元数据标准,描述性元数据标准
本作品内容为元数据标准，格式为 doc ，大小 1581608 KB ，页数为 70页
('电子文件元数据标准（征求意见稿）1.范围本标准适用于各级机关、团体、企事业单位、社会组织。本标准规定了电子文件元数据的结构、定义、编码体系。本标准描述的数字对象为通用的电子文件核心元数据，主要为原生电子文件与数字化文件（文本、图像）元数据。根据发展需要，扩展编制图形、影像、声音等文件类型的元数据标准。2.编制目的2.1对文件及相关实体进行标准化描述；2.2实现不同机构、不同系统之间文件及信息的互操作；2.3为电子文件在不同时间、不同空间、不同应用软件中的再利用提供统一的元数据；2.4为电子政务、办公自动化、电子文件中心、文档管理、档案管理等系统提供成熟的电子文件全过程管理的设计模式。3.规范性引用文件下列文件中的条款，通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB/T2659-2000世界各国和地区名称代码GB/T2260-2002中华人民共和国行政区划代码GB/T11714-1997全国组织机构代码编制规则GB/T9704-1999国家行政机关代码编制规则GB2312-1980信息交换用汉字编码字符集基本集GB/T4880-1991语种名称代码GB/T4880.2-2000语种名称代码第2部分:3字母代码GB/T4881-1985中国语种代码GB/T3792.1-1983文献著录总则GB/T13959-1992文件格式与代码编制方法GB/T15418-1994档案分类标引规则GB/T3760-1995文献叙词标引规则GB/T9704-1999国家行政机关公文格式GB18030-2000信息技术信息交换用汉字编码字符集基本集的扩充GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范GB/T7156-2003文献保密等级代码GB/T19667基于XML电子公文格式规范DA/T12-1994全宗卷规范DA/T13-1994档号编制规则DA/T18-1999档案著录规则DA/T19-1999档案主题标引规则DA/T22-2000归档文件整理规则DA/T1-2000档案工作基本术语中办发[1996]14号中国共产党机关公文处理条例国发﹝200023﹞号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知1国档发[1987]4号关于颁发《编制全国档案馆名称代码实施细则》的通知ISO15489信息与文件—文件管理ISO23081-1信息与文献—文件管理流程—文件元数据-总则ISO23081-2信息与文献—文件管理流程—文件元数据-概念与实施问题ISO14721空间数据和传输系统—开放档案信息系统—参考模型ISO11179信息技术--元数据元素的规范与标准化ISAD（G）档案著录规则（总则）W3CNamespacesinXMLXML的命名空间(Namespaces)4.术语与定义下列术语和定义适用于本标准。4.1通用术语4.1.1业务系统Businesssystem将硬件、软件、信息或服务、政策、程序、人有机地组合在一起，实现对机构业务信息的保存、整理和提供。如：电子政务系统、办公自动化系统等。4.1.2电子文件管理系统ElectronicRecordsManageSystem(ERMS)为了满足业务对电子文件管理需要而设计的系统，用以捕获、保存、提供获取业务处理过程中产生的有证据价值的文件的功能。电子文件管理系统包括：档案工作者和文件使用者；授权政策、责任分配、权力授予、程序和做法；政策声明、程序手册、用户指南和其他用以批准和颁布政策的文件、程序和做法；文件本身；控制和记录的专门资料和文件系统；软件、硬件、其它设备、必要工具等。4.1.3实体Entity指过去、现在和将来存在的任何具体或抽象的事物以及它们之间的联系。比如：人、物体、事件、想法、过程等等。4.1.4文件实体Recordentity在处理公务或事务过程中，由团体或个人形成或接收和保存的任何形式或载体的记录信息。可以是单份文件，也可以是文件的集合。4.1.5责任者实体Agententity对文件的信息内容负有责任的个人或团体。4.1.6业务实体Businessentity指业务过程中对文件进行处理与管理的一系列活动。4.1.7关系实体Relationshipentity描述文件、责任者、业务等实体自身、相互关系及这种关系的背景信息实体。4.1.8电子文件元数据ElectronicRecordsMetadata描述电子文件内容、背景和结构信息及整个管理流程的数据。24.1.9元数据集Metadataschema规定和描述标准元数据集元素以及元素间相互关系的框架。语句集为元数据元素提供正式的结构（句法）和语义（定义）。4.1.10元数据结构Metadatastructures元数据集由一系列的元素组成，元素之间的相互关系形成了元数据的结构。元数据结构体现元数据扩展的方法与机制。元数据抽象模型的建立对其元素的扩展与整个元数据方案的规范具有参考作用。4.1.11元数据语义MetadataSemantic元数据的本质是描述对象的各种属性及相关关系等内容，每一个元素的语义明确定义了其含义、内涵与外延。语义定义是一个元数据规范的基本要素，也是元数据应用与元数据互操作的最重要的基础。4.1.12元数据句法Metadatasyntax句法的问题即是一个形式化描述的问题，元数据集所有语义与结构及描述的内容以计算机可读或人可读的形式化方法描述出来。从标准、开放、互操作角度，采用标识语言对元数据集进行描述。本标准采用XML语言对元数据集进行描述。4.1.13编码体系EncodingScheme编码体系有助于对元素修饰词值的理解。这类体系包括控制词表及正规的符号或解读方式。值的表示采用来自控制词表的标记符号(如分类体系或主题词表的术语)或者具有特定含义，或以一定形式组成的字符串。4.1.14信息总体InformationPackage电子文件与其元数据可以分开保存，也可以被封装在一起保存，后者称为电子文件信息总体。封装是指创建的一个由电子文件及其元数据组成的自我包含的实体。信息总体便于对电子文件的独立理解，支持并长期保证电子文件的真实性、可靠性和完整性，同时提供电子文件与其形成背景之间的可靠而有意义的逻辑联系。电子文件封装入信息总体，该文件可以存在于任何存储或操作环境中，因其包含了嵌入其中的有关开始和过程的所有细节，包括那些用于存取、传递和表述文件的细节。信息总体需要将元数据捕获的多个点包含进文件，因为文件的处理历史像其最初的捕获元数据一样至关重要。本标准采用ISO14721《信息技术--元数据元素的规范与标准化》定义的封装技术，定义了信息总体的封装格式，包含维护真实性的技术机制。信息总体封装格式(EncapsulatingFormatforInformationPackage-EIP)见附录B。.4.1.15信息总体固化FixityofInformationPackage电子文件元数据与其文件一样，需要受真实性规则、规范或标准的控制，以保证电子文件具有可信性，这种控制称为元数据固化。本标准采用数字签名技术来进行信息总体的固化。4.2数据模型概念4.2.1属性Attribute物体或实体的特征。34.2.2类别Class：对具有相同属性,操作,方法,关系和语义的对象集的描述。4.2.3概念数据模型/概念模型Conceptualdatamodel/conceptualmodel通过数据模型对现实世界进行抽象地表达。5.总则电子文件形成、捕获、登记、分类、存储和保管、利用、跟踪、处置、传输、归档移交及长期保存等过程中都需记录在元数据中,并应保持连续、一致，以确保电子文件的真实性、完整性与有效性。为实现电子文件全过程管理与监控，电子文件及其元数据与结构稳定、定义良好的元数据标准相一致，特制定本标准。本标准的制定遵循国际文件管理的系列标准规范:按ISO15489《信息与文件—文件管理》规定的文件管理过程要求定义电子文件管理元数据，采用ISO/TS23081《信息与文献—文件管理流程—文件元数据》定义的电子文件管理元数据概念模型、实体及关系模型；采用ISO14721《空间数据和传输系统—开放档案信息系统—参考模型》定义的信息包（SIP、AIP及DIP）数据模型，实现电子文件内容、背景、结构信息的封装，以确保在分散与集中管理过程中电子文件的真实性、完整性、有效性，确保电子文件在不同应用系统间的安全传输；采用ISO14721定义的数字信息长期保存模型，实现电子文件的长期保存与利用。本标准支持元数据值的再利用、元数据元素的互操作及可扩展性和模块化。元数据来源于机构文件处理方案、主题词表或关键词表、编码方案、电子政务系统、办公自动化系统、电子文件管理系统、档案管理系统、E-mail系统、网站。6.元数据概念模型文件管理业务系统的各个流程，需要通过元数据实现对文件或档案的管理。元数据最主要的用途之一是用来描述业务系统中实体。关键实体如下：文件实体：文件本身，不管是单份文件还是文件集合体；责任者实体：业务环境中的人或组织结构；业务实体：业务办理。根据元数据类型，可将元数据分为下列几类：关于文件自身的元数据、关于责任者的元数据、关于业务工作或过程的元数据、关于业务规章制度、政策以及法规的元数据、关于文件管理过程的元数据。4业务文件管理业务人（责任者）文件政策法规创建被利用执行控制赋予职责执行整合于说明职责执行情况况被记录于记录、管理、使用图1主要实体及其相互关系电子文件元数据模型的建立是以文件连续体理论为基础的。文件实体、责任者实体和业务活动实体，是用元数据帮助确保文件真实性、完整性和有效性，实施档案化管理必须充分关注的要素。文件作为交流、传递、贮存、利用信息的工具，其生成、处理、运转必然与文件责任者处理某项事务相关。对该事务的办理，形成文件的业务活动，构成了文件的来源。这种业务活动构成了文件的背景。责任者作为文件的形成和处理者，为业务活动或事务处理活动的实施者。作为业务活动的主体，责任者与业务活动的推进息息相关，人们的业务活动自身也是划分为一定层次并且与相关文件群体（文件集合）的层次相对应。从微观到宏观区分为以下层次：1）事务处理：即处理每一件具体事务的业务活动，在这种业务活动中形成的文件一般情况下可以构成一个文件组合（案卷）。2）业务活动：即处理某种类型事务而进行的职能活动，有可能是由某个机构的一个职能部门进行；也可能该职能活动属于某个相对独立的业务活动项目，是其中的一个子项目。在这种职能活动中形成的文件，往往构成全宗内的一个类别（系列）。3）业务职能:即具有相对独立性的业务活动过程。