行政会议事务管理制度与表单：会务接待、会议室管理、会议外包

('会务接待管理制度表单6．4．1会务接待管理制度制度名称会务接待管理制度受控状态编号执行部门监督部门编修部门第1章总则第1条目的为了规范公司会务接待工作，树立公司的良好形象，依据公司相关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司各类会务接待活动的管理工作，包括涉外会务的接待管理。第3条管理部门1．行政部是公司会务接待的主管部门，负责协调公司的会务接待活动。2．公司其他职能部门的会务接待活动，由所在部门自行承办，行政部予以必要的协助。第2章接待准备工作细则第4条接待管理部门应根据来访单位（团体、个人）的要求，分情况及时处理。1．有关单位检查指导工作时，要按照事先安排的接待计划，做好接待前的相关准备工作，确保接待工作的有序进行。2．有关单位要求公司解决某些业务方面的问题时，经公司领导同意后，介绍到相关部门接待。3．凡要求会见公司领导的客人，要首先问清客人姓名、工作单位和来访意图等情况，向公司领导请示后再安排。4．如果来访客人商洽的事项比较简单，所涉及的问题都在行政部职权范围内，可由行政部直接处理。第5条相关部门按照领导要求，做好接待工作中所需的公司相关文件资料、产品等准备工作。第6条公司行政部要做好接待地点的卫生工作，并准备茶具、饮用水等所需物品。第7条接待人员要提前安排好客人住宿、用餐等事宜。第8条接待人员在接待过程中要严格遵守公司的礼仪规范。第9条接待人员凡遇到超出自己职权范围的问题，应主动向领导请示，不能擅自做主。第3章涉外会务接待第10条公司接待国外来宾时，除由总经理或其他高级管理人员亲自接待以外，其余由行政部配合有关部门负责安排接待工作。第11条外事会务接待工作必须按照公司的有关规定和统一部署安排。第12条外事会务接待工作的基本原则是：认真负责、热情周到、不卑不亢、言行得体和严守机密。第13条外宾来访时，接待人员要准确掌握客人或领导乘坐的交通工具抵离的时间，提前通知有关单位和人员做好接送准备。第14条外宾来访时，接待人员要根据来访者的目的、规格及兴趣、意愿等选择、安排参观项目，确定活动内容，拟订接待方案，报请主管批准。第15条公司应根据批准的接待方案，认真做好业务洽谈工作。洽谈时如遇到超出权限范围的事情，应向公司领导请示。第16条安排外宾用餐除特殊情况外，原则上陪同人员不得超过两名；安排娱乐活动时，陪同人员亦应适当控制，坚决杜绝出现高消费、大吃大喝等现象。第17条在接待来宾的工作中，要认真做好安全保卫工作。第4章接待费用管理第18条接待标准1．住宿标准安排住宿人员时，原则上在公司所属宾馆或招待所订房，特殊情况可在其他宾馆订房。2．用餐标准（1）用餐标准为：宴请公司负责人以上领导（含随行人员，下同），每人每餐____元；宴请公司部门领导、业务合作公司领导每人每餐____元；宴请业务合作公司部门领导、公司管理人员每人每餐____元；宴请普通工作人员每人每餐____元，工作餐统一按每人每天____元（早餐____元，中、晚餐____元）的标准。宴请公司领导以上人员时，酒水费用可另计，其他宴请标准含酒水消费。（2）由公司高层领导出面宴请的费用标准不受以上限制，原则上由行政部统一办理。（3）无论宴请哪一级领导，除公司领导外，其他陪餐人员不超过____人。第19条接待费用使用1．接待费的使用应遵循勤俭节约、效能优先的原则。2．接待费的使用只限于招待来宾用餐、娱乐、购买礼物，不得挪作他用。3．接待人员在招待任务完成之后须及时（____小时之内）凭“请款单”和接待费用的正式发票到财务部办理报销手续。第20条接待费用审批1．接待费审批权限（1）使用接待费金额____元（含）以下的由行政部经理批准。（2）____～____元（含）由行政总监批准。（3）____～____元（含）由总经理批准。（4）____元以上由董事会批准。2．接待人员原则上应事先填写“接待请款单”，报批准人批准后施行。特殊情况必须向批准人提前口头声明，获准后方可施行，事后必须补办相应手续，否则财务部有权拒绝报销。3．除办公室分管主任、主任或办公室指定的专人外，其他人员一律不得在餐厅、宾馆、餐馆和商店签单，否则费用自理，公司不予报销。第5章附则第21条本制度由行政部负责制定、解释，修订亦同。第22条本制度自发布之日起正式实施。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期6．4．2会务接待管理表单商务接待安排表来宾单位带队人姓名带队人职务随行人员名单到达时间停留时间人数考察内容接待计划安排车辆使用计划相关事项摄影礼品音响欢迎标语用餐鲜花宣传材料礼仪导游题词水果其他负责接待部门意见签字：日期：领导审批签字：日期：会议室管理制度表单6．5．1会议室使用管理制度制度名称会议室使用管理制度受控状态编号执行部门监督部门编修部门第1章总则第1条目的为了加强会议室的管理，提高会议室的利用率，依据公司会议管理相关制度，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司所有大小型会议室的统筹使用、设备维护、卫生清洁等使用及管理。第3条原则行政部应遵循先全局性会议后各部门会议，先紧急性会议后一般性会议的原则，统筹安排公司所有会议室的使用。