费用报销单填写要求和规范--卢

('费用报销单填写要求和规范1、总则1.1目的：为规范公司费用管理、使之流程规范化，控制不合理费用开支，提高经济效益，特制定本制度。1.2范围：本制度适用于涿州市赛尔机械设备有限公司全体员工，包括兼职人员与临时人员。1.3本制度自总经理签批之日起实施。2、职责与权限：2.1财务部：2.2.1负责制订费用报销与付款的相应流程、制度、表格等并向员工宣导；严格按照本制度的流程进行办理，对各部门不符合本制度的报销与付款申请不予受理。2.2.2负责公司所有费用发生及其必要附件的审核，对其真实性与合理性、是否符合费用报销标准负责。2.1.3对费用发生单据及附件存档，进行必要的标注，以便保持其持续性和可追溯性。2.2各部门负责人：2.2.1负责本部门员工费用报销的审核，审核内容包括：报销额度是否符合公司规定的标准，报销情况是否符合报销范围，报销票据是否真实，报销行为是否属实等。2.2.2负责本部门付款申请的审核，审核内容包括：付款原因的核实、付款数额的真实性、付款对象的真实与合理性、付款方式的合理性、付款的书面依据（如合同等）是否与《付款申请书》一致。2.2.3全体员工：依照本制度进行费用报销和付款申请，并可向公司提出合理化建议。2.2.5总经理：负责公司所有费用发生的最终审批3、费用报销的控制原则：3.1部门经理审核签字后，报销人将报销单交至财务部，由财务部审核并签字。财务部审核应本着以下原则：3.1.1审核单据粘贴是否规范，字迹有无涂抹。3.1.2审核各项费用金额大小写是否与后附原始单据金额相符。3.1.3审核各项费用发生是否合理，有无虚报、多报。3.1.4审核签批手续是否齐全。若有一项不符合规定，财务部有权将该报销单退还报销人，要求其重新填写。4、报销凭证规范：4.1填写报销凭证字迹工整、金额不得涂改，相关内容填写完整。4.2.所附发票真实、合法，抬头正确。4.3.票据粘贴平整，票据分类粘贴并方向朝上。4.4.按费用所属各期间填写费用报销凭证，按不同项目填写差旅报销单。4.5.报销市内交通费需在车票背面写清时间、起止点、事宜。4.6.招待费报销需在报销凭证的备注栏写清时间、会餐人员、事宜，最好有会餐人员的签字4.7.在超市购买物品，除提供正式发票外，还需附电脑小票，报销发票必须注明付款单位、品名、单价、数量，并且所采购物品应属于财务报销范围及预算内的物品。4.8.财务工作人员有权对不真实、不合法的报销凭证，不予受理；对记载不正确、不完整的报销凭证，予以退回，要求更正、补充。5、费用报销单填列规范：5.1.费用报销单必须用蓝、黑水笔书写，用胶水粘贴附件，不得使用订书针、大头钉、回形针串别。不符合规定的，财务部门作退回处理。5.2.报销的原始发票必须是税务部门统一印制的正式发票并盖有税务机关发票监制章或财政部门印制的收据，并加盖开票单位发票专用章或财务专用章；发票或收据记载的各项内容均不得涂改。确实无法取得，可以附录说明，但需写明原因，且金额不得超过100元（金额是否需要调整）。发票级次：增值税发票-普通发票-正式收据。5.3.发票内容应齐全：单位名称、经济业务内容、日期、品名（必须填写物品及办公用品的具体名称）、单价、数量、金额等项目据实填写齐全，字迹清楚，金额正确，大、小写相符，不得涂改、挖补，收款人应签字。5.4.对其他部门委托办理的事项，费用需由委托部门承担的，报销单应由经办部门填写，并经委托部门经理签字确认,无委托部门经理签字的,费用记入经办部门账。6、付款、报销贴票要求：6.1日常费用类：6.1.1支付各种费用：填写《费用报销单》，附正式发票；6.1.2支付差旅费：填写《差旅费报销单》，附车船票、机票、住宿清单及发票等6.2工资提成、奖金类：6.2.1月工资发放：填《付款通知书》，附《工资表》、《银行代发（代扣）业务清单》6.2.2管理奖金及业绩奖金：填写《付款通知书》，附《管理奖金及业绩奖金明细表》；6.2.3资产类：包括固定资产、办公设备、办公家私等。填《付款通知单》，附《申购单》、《入库单》和发票等。发生以上所有成本费用支出财务在审核时原则上要求一律提供发票，并要求报销人与经办人在填写相关费用及付款申请时在备注栏注明费用类别。如特殊情况提供不了发票，只能用收据或白条代替时需有情况说明，经相关领导批准后方可报销，此部分费用需另行填单报销。