Login
升级VIP 登录 注册 安全退出
当前位置: 首页 > word文档 > 标准规范 > 公司档案管理制度参考(3篇),公司的档案管理制度

公司档案管理制度参考(3篇),公司的档案管理制度

收藏

本作品内容为公司档案管理制度参考(3篇),格式为 doc ,大小 24616 KB ,页数为 10页

公司档案管理制度参考(3篇)


('公司档案管理制度参考(一)本单位各种门类和载体的档案均由综合档案室集中统一保管,档案室在接收档案时必须认真检查验收并履行交接手续。(二)存放档案设置必需的档案专用库房和箱柜并进行科学分类、排列、编目,便于查找。(三)库内配备温湿度计,坚持库内温湿度测量与记录,有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。(四)做到库内不办公、无杂物堆放、经常保持库房清洁卫生。(五)定期检查档案保管状况和“八防”措施,每年核对案卷数一次,做到数字准确、案卷与目录相符,对破损和变质档案要及时修复和复制,发现问题及时报告,及时处理、并认真做好记录。(六)建立全宗卷,以积累存贮本单位档案的立卷情况说明、分类方案、鉴定报告、销毁清册、交接凭证、检查记录、全宗介绍等材料。(七)库房钥匙由综合档案室档案员保管,非档案人员不得擅自进入档案库房,进出应随手关门。(八)档案人员调动工作时,对所管档案必须严格办理移交手续,交接双方和监交人都必须签名。档案保密制度(一)档案管理人员和利用者,不得随意谈论保密档案材料的情况及内容,非档案人员不准私自开箱或者翻阅档案材料。(二)利用者只能查阅与本单位或与本人工作有关的内容,其他档案内容不得随意翻阅摘抄。(三)查阅复制有关机密档案材料时,须经分管领导批准。第1页共10页(四)借阅档案资料必须进行登记,收回时核对无误后及时入库。(五)不准将所借档案随便转借他人,不准将档案带到家里或公共场所。(六)档案室箱柜要加锁,要随手关门、关灯。(七)销毁期满档案需要经档案鉴定小组鉴定,报领导批准,登记造册,报有关部门备案,严把废纸出售关。档案利用制度(一)凡本单位工作人员因工作需要均可查阅本单位形成的档案资料,如需要借阅,应经分管领导批准,一周内归还。(二)外单位需要查阅本单位档案资料时,需出示介绍信,说明查阅目的,经分管领导批准,方可借阅,一般不予外借。(三)查阅档案者,要爱护档案,严禁在档案材料上画图、划线、折叠、涂改、撕页、拆卷等。借阅的档案要妥善保管,不得转借、遗失。如有损坏、遗失,要给予行政处分或罚款,情节特别严重者,要追究刑事责任。(四)查阅档案必须履行登记手续,查档者应将利用目的、取得的效益及时反馈给综合档案室。档案人员岗位责任制(一)贯彻执行党和国家有关档案工作的法律法规,负责制定本单位档案工作的各项制度。(二)热爱档案工作,熟悉业务,做好各类档案分类编号和上架排列工作,编制各种档案目录,建立各种台帐,认真做好登记、统计工作。(三)集中统一管理本单位各种门类和载体的档案,开展档案史料的编研工作,积极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇集、文件汇集、专题介绍等。积极主动提供利用,为各项工作服务。第2页共10页(四)负责对本单位各部门各种文件材料的收集归档,并对各部门立卷归档进行监督与指导。(五)根据档案工作统一领导,分级管理的原则,对所属单位的档案工作进行监督和指导。(六)严格遵守档案工作的各项规章制度,积极宣传档案工作的重要意义,为领导当好参谋、助手。(七)负责对本单位到期档案的鉴定工作,按规定销毁无保存价值的档案材料。(八)按规定向档案馆移交应进馆档案。档案统计制度(一)档案统计工作必须遵循国家统计工作要求,用科学的标准和方法,做好档案统计工作,进行统计分析,为领导决策提供可靠的科学依据。(二)建立各种统计台帐,及时做好档案收进、移出、整理、鉴定、保管、利用等方面的登记,做到家底清楚、帐物相符。(三)以上述原始记录为依据,及时准确填写档案工作统计报表,报送档案行政管理部门。(四)档案统计工作,必须做到实事求是,不虚报、晚报、拒报或伪造文件材料立卷归档制度为保证归档文件材料的齐全、完整、准确,便于各项工作的查找利用,特制定本制度。(一)归档范围凡是反映本单位工作活动,具有保存、查考、利用价值的各种门类和载体的文件材料均属于归档范围。(二)归档要求第3页共10页归档的文件材料必须齐全、完整、准确,符合形成规律,保持文件之间有机联系,便于查找利用;准确划分保管期限,分年度、分级别、分类别进行整理;文件排列系统有序,归档文件盖好归档章,准确填写归档章上的各项内容,填写归档文件目录、备考表;永久、长期保管的文件去除金属装订物;书写规范,具有耐久性;文件装订结实、整齐、美观。(三)归档时间每年的文件材料在办理完毕后,要求在第二年的第一季度末整理归档,编制文件目录,向本单位综合档案室移交。照片、录音、录像材料由负责拍摄者在完成拍摄工作后写好文字说明,及时交综合档案室立卷归档。公司档案管理制度参考(二)一、总则\ue0041、为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。2、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。\ue004二、文件材料的收集管理\ue0041、公司指定专人负责文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政备案。会议文件由行政收集。三、归档范围\ue004第4页共10页1、重要的会议材料,包括会议____、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录。4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。\ue004\ue004四、归档要求1、档案质量总的要求是。遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。\ue0042、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。\ue0045、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。\ue0046、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。五、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。第5页共10页六、档案的利用1、公司档案只有公司内部人员可以借阅。2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。6、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。七、本制度即日起开始执行。