外贸公司采购部制度与工作流程完整

('外贸公司采购部制度与工作流程(可以直接使用，可编辑优秀版资料，欢迎下载）外贸公司采购管理制度与工作流程一、目的：为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。二、适用范围：适用于本公司采购管理。三、内容：1、总则为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。2、采购基本流程采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）----交货验收（仓管）---质检（不合格退货）---入库---计划对账---财务结算采购流程图如下图所示：采购需求采购申请审批寻找供应商产品采购部总监寻价、比价、议价采购洽谈合同的签订交货验收验收合格下单建立供应商资料验收不合格退货总经理审批财务部确认付款条件及帐期计划对账入仓财务结算总经理/财务1）采购计划：采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。2）供应商的选择和考核：供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。3）询价、比价、议价。4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。7）财务结算：货物入库后，财务结算3、申请商品采购流程图1）销售部提出采购需求，2）采购部制定采购计划，由采购部负责人报总经理、财务审批；3）审批通过后，由采购主管下单。4、申请付款流程图5、商品到货验收流程6、退货流程采购部审批（有合同）采购部审批（无合同）总经理/财务审批销售部提出需求采购订购采购采购部审批根据供应商期限总经理/财务部审批财务审核入库单仓管打入库单进仓仓管验货采购人对账采购退货申请单采购部审核仓库供应商退单报损财务部付款四、采购管理制度：1)建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表。2)建立、建全比价制度，保证采购产品的质优价廉。3)每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划。4)签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知请购部门或请购人。5)所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。6)验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。五、采购部职责采购部工作职责1.制定并完善采购制度和采购流程：（1）根据公司的长期计划，拟定采购部门的工作方针和目标；（2）负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法，确保贯彻执行；2.制定并实施采购计划：（1）根据公司的拓展规模以及年度的经营目标，制订有效的采购目标和采购计划；（2）审核采购需求，统筹策划和确定采购内容，制订采购计划；（3）组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求，熟悉各种产品的供应渠道和市场变化情况，据此编制采购预算和采购计划；（4）根据采购管理程序，负责采购项目的谈判、签约，检查合同的执行和落实情况；（6）督导检查仓库的验收、入库、出库及管理工作，确保采销质量；3.采购成本预算和控制：（1）编制月度和周采购预算，实施采购的预防控制和过程控制，有效降低成本；（2）采购价格审核、预算、报价，达到有效的成本控制；（4）对采购合同履行过程进行管理、监督检查，及时支付相关款项；4.