证照资料管理制度,证照资料管理制度具体要求有哪些

('证照资料管理制度第1条总则为加强本公司证照资料管理，规范证照资料使用行为，保证证照资料保管和使用的合法性、严肃性和安全性，确保公司经营管理的合规与安全，提高各证照资料使用环节的工作效率，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，特制定本管理制度，以兹公司全体员工共同遵守。第2条适用范围本制度适用于以下证照资料种类：（1）经营许可证照资料是指公司的营业执照正副本、银行印鉴卡等公司开业经营必须具备的证照资料。（2）专业证照资料是指公司经营中取得的增值电信业务经营许可证、食品经营许可证以及各类专业管理人员的专业资格证等公司在经营中取得的专业类证照资料。（3）资信类文件是指公司章程、验资报告、审计报告、专项审计报告、评估报告、信用评级报告、工商年检报告等。（4）获奖证照资料是指公司经营中获得的各项荣誉证书、发明专利、商标注册证、软件著作权等。（5）其他重要文件是指：重要合同、董事会任命文件、股东会决议等文件。第3条证照资料管理职责3.1公司相关部门应各司其职，按本制度履行证照资料管理各环节相关的职责。3.2公司法务部的主要职责：3.2.1建立、完善证照资料管理相关的制度与流程；3.2.2指导各部门正确、规范的使用各类证照资料。3.3证照资料需求部门的主要职责：3.3.1严格按照权责范围与业务开展的实际需要，申请使用证照资料；3.3.2准确无误的描述使用证照资料的用途、范围和内容，确保在合理范围内使用证照资料。3.4证照资料保管部门的主要职责：3.4.1按规定妥善保管权限范围内的各类证照资料；3.4.2严格审査各部门递交的证照资料试用申请文件，确保符合授权体系，并妥为保存；3.4.3准确、规范的管理和使用证照资料；3.4.4证照资料管理员不得兼任印章管理员。第4条证照资料办理4.1公司证照资料的申办、年审、变更、延期等由各证照资料归属部门负责：（1）营业执照、报检备案登记证等行政类证照资料；增值电信业务经营许可证、食品经营许可证、专利证书、商标注册证等知识产权类证书（除技术部负责部门外）由行政部负责。（2）银行印鉴卡财务类证书由财务部负责。（3）公司发明专利、软件著作权等由技术部负责。4.2证照资料除正常的年检和换证外，凡涉及变更或注销的，必须由总经理批准后方可办理。4.3证照资料的办理必须在规定期限内完成，如因个人原因超过规定期限未办理以致证照资料过期的，将追究证照资料管理部门及证照资料经办人员责任。由经办人员负主要责任，经办人员直接领导和证照资料管理部门负责人负连带责任。如被罚款的，所罚款项全部由经办人、及其直接领导和证照资料管理部门负责人共同承担。第5条证照资料保管5.1由行政部负责统筹组织、监督检查及协助各种公司证照资料的管理工作。5.2公司证照资料的存放应确保安全可靠，除按照规定必须悬挂的以外，其他证照资料应当在公司办公区域内加锁保存。5.3公司证照资料原则上都应该在办公区域内保存，如有特殊情况需要使用，应得到部门主管和总经理的审批，随后方可外携。第6条证照资料的申请和使用6.1公司各类证照资料须按照国家法律法规的规定规范使用，不得超出范围使用。6.2经营许可类证照资料的使用范围主要为：6.2.1办理社会保险、医疗保险及住房公积金等相关事宜；6.2.2开具增值税专用发票；6.2.3公司银行账户的开户、变更信息、销户；6.2.4查询本公司征信；6.2.5查询复制机读档案；6.2.6办理年度审计报告业务；6.2.7办理验资报告业务；6.2.8办理工商登记、变更、年检、注销；6.2.9办理公司年度评级报告；6.2.10主管机构部门（国家税务总局、市财政局、省/市工业和信息化局、省担保融资协会等）办理业务使用﹔6.2.11其他。