进出口公司管理制度模板标准版3篇

("第1页共37页进出口公司管理制度模板标准版3篇Standardversionofmanagementsystemtemplateforimportandexportcompanies第2页共37页进出口公司管理制度模板标准版3篇询言：规章制度是指用人单位制定的组织劳动过程和进行劳动管理的规则和制度的总和。本文档根据规则制度书写要求展开说明，具有实践指导意义，便于学习和使用，本文档下载后内容可按需编辑修改及打印。本文简要目录如下：【下载该文档后使用Word打开,按住键盘Ctrl键且鼠标单击目录内容即可跨牌专到对应篇童】篇章1：外贸公司进出口管理制度范文2、篇章2：进出口贸易公司财务管理制度3、篇章3：外贸公司出口管理制度模板篇章1：外贸公司进出口管理制度范文一、出口贸易统计制度第一条岀口贸易统计是一项反映公司经营业绩、影响公司发展决策、出口计划以及有关配额、许可证、审批证能否得到批准的重要工作。第二条要专人负责岀口贸易的统计工作。统计人员应按业务管理部的要求如实填报各项统计数据，并报公司业务管理部备案。第三条统计报表以及时、准确为原则。各种报表应严格按下列规定的时间报送：第3页共37页1•周报内容为一周内货物实际岀口情况，应于每星期六下午报至主管。2.季报内容为季末月28日到本季末月的27日的实际出口情况，月报应于每季末的28日报至总公司业务管理部。3.年报应于每年12月25日报至总公司业务管理部，业务管理部累加整理后，于12月30日前报至市政府经济发展局统计处。第四条已上报表如遇节假日影响，不能当期完成的，影响应提前填报。第五条商品名称应规范具体，数量和金额应整数填写；金额一律以美元为统计单位。第六条统计人员若未能按照上述规定填写报表或漏报、延期填报而造成不良后果，应由统计人员负责。业务经理有权对其通报批评，责令其按照要求填报。二、岀口报关管理规定第一条为加强货物出口报关管理，提高工作效率，特制定本规定。(二)岀口报关第4页共37页第一条总公司各部门及下属企业虚办理一般贸易岀口货物报关的，须凭其财务部门开出的调拨单到业务管理部门办理有关手续，无调拨单的，业务管理部有权拒绝报关。第二条在一般情况下，星期日和节假日停止报关岀货。如影情况紧急确需报关出货的，须由业务部门经理于星期三提出书面申请，经业务管理部及主管副总裁同意后，方能报关出货。第三条报关员在报关岀货后，须妥善保管盖有海关印章的报关单，并由报关员到代理报关单位办理报关手续，其他人不得直接到代理报关单位办理报关手续。其他人员直接办理报关的，公司不付报关代理费。三、一般贸易岀口收汇核销管理规定(-)目的第一条为加强出口收汇管理，健全出口收汇制度，提高经济效益，特制定本规定。（二）核销单的领用及管理第一条公司的一般贸易岀口收汇核销单由外贸经理统一向外汇管理局申领，集中保管。第二条各有关岀口企业应配备核销单领用登记本，登记本第5页共37页由财务部保管。第三条领取核销单须凭财务部开具的调拨单及核销单领用登记本到总公司业务管理部领用，由业务管理部在核销单领用登记本上对领用情况登记后，由领用人将领用登记本交还财务部。（三）核销期限2第一条个出口企业财务部应根据核销单领用登记事项，督促、检查核销工作办理情况。第二条核销期规定为：即期信用证及本票岀口项下的核销单，原则上一个月内核销完毕。远期信用证及托收出口项下核销单，原则上一个半月内核销完毕。第三条过期未核销的，财务部发出催办通知。催办后仍不办理，又无特殊原因的，业务管理部有权暂时不发核销单，直到办完过期核销单为止。（四）核销单的核销第一条核销单的核销，公司有业务经理负责办理，下属各有关岀口单位由各自单位的'财务人员负责办理。