选择并管理供应商：（1）根据公司的销售需求，选定价格合理、产品质量可靠、信誉好、服务优质的供应厂商，建立长期战略同盟；（2）建立对供应商的资信、履约、售后服务能力及市场价格状况和走势的综合评估系统；（3）不断开发新的供应渠道和供应商，加强对新老客户的走访和调查；（4）制定供应商管理办法，加强对供应商的管理、考核，确保供应商提供产品的优良性；采购部主管职责1、直配供应商引进及维护2、采购部日常管理，主要包括：（1）部门工作安排（日、周、月）（2）供应商谈判，（3）相关流程制定和调整（4）突发事件的处理3、订单的审核，参考安全库存4、应付款的管控5、库存金额的管控以及消耗6、审核并调整周月采购需求和计划6、与其他部门的协调7、库配需求的统计和采购计划的制定8、日常订单的制定和跟进9、退货处理10、库配供应商的谈判、引进和维护11、库配商品促销计划的制定和落实12、批发毛利率与毛利额周、月报表7、货品残损率周、月报表；8、不动销商品率月报表（30天不动销品）9、库存商品缺货率汇总日反馈报表（公司标准比例不可超20%）；采购主管职责（分管系统和直配）1、系统信息更新2、仓库库存的掌控3、资料的整理（供应商合同，报价单、资质、调价归档、促销政策）4、直配供应商的沟通和维护5、直配供应商促销政策的制定和落实6、库存情况周、月报表7、供应商应付款的统计、结算与协调8、直配商应收款和应付款的统计、结算和监控9、相关表格的制作和归档采购部关键绩效考核指标表序号KPI指标考核周期指标定义/公式资料来源1采购计划完成率季/年度采购/仓储部2采购订单按时完成季/年度采购/仓储部率3成本降低目标达成率季/年度财务部4订货差错率季/年度生产/质检部5采购资金节约率季/年度财务部6采购质量合格率季/年度生产部7供应商履约率季/年度5.2供应部关键绩效考核指标表序号KPI指标考核周期指标定义/公式资料来源1采购计划完成率季/年度供应部2到货及时率季/年度供应部3采购质量合季/年供应部格率度4供应商开发计划完成率季/年度供应部5采购成本降低目标达成率季/年度供应部6物资供应及时率季/年度供应部7物资发放准确性季/年度考核期内物资发放出错的次数供应部8物资保管损坏量季/年度物资保管损坏量折合成金额计供应部9运输安全事故次数季/年度物资供应运输过程中发生安全事故的次数供应部5.3采购部经理绩效考核指标量表被考核人姓名职位采购部经理部门采购部考核人职总经理部门姓名位序号KPI指标权重绩效目标值考核得分1采购计划完成率20%考核期内采购计划完成率达到%以上2采购成本降低目标达成率15%考核期内采购成本降低目标达成率达到%3采购部门管理费用控制10%考核期内控制在预算范围之内4采购及时率10%考核期内采购及时率达到%以上5采购质量合格率10%考核期内采购质量合格率达到100%6采购计划编制及时率10%考核期内采购计划编制及时率达到%7供应商开发计划完成率10%考核期内供应商开发计划完成率在%以上8供应商履约率5%考核期内供应商履约率达到%9供应商满意率5%考核期内供应商满意率在%以上10员工管理5%部门员工绩效考核平均得分在分以上本次考核总得分考核指标说明1.采购及时率采购及时率=2.采购计划编制及时率采购计划编制及时率=被考核人考核人复核人签字：日期：签字：日期：签字：日期：5.4供应部经理绩效考核指标量表被考核人姓名职位供应部经理部门供应部考核人姓名职位总经理部门序号KPI指标权重绩效目标值考核得分1采购计划完成率20%考核期内采购计划完成率达到100%2供应商开发计划完成率15%考核期内供应商开发计划完成率达到%3采购质量合格率10%考核期内采购质量合格率达到100%4部门管理费用控制10%考核期内部门费用控制在预算范围之内5采购成本降低目标达成率10%考核期内采购成本降低目标达成率在%以上6供应计划编制及时率5%考核期内供应计划编制及时率在%以上7物资供应及时率5%考核期内物资供应及时率达到100%8物资发放准确性5%考核期内物资发放出错的次数控制在次以内9供应商交货及时率5%考核期内供应商交货及时率达到%10物资保管损坏5%考核期内物资保管损坏金量额控制在元以内11运输安全事故次数5%考核期内运输安全事故次数控制在次以内12员工管理5%部门员工绩效考核平均得分在分以上本次考核总得分考核指标说明被考核人考核人复核人签字：日期：签字：日期：签字：日期：5.5采购人员绩效考核实施方案方案名称采购人员绩效考核实施方案受控状态编号一、目的为贯彻企业绩效考核管理制度，全面评价采购人员的工作绩效，保证企业经营目标的实现，同时也为员工的薪资调整、教育培训、晋升等提供准确、客观的依据，特制定采购人员绩效考核实施方案。