公司档案管理制度参考(3篇),公司的档案管理制度

('公司档案管理制度参考(一)本单位各种门类和载体的档案均由综合档案室集中统一保管，档案室在接收档案时必须认真检查验收并履行交接手续。(二)存放档案设置必需的档案专用库房和箱柜并进行科学分类、排列、编目，便于查找。(三)库内配备温湿度计，坚持库内温湿度测量与记录，有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。(四)做到库内不办公、无杂物堆放、经常保持库房清洁卫生。(五)定期检查档案保管状况和“八防”措施，每年核对案卷数一次，做到数字准确、案卷与目录相符，对破损和变质档案要及时修复和复制，发现问题及时报告，及时处理、并认真做好记录。(六)建立全宗卷，以积累存贮本单位档案的立卷情况说明、分类方案、鉴定报告、销毁清册、交接凭证、检查记录、全宗介绍等材料。(七)库房钥匙由综合档案室档案员保管，非档案人员不得擅自进入档案库房，进出应随手关门。(八)档案人员调动工作时，对所管档案必须严格办理移交手续，交接双方和监交人都必须签名。档案保密制度(一)档案管理人员和利用者，不得随意谈论保密档案材料的情况及内容，非档案人员不准私自开箱或者翻阅档案材料。(二)利用者只能查阅与本单位或与本人工作有关的内容，其他档案内容不得随意翻阅摘抄。(三)查阅复制有关机密档案材料时，须经分管领导批准。第1页共10页(四)借阅档案资料必须进行登记，收回时核对无误后及时入库。(五)不准将所借档案随便转借他人，不准将档案带到家里或公共场所。(六)档案室箱柜要加锁，要随手关门、关灯。(七)销毁期满档案需要经档案鉴定小组鉴定，报领导批准，登记造册，报有关部门备案，严把废纸出售关。档案利用制度(一)凡本单位工作人员因工作需要均可查阅本单位形成的档案资料，如需要借阅，应经分管领导批准，一周内归还。(二)外单位需要查阅本单位档案资料时，需出示介绍信，说明查阅目的，经分管领导批准，方可借阅，一般不予外借。(三)查阅档案者，要爱护档案，严禁在档案材料上画图、划线、折叠、涂改、撕页、拆卷等。借阅的档案要妥善保管，不得转借、遗失。如有损坏、遗失，要给予行政处分或罚款，情节特别严重者，要追究刑事责任。(四)查阅档案必须履行登记手续，查档者应将利用目的、取得的效益及时反馈给综合档案室。档案人员岗位责任制(一)贯彻执行党和国家有关档案工作的法律法规，负责制定本单位档案工作的各项制度。(二)热爱档案工作，熟悉业务，做好各类档案分类编号和上架排列工作，编制各种档案目录，建立各种台帐，认真做好登记、统计工作。(三)集中统一管理本单位各种门类和载体的档案，开展档案史料的编研工作，积极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇集、文件汇集、专题介绍等。积极主动提供利用，为各项工作服务。第2页共10页(四)负责对本单位各部门各种文件材料的收集归档，并对各部门立卷归档进行监督与指导。(五)根据档案工作统一领导，分级管理的原则，对所属单位的档案工作进行监督和指导。(六)严格遵守档案工作的各项规章制度，积极宣传档案工作的重要意义，为领导当好参谋、助手。(七)负责对本单位到期档案的鉴定工作，按规定销毁无保存价值的档案材料。(八)按规定向档案馆移交应进馆档案。档案统计制度(一)档案统计工作必须遵循国家统计工作要求，用科学的标准和方法，做好档案统计工作，进行统计分析，为领导决策提供可靠的科学依据。(二)建立各种统计台帐，及时做好档案收进、移出、整理、鉴定、保管、利用等方面的登记，做到家底清楚、帐物相符。(三)以上述原始记录为依据，及时准确填写档案工作统计报表，报送档案行政管理部门。(四)档案统计工作，必须做到实事求是，不虚报、晚报、拒报或伪造文件材料立卷归档制度为保证归档文件材料的齐全、完整、准确，便于各项工作的查找利用，特制定本制度。(一)归档范围凡是反映本单位工作活动，具有保存、查考、利用价值的各种门类和载体的文件材料均属于归档范围。(二)归档要求第3页共10页归档的文件材料必须齐全、完整、准确，符合形成规律，保持文件之间有机联系，便于查找利用；准确划分保管期限，分年度、分级别、分类别进行整理；文件排列系统有序，归档文件盖好归档章，准确填写归档章上的各项内容，填写归档文件目录、备考表；永久、长期保管的文件去除金属装订物；书写规范，具有耐久性；文件装订结实、整齐、美观。(三)归档时间每年的文件材料在办理完毕后，要求在第二年的第一季度末整理归档，编制文件目录，向本单位综合档案室移交。照片、录音、录像材料由负责拍摄者在完成拍摄工作后写好文字说明，及时交综合档案室立卷归档。公司档案管理制度参考（二）一、总则\ue0041、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。2、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。\ue004二、文件材料的收集管理\ue0041、公司指定专人负责文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政备案。会议文件由行政收集。三、归档范围\ue004第4页共10页1、重要的会议材料，包括会议____、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录。4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。\ue004\ue004四、归档要求1、档案质量总的要求是。遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。\ue0042、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。\ue0045、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。\ue0046、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。五、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。第5页共10页六、档案的利用1、公司档案只有公司内部人员可以借阅。2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。6、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。七、本制度即日起开始执行。公司档案管理制度参考（三）一、目的为了规范公司档案管理，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司各部门档案管理。三、档案管理机构的设置及基本要求(一)档案划分及管理部门1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。2、行政部行政助理岗兼任档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。第6页共10页3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。(二)各部门资料管理1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。四、档案分类(一)档案质量1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、热敏纸等。破损的档案文件要进行修复处理。3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。(二)立档1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。第7页共10页2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。(三)分类1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。(如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等)。2、公司档案大致分为以下几类：(1)证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；(2)文件类：分外来文件(政府职能部门的往来文件)和内部文件；(3)制度类：管理制度汇编；(4)合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。(5)计划总结类：分年度计划及总结等；(6)会议纪要类：办公例会纪要等(五)档案编号1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不得任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，报总经理审核批准后方可修改。第8页共10页3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。五、档案归档及保存(一)归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。(二)归档的同类文件资料在卷内应分别装订。(1)公司章程、合同(2)股东名册(3)组织规程及办事细则(4)董事会及股东会记录(5)财务报表(6)政府机关核准文件(7)不动产所有权及其他债权凭证(8)工程设计图(9)公司规章制度(10)预算、决算书类(11)会计凭证(12)事业计划资料(13)期满或解除之合约(14)其他文书(三)公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。(四)归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。(五)按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。六、档案日常管理(一)借阅1、借阅手续：(1)各部门经办人员因工作需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅审批单向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。第9页共10页(2)档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。(3)档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。3、借阅人确因工作原因需要复印或摘抄文件，需借阅部门负责人填写申请，根据档案借阅的审批权限经相关领导批准后方可复印或摘抄文件。4、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。(三)移交1、审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。《档案移交登记表》需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。2、移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。(四)保密1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。2、档案管理员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。第10页共10页',)