公司会议管理制度(附表单),公司会议管理制度及流程

('文件编号公司会议管理制度文件版本A/0生效日期页码第1页共5页说明：1.此文件为正式运行文件，该文件负责部门为人力资源部，其主要职责是维护该文件的运行、检查、培训指导、问题点收集、处理；2.运行过程中若同公司旧文件有冲突时，一律依本文件执行。文件编制/更改一览表版本编制/更改内容日期编制/更改人A/0文件运行评审栏会签市场部研发部设计部自控部资料室采购部人力资源部仓储部生产部PMC部品质部战略发展部财务部项目部电工部售后服务部制定：审核：审批：1.0目的：文件编号公司会议管理制度文件版本A/0生效日期页码第2页共5页为提高会议的质量和效率，规范与会议有关事项的管理，特制定本制度。2.0适用范围：公司例会、专题会议、部门例会等。3.0职责：3.1会议召集人3.1.1确定会议主题、会议主持人、参加人员。3.2会议主持人3.2.1确定会议通知人、记录人、会议议程；3.2.2准时召开会议，控制会议节奏与时间，把握会议重点不偏离主题；3.2.3确保会议不受干扰，主动处理解决干扰会议行为，例如：窃窃私语﹑故意刁难﹑恶意攻击、逃避责任﹑急于了事和专横自大等；3.2.4平衡发言，增强与会人员对会议结论的支持；3.2.5会议召开时间及议程变更的事前协调；3.2.6会议纪律的监督、会议中违规行为的处理；3.2.7会议决议或改善对策的实施跟进，对实施效果的验证；3.2.8会议记录的签核。3.3会议通知人3.3.1发出会议通知（注：公司固定召开的例会，除临时变更外，不另行通知，但主持人要求通知的，必须提前通知到相关人员）；3.3.2会议通知一般采用电话、口头或书面形式，但需确保通知到参会人或相关责任人。主持人要求采用书面形式通知的，会议通知人必须采用书面形式通知，被通知人或其授权代理人应在通知单上签字确认；3.3.3会议开始前按主持人要求准备会议资料并分发到相关与会人员；3.3.4会议召开前发生异常状况导致会议无法按时召开时，即时通知会议主持人及相关人员；3.3.5会议因故取消或延迟，需提前30分钟通知相关人员。3.4会议记录人3.4.1提前5分钟做好会场准备；3.4.2组织签到，发放并收回《会议签到表》，在会议正式开始前向会议主持人报告会议缺席情况；（例：报告主持人，本次会议应到XX人，实到XX人，请假XX人，XX请假，XX旷会）3.4.3现场记录会议内容；3.4.4会议结束后规定工作日内或在主持人规定时间内整理完成会议记录、决议，报主持人审核签字，按主持人的要求发至相应部门人员；3.4.5会议结束时当场公布会议的违规情况及处理结果。3.5参会人员3.5.1事前准备相关会议资料和发言准备；3.5.2准时参加会议，临时突发事件不能准时参加或缺席，提前通知会议主持人，并委任职务代理人参加；3.5.3会后1个工作日或主持人规定时间内向下属及时传达会议精神，非紧急会议通过部门例会或其它形式向下属传达会议精神；文件编号公司会议管理制度文件版本A/0生效日期页码第3页共5页3.5.4按会议决议规定，落实会议决议。4.0会议纪律：4.1与会人员参加会议时应带记录本、笔及会议相关资料，并提前做好发言准备；4.2与会人员应提前5分钟到达会场完成签到，做好会议准备；4.3会议期间将手机关机或调为振动；4.4会议期间禁止吸烟；4.5会议期间禁止接听电话，如遇重要客户、重大异常等紧急来电必须接听时，需举手示意经主持人同意后离场接听；4.6与会人员遇突发事件急需离场处理时，应知会主持人；4.7会议期间，未经主持人许可，不许交头接耳、随意走动或处理与会议无关事宜；4.8需要提问时，首先征得主持人同意方可发言或在主持人的安排下发言；4.9会议结束后，参会人员将私人物品、水杯、垃圾等进行清理，带离会场，并将桌椅摆放好。5.0管理规定：5.1会议迟到5分钟以内的，每次乐捐10元，超过5分钟每次乐捐15元，超过10分钟的按旷会处理，旷会每次乐捐30元；5.2未经会议主持人同意私自早退会议的，乐捐20元/次；5.3未按期完成会议决议且未提前向主持人申请或申请未得到主持人同意的，每逾期1个工作日乐捐5元/项，若因此给公司造成损失的，按照相关管理约定追究责任；5.4会议记录人会后未在规定时间内或在主持人规定时间内完成整理会议记录、决议并呈报主持人确认的，乐捐10元/次；5.5会议期间未经主持人同意在会场接听电话的，乐捐10元/次；5.6参会人员在会后未在主持人规定时间内向下属传达会议精神的，乐捐10元/次；5.7会议主持人未按照会议议程主持会议或会议延时，乐捐会议主持人10元/次；5.8会议主持人不得擅自调整例会时间，否则乐捐10元/次，更不得擅自取消例会，否则乐捐20元/次，特殊情况不能召开例会的，需经上级领导同意方可调整或取消；5.9在会议上有骂人、拍桌子、扔物品及其它严重扰乱会议秩序行为者，乐捐200元/次；5.10违反其它会议规定（纪律）或未履行相关职责的，一律乐捐10元/次；6.0相关表单：6.1《会议签到表》6.2《会议记录表》文件编号公司会议管理制度文件版本A/0生效日期页码第4页共5页会议通知/签到表会议名称主持人时间地点召集人通知人记录人会议主题序号应参加人员会议签到序号应参加人员会议签到部门姓名通知签名部门姓名通知签名文件编号公司会议管理制度文件版本A/0生效日期页码第5页共5页会议记录表会议名称主持人时间地点记录人抄送缺席人员参加人员会议内容会议决议序号决议事项责任人跟踪人完成时间跟踪结果1234奖励事项乐捐事项主持人日期',)