其中以主体为核心的，是由一个立档单位进行的全部业务活动，在该项业务活动中形成的全部文件往往构成一个主体全宗；以客体为核心的相对独立而又具有相当规模的业务活动，则是围绕着该客体而跨立档单位进行的，所形成的文件一般情况下可以构成一个客体全宗。人们进行的业务活动，同时也决定了文件所拥有的和将要拥有的各种有机联系。除了在处理同一项业务活动过程中形成的所有文件相互之间的联系以外，还有：业务活动与文件的联系；业务活动承担者（即文件形成者和处理者）与文件的联系。它们是与文件的形成产生过程同步共生的。因此，（由业务活动承担者进行的）“业务活动”所诱发形成的“与文件有关的各种有机联系”是文件来源信息的重要组成部分，因而也是文件背景信息的重要组成部分。7.电子文件元数据集（Metadataschema）7.1电子文件元数据元素简表7.1.1文件实体（RecordEntity）1.1文件层级（RecordCategory）1.2文件标识（RecordIdentifier）1.3文件题名（RecordTitle）1.4文件分类（RecordClassification）1.5文件主题（RecordSubject）1.6文件摘要（RecordAbstract）1.7文件日期（RecordDate）1.8文件语种（RecordLanguageType）1.9文件种类（RecordForm）1.10文件覆盖范围（RecordCoverage）1.11文件技术环境(RecordTechnicalEnvironment.)1.12文件位置（RecordLocation）1.13文件权限(RecordRights)1.14文件处置（RecordDisposal）51.15文件管理历史（RecordManagementHistory）7.1.2责任者实体（AgentEntity）2.1责任者层级(AgentCategory)2.2责任者标识（AgentIdentifier）2.3责任者描述（AgentDescription）2.4责任者权限（AgentRights）2.5责任者行为历史（AgentActivityHistory）7.1.3业务实体（FunctionEntity）3.1业务层级（FunctionCategory）3.2业务标识（FunctionIdentifier）3.3业务法规依据（FunctionMandate）3.4业务描述（FunctionDescription）3.5业务权限（FunctionRights）3.6业务处理过程（FunctionEventIdentifier）7.1.4关系实体（RelationEntity）4.1关系实体标识(RelationEntityIdentifier)4.2关系实体类型(RelationEntityClassification)4.3相关实体标识(IdentifierOfTheRelatedEntity)4.4相关实体类型(TypeOfTheRelatedEntity)4.5关系定义(RelationshipDefinition)4.6关系时间(RelationshipTime)7.1.5长期保存实体（PreservationEntity）5.1签名信息（SignatureInfo）5.2锁定签名信息(LockSignatureInfo)5.3编码（Encoding）7.2电子文件元数据总体框架表序号元素集元素元素标识限定元素限定元素标识11文件实体RecordEntity1.1文件层级RecordCategory21.2文件标识RecordIdentifier1.2.1文件标识码RecordIdentifier31.2.2文件编号RecordNumber41.3文件题名RecordTitle1.3.1正题名RecordTitle51.3.2并列题名AlternativeTitle61.3.3副题名AnnotationTitle71.3.4缩略题名AbbreviatedTitle81.4文件分类RecordClassification1.4.1职能分类FunctionClassification91.4.2主题分类SubjectClassification101.5文件主题RecordSubject1.5.1主题词或关键词Subject/Keyword111.5.2次关键词SecondLevelKeyword121.5.3第三关键词ThirdLevelkeyword131.6文件摘要RecordAbstract141.7文件日RecordDate1.7.1创建日期CreationDate6期151.7.2登记日期RegistrationDate161.7.3传输日期TransferingDate171.8文件语种RecordLanguageType181.9文件种类RecordForm191.10文件覆盖范围RecordCoverage1.10.1覆盖时间CoveragePeriod201.10.2覆盖区域CoverageArea211.11文件技术环境RecordTechnicalEnvironment.1.11.1媒体格式MediaFormat221.11.2数据格式DataFormat231.11.3载体类型MediumType241.11.4扩展名Extent251.11.5原始创建环境OriginalCreatingEnvironment261.11.6载体到期时间MediumDueDate271.12文件位置RecordLocation1.12.1当前位置CurrentLocation281.12.2存储位置StoreLocation291.12.3存储日期LocationDate301.12.4存储说明StoreStatement311.13文件权限RecordRights1.13.1访问控制RecordAccess321.13.2使用条件RecordUseCondition331.13.3安全等级RecordSecurityClassification341.13.4存取警告RecordAccessCaveat351.13.5存取说明RecordAccessStatement361.13.6存取时间RecordAccessDate371.13.7到期时间RecordDueDate381.14文件处置RecordDisposal1.14.1处置授权DisposalAuthorisation391.14.2处置内容DisposalSentence401.14.3处置状态DisposalStatus411.14.4处置日期DisposalDate421.14.5处置说明DisposalStatement431.15文件管理历史RecordMangementHistory1.15.1事件标识EventIdentifier441.15.2事件类型EventHistoryType451.15.3事件描述EventHistoryDefinition461.15.4事件实施日期EventHistoryDate472责任者实体AgentEntity2.1责任者层级AgentCategory482.2责任者标识AgentIdentifier2.2.1责任者标识码AgentIdentifier492.2.2责任者数字签名DigitalSignature502.3责任者描述AgentDescription2.3.1责任者名称AgentTitle512.3.2责任者简称AbbreviatedName522.3.3责任者职责范围AgentDomain532.3.4责任者办公地址AgentBusinessAddress542.3.5责任者联系地址AgentContactAddress552.3.6责任者建立日期AgentCommencementDate562.3.7责任者撤销日期AgentCessationDate572.3.8责任者行为日期AgentOperationalPeriodDate582.4责任者权限AgentRights2.4.1责任者存取安全等级AgentAccessSecurityClassification592.4.2责任者存取警告AgentCaveat602.4.3文件保管许可RecordkeepingPermissions612.4.4责任者存取说明AgentAccessStatement7622.4.5责任者存取生效日期AgentDeterminationDate632.4.6责任者存取到期日期AgentReviewDueDate642.5责任者行为历史AgentActivityHistory2.5.1责任者行为标识AgentActivityIdentifier652.5.2责任者行为类型AgentActivityType662.5.3责任者行为定义AgentActivityDefinition672.5.4责任者行为日期AgentActivityDate683业务实体FunctionEntity3.1业务层级FunctionCategory693.2业务标识FunctionIdentifier3.2业务标识码FunctionIdentifier703.3业务法规依据FunctionMandate3.3.1业务法规类型FunctionMandateType713.3.2业务法规题名FunctionMandateTitle723.3.3业务法规标识FunctionMandateIdentifier733.3.4业务法规描述FunctionMandateDescription743.3.5业务法规有效日期FunctionMandateValidDate753.3.6业务法规赋予权限FunctionMandateJurisdiction763.4业务描述FunctionDescription3.4.1业务范围FunctionActivityArea773.4.2业务名称FunctionTitle783.4.3业务说明FunctionStatement793.4.4业务执行日期FunctionExecutiveDate803.4.5业务完成日期FunctionCompletedDate813.4.6业务失效时间FunctionInvalidDate823.5业务权限FunctionRights3.5.1业务存取安全等级FunctionAccessSecurityClassification833.5.2业务存取警告FunctionCaveat843.5.3业务使用条件FunctionUseCondition853.5.4业务存取说明FunctionAccessStatement863.5.5业务存取生效日期FunctionDeterminationDate