工作人员必须有每天的工作记录（时间、地点、数量等），并进行定期检查。项目经理每天需对每位现场工作人员的工作日志进行核实和检查。5.4.5出入证使用管理工作人员工作场所的出入证件由专人管理，进入工作场所由证件管理者确认后当场发放，离开时交回。项目严禁未经许可放入非项目实施人员，私自带非操作人员入场纳入考核范围。/5.4.6请销假制度管理工作人员一律由主管人员负责把关，严格请、销假制度，不得中途离职或无故不上班，实行奖惩制度。员工的请假（事假）需提前三天向项目经理进行申请，经批准方可请假；项目经理的请假需提前三天向公司人事部门及采购人（用户）负责人提出，经双方批准方可执行。员工和项目经理的病假需书面提出申请，并需向人事部门提供正规医院开具的相关证明文件。员工的离职需经客户方同意方可执行；项目经理的离职需提前一个月申请，公司批准后需报备客户方同意。5.4.7安全保密管理《安全保密管理制度》1、档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行《档案法》和《保密法》，共同保守档案机密。2、对各类档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行手/续。查、借阅机密档案要经主管领导批准。3、对机密档案要严格管理，不得将机密档案私自带出档案室或外传，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。4、凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。5、利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。6、对保管期满、失去保存价值的档案文件要按规定销毁，不得以废纸出售7、发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导、保密或保卫部门，当事者要写出书面报告。对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。5.5档案管理5.5.1档案安全管理制度《档案安全管理制度》/1、成立公司安全领导小组，项目经理为第一责任人，直接负责项目的安全管理工作。2、认真贯彻执行各项安全生产法律、法规和安全标准3、建立健全安全管理责任制和安全操作规程，包括单位领导职责、各部门领导职责、项目经理职责和员工安全生产职责。4、主持召开公司安全管理专题会议，及时通报公司安全生产工作情况及有关安全生产的重大问题，对各个项目的人员和档案的安全做联合检查并通报情况，整改安全隐患和不断改善安全条件。5、档案中心必须安全建档，实行分级管理，归档文件要做到及时、准确、清晰、专人管理。6、档案管理人员随时做好安全档案的保管，注意防盗、防火、防蛀、防潮湿、防遗漏。若发生遗漏和失误要追究相关人员的责任。7、查阅档案等需办理借阅手续，借阅者必须爱护并按期归还。各类资料、档案建立统计台帐。每半年对库房内档案资料盘点和统计一次。/5.5.2档案交接档案交接由深圳市档案局档案相关负责人和现场加工负责人员，在安排好的工作间里进行面对面的交接，要求有书面交接记录，流程中由深圳市档案局档案管理专门人员全程监督并有书面交接记录。5.5.3原档案保护对档案原件要小心存放，拆订后的档案原件装订后要恢复原样。现场工作人员要保证档案的完整，不得损坏和丢失，不得篡改档案内容，原档案磨损、不清晰的，需档案馆专门人员签字同意，方可进行下道工序。5.5.4档案安全存放档案只能在工作间的专用保险柜内存放，工作间内的其它地方不准存放档案。5.5.5操作安全工作人员下班时，均应将工作间中所有档案锁在专用保险柜中，/由本项目组的相关责任人保管好钥匙，并由档案馆人员锁好工作间房门，实行双重保险。/六、人员配备计划由于本项目时间的相对紧迫性，我司将派经验丰富的项目部承担此工程。我司计划安排项目经理1人，项目技术负责人1人，技术个人10人。我司在项目实施的过程中根据项目进度，适时增减项目实施人员1)项目经理:具备独立主持大型档案数字化加工处理项目的能力和经验，从事档案数字化加工工作十年。其优势是管理水平高，熟悉专业技术，注重科学管理，具有良好的沟通能量。2)项目技术负责人:具备工程师资历，具有本专业项目的实施、管理经验，从事机电安装工龄十年。3)技术工人:承担本工程的作业人员，具有技术水平高、吃苦耐劳、实践操作经验丰富等特点。6.1劳动力安排计划根据本工程的楼层分布特点，结合工期安排，统一安排技术工人均分为两个施工班组展开流水作业，预期正常情况下施工人数为10人左右，高峰期将达15人左右。6.2实施人员素质控制措施我公司将首先选用专业实施人员，以最熟练、最直接的方法达到最佳效果。提供数量充足，性能完备的施工机具给予工人发挥技术水平的最大空间；对进场的施工人员进行严格的资格审查制度。为确保施工参与人员的素质，所有专业技术工人必须经过过预审程序，经审查合格者方可进场施工。对现场的专业实施人员实行动态管理，不允许其擅自扩充和随意抽调，以确保队伍的素质和人员相对稳定；/各班组施工行挂牌施工，责任明确，奖罚分明。