二、遵循原则（一）明确化、公开化原则考评标准、考评程序和考评责任都应当有明确的规定，而且在考评中应当遵守这些规定。同时，考评标准、程序和对考评责任者的规定在企业内部应当对全体员工公开。（二）客观考评的原则明确规定的考评标准，针对客观考评资料进行评价，避免掺入主观性和感情色彩。做到“用事实说话”，考评一定要建立在客观事实的基础上。其次要做到把被考评者与既定标准作比较，而不是在人与人之间进行比较。（三）差别的原则考核的等级之间应当有鲜明的差别界限，针对不同的考评评语在工资、晋升、使用等方面应体现明显差别，使考评带有刺激性，激励员工的上进心。（四）反馈原则考评结果（评语）一定要反馈给被考评者本人。在反馈考评结果的同时，应当向被考评者就评语进行说明解释，肯定成绩和进步，说明不足之处，提供今后努力方向的参考意见等。三、适用范围适用于本企业采购部人员，以下人员除外。①考核期开始后进入本企业的员工。②因私、因病、因伤而连续缺勤三十日以上者。③因公伤而连续缺勤七十五日以上者。④虽然在考核期任职，但考核实施日已经退职者。四、绩效考核小组成员人力资源部负责组织绩效考核的全面工作，其主要成员包括人力资源部经理、采购部经理、采购部主管、人力资源部绩效考核专员、人力资源部一般工作人员。五、采购绩效考核实施（一）采购人员绩效考核指标采购人员绩效考核以适时、适质、适量、适价、适地的方式进行，并用量化指标作为考核的尺度。主要利用采购时间、采购品质、采购数量、采购价格、采购效率五个方面的指标对采购人员进行绩效考核。量化指标如下表所示。采购人员绩效考核指标绩效考核方面权重（%）考核指标/指标说明时间绩效15%停工断料,影响工时紧急采购(如空运)的费用差额品质绩效15%进料品质合格率物料使用的不良率或退货率数量绩效30%呆物料金额呆物料损失金额库存金额库存周转率价格绩效30%实际价格与标准成本的差额实际价格与过去平均价格的差额比较使用时价格和采购时价格的差额将当期采购价格与基期采购价格的比率同当期物价指数与基期物价指数的比率进行比较效率绩效10%采购金额采购收益率采购部门费用新开发供应商数量采购完成率错误采购次数订单处理时间（二）绩效考核周期采购部经理对于短期内工作产出较清晰的记录和印象以及对工作的产出及时进行评价和反馈，有利于及时地改进工作，以月度为周期进行考核；对于周边绩效指标，以季度或年度进行考核。（三）绩效考核方法及说明采购人员绩效考核采用量化指标与日常工作表现考核相结合来进行，量化指标占考核的70%，日常工作表现考核占30%。两次考核的总和即为采购人员的绩效。采购人员绩效考核计算方式如下：采购人员绩效考核分数=量化指标综合考核得分×70%+日常工作表现×30%（四）绩效考核实施绩效考核小组工作人员根据员工的实际工作情况展开评估，员工本人将自己的考核期间的工作报告在考核期间交于人力资源部，人力资源部汇总并统计结果，在绩效反馈阶段将考核结果告知被考核者本人。（五）考核结果应用考核结果分为五个层次（划分标准见表），其结果为人力资源部奖金发放、薪资调整、员工培训、岗位调整、人事变动等提供客观的依据。绩效考核结果等级划分标准杰出优秀中等需提高差ABCDE85分以上85分以下~75分75分以下~65分65分以下~50分50分以下根据员工绩效考核的结果，可以发现员工与标准要求的差距，从而制订有针对性的员工发展计划和培训计划，提高培训的有效性，使员工的素质得到提高，最终为企业管理水平的提高打下坚实的基础。（六）绩效考核实施工具对采购人员的绩效考核，主要的考核实施工具有采购人员绩效考核表、等级标准说明表（如下表所见）。