873.5.6业务存取到期日期FunctionReviewDueDate883.6业务处理过程FunctionHistory3.6.1业务处理标识FunctionEventIdentifier893.6.2业务处理类型FunctionEventType903.6.3业务处理定义FunctionEventDefinition913.6.4业务处理日期FunctionEventDate924关系实体RelationEntity4.1关系实体标识RelationEntityIdentifier934.2关系实体类型RelationEntityClassification944.3相关实体标识IdentifierOfTheRelatedEntity954.4相关实体类型TpyeOfTheRelatedEntity964.5关系定义RelationshipDefinition974.6关系时间RelationshipTime985保存实体PreservationEntity5.1签名信息SignatureInfo5.1.1签名格式描述SignatureFormatDescription995.1.2签名算法SignatureAlgorithm1005.1.3签名日期SignatureDate1015.1.4签名者Signer1025.1.5签名Signature1035.1.6证书链SignatureBlock81045.2锁定签名信息LockSignatureInfo5.2.1锁定签名格式描述LockSignatureFormatDescription1055.2.2锁定签名算法LockSignatureAlgorithm1065.2.3锁定签名日期LockSignatureDate1075.2.4锁定签名者LockSigner1085.2.5锁定签名LockSignature1095.2.6锁定证书链LockSignatureBlock1105.3编码Encoding5.3.1编码文件格式RenderingText1115.3.2当前编码关键词RenderingKeyWord1125.3.3文件编码RecordEncoding7.3电子文件元数据模块元素及应用层次对应表7.3.1文件实体（RecordEntity）模块名称元素组成应用层次文件实体层级1.1文件层级（RecordCategory）文件，文件组合(案卷)，类别（系列），全宗，全宗群文件标识1.2文件标识（RecordIdentifier）1.2.1文件标识（RecordIdentifier）1.2.2文件编号（RecordNumber）文件，文件组合(案卷)，类别（系列），全宗同上文件文件描述1.3文件题名（RecordTitle）1.3.1正题名（RecordTitle）1.3.2并列题名（AlternativeTitle）1.3.3副题名（AnnotationTitle）1.3.4缩略题名（AbbreviatedTitle）1.4文件分类（RecordClassification）1.4.1职能分类（FunctionClassification）1.4.2主题分类（SubjectClassification）1.5文件主题（RecordSubject）1.5.1主题词或关键词(SubjectorKeyword)1.5.2次关键词(SecondLevelKeyword)1.5.3第三关键词(ThirdLevelkeyword)1.6文件摘要（RecordAbstract）1.7文件日期（RecordDate）1.7.1创建日期(CreationDate)1.7.2登记日期(RegistrationDate)1.7.3传输日期(TransferingDate)1.8文件语种（RecordLanguageType）1.9文件种类（RecordForm）1.10文件覆盖范围（RecordCoverage）1.10.1覆盖时间(CoveragePeriod)1.10.2覆盖区域(CoverageArea)文件，文件组合(案卷)，类别（系列），全宗文件,文件组合(案卷)文件，文件组合(案卷)文件，文件组合(案卷)，类别，全宗文件，文件组合(案卷)，类别，全宗文件文件文件文件91.11文件技术环境（RecordTechnicalEnvironment）1.11.1媒体格式（MediaFormat）1.11.2数据格式（DataFormat）1.11.3载体类型（MediumType）1.11.4扩展名(Extent)1.11.5原始创建环境(OriginalCreatingEnvironment）1.11.6载体到期日期（MediumDueDate）1.12文件位置（RecordLocation）1.12.1当前位置（CurrentLocation）1.12.2存储位置（StoreLocation）1.12.3存储日期（LocationDate）1.14.3存储说明（StoreStatement）文件文件文件文件文件文件文件，文件组合(案卷)，类别，全宗同上同上同上同上文件权限1.13文件权限（RecordRights）1.13.1访问控制（RecordAccess）1.13.2使用条件（RecordUseConditions）1.13.3安全等级（RecordSecurityClassification）1.13.4存取警告（RecordAccessCaveat）1.13.5存取说明（RecordAccessStatement）1.13.6存取时间（RecordAccessDate）1.13.7到期时间（RecordDueDate）参见文件权限结构型数据定义文件，文件组合(案卷)，类别，全宗文件处置1.14文件处置（RecordDisposal）1.14.1处置状态（PreservationTerm）参见处置结构型数据定义文件，文件组合(案卷)文件管理历史1.15文件管理历史（RecordManagementHistory）1.15.1事件标识（EventIdentifier）参见文件管理历史结构型数据定义文件，文件组合（案卷）7.3.2责任者实体（AgentEntity）模块名称元素组成应用层次责任者层级2.1责任者层级(AgentCategory)个人，工作组，机构，组织责任者标识2.2责任者标识（AgentIdentifier）2.2.1责任者标识码（AgentIdentifier）2.2.2责任者数字签名(AgentDigitalSignature)个人，工作组，机构，组织责任者描述2.3责任者描述(AgentDescription）2.3.1责任者名称（AgentTitle）参见责任者描述结构型数据定义个人，工作组，机构，组织个人，工作组，机构，组织责任者权限2.4责任者权限（AgentRights）个人，工作组，机构，组织102.4.1责任者存取安全等级（AgentAccessSecurityClassification）参见责任者权限结构型数据定义责任者行为历史2.5责任者行为历史（AgentActivityHistory）2.5.1责任者行为标识（AgentActivityIdentifier）参见责任者行为历史结构型数据定义个人，工作组，机构，组织7.3.3业务实体（FunctionEntity）模块名称元素组成应用层次业务层级3.1业务层级（FunctionCategory）事务、活动、职能、外部职能业务标识3.2业务标识码（FunctionIdentifier）事务、活动、职能、外部职能法规依据3.3业务法规依据（FunctionMandate）3.3.1法规类型(FunctionMandateType)参见业务法规依据结构型数据定义事务、活动、职能、外部职能业务描述3.4.1业务范围(FunctionActivityArea)3.4.2业务名称（FunctionTitle）参见业务描述结构型数据定义事务、活动、职能、外部职能业务权限3.5业务权限（FunctionRights）3.5.1业务存取安全等级（FunctionAccessSecurityClassification）参见业务权限结构型数据定义事务、活动、职能、外部职能业务处理过程3.6业务处理过程（FunctionHistory）3.6.1业务处理（FunctionEventIdentifier）参见业务处理过程结构型数据定义事务、活动、职能、外部职能7.3.4关系实体（RelationEntity）模块名称元素组成应用层次关系描述4.1关系实体标识(RelationEntityIdentifier)参见关系描述结构型数据定义7.3.5长期保存实体（PreservationEntity）模块名称元素组成签名信息5.1签名信息（SignatureInfo）5.2锁定签名信息(LockSignatureInfo)编码5.3编码（Encoding）118.电子文件元数据元素定义方法本标准对元数据的定义采用国际标准ISO11179-3：2003《信息技术--元数据元素的规范与标准化》和国际上元数据开发应用的最佳实践来完成。元数据元素的语义构成采用11个属性来描述：元素名称元素描述定义对元素概念与内涵的说明用途表明元素的作用必备性说明元素必选、可选、条件必选可重复性说明元素是否可以重复出现取值范围元素取值的允许范围，有可能从编码体系中获取适用性元素适用范围限定元素对现有的元素语义进行细化或者限定默认值一般情况下元素的取值使用条件使用该元素需满足的条件来源元素取值信息来源注释对元素的补充说明9.电子文件元数据元素定义及描述9.1文件实体RecordEntity定义在处理公务或事务过程中，由团体或个人形成或接收和保存的任何形式或载体的记录信息。可以是单份文件，例如Word文档、电子表格、Web页面、图像、视频、E-mal；也可以是一组文件的集合，例如文件组合(案卷)、类别(系列)、全宗、全宗群体。用途便于识别文件便于了解文件的基本状况、管理过程便于信息发现便于利用时给予限制。必备性必选可重复性不可重复取值范围适用性文件实体限定元素限定元素名称类型必备性可重复性1.1文件层级必选不可重复1.2文件标识字符型必选不可重复1.3文件题名字符型必选可重复1.4文件分类字符型可选可重复1.5文件主题字符型必选可重复1.6文件摘要字符型可选可重复1.7文件日期日期型必选可重复1.8文件语种枚举型可选可重复1.9文件种类枚举型可选不可重复1.10文件覆盖范围字符型可选可重复121.11文件技术环境结构型必选可重复1.12文件存储位置结构型必选不可重复1.13文件权限结构型必选可重复1.14文件处置结构型必选可重复1.15文件管理历史结构型必选可重复默认值单个文件实体的基本信息来源文件实体信息可来源于文件运动的各个阶段，大部分信息来源文件形成系统。