第二条核销单的核销手续时应提供下列材料：核销单、报关第6页共37页单、汇票副本、发票以及结汇水单正本及复印件。第三条如结汇水单金额中已扣除押汇利息、佣金、保险费等，应提供相应的发票单据及银行付款通知单。四、信用证及附属单据审核规定第一条公司业务管理部在收到信用证后，应将信用证对照合同加以审核。审核无误后，开岀一式三份的审证记录单，两份留底，一份交业务部门，在出货前，由业务管理部对照信用证项下已收客户单据情况，加签“同意岀货”意见后。由业务经办人员交财务部门。审核信用证工作一般在一个工作日内完成。第二条各部门应按业务管理部的审核意见执行。需要修改时，业务部门应在出货日3天前，要求客户通过开证银行修改完毕，够则一切后果由承办人负责。第三条业务管理部门应对拟出货的信用证经常查阅。对已过装期、效期的信用证，及时与业务部门联系，业务部门应向业务管理部门提出书面的缴证证明，以便及时通知银行办理撤证手续。第四条在提交银行议付单据中，如有客户岀具的单据，业务部门应要求客户在出货前1天，将单据传真给业务管理部门，或将单据正本送公司业务管理部，以便核对或修改，不延误岀货和第7页共37页结汇工作。凡岀货当日客户出具的单据正本未能送达业务管理部的，或有不符点的，不予出货。不按此规定执行的,业务部门应付相应的责任。第五条单证审核相符的，在岀货时，由财务部门根据业务管理部门在出口货物关审批单上签署的审核意见，开具内部货物调拨单，凭此岀口报关。第六条出货后当天，业务部门应将出货装箱等详细资料提交给业务管理部门，以便及时制单。业务管理部门应根据信用证得时间要求，及时审核，制作好结汇单据，并将一份商业发票交给财务部备案。五、岀口贸易作业标准化手册（-）业务流程1.新产品开发（样品收集）。2•客户开发。3•客户询价（电报、信件、电话处理）。4.报价。5.订单确认。第8页共37页6.开立生产部订单。7.出货。8.客户付款。（按具体合同规定，要求客户付款）（二）业务处理细则第一条新产品开发（样品收集）1•业务科取得新样品后，应填写产品卡，写明以下资料：（1）临时编号。（2）品名、规格、包装。（3）负责人的联系方式（4）开发成本。（5）预估生产成本。（6）实际成本审核报价。（7）可能销售对象及地区。（8）预估售价。（9）预估毛利。2•业务科于每周业务汇报时，就前项新产品提出讨论，经逐第9页共37页项评估，按开发价值分为A、B、C三类,A类为极具开发价值，B类为有开发价值，C类为无开发价值。3•经评估列为A、B类之产品，赋予正式产品编号，列入产品档。样品拍照存档，样品存放样品室，并于产品卡上写明存放位置。经评估列为C类之产品，产品卡列入次品档，样品存放次品室。4•业务科每月就现有产品，选择过时产品，于每月第一周业务汇报时，提出检查，经评定已无开发价值者，产品卡列入次品档，样品移入次品室。第二条客户开发：1•业务科于每月最后一周业务汇报时，提包下个月的客户开发计划，计划内容包括：（1）制作公司简介，产品目录（注明交货期限及付款条件）。（2）产品市场研究、分析、及客户资料之收集。（3）介绍新产品（邮寄新产品目录）。（4）刊登广告、邮寄开发信。（5）其他。第10页共37页2•客户开发应选择A类产品，并配合季节性需求。3•经研讨定案之客户开发计划，应由业务科列入下个月的营业计划，并按职责列入个人工作计划。第三条客户询价（电报、信件、电话处理）1.业务科收到客户询价的电报及信件，应即加盖收文戳记，填上收文日期，并依来电或来信内容，于文件空栏填具处理意见后，将来文大意及处理情况，登记于收文簿，将原文呈经理核阅后，依经理批示内容，回函或回电，并将回函或回电大意填入收文簿。回函或回电副本存客户档。