关于费用报销单的填写及贴票一、报销流程及时间：市场人（各部门）人员填报---逐级签字—部门总经理签字---部门总经理助理分类审核、录入---绩效小组审核---总经理签字---财务打款费用报销单各部门分类，总经理逐一审批，财务才能放款报销时间：每周三放款时间：每周五（总经理外出除外）二、发票黏贴彩页1、发票需粘帖在发票粘帖单上或与报销单大小相仿的白纸上，2、发票统一贴在报销单左上角，票据大小不能超过报销单大小，超出部分请折叠整齐：3、发票需用胶水或固体胶粘帖，不能用回型针，订书钉等金属件装订，也不能用双面胶粘贴；4、根据费用实际使用情况填写使用明细，统一用A4纸附后；备注：招待费没有明细，就很难报销冲借款的，请写明冲那笔借款5、报销单费用项目根据发票明目填写三、按发票分类填写费用报销单：内容v票据报销分类明细说明票据报销分项费用名录v1、办公费v2、通讯费v3、差旅费v4、业务招待费v5、会议费v6、运杂费v7、车杂费v8、修理费v9、培训费v10、咨询费v11、广告费v12、业务宣传费v13、福利费1、办公费v项目内容：印名片、购买的办公用品（如：传真机、打印机、色带、墨盒、复印纸等）、公司分支机构登记注册费、刻章费、复印费、邮寄费、办公室租赁费用及办公场地的物业管理水电费等，印刷宣传彩页（大额的，需要附上合同）v说明：金额在2000元以上（金额是否调整）须附明细，另外个人购买电脑等固定资产不得冲账2、通讯费v项目内容：有线电话使用费、移动电话使用费、上网费注：发票名称：单位名称、个人名称（必须是在职人员）3、差旅费v项目内容:职工出差发生的长途交通费、住宿费（包括启动会期间产生的交通费及住宿费），如：汽车票、火车票、机票、的士票、公交车票、地铁、轻轨、住宿发票、购买火车票的手续费等4、业务招待费v项目内容：招待客户的餐饮、香烟、茶叶、礼品（包括启动会上产生的餐饮费、制作印有企业标志的礼品及纪念品等的费用）、红包、正常的娱乐活动、安排客户旅游、5、会议费v项目内容：酒店开具的会议费，会议组织者开具的发票v说明：须附会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准等会议清单6、运杂费v项目内容：指产品所发生运输费、整理及装卸货物等的费用v说明：海运费、空运费、陆运费、过秤费、机车作业费、货物暂存费7、车杂费v项目内容：车辆使用的汽油费用、车辆维修费、租车费用、车辆过路过桥费、停车费、车辆年审及驾驶员证件审查等费用8、修理费v项目内容：电脑、空调、打印机、复印机等办公用品的修理安装费、硬件升级费、办公楼和宿舍装修费，其他办公用品移动和安装费和生产设备的后期维修费用v说明：不包括公司生产的产品修理费9、培训费v项目内容：购买培训材料的费用、场地使用费及其他费用10、咨询费v项目内容：律师顾问费、会计税务咨询费及其他信息咨询费用11、广告费v项目内容：产品广告费v说明：广告是经工商部门批准的专门机构制作、已支付并已取得相应发票、通过一定的媒体传播并附广告合同12、业务宣传费v项目内容：各种启动会产生的制作展架、背景横幅等费用、聘请讲师的讲课费、专家费、劳务费等13、福利费v项目内容：体检费v说明：必须是公司员工本人v票据审核注意事项：v1.发票上的单位名称一律填写:（实际单位名称、工资表里的人员）（名称是：单位名称、个人名字、，也可以用来冲个人补贴、提成、奖励的）v2.发票开具时间须为当年日期;v3.所有票据要求正规、合法，发票内容与开具单位的经营业务范围相符，并加盖发票专用章；v4.所有发票是税务机关或财政部门批准在用的发票,已过期作废的发票一律不得使用;v5.单张发票金额在5千元以上（金额是否调整）或手持发票可疑需上当地税务网站验证真伪;v报销单填写注意事项：v一、准确性v1.报销单上的大小写金额须一致；v2.报销单封面的金额、内容应与发票金额、内容一致；v二、规范性v1.规定用黑色水笔或钢笔填写报销单；v2.报销单封面原则上不允许更改，如需改，请在错误的文字或数字上划一红线，再用黑笔在旁边写上正确的文字或数字，另外再签上更改人的姓名；四、按部门类别黏贴发票1、具体部门部：办公费、差旅费、招待费、补贴、提成、奖励、其他2、具体部门部：办公费、差旅费、招待费、市场费（会议费，会务费，劳务费）、补贴、绩效、其他3、具体部门部：办公费、差旅费、招待费、补贴、绩效、其他备注：一个类别黏贴成一本，一个月的费用黏贴成一本五、差旅费的黏贴及填写1、上面：费用报销单2、中间：黏贴发票，按出差时间顺序，住宿时间顺序黏贴发票，方便审核对应的差旅明细单3、下面：差旅明细单（格式不一样下面内容就会改变）备注：竖列填交通总额、住宿总额横列的最后一个空填整月差旅费的总额一个月的差旅费黏贴成一本，如果一张费用明细单填不下的，就继续加差旅明细单备注：填写两张以上的差旅明细单时，明细单1的合计空着不写，在最后一张明细单上填写竖列的交通总额、住宿总额五．工资统计每月月初根据综合管理部提供的员工考勤和生产部提供的员工绩效表整理员工的工资表，总经理审批。六．工资发放方式：1、现金支付2、工资卡七、发放时间：每月的10号发放',)