注释文件实体编号、文件实体稿本、文件实体格式对单份文件起作用，对于文件集合（如案卷、类别、全宗）不起作用。9.1.1文件层级RecordCategory定义文件或文件集合的种类和级别。用途1．对文件进行分类；2．帮助理解所描述的文件种类；3．便于利用给予限制在文件某一特定集合层面。必备性必选可重复性不可重复取值范围文件分类表适用性适用于文件实体各层级默认值文件、文件组合（案卷）使用条件无来源文件层级可从文件分类表中选择。文件层级包括：\uf0d8单份文件：例如，一份文件、一份附件、一张照片、一封邮件；\uf0d8成组文件和文件组合：如文件组合（案卷）、类别（系列）、全宗；\uf0d8整个文件系统。注释文件层级的选用，取决于组织机构的需求。文件系统应该设计成具有在任何层级上捕获元数据的功能，以便于与组织机构的需求相适应。9.1.2文件标识RecordIdentifier定义在特定范围内给予文件的明确、唯一的标识。13用途标识一份文件或文件集合；确保文件可查找；方便文件的使用；为文件提供一个标识；与其它相关的元素和实体建立链接。必备性必选可重复性不可重复取值范围参照相关标准规范；系统生成。适用性适用于文件实体各种类型限定元素限定元素名称取值范围必备性可重复性1.2.1文件标识码必选不可重复1.2.2文件编号文件制发过程中由制发机关，团体或个人赋予文件的顺序号。可选不可重复默认值无使用条件无来源文件实体创建时由系统自动生成。著录细则如果文件实体用以描述单份文件，则著录文件标识号，如文件ID号、电子文档号、档号等。档号根据不同文件类别及整理方法有不同的编制规则，如科技档案号为：（全宗号－类别（系列）号－案卷号－件号）；文书档案号为：（全宗号—年度—保管期限—件号）。如果文件实体用以描述文件组合（案卷），则著录文件案卷号及所属类别（系列）号、全宗号；如果文件实体用以描述系列，则著录系列号及所属全宗号；如果文件实体用以描述全宗，则著录全宗号。注释描述单份文件或文件集合的代码，在系统中都应具有唯一性。9.1.3文件题名RecordTitle定义由创建者给予文件实体的正式公开名称，一般可以表达文件中心内容和形式特征，包括正题名、副题名、并列题名及（或）缩略题名。用途帮助识别和区别文件方便检索或获取文件必备性必选可重复性可重复取值范围给文件加注标题，或从关键词获取当地机构特定系统/机构特定辞典适用性适用于文件实体各种类型限定元素限定元素名称取值范围必备性可重复性1.3.1正题名关键词或自然描述语言机构特定辞典必选可重复1.3.2并列题名关键词或自然描述语言机构特定辞典可选可重复141.3.3副题名关键词或自然描述语言机构特定辞典可选可重复1.3.4缩略题名关键词或自然描述语言机构特定辞典可选可重复默认值无使用条件若使用关键词或机构特定辞典，标注题名时可获得自动提示。来源主要由创建者或处理人员定义，可从其它题名中获取。著录细则如果文件实体用以描述单个文件，则著录为文件题名；如果文件实体用以描述文件组合（案卷），则著录文件组合（案卷）名称；如果文件实体用以描述类别（系列），则著录类别（系列）名称；如果文件实体用以描述全宗，则著录全宗名称注释一般在文书处理过程中由创建者或处理人员手工著录；也有部分在档案管理过程中得到著录。9.1.4文件分类RecordClassification定义依据分类体系中所规定的逻辑结构、方法和程序规则按照类目对业务活动或文件进行的系统标识和整理。用途关联文件与业务功能对文件进行业务分类方便判断便于用户权限分配，确保存取控制安全为业务实施提供依据。必备性必选可重复性可重复取值范围机构或行业文件/档案实体分类方案，如高等院校档案实体分类方案、XX局档案分类方案。适用性适用于文件实体各种类型限定元素限定元素名称取值范围必备性可重复性1.4.1职能分类参照相关标准规范必选可重复1.4.2主题分类参照相关标准规范可选可重复默认值无使用条件无来源可从相关标准规范获取。注释159.1.5文件主题RecordSubject定义用以表达文件主题内容的规范化词或词组。关键词是在标引和检索中取自文件题名或正文用以表达文件主题并具有检索意思的词或词组。用途简略概括文件内容主题并便于检索利用；便于按主题进行文件组合。必备性必选可重复性可重复取值范围主题词编码表或自由文本。如：《公文主题词表》、《档案主题词表》、《中国档案分类表》适用性仅限于文件和文件组合（案卷）主题词的描述，描述系列和全宗时不可选。限定元素限定元素名称取值范围必备性可重复性1.5.1主题词或关键词主题词编码表或自由文本必选可重复1.5.2次关键词主题词编码表或自由文本可选可重复1.5.3第三关键词主题词编码表或自由文本可选可重复默认值无使用条件无来源在创建或处理文件实体时产生。著录细则由文件创建者或处理人员手工著录，或根据主题词表选择著录。注释主题词建议选择相关的编码体系，例如档案主题词表（CCS）、中国档案分类表（CAC）。如果选择编码体系中的主题词或分类号，则必须在属性中标明编码体系名称。关键词则是没有经过规范的词或词组。9.1.6文件摘要RecordAbstract定义对文件或文件组合内容的摘录、解释、附录及说明，能够反映主题内容、重要数据(包括技术参数等)。用途便于对文件的了解、检索和利用。必备性可选可重复性可重复取值范围适用性适用于文件实体的所有类型默认值无使用条件无来源在文件实体生成时由处理人员著录，或由档案管理人员著录。著录细则需要文件创建者或处理人员手工著录。16如果文件用以描述单个文件，则著录为文件提要；如果文件用以描述文件组合（案卷），则著录案卷描述信息；如果文件用以描述类别（系列），则著录类别（系列）说明；如果文件用以描述全宗，则著录全宗指南；注释扼要介绍文件内容要点，指出文件的价值、特点、可靠程度等。要求评述中肯、文字简洁，不是文件题名的简单重复。9.1.7文件日期RecordDate定义文件生命周期某一事件相关的时间。用途提供对创立、登记和处理行为的系统确认。提供文件真实性的证明。限制或帮助对文件的获取。提供对文件适当和可靠的管理。必备性必选可重复性可重复取值范围ISO8601适用性适用于文件实体所有类型。限定元素限定元素名称取值范围必备性可重复性1.7.1创建日期ISO8601必选不可重复1.7.2登记日期ISO8601必选不可重复1.7.3传输日期ISO8601可选可重复默认值创建日期：文件创建时系统日期/时间登记日期：文件登记时系统日期/时间使用条件当文件实体为文件时，属性Type的值可以为创建日期、登记日期、传输日期、归档日期；当文件实体为案卷时，属性Type的值可以为创建日期、归档日期；当文件实体为系列或全宗时，属性Type的值只为创建日期。来源来源于文件实体创建、登记、传输与归档过程。多数情况下，文件时间元数据是由系统生成。注释9.1.8文件语种RecordLanguageType定义表达文件内容的语言种类。用途便于查询和检索；缩小检索范围；便于机构使用国外原始资料。必备性可选可重复性可重复取值范围语种编码规则[ISO639-2，RFC3066，RFC1766]适用性文件以及某些语种一致的案卷，可利用此元素。17默认值中文CHI使用条件无来源需要在文书处理过程中由文件创建者或处理人员手工著录。注释无9.1.9文件种类RecordForm定义具有不同特征和表现形式的文件类别。用途便于搜索和获取某一特定文件加强管理策略便于理解或阐述文件提供关于文件的用途和背景的附加信息。必备性可选可重复性不可重复取值范围文件：【如通知、决定、命令、函、请示、报告、合同、报表、帐册、会计凭证等】全宗：【主体全宗，客体全宗】适用性适用于文件、全宗默认值无使用条件无来源在文件生成时由处理人员著录，或由档案管理人员著录注释机构可根据业务要求而添加赋值。文种在机构中的使用常以模板的形式出现。9.1.10文件覆盖范围RecordCoverage定义文件内容所涉及的空间与时间范围。用途提供背景信息，便于检索。必备性可选可重复性可重复取值范围覆盖区域：依据国家相关标准规范覆盖时间：ISO8601适用性适用于文件实体的所有类型限定元素限定元素名称取值范围必备性可重复性1.10.1覆盖时间ISO8601可选可重复1.10.2覆盖区域国家相关标准规范可选可重复默认值无使用条件无来源在文件实体生成时由处理人员著录，或由档案管理人员著录18著录细则1、如果文件实体为文件时，覆盖时间著录文件内容所涉及到的时间范围；覆盖区域著录文件内容所涉及到的地理范围；2、如果文件实体为案卷时，覆盖时间著录案卷的起始时间范围；覆盖区域著录案卷所所涉及的地理范围；3、如果文件实体为系列时，覆盖时间著录系列的起始时间范围；覆盖区域著录系列所所涉及的地理范围；4、如果文件实体为全宗时，覆盖时间著录全宗的起始时间范围；覆盖区域著录全宗所所涉及到地理范围；注释建议采用由Dublincore定义的时期和地理名称辞典编码体系。9.1.11文件技术环境RecordTechnicalEnvironment定义文件或者文件集合的载体、数据格式、扩展名以及物理形态。用途有助于文件长期管理；提供文件格式、存储介质、物理大小、存储空间信息；便于查询与检索；有助于对特殊格式的文件提出的技术管理要求。必备性必选可重复性不可重复取值范围依据国家相关标准规范适用性适用于文件。限定元素限定元素名称取值范围必备性可重复性1.12.1媒体格式依据国家相关标准规范必选不可重复1.12.2数据格式依据国家相关标准规范必选不可重复1.12.3载体类型依据国家相关标准规范必选不可重复1.12.4扩展名必选不可重复1.12.5原始创建环境ISO8601可选不可重复1.12.6载体到期时间ISO8601可选不可重复默认值使用条件当文件格式转换或文件迁移到新的存储介质时，限定元素应更新。原来的数据在文件管理历史记录。来源来源于产生、处理电子文件的原始信息系统。文件格式应由计算机系统在文件生成时自动生成。注释扩展名表示文件的格式。如DBF格式：.dbf；Excel格式：.xls；xml格式：.xml199.1.12文件位置RecordLocation定义文件或文件集合的物理或虚拟位置。用途便于查询与检索；便于利用文件；授权行政部门记录文件实体存储位置；有助于机构确定文件存储于适当位置。必备性必选可重复性不可重复取值范围适用性适用于文件实体所有层级限定元素限定元素名称取值范围必备性可重复性1.13.1当前位置机构/授权定义方案保管机构/授权定义方案必选不可重复1.13.2存储位置必选不可重复1.13.3存储日期ISO8601必选不可重复1.13.4存储说明必选不可重复默认值当前存储位置使用条件来源来源于形成机构、档案管理部门的应用系统。