2•处理中的电报或信件，存于待办卷，随时查阅催办，已经处理的电报或信件，依客户别归入客户档。来文无适当空栏时可另以签办单，粘附处理。3•客户电报限当日回电，客户信件，除按经理指示期限外，限三日内回函。4•接到客户电话，应将通话内容记入电话记录上，呈经理批阅，并依指示处理。电话记录一式两联，处理程序同电报、信件。处理完成后，第一联依顺序归入电话记录档，第二联按客户别归入客户档。第四条报价：第11页共37页1.业务科接到客户询价之电报或信件，应立即按客户需求指派人员洽询厂商后，挑选产品ITEM,呈经理核可后，打报价单，必要时修剪样品照片，贴于报价单上。2•报价单一式两联，第一联寄客户，第二联存客户档。第五条订单确认：1•业务科接到客户订单，即依订单内容，填成交卡交专业人员，让厂商确认买价及交货期后，打SALESCONFIRMATION(S/C),S/C—式五联，第一、二、三联寄客户，第四联存业务科待办卷，第五联存客户档，并将订购品名、数量、单价、金额、交货期、生产厂商填入客户档。第六条开立生产部订单：1•订货单一式四联，第一联交售方存查，第二联存业务科待办卷，第三联交专业人员，据以协调厂商填写生产及验货进度表，第四联交售方签认后存厂商档，并将订购品名、数量厂价、交货期等，记入厂商档。2.业务科依据S/C及订货单填写产品表。第七条岀货：1•出货前，业务科联络船公司确定船期，填写装船预计表，第12页共37页同时联络专业人员，确定装柜日期及地点，通知拖车公司将货拖到制定地点，以备装柜。2.装船预计表一式三联，第一联交报关行签SHIPPINGORDER(S/0),第二联业务科存查，第三联交专业人员据以验货。3•装柜完成后，专业人员立即回报每一种货品实际出货数量、箱号、净重、毛重、材数、及退税方式。第八条客户付款：1•每笔货品岀口后，业务科于结关后三日内收集厂商寄来的发货单、销货发票、及专业人员填具验收记录之装船预计表第三联，核对无误后送会计。篇章2：进出口贸易公司财务管理制度【按住Ctrl键点此返回目录】第一章总则第一条为适应中国11发展总公司高速发展的要求，加强进出口业务管理，明确责权，确保贸易项目质量，建立规范化、科学化的管理模式，根据国家有关规定并结合11总公司实际经营情况，特制定本规定。第二条本规定的重点是从财务管理与资源控制的角度岀发，涉及法规的问题，请参照(中国11发展总公司合同管理规定)执行。第13页共37页第三条本规定适用于11系统所有从事进岀口业务的商品流通企业。第二章岀口业务第四条出口项目报审时，业务人员需向财务部门提供下列资料。1、《合同审批表）（见附表一）；2、出口合同及国内购销合同或委托代理出口协议样本：3、《自营岀口商品换汇成本预算单》（见附表二）；4、如出口商品属于国家计划配额内商品，还需提供出口商品许可证正本，招标项目需提供出口中标书。第五条财务主管人员根据上述资料有权审核以下内容：1、复核《自营岀口商品换汇成本预算单》，对项目预期的总体盈利情况进行审核；2、项目在运行过程中是否有违反国家财经纪律（如海关、税务、外管局等部门的有关规定）和公司有关财务制度的可能；3、对于代理岀口业务是否存在承担销售盈亏，垫付商品资第14页共37页金及担负基本费用的情况；4、对收付款方式的选择是否合理、安全，经营资金是否有保障。在上述审核过程中，财务主管人员对项目的某些具体情况持有异议时，项目执行人须详细说明情况，对有严重违反国家财经纪律或公司财务制度，以致于项目不具备操作的条件时，财务主管人员可在《合同审批表）中签署否定意见。第六条对于自营岀口项目，业务人员应在支付国内商品采购货款前5-10天与财务人员联系，以便财务人员及时安排资金。