公司档案管理制度参考(三)一、目的为了规范公司档案管理,特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司各部门档案管理。三、档案管理机构的设置及基本要求(一)档案划分及管理部门1、档案是指本公司过去和现在,在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。2、行政部行政助理岗兼任档案管理员,负责档案资料的归档督促和日常管理工作。第6页共10页3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级,公司级档案应按标准规范进行分类,有规范的档案编号和标签,并建立电子与纸张分类目录。(二)各部门资料管理1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员,规范部门档案管理,实行部门档案与公司档案归口管理。2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法,实行统一的标准分类管理。3、档案的借阅和移交、销毁,必须按照公司管理规定执行。四、档案分类(一)档案质量1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写,字迹要工整,清晰,封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、热敏纸等。破损的档案文件要进行修复处理。3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件材料之间的联系,区分不同的价值,便于保管和利用。4、档案盒表面为《档案目录》,档案盒内文件没有提名的,由档案人员根据内容拟定标题。5、档案盒封面应注明立卷人,审核人,立卷时间。(二)立档1、档案文件材料按照批复在前,请示在后,正件在前,附件在后,印件在前,定稿在后,重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。第7页共10页2、跨年度的请示与批复,有批复的在批复年立卷,无批复的放在请示年立卷;跨年度会议文件放在会议开幕年立卷;跨年度的规划放在第一年立卷;跨年度总结放在最后一年立卷。3、档案文件资料按时间顺序排列,收交时公文处理用纸在前,收文在后;内部制发文件,发文正稿在前,依次为公文处理用纸,发文底稿。(三)分类1、档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并要一定范畴,不能笼统含糊。(如:证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等)。2、公司档案大致分为以下几类:(1)证照类:营业执照及各类证照,注册资料、年检资料、公司章程等;(2)文件类:分外来文件(政府职能部门的往来文件)和内部文件;(3)制度类:管理制度汇编;(4)合同类:分内部经营管理合同和业务合同两种。(5)计划总结类:分年度计划及总结等;(6)会议纪要类:办公例会纪要等(五)档案编号1、档案分类各级名称经确定后,应编制《档案登记目录表》,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不得任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,报总经理审核批准后方可修改。第8页共10页3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理,按照《档案登记目录表》条款“对号入座”,各部门要积极配合公司档案管理工作。五、档案归档及保存(一)归档的文件资料,应按自然形成,保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。(二)归档的同类文件资料在卷内应分别装订。(1)公司章程、合同(2)股东名册(3)组织规程及办事细则(4)董事会及股东会记录(5)财务报表(6)政府机关核准文件(7)不动产所有权及其他债权凭证(8)工程设计图(9)公司规章制度(10)预算、决算书类(11)会计凭证(12)事业计划资料(13)期满或解除之合约(14)其他文书(三)公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。(四)归档的文件资料种类,份数以及每份的页数均应齐全完整,每份文件的正件与附件,印件与定稿,请示与批复,转发文件与原件,多种文字形成的同一文件,均不得分开。(五)按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后,要对档案做统一排列并编写档号。六、档案日常管理(一)借阅1、借阅手续:(1)各部门经办人员因工作需要借阅档案时,应由其部门负责人出示书面借阅审批单向档案员借阅,经办人必须在公司借阅登记表上签字。第9页共10页(2)档案员接到借阅条,经核查后,取出该项档案,并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期,以备及时催还。(3)档案归还时,经档案员核查无异后,档案即归入档夹,填写归还日期,取消借阅记录。2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案,不得在文件上圈点、画线和涂改,未经批准不得复印和摘抄档案。3、借阅人确因工作原因需要复印或摘抄文件,需借阅部门负责人填写申请,根据档案借阅的审批权限经相关领导批准后方可复印或摘抄文件。4、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时,应变更借阅登记,不得私自授受。(三)移交1、审核批准并指定其监交人后,方可进行移交。《档案移交登记表》需注明:移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。2、移交前,按照清册清点;移交后,在清册上签字,《档案移交登记表》一式两份,移交方和接收方各一份并永久保管。(四)保密1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案,维护档案的完整和安全,主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。2、档案管理员应忠于职守,遵守纪律,保守秘密,树立全心全意为公司各项工作服务的思想,主动,准确,迅速地为利用者提供档案资料。第10页共10页',)


  • 编号:1700845972
  • 分类:标准规范
  • 软件: wps,office word
  • 大小:10页
  • 格式:docx
  • 风格:商务
  • PPT页数:24616 KB
  • 标签:

广告位推荐

相关标准规范更多>