对于文件实体：用户自定义对于电子文件：\uf0d8在线：文件路径\uf0d8离线：物理位置著录细则1、如果文件实体用以描述文件，则著录为文件的存储位置；2、如果文件实体用以描述案卷，则著录案卷的存储位置；3、如果文件实体用以描述系列，则著录系列的存储位置；4、如果文件实体用以描述全宗，则著录全宗的存储位置；5、当位置类型为当前位置时，按机构/授权定义方案著录存储位置、存储说明和存储日期。当位置类型为存储位置时，按保管机构/授权定义方案著录存储位置、存储说明和存储日期。注释无9.1.13文件权限RecordRights定义有关文件资源本身所拥有的或被赋予的权利信息。用途管理或限制文件存取；正确识别和管理文件存取安全；严格管理用户文件存取；防止文件未经授权存取。必备性必选20可重复性可重复取值范围相关标准规范访问权方案安全等级方案告诫方案适用性适用于文件实体所有层级限定元素限定元素名称取值范围必备性可重复性1.11.1访问权限访问权方案必选不可重复1.11.2使用条件访问权方案可选可重复1.11.3安全等级安全等级方案必选不可重复1.11.4存取警告告诫方案可选不可重复1.11.5存取说明访问权方案可选可重复1.11.6存取时间ISO8601必选可重复1.11.7到期时间ISO8601可选可重复默认值无使用条件访问权决定文件和文件集合的存取。文件集合中单份文件的最高访问权限决定文件集合的访问权。安全级别描述文件的访问的级别。告诫限制未授权的文件获取。使用条件应描述文件有效利用的条件。访问说明描述访问制度的制定依据，或说明未经授权使用文件的惩罚。访问权生效时间记录某一特定存取权制度施行的日期。到期日期记录存取权发生变化的日期，对到期解密的文件自动标识安全级别。来源文件访问存取元素可通过文件种类中获取，也可从较低层级的集合体中获取。注释此元素的内容反映了文件存取安全等级、存取警告、使用条件等当前状况。更改前的安全等级、存取警告、使用条件应在文件管理历史元素记录。9.1.14文件处置RecordDisposal定义文件控制或授权鉴定处置的政策和条件的信息。关于当前鉴定处置文件的权力机构和行为的信息。用途便于文件的处置或保管；提供处置活动的证据；提供处置政策的依据；便于对于特殊处置类型或保管期限的文件进行查询与检索。必备性必选可重复性可重复取值范围相关标准规范档案分类方案、保管期限表、文件密级表ISO8601日期/时间值适用性适用于文件和文件组合（案卷）。限定元素限定元素名称取值范围必备性可重复性211.14.1处置授权相关标准规范必选可重复1.14.2处置内容相关标准规范必选可重复1.14.3处置状态相关标准规范必选不可重复1.14.4处置日期ISO8601必选不可重复1.14.5处置说明相关标准规范必选不可重复默认值无使用条件只有相应授权人员有权对文件进行处置。来源处置计划在文件归档后由系统自动生成。日期/时间值参照ISO8601著录细则当文件实体为文件时，处置内容为著录文件的保管期限、密级和处置计划；当文件实体为案卷时，处置内容为著录案卷的保管期限、密级和处置计划。注释9.1.15文件管理历史RecordManagementHistory定义记录和描述文件或文件集合的存储、检索、处置、保护、恢复、销毁、控制等与文件实体管理相关的过去、目前、未来的活动记录（全宗范围及沿革）。用途提供文件管理和控制活动的一组记录。提供文件活动和文件管理人员操作的事实依据。提供文件管理活动可视及可审计的记录。必备性必选可重复性可重复取值范围适用性适用于文件实体所有层级。限定元素限定元素名称取值范围必备性可重复性1.15.1事件标识必选可重复1.15.2事件类型必选可重复1.15.3事件描述必选可重复1.15.4事件实施日期ISO8601必选可重复默认值管理实施日期——系统的当前日期使用条件来源文件管理历史元数据可从系统审计记录中自动被捕获，包括管理标识，实施日期和责任者。注释文件管理事件主要指文件或文件组合的归档、存储、编目、编研、检索、利用、处置、保护、恢复、销毁和控制等；伴随着文件管理活动而逐渐累积，并非在文件形成时产生。229.2责任者实体AgentEntity定义标识文件及业务活动所属责任者的基本信息，这里的责任者涵义包含个人、工作组、机构和组织等。用途对机构进行分类便于了解机构在某一特定集合面对利用给予限制识别外部授权者必备性必选可重复性可重复取值范围组织、机构、工作组或个体分类方案外部机构分类方案适用性适用于责任者实体的所有类型限定元素限定元素名称取值范围必备性可重复性2.1责任者层级必选可重复2.2责任者标识必选可重复2.3责任者描述必选可重复2.4责任者权限必选可重复2.5责任者行为历史必选可重复利用条件默认值形成机构的基本信息来源机构信息可来源于文件运动的各个阶段著录细则注释责任者访问控制元素不能独立存在，它只对机构实体集合起作用，不建议在XML文档中出现。9.2.1责任者层级AgentCategory定义责任者业务活动或职能类型。用途对责任者进行分类便于了解责任者便于限制对特殊层级的查询利用识别外部责任者必备性必选可重复性可重复取值范围相关标准规范适用性适用于责任者所有层级默认值无使用条件责任者层级的选用，取决于责任者的需求。著录所著录单位的级别。来源注释239.2.2责任者标识AgentIdentifier定义在特定范围内给予文件责任者的明确、唯一标识。用途责任者的唯一识别提供责任者描述信息提供与责任者描述信息的连接必备性必选可重复性可重复取值范围此元素一般不独立使用，应和责任者实体的其他元素一起使用。适用性适用于所有层级。限定元素限定元素名称取值范围必备性可重复性2.2.1责任者标识码必选不可重复2.2.2责任者数字签名可选不可重复默认值使用条件来源机构标识应在系统增加机构时自动生成。责任者标识、数字签名可能来源于其他系统。注释9.2.3责任者描述AgentDescription定义对文件责任者基本情况描述。用途支持识别和区分不同的责任者；提供责任者特定日期；通过具体日期增加可靠性和依据价值；便于责任者相关信息的查询与利用。必备性必选可重复性可重复取值范围适用性适用于所有层级限定元素限定元素名称取值范围必备性可重复性2.3.1责任者名称必选可重复2.3.2责任者简称可选可重复2.3.3责任者职责范围可选不可重复2.3.4责任者办公地址可选可重复2.3.5责任者联系地址可选可重复2.3.6责任者成立日期必选可重复2.3.7责任者撤销日期必选可重复2.3.8责任者行为日期可选可重复默认值注释249.2.4责任者权限AgentRights定义提供责任者信息，赋予其利用信息的权限。用途提供或限制相关工作人员或公众对档案信息的存取。对密级文件的利用予以授权。监督并严格管理特殊部门或行业的存取权利。机构业务操作中的密级文件须遵循国家档案法。必备性必选可重复性可重复取值范围日期：ISO8601适用性适用所有集合层级限定元素限定元素名称取值范围必备性可重复性2.4.1责任者存取安全等级可选可重复2.4.2责任者存取警告必选可重复2.4.3文件保管许可可选可重复2.4.4责任者存取说明可选可重复2.4.5责任者存取生效日期ISO8601必选可重复2.4.6责任者存取到期日期ISO8601可选可重复默认值使用条件来源“责任者存取安全等级”、“存取警告”可能来源于其他系统。“文件保管许可”在系统建立时或当用户注册时由系统管理员设置。注释责任者权限对文件、业务实体信息的利用至关重要，而权限控制的实现则需要通过计算机系统来实现。通常而言，该元素不适宜出现在XML文件当中。“责任者权限”只记录当前信息。历史信息记录于“责任者活动历史”元数据。9.2.5责任者行为历史AgentActivityHistory定义记述责任者过去、现在、将来的相关活动（行政管理沿革/生平传记）。用途记录责任者管理和活动历史日志；记录与责任者活动相关的日期/时间；便于查询或检索责任者信息或某些特定信息的检索或获取。必备性必选可重复性可重复取值范围适用性适用于责任者所有层级。限定元素限定元素名称取值范围必备性可重复性2.5.1行为标识必选可重复2.5.2行为类型必选可重复2.5.3行为定义必选可重复2.5.4行为日期ISO8601必选可重复25默认值使用条件“责任者行为历史”同限定元素一起使用。来源相关元数据可从系统审计日志中自动获取，包括活动ID，执行日期。注释9.3业务实体FunctionEntity定义业务是指人们为处理各种事务而进行的活动。它同时也是在特定的法制、行政环境中形成和处理文件的过程，是产生形成文件的源泉。业务实体是用于描述在业务活动过程中形成的相关信息的元素集。用途著录产生形成文件的业务活动背景，即法制、行政环境和来源信息，以及与形成处理文件过程紧密相联的业务活动全过程。限定检索在某一业务特定集合层面必备性必选可重复性不可重复取值范围适用性业务实体限定元素限定元素名称取值范围必备性可重复性3.1业务层级相关规范必选不可重复3.2业务标识必选可重复3.3业务法规依据可选可重复3.4业务描述必选可重复3.5业务权限必选可重复3.6业务处理过程必选可重复使用条件业务所属全宗，即全宗号的取值，参见档案部门提供的全宗表；业务职能，即系列号的取值，参见档案部门提供的全宗内分类方案；业务标识，即案卷号的编码规则应参照档案部门提供的案卷编码规则；默认值-来源业务处理活动著录细则在业务建立、处理过程中著录。注释人们处理业务的活动可以划分成一定的层级。第一层是具有相对独立性的业务活动过程，它构成了文件的“项目或者机构来源”，亦即文件的全宗级来源；第二层是立档单位内各部门的职能活动（或大型项目下的子项目业务活动），构成了文件系列级的来源；最微观层次是处理每一项具体事务的业务活动，是在该项业务活动中形成的所有文件的源泉，即案卷级来源。故可分别以全宗号、系列号和案卷号标识相应的业务活动层级。9.3.1业务层级FunctionCategory定义业务种类和业务类型。26用途对业务进行分类；便于理解所述业务；限定在特殊集合查询业务类型。必备性必选可重复性不可重复.取值范围相关标准规范适用性适用于所有业务层级。默认值无使用条件调用业务实体或者执行业务活动时使用“业务层级”元数据。来源注释9.3.2业务标识FunctionIdentifier定义业务行为、活动、事务处理的唯一标识符用途业务的唯一标识；提供业务描述信息；提供与业务描述信息的连接。必备性必选.可重复的可重复.取值范围适用性适用于所有层级。默认值无使用条件无来源注释9.3.3业务法规依据FunctionMandate定义记述以下信息：提供业务、业务活动或事务相关管理法规；提供档案管理法规；提供特殊法规的生效日期；提供法规实施的日期及与此法规有关的其它法律依据。用途关联活动与特殊业务；提供相关的法律、法规和标准依据；提供特定日期法律依据。