办理付款手续时，业务人员应填制（进出口贸《进出口贸易项目付款申请表》（见附表三），并报请本部门负责人、财务负责人。公司负责人签审，并附加盖“法规审核专用章”的有关合同或协议书副本，财务人员依此办理忖款手续。付款后业务人员应在10个工作日内将发票交财务部门。对于增值税发票，财务人员应逐项认真审核。对不符合要求的发票,业务人员有责任重新向客户索取。第七条在做农副产品收购业务时，不准直接向农民收购。所购货物装上运输工具取得运输部门凭证后，方可支付不超过货款20%的预付款，货物运至岀口装运港经商检部门检验合格后，方可支付余款。如发现不符合出口商品规格和质量等问题，应拒绝收购和付款，并及时向对方提出有效异议，如已凭托收方式付第15页共37页款的，应及时予以追回。第八条关于127特户的使用方法的规定：在商品采购业务中，原则上不采用汇票自带（即127特户）方式，如确因业务需要，经总公司分管领导批准，可由业务人员和财员共同携带外岀，相互监督使用。业务人员负责货物采购及订立合同,财务人员负责掌握汇标及讨款，货物余额超过10万（含）元人民币的，合同签订步须上报购批准，派岀的财务人员须见到公司分管领导签字同意付款的书面传真后方可付款，特殊地区无法使用传真的，由公司领导口头通知派出的财务人员，回京后补办书面手续。第九条在买方开岀信用证后，业务人员应立即通知财务人员到通知银行查收，财务人员视资金状况采取相应融资措施，需要信用证打包贷款的项目，财务人员应及时与银行联系,争取贷款早日到位。第十条在出口货物装船发运后，业务人员应在1一2个工作日内按照信用证或有关出口合同的要求制妥全套结汇单据，并填制汇票（见附表团），业务人员应配合财务人员做好审单工作，尽早向银行交单收汇、结汇。第十一条对核销单的管理报关之前，业务人员需从财务部门领取（岀口收汇核销单），第16页共37页同时在（核销单领用登记薄）上签字。注明申领份数。合同号、商品名称、申报金额。报关后业务人员应立即将核销单退还财务部门。对不及时退还累计达5份以上核销单的业务人员，在下一次领取核销单时，财务人员有权拒发，同时，财务部门有权视情节轻重提请人事部门扣发相应工资。第十二条财务人员到外汇管理局办理核销手续时，应备好下述资料正本。1、盖有海关验讫章的核销单；2、报关单：3、银行结汇水单（盖有“供核销专用”字样的已在外管局备案的结汇水单）；4、外贸发票。上述单据之间要求单位数量一致，金额相符。第十三条财务人员在办理岀口退税时，应及时备好全套资料如下。1、出口退税申请表：第17页共37页2、增值税发票并附税收（出口货物专用）缴款书；3、在外管局已核销的核销单；4、报关单;5、外贸发票；6、收入成本作销帐复印件。上报税务局后，财务人员还应积极配合税务局做好函证调查工作，尽早收回退税款。第十四条代理出口业务中，在完成银行结汇，外管局核销工作之后，财务人员应持上述资料到税务局办理出口退税转移单，并交委托方在当地退税。对于委托方坚持在我公司办理退税的，我公司本着不垫付税款的原则执行。第三章进口业务第十五条进口项目报审时，业务执行人需向财务部门提供下列资料：1、《合同审批表》；2、进口合同及国内购销合同或委托代理进口协议样本；3、《自营进口商品盈亏预算单》（见附表五）:第18页共37页4、如进口商品属于国家控制性商品，还需提供进口商品许可证正本或机电设备进口证明或进口商品登记证明。第十六条财务主管人员根据上述资料有权审核以下内容：1、复核《自营进口商品盈亏预算单》，对项目预期的总体盈利情况进行审核；2、项目在运行过程中是否有违反国家财经纪律（如海关、税务、外管局等部门的有关规定）和公司有关财务制度的可能;3、对于代理进口业务是否存在承担销售盈亏，垫付商品资金及担负基本费用的情况；4、对收付款方式的选择是否合理、安全，项目资金是否有保障。