采购人员绩效考核表项目权重等级说明自我评分综合得分杰出优秀中等需提高差定量指标时间绩效15%品质绩效15%数量绩效30%价格绩效30%效率绩效10%定量指标权重为70%定性指标责任感30%合作度30%主动性20%纪律性20%定性指标权重为30%综合得分考核补充：考核人：被考核人：考核日期：年月日等级标准说明表项目考核指标指标等级划分说明杰出优秀中等有待提高急需提高时间绩效是否导致停工从不没有无记录3次以下3次以上品质绩效进料品质合格率100%90%85%65%60%以下物料使用不良率05%以下5%-10%10%-15%15%以上数量绩效呆料物料金额万元以下~万元~万元~万元万元以上库存周转率%以上%~%%~%%~%%以下价格绩效采购成本降低率%以上%~%%~%%~%%以下采购价格降低额万元以上~万元~万元~万元万元以上效率绩效采购完成率%以上%~%%~%%~%%以下订单处理时间天以内~天~天~天天以上指标等级得分说明杰出优秀中等有待提高急需提高10分8分5分2分0分相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期采购部关键绩效考核指标序号KPI指标考核周期指标定义/公式资料来源1采购计划完成率季/年度采购/仓储部2采购订单按时完成季/年度采购/仓储部率3成本降低目标达成率季/年度财务部4订货差错率季/年度生产/质检部5采购资金节约率季/年度财务部6采购质量合格率季/年度生产部7供应商履约率季/年度对供应商的绩效考核企业制定了战略发展的目标，为了更好的完成这个目标需要把目标分阶段分解到各部门各人员身上，也就是说每个人都有任务。绩效考核就是对企业人员完成目标情况的一个跟踪、记录、考评。绩效考核：收集、分析、传递有关个人的在其工作岗位上的工作行为表现和工作结果方面的信息情况的过程。绩效考核通常也称为业绩考评或“考绩”，是针对企业中每个职工所承担的工作，应用各种科学的定性和定量的方法，对职工行为的实际效果及其对企业的贡献或价值进行考核和评价。它是企业人事管理的重要内容，更是企业管理强有力的手段之一。业绩考评的目的是通过考核提高每个个体的效率，最终实现企业的目标。在企业中进行业绩考评工作，需要做大量的相关工作。首先，必须对业绩考评的涵义作出科学的解释，使得整个组织有一个统一的认识。绩效考核是现代组织不可或缺的管理工具。它是一种周期性检讨与评估员工工作表现的管理系统，是指主管或相关人员对员工的工作做系统的评价。有效的绩效考核，不仅能确定每位员工对组织的贡献或不足，更可在整体上对人力资源的管理提供决定性的评估资料，从而可以改善组织的反馈机能，提高员工的工作绩效，更可激励士气，也可作为公平合理地酬赏员工的依据。绩效考核是一系列相关概念的总和，它包括：工作要项，绩效标准，评估，评估面谈，在职辅导采购部绩效考核表序号考核项目绩效工资比例绩效评价标准及办法评价结果1采购管理20%1、根据公司生产的需要开发和维护供应商，使A类、B类的每个原料的供应商始终保持2-3家，未完成扣50元，每多开发一家稳定供货半年以上的A类、B类的每个原料的供应商则奖100元，2、对供方供货业绩进行跟踪，及时处理业务关系，如因供货关系处理不当，造成供应不及时延误交货一天，则扣50元；3、建立完整的供应商企业信息及其供货记录（含业绩评定），少一份合同则扣20元，2供货量及库存的控制30%根据月材料需求和生产任务组织采购，因A类原料供应不及时，延误交货一天扣50元，两天以上扣100元；因B类原料供应不及时，延误交货一天扣50元，两天以上扣100元；因C类原料供应不及时，延误交货一天扣20元，两天以上扣50元；3供货质量的控制30%1、采购物质进厂时，通知质量部门进行验证，如发生未经验证进入仓库或车间现场，每批次扣50元；2、根据采购规范质量要求组织采购，因A、B类原料质量问题造成产品物理性能指标一般不合格则每批扣100元，严重不合格或批量不合格则扣完该项工资，造成产品外观质量指标严重不合格或批量不合格则扣50元；因C类原料质量问题造成严重不合格或批量不合格则扣20元；3、因原料质量问题造成顾客批量不合格投诉或退货则扣完该项工资；4供货价20%1、供货价格：按公司的采购价格控制指标或年度合同给定价格要求格、成本及资金管理控制，采购价格超标2%及以上的则扣100元，直至扣完本项工资；2、应付资金：在保证正常供应的前提下，应付资金应控制在月采购总额的1.5倍但不得低于0.5倍，每超过0.5倍则扣100元，节约50万元以上则奖50-150元；3、预付资金：预付资金不得高于当批采购额的15%，否则扣超出部分的10%，直至扣完本项工资4、主要原料的市场价格的预测分析：每月根据市场动态预测市场价格，准确性达5%-15%奖200元，否则，按造成经济损失扣100元以上，直至扣完本项工资。',)