必备性可选可重复性可重复取值范围相关标准规范适用性适用于所有层级。27限定元素限定元素名称取值范围必备性可重复性3.3.1业务法规类型必选可重复3.3.2业务法规题名必选可重复3.3.3业务法规标识可选可重复3.3.4业务法规描述可选可重复3.3.5业务法规有效日期[ISO8601]可选可重复3.3.6业务法规赋予权限可选可重复默认值无使用条件“业务法规依据”元素不可独立使用，应与“业务法规类型”和“业务法规题名”一起使用。“业务法规类型”指法规依据的范围及种类。“业务法规题名”指包含相关业务、机构、文件及文件保管要求的法规名称。“业务法规标识”指法规依据的唯一标识。“业务法规描述”指法规依据的描述信息。“业务法规有效日期”指法规依据生效的日期。“业务法规赋予权限”指法规依据的使用范围或可执行的特殊业务范围。来源相关的标准规范注释9.3.4业务描述FunctionDescription定义描述业务、行为、事务处理的名称及范围；业务活动执行、完成、失效日期。用途有助于识别不同业务；便于业务相关信息的查询与利用。必备性必选可重复性可重复取值范围ISO8601适用性适用于所有层级限定元素限定元素名称取值范围必备性可重复性3.4.1业务范围3.4.2业务名称3.4.3业务说明3.4.4业务执行日期ISO8601必选不可重复3.4.5业务完成日期ISO8601必选不可重复3.4.6业务失效时间ISO8601必选可重复默认值无使用条件“业务日期”与业务限定元素一起使用。来源“业务日期/时间”应在进行业务活动时由系统生成。注释289.3.5业务权限FunctionRights定义提供业务信息，赋于其利用信息的权限。用途提供或限制责任者对文件信息的存取活动；便于业务的管理；对密级文件的利用予以授权。必备性必选可重复性可重复取值范围ISO8601适用性适用所有集合层级限定元素限定元素名称取值范围必备性可重复性3.5.1业务存取安全等级必选不可重复3.5.2业务存取警告可选可重复3.5.3业务使用条件可选可重复3.5.4业务存取说明可选可重复3.5.5业务存取生效日期ISO8601必选可重复3.5.6业务存取到期日期ISO8601可选可重复默认值无来源注释“业务存取信息”是由用户定义的，由系统管理员设置。9.3.6业务处理过程FunctionHistory定义记述与业务活动相关的过去、现在、将来的活动信息。用途提供管理和控制活动的历史管理信息；提供业务变化过程审计信息；详细记录业务活动过程，保证文件的真实性。必备性必选可重复性可重复取值范围无适用性适用于所有层级限定元素限定元素名称取值范围必备性可重复性3.6.1业务处理标识必选可重复3.6.2业务处理类型必选可重复3.6.3业务处理定义必选可重复3.6.4业务处理日期ISO8601必选可重复默认值业务执行日期：可记录系统日期使用条件29来源多数元数据能从系统审计日志中自动获取，包括业务处理标识，执行日期。注释9.4关系实体RelationEntity定义描述文件、责任者、业务等实体自身、相互关系及这种关系的背景信息实体。用途必备性可选可重复性可重复取值范围适用性适用机构实体、文件实体、业务实体限定元素限定元素名称取值范围必备性可重复性4.1关系实体标识字符型必选不可重复4.2关系实体类型关系定义术语表必选不可重复4.3相关实体标识字符型必选不可重复4.4相关实体类型关系定义术语表必选可重复4.5关系定义关系定义术语表必选可重复4.6关系日期ISO8601必选可重复默认值-使用条件-来源-注释-9.4.1关系实体标识RelationEntityIdentifier定义关系实体的唯一标识。用途确定指定实体的唯一标识必备性必选可重复性不可重复取值范围无适用性适用于所有层级默认值无使用条件来源“关系实体标识”指正在处理的实体的标识，由系统生成。30注释9.4.2关系实体类型RelationEtityClassification定义关系实体的种类。用途确定正在处理的实体种类必备性必选可重复性不可重复取值范围无适用性适用于所有层级默认值无使用条件来源注释9.4.3相关实体标识IdentifierOfTheRelatedEntity定义指与正在处理的实体相关的实体标识用途确定与正在处理的实体相关的实体标识必备性必选可重复性不可重复取值范围无适用性适用于所有层级默认值使用条件来源“相关实体标识”指与正在处理的实体相关的实体标识，由系统生成。注释9.4.4相关实体类型TypeOfTheRelatedEntity定义指与正在处理的实体相关的实体类型用途确定与正在处理的实体相关的实体类型必备性必选可重复性可重复31取值范围适用性适用于所有层级默认值使用条件来源注释9.4.5关系定义RelationshipDefinition定义文件与文件、责任者和业务之间的关系。用途建立文件与文件、责任者和业务之间的关联关系；提供文件与其它文件、机构和业务之间关系的依据；根据相关联事件或关系建立关系链；将有关系的实体进行链接并形成组织机构业务流程图；便于理解及使用文件。必备性必选可重复性可重复取值范围无适用性适用于所有层级默认值无使用条件除了文件与文件，文件与其他信息来源的关系外，不适用于其他关系。相关文件与其他实体之间可能有多个关系。来源文件关系元数据通常从一文件管理系统中获取。注释是描述实体间联系的重要元素。9.4.6关系时间RelationshipTime定义指文件、责任者和业务之间关系发生的时间。用途提供关系发生的时间必备性必选可重复性可重复取值范围ISO8601适用性适用于所有层级默认值无使用条件来源注释329.5长期保存实体PreservationEntity9.5.1签名信息SignatureInfo定义提供对文件进行操作的相关人员数字认证信息并对其封装用途使活动与特定业务相关联。论证依从法律、法规和标准。提供特定法律依据。必备性必选可重复性不可重复取值范围适用性适用于所有层面。限定元素限定元素名称取值范围必备性可重复性5.1.1签名格式描述必选可重复5.1.2签名算法签名算法必选不可重复5.1.3签名日期[ISO8601]可选不可重复5.1.4签名者必选不可重复5.1.5签名必选不可重复5.1.6证书链可选可重复默认值使用条件此元素不可独立使用，应与其它必选元素联合使用。来源注释9.5.2锁定签名信息LockSignatureInfo定义对文件有关签名信息进行固化封装，以保证签名信息的真实及完整性。用途使活动与特定业务相关联。论证依从法律、法规和标准。提供特定法律依据。必备性必选可重复性不可重复取值范围适用性适用于所有层面。限定元素限定元素名称取值范围必备性可重复性5.2.1锁定签名格式描述必选可重复335.2.2锁定签名算法签名算法必选不可重复5.2.3锁定签名日期[ISO8601]可选可重复5.2.4锁定签名者必选不可重复5.2.5锁定签名必选不可重复5.2.6锁定证书链可选可重复默认值使用条件此元素不可独立使用，但应与责任者实体元素联合使用。来源注释9.5.3编码Encoding定义提供对文件内容进行编码转换算法的有关信息用途将各种格式文件转换为统一编码格式，方便利用；保留编码转换后的全文内容。必备性必选可重复性不可重复取值范围适用性适用于所有层面。限定元素限定元素名称取值范围必备性可重复性5.3.1编码文件格式必选不可重复5.3.2当前编码关键词5.3.3文件编码编码算法方案必选不可重复默认值使用条件此元素不可独立使用，但应与文件实体必选元素联合使用。来源注释“文件编码”指对文件内容进行编码转换的结果34附录A电子文件元数据标准应用指南1.制订目的本指南根据《电子文件元数据标准》的基本原则，结合电子文件信息资源的特点，参考元数据资源现状及现行规范制定。在基本元数据框架的基础上，提出电子文件元数据的应用规范和著录规则，以作为文件档案信息系统对其信息资源对象进行著录的依据，为制定各种专门电子文件信息资源的应用规范和著录规则提供指导和参考。2.适用范围所提出的基本规定，适用于各类机关团体、企事业单位及档案馆收藏的各类电子文件资源。本指南仅提供相关规定和指导性原则。各专门领域可根据专门信息资源的特点，对本规范进行补充、完善、细化、制定专门领域的元数据应用规范和著录规则。本著录规则所举的示例仅用于帮助理解元素的著录规则，并不形成完整的元数据记录。通常情况下，不必将示例的形式当作规定的著录形式。3.电子文件元数据语义、结构与语法规则一个完整的元数据体系可以作横向的分析与纵向的分析。从横向分，一个完整的元数据体系一般可分为描述型元数据、管理型元数据、结构型元数据和保存型元数据等。从纵向分，单一完整的元数据体系应该包括三部分内容：语义、结构与语法（句法）。语义指的是元数据元素的定义，如题名、日期元素的含义。结构描述了元数据各元素之间的相互关系，如上位类与下位类之间的关系，元数据元素与修饰词（元素限定词和编码体系）之间的关系。语法（句法）则规定了元数据体系是如何被表达与描述的，如是否采用XML（可扩展标记语言）或更进一步的RDF（资源描述框架，采用资源-属性-属性值的“主谓宾”结构，提供一种框架器，并通过XML定义了一套形式化的方法，为机器语义理解的结构基础）进行描述，或直接采用其他方式等。3.1电子文件元数据属性的提取电子文件元数据属性的提取是表征元数据元素语义构成部分及其关系过程。电子文件元数据属性提取应在对现有元数据规范进行广泛调研的基础上，选择现实可行的元数据方案或可直接引用的元素实体，分析每一个资源实体的属性及资源实体管理、描述、应用的功能需求，得出每个资源实体的元数据描述的属性需求，确定元素语义的明确定义。从互操作的角度，元数据元素应尽量采用规范中已有的元素以获得最大的语义兼容性，保证互操作。项目组在对元数据元素的选择及属性的提取方面充分借鉴了国际相关标准并结合中国国情进行分析、归纳、选择与确定。元数据元素语义结构的标准化有助于实现在不同空间、时间上各类用户及计算机对同一元数据元素语义理解的一致性，实现语义内容的互操作，从而有效地实现电子文件元数据描述电子文件的准确性，保证电子文件的真实性、可靠性、完整性和可利用性，保证电子文件的法律凭证价值。353.2电子文件元数据的结构元数据体系由一系列元素组成，元素之间的相互关系就形成了元数据的结构。元数据的结构与所描述及管理的资源对象的特性相关，也与元数据规范的设计思想与相关抽象模型相关。本标准采用了成熟的OAIS模型作为参考，提出的概念实体与元素之间呈现成树状的双层结构模型，其定义的功能框架和信息框架包括了描述、管理、结构、保存等所有元数据内容，是一个完整的框架模型，反映了电子文件元数据的结构情况。在核心集的基础上如需加以扩展，横向可增加其它元数据元素及本地元素，纵向可通过增加限定元素或修饰词的方法加以扩展。