第2章会议室使用申请第4条公司各部门有会议室使用需要时，均需提前向行政部提交使用申请，说明使用时间、参会人数、所需设备等，由行政部统一进行统筹安排。第5条召开临时会议未事前提交申请者，可与行政部协商。如可安排使用，会议组织部门事后应及时补办申请手续，如确实无法安排时，应更改会议时间或由行政部协助提供其他解决办法。第6条未经行政部批准，不得擅自使用会议室。第3章会议室日常管理第7条会议室由行政部指定专人负责管理，统一安排使用。第8条会议室的环境卫生由行政部派专人负责，在每次会议召开前后均要认真打扫，并做好日常清洁工作。第9条行政部须根据每周会议安排表提前准备好会议室，及时做好会议室内设施设备、会务方面的一切安排，按会议需要备好茶水等。第10条行政部负责管理会议室配备的各种设备。各部门使用人员应爱护会议室的公共设备，不了解设备的操作方法时，应及时向行政部求助，严谨擅自强行操作。因操作不当及其他人为原因造成设备损坏的，由责任人照价赔偿。第11条各部门在使用会议室的过程中，要注意保持卫生，禁止吸烟，爱护室内设备。第12条未征得公司同意，任何人不得将会议室内所使用的设备、工具、办公用品拿出会议室或挪作他用。第13条会议室使用完毕后，应关闭门、窗和全部设施设备电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作。第14条会议室的钥匙由行政部派专人管理，各部门领用完毕后应及时归还。第15条若非参加会议，任何人不得随意进入会议室。第16条各部门使用会议室时间须遵守申请时间，以免影响整体的使用计划。第17条行政部人员每天应做好会议室场地及消防安全设备检查工作。第4章附则第18条本制度由行政部制定、解释和修订。第19条本制度自发布之日起正式实施。编制日审核日期批准日期期修改标记修改处数修改日期6．5．2会议室使用管理表单1．会议室使用申请表会议名称会议主办部门预借会议地点会议负责人会议时间预计参会人数参会人员部门姓名职务备注申请部门申请人行政部总经理2．会议申请单会议名称会议议题会议召开时间会议地点会议主持会议时间会议议程安排预期效果会议费用预算申请部门申请人审批人及意见备注本表适用于不定期会议。会议外包管理制度表单6．6．1会议外包管理制度制度名称会议外包管理制度受控状态编号执行部门监督部门编修部门第1章总则第1条目的为了规范管理公司会议外包工作，使会议外包工作有据可依，提高会议外包工作效率，保证外包会议的质量，依据公司相关规定，特制订本制度。第2条适用范围本制度适用于公司所有外包会议的重要事项要求、流程及承包商选择的管理。第3条术语解释本制度中的会议外包是指，企业为了减少筹划会议的时间和人力成本，将会议服务及会议程序设计承包给策划会议的专业人员或单位。第2章会议外包工作事项要求及流程第4条会议外包工作的内容会议外包主要包括明确会议主题和形式、选择承包商、签订承包协议等，具体如下表所示。会议外包工作事项具体要求明确会议主题确定会议主题；明确会议要达到的目的；决定开始确定召开会议确定会议形式制定会议承包商选择方案执行会议承包商选择方案确定会议承包商双方讨论协商承包细则确定会议外包签订外包协议准备会议外包事项整理存档结束和形式会议的展现形式选择承包商制定承包商选择方案；发出会议外包公告；对承包商进行评估，包括对承包商的信用、价格、会议场地条件、服务水平、提交材料等信息的评估签订承包协议与选定会议承包商进行洽谈，协商合作事宜；将会议的具体要求传达给承包商；与承包商签订承包协议第5条会议外包管理流程会议外包管理流程如下图所示。第3章会议外包承包商选择第6条会议外包承包商选择要求1．必须具备独立法人资格，并持有有效的工商营业执照和税务登记证；2．营业范围必须是具有餐饮服务或酒店；3．必须严格遵守中华人民共和国有关法律法规，特别是有关员工劳动保护或福利政策；4．必须承担任何劳动合同项下的义务和负责处理承包服务期间产生的一切劳动纠纷，不应影响本合同的正常履行；5．必须有作业管理规章制度和员工考核奖罚标准以及安全规范；6．必须承诺执行《中华人民共和国食品卫生法》、《烟草系统宾馆饭店安全管理暂行规定》以及《烟草行业行为规范》；7．承诺遵守委托方各种规章制度和6S管理规定。8．不接受联合体报名投标。第7条会议外包承包商需提供的资料报名时需提供营业执照副本原件、税务登记证副本原件、组织机构代码证副本原件、法定代表人身份证原件（或法定代表人授权书原件和被授权人身份证原件），报名时同时提供上述资料的复印件一套（加盖投标人公章）。第4章附则第8条本制度由行政部负责制定、解释和修订。第9条本制度自发布之日起正式实施。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期6．6．2会议外包管理表单1．外包会议审核表填制部门档案编号审核要点核查栏会议目的本次会议是否必要，是否有其他更好的解决方式会议目的是否明确要项设定开会时机是否适当会议场所是否适当与会人员范围是否适当会议通知与会人员是否全部通知完毕会议的主旨和议题是否准确的通知与会者是否事先通知与会人员做好相关议题的准备会议准备是否事先拟定好议题的进行顺序与时间安排事前是否需要分发参考资料会议记录是否安排妥当是否必须使用投影仪等会议设备2．外包会议安排工作落实情况检查表填制部门档案编号会议名称召开时间会议地点序号安排事项重要程度完成期限责任人进展情况备注',)