5、如对内为远期收款方式的，除有长期业务关系的客户经特批外，一般不宜采用。第十七条对于需开立信用证的进口业务，业务人员须提前三天向财务部门提交公司内部的（信用证开立申请书调见附表六），并报请业务部门负责人。财务负责人以及公司负责人签审后，再向财务人员提供下列资料：1、盖有《法规审核专用章》的进口合同，国内购销合同或第19页共37页委托代理进口协议正本一套。2、银行开证申请书；3、如属国家控制性商品、还需提供进口商品许可证或机电设备进口证明或进口商品登记证明等文件正本。第十八条财务人员在备齐上述开证所需资料审核无误后，尽快提交银行，并按与银行事先约定的保证金比例将款转入银行保证金帐户。信用证开岀后，财务人员应及时取回信用证副本并交业务人员共同核对。第十九条开出的信用证需修改时，业务人员应及时向财务部门提岀书面改证申请并附详细内容，重要内容的修改还需业务部门负责人的签字。财务人员审核无误后加盖财务章送交银行通知改证，并及时查收改证回单。第二十条财务人员应根据信用证条款或进口合同中规定的议付单据仔细核查单证是否相符，以及各个单据之间是否相符，如若发现单单之间、单证之间有不一致之处，应及时通知付款银行，停止对出口商付款。第二十一条在对外议付时，业务人员应提前5-10天与财务人员联系，以便财务人员合理安排资金；经审核无误可以对外付款的合同，业务人员填制《进出口贸易项目付款申请表》，并报第20页共37页请业务部门负责人、财务部门负责人、公司负责人（L/C方式除外）签审后交财务人员办理付款手续，并配合财务人员备齐向银行购汇所需的资料。第二十二条财务人员在见到《进岀口贸易项目付款申请表》后，填制忖款单据，向银行提交下述资料：1、购汇申请书；2、贸易进口付汇核销单；3、报关单；4、进口合同，国内购销合同或委托代理进口协议正本；5、如属国家控制性商品，还需提供进口商品许可证或机电产品进口证明或进口商品登记证明等文件。议付后，财务人员应及时取回购汇单据及核销单并通知业务人员购汇成本。第二十三条代理进口业务对外议付时，如果公司尚未收到委托方应付的货款，在L/C付款方式下，业务人员负有责任将公司所垫货款及加收的利息在限期内向委托方追回，在其他付款方第21页共37页式下，财务人员有权延迟或拒绝忖款。第二十四条未经财务人员审核过的合同，或不能提供加盖“法规审核专用章”的合同，或无法提供银行购汇所需单据的项目，财务人员有权拒绝付款。第二十五条进口商品在国内销售时，财务人员根据《购销合同）中的规定及时与业务人员联系催收货款，货款收回后方可开具增值税发票。篇章3：外贸公司出口管理制度模板【按住Ctrl键点此返回目录】一、出口贸易统计制度第一条岀口贸易统计是一项反映公司经营业绩、影响公司发展决策、岀口计划以及有关配额、许可证、审批证能否得到批准的重要工作。第二条要专人负责岀口贸易的统计工作。统计人员应按业务管理部的要求如实填报各项统计数据，并报公司业务管理部备案。第三条统计报表以及时、准确为原则。各种报表应严格按下列规定的时间报送:1.周报内容为一周内货物实际出口情况，应于每星期六下午报至主管。第22页共37页2.季报内容为季末月28日到本季末月的27日的实际出口情况，月报应于每季末的28日报至总公司业务管理部。3.年报应于每年12月25日报至总公司业务管理部，业务管理部累加整理后，于12月30日前报至市政府经济发展局统计处。第四条已上报表如遇节假日影响，不能当期完成的，影响应提前填报。第五条商品名称应规范具体，数量和金额应整数填写；金额一律以美元为统计单位。第六条统计人员若未能按照上述规定填写报表或漏报、延期填报而造成不良后果，应由统计人员负责。