对于元素的值域也可通过结构化的描述方法来简化对其进行的扩展，来进一步明确值域的语义及提高互操作性。3.3电子文件元数据的语法规则元数据的语法（句法）是一个形式化描述的问题。即将元数据规范体系的所有语义、结构及描述的内容以人可读或计算机可读的形式化方式描述出来，从标准、开放、互操作，以及同时满足人机可读的要求，其中以XML置标语言应用为多。元数据形式化描述包括两个方面的内容，一是有关元数据规范的定义与描述；一是有关元数据记录的描述。从系统应用的角度，前者如数据词典或数据库结构。后者则为数据记录。因内容与要求不同，两者可采用不同的描述方法。从描述元数据规范来说，主要有DTD、XMLS、RDFS（RDFS）三种方法。DTD是描述SGML标记语言，但存在描述能力不强，特定的描述语法等缺点。XMLS是对DTD的扩展，采用了XML形式来定义描述XML文档的结构，因此它可以很方便地利用XML解析器与相关工具进行处理。其次是引入了数据类型，大大提高了XMLS的描述能力。RDFS采用基于RDF的句法来进行RDF规范的描述，更多用于描述属性及它们的意义与关系等。XMLS更多是“语法”层次的描述，RDFS则是“语义”层次的描述。由于XML具有过多的灵活性，在格式正确的前提下，对于元数据记录的描述具有多种可能性，但灵活性对不同行业不同元数据规范之间的互操作具有负面作用。RDF不仅具有清晰的描述结构，也具有较强的描述元数据结构与语义关系的能力，更适合元数据内容的展现，但存在体积大，增加系统负载等问题。在实际应用要根据需要来选择。编码不仅是元数据长期保存、互操作的基础，同时也可以在应用中直接作为元数据挖掘与展现的技术平台。在大数据量的实际应用中，鉴于应用的复杂程度与效率之间的矛盾，在系统内部采用自行定义的高效率编码或数据库设计也是一种选择，但前提是内外接口必须能够支持标准的标记语言编码，以保证系统的互操作能力。本标准的语法结构采用了XMLS的形式来定义描述XML文档的结构，并附录人可读的电子文件元数据相关的编码体系。4.扩展与限定（应用纲要）元数据扩展分为纵向扩展与横向扩展两种。纵向扩展：对现有的元素语义进行细化或者限定，如定义元素修饰词（元素限定词和编码体系）。横向扩展：增加新的元素，即在现有的元素或修饰词不能描述数字对象某个特征的时候，定义新的元素。本标准共设有35个元素，纵向扩展限定元素为112个，见（附表）。5.著录规则5.1著录详简级次5.1.1著录项目分为必选项目和可选项目。5.1.2必选项目有23个，包括：文件层级、文件标识、文件题名、文件主题、文件日期、文件位置、文件权限、文件处置、文件管理历史、责任者层级、责任者标识、责任者描述、责任者权限、责任者行为历史、关系实体标识、关系实体类型、相关实体标识、相关实体类型、关系定义。5.1.3可选项目：除必选项目以外的著录项目。365.2著录项目细则5.2.1文件实体5.2.1.1文件层级元素：文件层级（RecordCategory）定义：文件或文件集合的种类和级别。著录事项文件层级的选用，取决于组织机构的需求，著录所著录单位的级别。示例全宗级分全宗级类别（系列）级分类别（系列）级文件组合（案卷）级文件级5.2.1.2文件标识元素：文件标识（RecordIdentifier）定义：在特定范围内给予文件的明确、唯一的标识。专门指用于辨别文件资源的字符串或数字。如：文件编号、数字对象标识符（DOI）等。限定元素：文件标识码；文件编号著录事项采用符合规范标识体系的字符串或数字组合，来源于产生、处理电子文件的原始信息系统。示例例1、[文件标识]全宗号-年度-保管期限-件号（流水号）例2、[文件标识]全宗号-类别号-案卷号-件号（流水号）其中全宗号、年度、保管期限、类别号、案卷号等由系统自动生成或者通过选择确定，流水号由系统自动生成。5.2.1.3文件题名元素：文件题名（RecordTitle）定义：由创建者给予文件实体的正式公开名称，一般可以表达文件中心内容和形式特征。限定元素：正题名；并列题名；副题名；缩写题名著录事项文件题名应按文件信息源中所载资源的名称或文字转录；一般在文书处理过程中由创建者或处理人员手工著录；也有部分在档案管理过程中得到著录。若原文件没有题名或原题名不能反映文件内容的（如文、通知、便函等）应重新拟写，并在拟写的题名两端加上“[]”表示。文件题名最长不得超过80个汉字。示例例1、[文件题名]文件题名：关于召开××市档案工作会议的通知例2、[并列题名]并列题名：关于进一步加强精神文明建设的规定（附：市民公约）正文与附件为一件时，一般用正文题名作为本件的题名，但是当正文仅仅是原则性的标语而附件有具体的条文时，附件题名应同时著录。例3、[副题名及说明文字]介绍信存根一本作为一件时，应注明是什么内容的介绍信存根，并注明年度及起止号数如：×××介绍信（××××年度××号－－××号）5.2.1.4文件分类元素：文件分类（RecordClassification）定义：依据分类体系中所规定的逻辑结构、方法和程序规则按照类目对业务活动或文件进行的系统标识和整理。限定元素：职能分类；主题分类著录事项建议取自受控词表或规范的分类体系；根据所采用的编码体系规定著录。37可依据《机构或行业文件/档案实体分类方案》、《机构内或项目内业务职能分类编码表》、《项目或机构活动编码表》、和《业务事件编码规则》进行文件职能或主题分类。将全宗内分类编码表嵌入产生、处理电子文件的原始信息系统，在文件生成时，由计算机自动匹配或由用户选择电子文件所属分类号（类别号）。示例例1、[高校档案实体分类]（职能分类）DQ党群类XZ行政类例2、[××局档案实体分类]01党群工作类02行政管理类5.2.1.5文件主题元素：文件主题（RecordSubject）定义：是经过筛选表达文件主题内容的词语，文件或文件集合的业务职能或主题描述。限定元素：主题词或关键词；次关键词；第三关键词；职能分类；主题分类著录事项建议取自受控词表或规范的分类体系；根据所采用的编码体系规定著录。依据《国务院公文主题词表》、《中国档案主题词表》进行主题词或关键词著录。依据《机构或行业文件/档案实体分类方案》、《机构内或项目内业务职能分类编码表》、《项目或机构活动编码表》、和《业务事件编码规则》进行文件职能或主题分类。示例例1：[主题词]主题：风险投资编码体系修饰词：汉语主题词表例2、[主题词]档案目录数据库检查通报5.2.1.6文件摘要元素：文件摘要（RecordAbstract）定义：文件内容的摘录、解释、附录、说明。包括文件内容的摘要与文摘，文件内容的列表（目录），文件的注解，文件的附加信息，揭示文件内容的图示说明等。著录事项凡不能在其他元素或限定元素反映的文件内容的说明或解释信息,可用该元素。如果文件提供注释、摘要等信息则照实著录，如果没有说明、摘要可用，则可根据需要提供说明、摘要等。示例例1、[附注]（毛泽东光辉历程图册）描述：纪念毛泽东同志诞辰110周年例2、[摘要]国家教委报告分析了毕业生分配制度上存在的问题及进行改革的意见。国务院通知要求各地区各部门制定改革措施。北京市有关单位提出了实施意见。（文件题名：转发国务院批转国家教委关于改革高等学校毕业生分配制度报告通知的通知）5.2.1.7文件日期元素：文件日期（RecordDate）定义：文件生命周期某一事件相关的时间。限定元素：创建日期；登记日期；传输日期；发布日期著录事项著录准确的和估计的文件创建或登记日期。形式采用W3CDTF（基于ISO8601的规范时间和日期的编码规则。W3CDTF定义格式为YYYY-MM-DD。示例例1、名称：中华人民共和国档案法通过日期：1987-09-05生效日期：1988-01-01例2、论文：数字资源整合方式研究38可获得日期：2006-055.2.1.8文件语种元素：文件语种（RecordLanguageType）定义：表达文件内容的语言种类。著录事项建议该元素的值采用ISO639-2国际化标准组织的语种识别代码、RFC3066因特网语种识别代码。可重复使用该元素反映文件内容的不同语种。示例例1、Chi(中文)Eng（英文）例2、Eng-UN5.2.1.9文件种类元素：文件种类（RecordForm）定义：具有不同特征和表现形式的文件类别。根据文件的外在的共同特征和/或内容的特征进行文件类别的区分。指因文件内容的特征而形成的具有不同功能和表现形式的文件种类，一般用词或词组表示。如请示、批复著录事项建议采用来自于受控词表中的值。如国家行政机关公文处理办法。示例例1、名称：关于档案移交进馆的通知文种：通知例2、名称：关于任命×××同志的决定文种：决定5.2.1.10覆盖范围元素：文件覆盖范围（RecordCoverage）定义：文件内容所涉及的空间与时间范围。一般包括空间位置（地名或地理坐标），时间范围（文件内容的起止年）、时间区间（一个时间标识、日期或一个日期范围）、权限覆盖范围（如命名的授权实体）。限定元素：覆盖时间；覆盖区域著录事项应著录与资源内容相关的重要时空特征，一般指古今地名、时代和时间过程。建议采用规范性词表；尽可能地使用由数字表示的坐标和日期间来描述地名和时间段。规范性词表：ISO3601（用于标识国家名称的代码）；W3C-DTF（基于ISO8601的W3C的日期和时间的代码规则）年号纪年：我国古代纪年法公元纪年：国际通用纪年法示例例1、名称：为呈请在金川设置办事大臣管理一方事务事责任者：（清）莎罗奔（大金川土司）时间范围：乾降40年4月（1775-04-□□）康熙钱塘县志年号纪年：清康熙公元纪年：1662-1773空间范围：钱塘（浙江省）5.2.1.11文件技术环境元素：文件实体技术环境（RecordTechnicalEnvironment）定义：文件或者文件集合的载体、数据格式、扩展名以及物理形态等。限定元素：媒体格式；数据格式；载体类型；扩展名；原始创建环境；载体到期时间著录事项来源于产生、处理电子文件的原始信息系统。文件格式应由计算机系统在文件生成时自动生成。当文件格式转换或文件迁移到新的存储介质时，限定元素应更新。原来的数据在文件管理历39史记录内描述。示例例1、题名：我们的队伍多豪迈（企业创作歌曲）主要责任者：深圳市建设投资控股公司内容描述：纪念两万基建工程兵集体转业建设深圳二十周年媒体：CD例2、××全宗2005年电子文件数据格式：PDF5.2.1.12文件存储位置元素：文件存储位置（RecordLocation）定义：文件或文件集合的物理或虚拟位置。限定元素：当前位置；存储位置；存储日期；存储说明著录事项来源于形成机构、档案管理部门的应用系统。在线：文件路径；离线：物理位置。示例例1、文件路径:G：\\DocumentsandSetting\\Administrator\\桌面5.2.1.13文件权限元素：文件权限(RecordRights)定义：有关文件资源本身所拥有的或被赋予的权利信息。