6.3专业证照资料的使用范围主要为：6.3.1开展公司经营业务；6.3.2主管机构部门（市场监督管理局、国家税务总局、地税局、市财政局、省/市工业和信息化局等）办理业务使用；6.3.3其他。6.4资信类文件的使用范围主要为：6.4.1与公司合作的各银行准入业务；6.4.2与公司合作的各银行授信业务；6.4.3主管机构（国家税务总局、市财政局、省/市工业和信息化局等）办理业务使用；6.4.4其他。6.5获奖证照资料的使用范围主要包括：6.5.1在公司办公地点、官方网站、宣传资料中展示；6.5.2开展公司经营业务；6.5.3主管机构（商标局、国家知识产权局、人力资源和社会保障局等）办理业务使用；6.5.4其他。6.6其他重要文件的使用范围主要包括：6.6.1办理工商登记、变更、年检、注销；6.6.2开展公司经营业务；6.6.3根据相关文件的要求开展业务合作，履行合同；6.6.4产生纠纷时查询使用、作为证据提交；6.6.5其他。6.7公司各类证照资料原件使用，必须按照规定走审批流程：“企业微信——工作台——审批——证照使用”并经部门主管、总经理审批通过后方可使用。6.8使用公司各类证照资料复印件、扫描件，必须按照规定走审批流程：“企业微信——工作台——审批——证照使用”并经部门主管、总经理批准；复印件经公司证照资料管理人员签“本复印件仅供用于……”字样，并加盖公章后有效。6.9公司证照资料不得遗失、损坏；如出现遗失和损坏，应立即向总经办汇报，并立即与发证机关联系，及时办理证照资料的挂失和补办。6.10未经批准，任何人不得涂改、伪造、复印、转借公司证照资料；擅自涂改、伪造、复印、转借的证照资料一律无效。6.11未经批准，任何人不得擅自使用公司的证照资料进行各种担保。6.12任何单位和个人不得利用证照资料从事违法活动，发现有用证照资料从事违法、违规活动者将给予当事人以经济处罚，并收缴全部非法所得。造成严重后果者，按照有关程序追究当事人刑事责任。第7条证照资料监督管理与罚则序号违规事由情节性质处分标准1因保管不善导致证照资料遗失、损坏或被第三人占用的隐瞒不报，对公司业务造成直接负面影响特别严重辞退或开除公司证照资料遗失、损坏严重责令赔偿经济损失、辞退、记大过等2未经审批，擅自使用证照资擅自用于司法证据、担保、贷款或其他投融资活动特别严重一律开除，视情况移送公安司法机关追究法律责任，暂扣工资以抵偿经济损失料，或超出审批范围或用途使用证照资料的1年内2次以上、造成严重后果或出于个人私利特别严重辞退或开除，造成严重后果的，视情况移送公安司法机关追究法律责任其他严重记大过、记过等3编造虚假的事由、隐瞒真实用途，申请使用证照资料的造成严重后果或出于个人私利的特别严重辞退或开除其他严重辞退、记大过、记过等4外借证照资料到期未返还且未特别说明或报备的到期后超过3天未归还严重记大过、记过等其他一般书面警告5办理工作交接时，不配合移交本人所保管的证照资料的导致公司证照资料无法正常交接和使用严重暂扣工资、记大过、记过等6其他违反证照资料管理制度的行为一年内3次以上、造成政府查处或司法诉讼、对公司声誉造成恶劣影响或造成直接经济损失5000元以上特别严重辞退或开除，责令赔偿经济损失一年内2次以上或对公司造成负面影响严重记大过、记过等，责令赔偿经济损失其他一般记过、书面警告等备注：“以上”均包含本数。第8条附则8.1公司全体职员须严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。公司行政部负责本制度执行情况的监督考核。8.2违反本制度规定的，应按照公司相关奖惩制度。8.3本制度自年月日起正式施行生效。8.4本制度最终解释权归公司法务部所有。公司年月日',)