6.3人员安排计划表项目阶段工作描述项目经理技术经理组长实施人员项目准备人员、设备、场地、需求调研、实施标准、流程、实施计划确定等项目试运行档案整理、扫描项目正式运行档案整理、扫描项目收尾档案补充整理项目验收扫描验收/七、售后服务1.售后服务方案承诺一直以来在向客户提供全面产品和完善服务的同时，也积累并建立了标准、完善、快速的服务体系，而且此体系完全引入了IS09001：2008的服务理念和流程，从而进一步确保了客户的最大利益。在长期的技术支持与服务过程中，我们深刻认识到：“客户真正购买的是服务后的效果，而不仅仅是服务本身”。因此，从客户的最终需求出发，科学、高效地为客户防范问题、解决问题，保证档案整理成果，也是我们工作的重点。项目工作完成后，我们将及时调整项目小组的工作任务及重点，并成立专门售后服务团队为客户提供优质的售后服务。最大限度的保障客户的投资效益，为客户提供高效优质的服务是公司一直坚持不变的服务原则。为了给用户提供最高品质的服务，公司视服务为最重要的产品之一，遵照科学的质量控制体系和服务管理规范，力求做到服务的“专业化、多元化、层次化”，为用户/提供包括咨询、设计、项目实施、成果维护、专业培调在内的长期、全面的技术支持与服务。根据本项目客户对于售后服务质量的要求，我公司为本项目提供五年的免费质保期，质保期自整个项目总体验收合格，双方代表在验收合格报告上签字之日起计算，我司承诺：1、成果维护期自采购人在成果质量验收单上签字之日起计算，维护费用计入总价。2、维护期内，我司负责对其提供的成果维护，不再收取任何费用，但不可抗力（如火灾、雷击等）造成的故障除外。3、我司对采购人的服务通知，应在1小时内电话响应，一般问题应在24小时内解决。遇到重大技术问题也应在3个工作日内提出解决办法、措施或预案，并在一周内彻底解决故障。4、所有成果维护服务方式均为我司上门服务，即由我司派员到成果使用现场维护，由此产生的一切费用均由我司承担。2售后服务内容■档案重新整理免费服务：/■档案重新扫描免费服务：■档案重新著录服务；■档案数据挂接免费服务：■数据转换及安全存储服务：■数据运行保障免费服务；■预防性维护免费服务：■技术咨询免费服务；巡检免费服务；■培训免费服务；免费数据迁移免费服务。3售后服务方式1.3.1实时远程技术支持服务实时远程技术支持服务、即时互联网在线00等多种服务手段。1）互联网在线00支持：客户可以通过在线QQ咨询的形式和我们的技术服务人员沟通，技术在线00支持的最长答复时间为2小时。2）现场服务重大故障问题，2小时内到达现场。1.3.2热线电话/热线电话支持：有效时间为：9：00~18：00/工作日的技术服务人员将热心解答问题，提供解决方案。1.3.3技术服务网站支持集多年在档案整理、数字化领域的实施经验，为保证项目的实施，我方有建立专用的技术服务支持网站。为用户提供在线的免费技术支持，解答档案管理利用中的常见问题。1.3.4售后服务人员上门服务当用户发现我司整理的档案有任何问题时，用户方面及时通知深圳市鸿桥服务外包集团有限公司，电话解决无效时，将派出工程师在第一时间到达用户现场进行支持。1.3.5专人定期现场巡检服务我司对于项目的质量情况，会组织专人定期进行巡检，安排售后服务经理进行抽检，巡检或抽检过程中发现质量问题，会及时进行解决。客户方如发现质量问题需解决，巡检人员也能够及时协助客户进行解决。1.3.6客户服务经理定期电话回访服务我司客户服务经理会定期对/服务项目情况进行专业的电话回访，在回访过程中及时记录下客户对于服务质量的意见，发现质量问题反馈，及时协调响应的售后服务人员进行解决。客户服务经理电话回访时间一般为3个月。1.4故障或技术支持应急维修响应时间安排若有任何意外或事故，我司承诺项目团队应急维修响应时间为工作日内2个小时内及时响应，非工作日4小时内及时响应。4培训服务为保障项目的正常顺利进行，深圳市鸿桥服务外包集团有限公司公司将为本项目实施涉及的服务人员提供反复的强化培训，具体包含有安全保密培训、项目实施前的培训、项目实施中的培训等。1.5.1安全保密培训档案资料作为客户方的主要资产，其安全保密重要性不言而喻。我司作为专业的档案外包服务机构，对于安全保障尤为重视，安全保密培训亦放在非常重要的位置。我司在项目实施前，除对工作人员进行必要的政审面试、审核证件齐全（含：本人身份证、家庭成/员的户口本复印件、当地派出所的证明、无犯罪记录，还需要对员工进行多次强化的安全保密培训。）员工与公司需签订安全保密协议。1.5.2项目实施前培训本项目主要为县人社局人事档案信息管理项目。档案整理扫描必须严格按照规定进行规范化、标准化的整理、立卷、扫描和归档，并同步做好各类档案信息录入档案软件管理的工作，在项目合同签订后，我司即开始安排相关的档案安全保密及整理技术培训工作。1.5.3项目实施中培训项目实施过程中，为进一步优化项目成员的工作技能，提供工作效率，降低错误发生，我司会组织一系列的强化培训工作，培训内容主要有以下方面：档案整理方法、图纸折叠方法、档案整理流程、档案数字化流程、档案编目与录入等。/',)