业务经理有权对其通报批评，责令其按照要求填报。二、出口报关管理规定（-）目的第一条为加强货物出口报关管理，提高工作效率，特制定本规定。（二）出口报关第一条总公司各部门及下属企业虚办理一般贸易岀口货物报第23页共37页关的，须凭其财务部门开岀的调拨1单到业务管理部门办理有关手续，无调拨单的，业务管理部有权拒绝报关。第二条在一般情况下，星期日和节假日停止报关岀货。如影情况紧急确需报关岀货的，须由业务部门经理于星期三提出书面申请，经业务管理部及主管副总裁同意后，方能报关出货。第三条报关员在报关岀货后，须妥善保管盖有海关印章的报关单，并由报关员到代理报关单位办理报关手续，其他人不得直接到代理报关单位办理报关手续。其他人员直接办理报关的，公司不付报关代理费。三、一般贸易出口收汇核销管理规定（-）目的：为加强出口收汇管理，健全岀口收汇制度，提高经济效益，特制定本规定。（二）核销单的领用及管理第一条公司的一般贸易出口收汇核销单由外贸经理统一向外汇管理局申领，集中保管。第二条各有关岀口企业应配备核销单领用登记本，登记本第24页共37页由财务部保管。第三条领取核销单须凭财务部开具的调拨单及核销单领用登记本到总公司业务管理部领用，由业务管理部在核销单领用登记本上对领用情况登记后，由领用人将领用登记本交还财务部。（三）核销期限第一条个出口企业财务部应根据核销单领用登记事项，督促、检查核销工作办理情况。第二条核销期规定为：即期信用证及本票岀口项下的核销单，原则上一个月内核销完毕。远期信用证及托收出口项下核销单，原则上一个半月内核销完毕。第三条过期未核销的，财务部发出催办通知。催办后仍不办理，又无特殊原因的，业务管理部有权暂时不发核销单，直到办完过期核销单为止。（四）核销单的核销第一条核销单的核销，公司有业务经理负责办理，下属各有关出口单位由各自单位的财务人员负责办理。2第二条核销单的核销手续时应提供下列材料：核销单、报关第25页共37页单、汇票副本、发票以及结汇水单正本及复印件。第三条如结汇水单金额中已扣除押汇利息、佣金、保险费等，应提供相应的发票单据及银行付款通知单。四、信用证及附属单据审核规定第一条公司业务管理部在收到信用证后，应将信用证对照合同加以审核。审核无误后，开岀一式三份的审证记录单，两份留底，一份交业务部门，在出货前，由业务管理部对照信用证项下已收客户单据情况，加签“同意岀货”意见后。由业务经办人员交财务部门。审核信用证工作一般在一个工作日内完成。第二条各部门应按业务管理部的审核意见执行。需要修改时，业务部门应在出货日3天前，要求客户通过开证银行修改完毕，够则一切后果由承办人负责。第三条业务管理部门应对拟出货的信用证经常查阅。对已过装期、效期的信用证，及时与业务部门联系，业务部门应向业务管理部门提出书面的缴证证明，以便及时通知银行办理撤证手续。第四条在提交银行议付单据中，如有客户出具的单据，业务部门应要求客户在出货前1天，将单据传真给业务管理部门，或将单据正本送公司业务管理部，以便核对或修改，不延误出货和第26页共37页结汇工作。凡出货当日客户出具的单据正本未能送达业务管理部的，或有不符点的，不予出货。不按此规定执行的,业务部门应付相应的责任。第五条单证审核相符的，在出货时，由财务部门根据业务管理部门在岀口货物关审批单上签署的审核意见，开具内部货物调拨单，凭此出口报关。第六条岀货后当天，业务部门应将岀货装箱等详细资料提交给业务管理部门，以便及时制单。业务管理部门应根据信用证得时间要求，及时审核，制作好结汇单据，并将一份商业发票交给财务部备案。五、岀口贸易作业标准化手册(-)业务流程1-新产品开发（样品收集）。