一般包括知识产权、版权、使用权限说明及其他相关产权信息。限定元素：访问权限；使用条件；安全等级；访问警告；访问说明；访问时间；到期时间著录事项根据文件本身或用户等级来规定显示、检索、使用资源时的限制说明；包括资源安全状态的说明、用户访问的权利或受限信息。著录与权限信息有关的标识或版权陈述。示例例1、网站权利授权的申明“本网站的文字、图片…….权利：http://www.sz.gov.cn例2、学位论文授权申明本人完全了解××大学有关保留、使用学位论文的规定....5.2.1.14文件处置元素：文件处置（RecordDisposal）定义：文件控制或授权鉴定处置的政策和条件的信息。关于当前鉴定处置文件的权力机构和行为的信息。限定元素：处置授权；处置内容；处置状态；处置日期；处置说明著录事项处置计划在文件归档后由系统自动生成。日期/时间值参照ISO860示例例1、档案分类方案例2、保管期限表、例3、文件密级表5.2.1.15文件管理历史（全宗范围及沿革）元素：文件管理历史（RecordManegementHistory）定义：记录和描述文件或文件集合的存储、检索、处置、保护、恢复、销毁、控制等与文件实体管理相关的过去、目前、未来的活动记录。文件管理事件主要指文件或文件组合的归档、存储、编目、编研、检索、利用、处置、保护、恢复、销毁和控制等；伴随着文件管理活动而逐渐累积，并非在文件形成时产生。限定元素：事件标识；事件类型；事件描述；事件实施日期著录事项著录对著录单位所具有的拥有权、责任及保管的历次转换，并著录对其当前结构和整理起作用的活动。如有关该著录单位整理的沿革、各时期的检索工具的编制、为其他目的或软件移植的文件的再利用等。示例例1、本类档案于1989年移交给市档案馆，该批档案包括已经部分整理和未经整理的两部分，40本类档案是将这两部分档案合并后再给予整理而成的（类别级）市劳动局5.2.2责任者实体5.2.2.1责任者层级元素：责任者层级（AgentCategory）定义：责任者业务活动类型或职能。著录事项责任者层级的选用，取决于责任者的需求。著录所著录单位的级别。示例社会组织组织工作组(内部处室)个人5.2.2.2责任者标识元素：责任者标识（AgentIdentifier）定义：在特定范围内给予文件责任者的明确、唯一标志。专门指用于辨别文件形成者的字符串或数字。如：《ISO3166国家名称代码》、组织机构代码、档案馆代码、全宗号著录事项采用符合规范标识体系的字符串或数字组合。示例例1、深圳市档案馆代码：444060例2、深圳市档案局组织机构代码：5.2.2.3责任者描述元素：责任者描述（AgentDescription）定义：责任者是对文件内容负主要责任的实体（可以是个人、工作组、组织）。对文件责任者基本情况描述（名称、地址、机构建立、履行职能、结束的日期等）。限定元素：责任者名称；责任者简称；责任者职责范围；责任者办公地址；责任者联系地址；机构成立日期；机构撤销日期；责任者行为日期著录事项著录对文件的形成、积累和管理负有责任的组织机构或个人的名称。根据所著录文件本身提供的单个或多个责任说明按先后顺序分别著录；与名称规范连接。25个汉字，全角状态下录入。组织责任者一般要著录全称。在全称字数太多的情况下可以著录统一规范的通用简称。示例例1、深圳市人民政府办公厅关于开展双拥活动的通知主要责任者：深圳市人民政府办公厅可录成：深圳市府办,不得著录“本厅”、“本局”；不得省略“深圳”等区域名称；例2、许宗衡同志在深圳××会议上的讲话主要责任者：许宗衡（深圳市市长）名义上属于个人作者的领导讲话、个人事迹介绍等文件材料，应著录姓名，必要时在姓名后加上职务、职称或其他身份，并用“（）”表示。5.2.2.4责任者权限元素：责任者权限（AgentRights）定义：提供责任者信息，赋予其利用信息的权限。限定元素：责任者访问安全等级；责任者访问警告；文件保管许可；责任者访问说明；访问生效日期；访问到期日期著录事项著录与责任者权限信息有关的标识。示例例1、网站使用权限：使用条款.....415.2.2.5责任者行为历史（行政管理沿革/生平传记）元素：责任者行为历史（AgentActivityHistory）定义：记述责任者过去、现在、将来的相关活动。限定元素：责任者行为标识；责任者行为类型；责任者行为定义；责任者行为日期著录事项“责任者行为历史”同限定元素一起使用。对著录单位形成负有责任的组织机构的由来、发展及工作的重要信息，或对著录单位负有责任的个人生平或工作的重要信息进行简要地著录。如果在出版史料中提供了附加信息，亦可引用。对于个人或家族，著录诸如名称的全名或头衔、生卒年月、出生地、曾经居住地、活动、职业或职务、原名及其他名称、重要成就及死亡地等信息。示例例1、××市统计局与××市信息办199×年机构合并;200×年机构改革分开；200×年××市信息办与市科技局合并。（全宗级）××市信息办5.2.3业务实体5.2.3.1业务层级元素：业务层级（FunctionCategory）定义：业务种类和类型。业务层级的选用，取决于责任者的需求,著录所著录单位的级别。著录事项采用“机构内或项目内业务职能分类编码表”和“业务事项编码规则”进行相关著录。示例职能业务行为业务活动事务处理5.2.3.2业务标识元素：业务标识（FunctionIdentifier）定义：业务行为、活动、事务处理的唯一标识符。可依据“机构内或项目内业务职能分类编码表”和“业务事件编码规则”进行著录。著录事项著录衍生当前文件资源的业务职能的标识符。示例例1、A01党群工作例2、B0201行政管理职能的人事工作5.2.3.3业务法规依据元素：法规依据（FunctionMandate）定义：提供职能、业务活动或事务相关管理法规；提供档案管理法规；提供特殊法规的生效日期；提供法规实施的日期及与此法规有关的其它法律依据。限定元素：业务法规类型；业务法规题名；业务法规标识；业务法规描述；业务法规有效日期；业务法规赋予权限著录事项“业务法规依据”元素不可独立使用，应与“业务法规类型”和“业务法规题名”一起使用。示例例1、[业务法规类型]B0101行政管理职能的法规综合[业务法规题名]中华人民共和国档案法实施办法5.2.3.4业务描述元素：业务描述（FunctionDescription）定义：文件责任者业务职能情况的描述（业务、行为、事务处理的名称及范围；业务活动执行、完成、失效日期等）。限定元素：业务范围；业务名称；业务说明；业务执行日期；业务完成日期；业务失效时42间著录事项著录衍生当前文件资源的业务职能情况。可依据“机构内或项目内业务职能分类编码表”和“业务事件编码规则”进行著录。示例例1、名称：党群工作工青妇工作例2、名称：行政管理人事工作5.2.3.5业务权限元素:业务权限(FunctionRights)定义:提供业务信息，赋予其利用信息的权限。限定元素:业务访问安全等级；业务访问警告；业务使用条件；访问说明；访问生效日期；访问到期日期著录事项著录与业务权限信息有关的标识。示例例1、[访问权限]本局信息可全部访问（××局局长）[QF]；本部门信息可全部访问（××局××处处长）[BMF]例2、[安全等级]秘密[MM]、机密[JM]、绝密[UM]5.2.3.6业务处理过程元素：业务处理过程（FunctionHistory）定义：记述与业务活动相关的过去、现在、将来的活动信息。限定元素：业务处理标识；业务处理类型；业务处理定义；业务处理日期著录事项提供管理和控制活动的历史管理信息；提供业务变化过程审计信息；详细记录业务活动过程，保证文件的真实性。5.2.4关系实体5.2.4.1关系实体标识元素：关系实体标识（RelationEntityIdentifier）定义：关系实体的唯一标识。著录事项“关系实体标识”指正在处理的实体的标识，由系统生成。5.2.4.1关系实体类型元素：关系实体类型（RelationEntityClassification）定义：正在处理的关系实体的种类。著录事项著录正在处理的关系实体的种类。5.2.4.2相关实体标识元素：相关实体标识（IdentifierOfTheRelatedEntity）定义：指与正在处理的实体相关的实体标识。著录事项“相关实体标识”指与正在处理的实体相关的实体标识，由系统生成。5.2.4.3相关实体类型元素：相关实体类型（TypeOfTheRelatedEntity）定义：指与正在处理的实体相关的实体类型。5.2.4.4关系定义元素：关系定义（RelationshipDefinition）定义：文件与文件、责任者和业务之间的关系。43著录事项文件关系元数据通常从一文件管理系统中获取。除了文件与文件，文件与其他信息来源的关系外，不适用于其他关系。相关文件与其他实体之间可能有多个关系。5.2.4.5关系时间元素：关系时间（RelationshipTime）定义：指文件、责任者和业务之间关系发生的时间。著录事项著录关系发生的时间。5.2.5保存实体5.2.5.1签名元素：签名信息（SignatureInfo）定义：提供对文件进行操作的相关人员数字认证信息并对其封装。限定元素：签名格式描述；签名算法；签名日期；签名者；签名；证书链著录事项此元素不可独立使用，应与其它必选元素联合使用。5.2.5.2锁定签名元素：锁定签名信息（LockSignatureInfo）定义：对文件有关签名信息进行固化封装，以保证签名信息的真实及完整性。限定元素：锁定签名格式描述；锁定签名算法；锁定签名日期；锁定签名者；锁定签名；锁定证书链著录事项此元素不可独立使用，但应与责任者实体元素联合使用。5.2.5.3编码元素：编码（Encoding）定义：提供对文件内容进行编码转换算法的有关信息。限定元素：编码文件格式；当前编码关键词；文件编码著录事项此元素不可独立使用，但应与文件实体必选元素联合使用。“文件编码”指对文件内容进行编码转换的结果。44附录B信息总体封装格式（规范性附录）信息总体封装格式可用于电子文件的传递、分散与集中保存、归档、向文件中心或档案馆移交及电子文件的长期保存与利用时，对电子文件进行封装与固化。信息总体封装格式实际上完全按本标准定义的元数据集（Metadataschema）的XMLSchema形式的显现或描述。充分地利用了电子文件元数据在管理电子文件方面的优点。OAIS数据包技术的核心就是利用电子文件元数据集的XMLSchema格式进行封装简洁、高效、安全，且易于解析与实施。1、电子文件元数据集的XMLSchema
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