2•客户开发。3•客户询价（电报、信件、电话处理）。4.报价。5.订单确认。6.开立生产部订单。第27页共37页7.出货。8•客户付款。（按具体合同规定，要求客户付款）（二）业务处理细则第一条新产品开发（样品收集）1、业务科取得新样品后，应填写产品卡，写明以下资料:（1）临时编号。（2）品名、规格、包装。（3）负责人的联系方式（4）开发成本。（5）预估生产成本。（6）实际成本审核报价。（7）可能销售对彖及地区。（8）预估售价。（9）预估毛利。2、业务科于每周业务汇报时，就前项新产品提岀讨论，经逐项评估，按开发价值分为A、B、C三类,A类为极具开发价值，第28页共37页B类为有开发价值，C类为无开发价值。3、经评估列为A、B类之产品，赋予正式产品编号，列入产品档。样品拍照存档，样品存放样品室，并于产品卡上写明存放位置。经评估列为C类之产品，产品卡列入次品档，样品存放次品室。4、业务科每月就现有产品，选择过时产品，于每月第一周业务汇报时，提岀检查，经评定已无开发价值者，产品卡列入次品档，样品移入次品室。第二条客户开发：1、业务科于每月最后一周业务汇报时，提包下个月的客户开发计划，计划内容包括：（1）制作公司简介，产品目录（注明交货期限及付款条件）。（2）产品市场研究、分析、及客户资料之收集。（3）介绍新产品（邮寄新产品目录）。（4）刊登广告、邮寄开发信。（5）其他。2、客户开发应选择A类产品，并配合季节性需求。第29页共37页3、经研讨定案之客户开发计划，应由业务科列入下个月的营业计划，并按职责列入个人工作计划。第三条客户询价（电报、信件、电话处理）1、业务科收到客户询价的电报及信件，应即加盖收文戳记，填上收文日期，并依来电或来信内容，于文件空栏填具处理意见后，将来文大意及处理情况，登记于收文簿，将原文呈经理核阅后，依经理批示内容，回函或回电，并将回函或回电大意填入收文簿。回函或回电副本存客户档。2、处理中的电报或信件，存于待办卷，随时查阅催办，已经处理的电报或信件，依客户别归入客户档。来文无适当空栏时可另以签办单，粘附处理。3、客户电报限当日回电，客户信件，除按经理指示期限外，限三日内回函。4、接到客户电话，应将通话内容记入电话记录上，呈经理批阅，并依指示处理。电话记录一式两联，处理程序同电报、信件。处理完成后，第一联依顺序归入电话记录档，第二联按客户别归入客户档。第四条报价：第30页共37页1、业务科接到客户询价之电报或信件，应立即按客户需求指派人员洽询厂商后，挑选产品ITEM,呈经理核可后，打报价单，必要时修剪样品照片，贴于报价单上。2、报价单一式两联，第一联寄客户，第二联存客户档。第五条订单确认：1、业务科接到客户订单，即依订单内容，填成交卡交专业人员，让厂商确认买价及交货期后，打SALESCONFIRMATION(S/C),S/C—式五联，第一、二、三联寄客户，第四联存业务科待办卷，第五联存客户档，并将订购品名、数量、单价、金额、交货期、生产厂商填入客户档。第六条开立生产部订单:1、订货单一式四联，第一联交售方存查，第二联存业务科待办卷，第三联交专业人员，据以协调厂商填写生产及验货进度表，第四联交售方签认后存厂商档，并将订购品名、数量厂价、交货期等，记入厂商档。2、业务科依据S/C及订货单填写产品表。第七条岀货：1、出货前，业务科联络船公司确定船期，填写装船预计表，同时联络专业人员，确定装柜日期及地点，通知拖车公司将货拖第31页共37页到制定地点，以备装柜。2、装船预计表一式三联，第一联交报关行签SHIPPINGORDER(S/0),第二联业务科存查，第三联交专业人员据以验货。3、装柜完成后，专业人员立即回报每一种货品实际岀货数量、箱号、净重、毛重、材数、及退税方式。第八条客户付款：1、每笔货品出口后，业务科于结关后三日内收集厂商寄来的发货单、销货发票、及专业人员填具验收记录之装船预计表第三联，核对无误后送会计。公司进出口业务管理规定为规避风险、维护企业信誉和利益，以事前管理为重点，结合企业实际情况，使业务、单证、财务更好的衔接起来，特制定此规定。一、所有的业务在正式签约前业务部要在0A填写《合同会签流程》1・1、《合同会签流程》要求填写真实、完整，准确，不得随意更改。第32页共37页1・2、《合同会签流程》由应经各相关领导同意会签。会签后原件由营销中心管理部留存，并扫描电子版存档。1・3、已经会签的《合同会签流程》作为合同盖章和财务部审核销售订单价格的重要依据。二、签订外销合同和购货合同办公室盖章要依据已经会签的《合同会签流程》和购货合同内容进行认真核对，核对无误后方可盖章。合同正本交财务部存档。三、信用证项下，催证、审证、改证并了解生产进度。业务员认真仔细审查信用证的内容是否与合同一致，有无苛刻条款，如有不能接受的条款应及时通知客户改证；前T/T项下催收货款，同时督促生产确保按期交货。四、办理商品岀入库手续《入库单》由业务部填制，注明增值税发票号及相关内容，经业务员、检验员、仓库保管员、财务经办人员签字后，业务、仓库、财务各留一份；《岀库单》由业务部填制，注明出口发票号及相关内容，经业务、仓库、财务签字后，业务、单证、仓库、财务第33页共37页各留一份。五、办理商检、安排订舱单证部备齐单据，经审核无误后到商检局办理商检、取得有关证书（熏蒸消毒证书及木托换证凭单，发往欧盟的货物办理原产地证书或普惠制原产地证书），联系货代租船订舱。六、申领核销单核销单上填写出口企业名称、组织代码，加盖三个公章，申领人和核销员办理领单签字手续，注明核销单号码、申领日期、出口口岸，网上备案。七、制作报关资料、报关、发货报关单、岀口货物明细单、装箱单和重量单、出口发票、报关委托书及商检单等报关单证，要齐全、正确、及时、清晰、美观，经他人复核无误后盖章。寄送报关单证至货代办理报关。八、确认提单、办理保险，制作、审核、议付单据严格按要求认真确认、制作各种单据，并由他人审核。财务根据审核无误的单据到银行办理议付；D/P项下办理托收;后T/T项下催收货款，收汇后，财务与业务双向反馈。九、业务、单证人员按《提供单据明细表》（见附件第34页共37页4）要求的时间填写《单据交接表》（见附件5）向财务交接单据，注明单据号码和份数，双方经办人员签字。十、做销售财务凭出库单、出口发票、提单副本做销售，记账时注明出口发票号。十一、核销核销员网上交单后凭结汇水单、海关盖章后的核销单和出口货物报关单（核销专用）、出口发票到外管局办理核销手续。核销后和办税员办理核销单（岀口退税专用）交接手续，核销员要复印一份存档。十二、退税办税员及时凭出口发票、核销单（出口退税专用）、报关单（出口退税专用）、购进货物的增值税专用发票抵扣联或普通发票、税收（岀口货物专用）缴款书（第二联）或出口货物完税分割单（第二联）挑选信息后连同《出口货物退税申报明细表》、《岀口退税进货凭证申报表》、《出口退税汇总申报表》、退税申报软盘到税务局办理退税。第35页共37页十三、信息反馈1、业务运作过程中若发生退货、理索赔等问题，业务部要及时以书面形式向财务负责人和总经理报告，说明详情并提出处理办法，及时解决问题。2、单证部门每周填制《购货、出货情况明细表》及时与财务进行核对。3、如退税资料和信息等发生问题，办税员要及时向财务负责人和业务部、单证部反馈，及时解决问题。...........DesignedByJinTaiCollege..................",)