恩施卷烟厂职位说明书编制及优化实施细则

('湖北中烟工业有限责任公司企业标准QB/ESYC.EYPX1-2020(B)恩施卷烟厂职位说明书编制及优化实施细则2020-12-30发布2021-01-01实施湖北中烟工业有限责任公司发布前言本标准在遵守国家法律、法规前提下，从恩施卷烟厂自身特点出发，不断总结项目经验、条线管理等各方面经验，编制的实施细则。为规范恩施卷烟厂职位分析的基础作用，通过对现有职位说明书的进一步规范，形成职位说明书编写指南，充分发挥职位说明书对人力资源管理系统内各专业板块的基础指导作用，现编制本标准，方便各部门在职位说明书编制及优化工作活动中遵照执行。本标准由湖北中烟工业有限责任公司标准化管理委员会提出本标准由恩施卷烟厂标准化管理委员会提出。本标准由恩施卷烟厂人力资源科负责起草并归口。本标准主要起草人：本标准2020年12月首次发布。本标准2020年12月30日正式实施。恩施卷烟厂职位说明书编制及优化实施细则1范围本标准规定了恩施卷烟厂员工职位说明书编制及优化工作的组织、实施、编制及优化标准等内容和要求。本标准适用于恩施卷烟厂员工说明书编制及优化工作的管理。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。3术语与定义下列术语和定义适用于本文件。3.1职责为了取得某种成果而完成的一系列任务的集合。3.2职位承担一系列工作职责的某一任职者所对应的组织位置，是组织的基本构成单位。3.3任职资格任职资格是指岗位对任职者在学历、专业、工作经验、资格证书、专业知识、专业技能、个人性格特征及其他等方面的要求。3.4岗位设置目的岗位设置目的是用简短的话语准确地概括岗位存在的理由和对公司的独特价值。3.5工作条件工作条件指该岗位在工作中的时间要求、所使用的设备及所处的环境等。3.6岗位职责岗位职责是指该岗位通过一系列什么样的活动来实现组织的目标。3.7工作协作关系工作协作关系是指该岗位的任职者在工作过程中，与组织内外部发生工作联系的主要单位、部门与岗位。3.8主要工作权限主要工作权限是指根据该岗位的设置目的和主要工作职责，组织赋予该岗位的决策范围、决策层次和控制力度。4管理职能4.1职能分配人力资源科长负责公司职位说明书编写的技术指导。各部门、各车间具体负责职位说明书的编写、修订与完善。5管理内容与要求5.1工作计划具体流程见图A.1《职位说明书编制及优化流程图》(附录A)，要求如下：a)人力资源科根据实际工作情况在企业内网发布职位说明书编制或优化通知；b)各部门在接到通知后，开展工作分析，在本部门发放《职位信息问卷调查》(样张见附录B)和《任职者访谈提纲》(样张见附录C)；c)将职位信息问卷调查和任职者访谈信息汇总分析；d)根据《职位说明书标准模板》(样张见附录D)，进行职位描述；e)形成初稿后与任职资进行沟通确认；f)报分管厂领导签字审批，人力资源科备案后实施。5.2工作分析5.3职位说明书编制规范5.3.1岗位基本信息岗位名称：是指对应的岗位名称，以公司正式发文的岗位名称为依据。岗位编号：依照一定的编号规则由人力资源管理部门对岗位进行统一编排。所在部门：是指本岗位属于哪个部门，具体到车间。岗位类别：依据公司岗位序列进行填写。直接上级：是指本岗位的直接上级岗位名称。直接下级：是指直接向本岗位报告工作完成情况的下级岗位名称。岗位编制：是指某一部门内该岗位的定编人数。编制时间：是指本版本的最后修订时间。5.3.2岗位设置目的岗位设置目的填写的句式结构为：为……（目标），在/依据……（范围内/指导下/影响下），做……（工作）。为了……（目标）：指的是本岗位存在的目的和对公司的价值，注意与本岗位的层级相挂钩，不要夸大；在/依据……（范围内/指导下/影响下）：指的是本岗位的工作的限制条件或范围，如“依据……文件、制度、规定、计划、规划”，或“在财务总监的指导下”等等；做……工作：指的是对本岗位主要工作的概述，始于一个动词，并明确本岗位工作要达到的主要结果或目的。5.3.3任职资格学历要求：是指对任职者必须具备的最低学历。学历一般包括：初中、高中、中专、大专、本科、硕士、博士。专业要求：满足本岗位任职条件的专业类别或具体专业名称。职称或技能等级要求：是指对任职者的专业技术职称、技能等级、特种作业资格证书的要求。工作经验：进入本岗位工作所要求具备的工作经验。一般分为三种情况，一种是进入本岗位工作时，需要具备其他岗位的工作经验；二是进入本岗位工作时应该具备的本岗位低一级的岗位工作经验；第三种情况是本岗位不需要具备工作经验，但需经过上岗培训。专业知识：该岗位须具备的专业领域学科知识；操作中须遵循的制度流程；行业政策法规；操作设备须的具备知识。环境知识：所处工作环境须遵循的法律知识。企业知识：须了解所在企业基本状况、规章制度、企业文化等。技能或能力：指经过反复训练才能够掌握并可以运用于完成岗位职责任务或者达成岗位目标的技巧和方法。填写格式：程度词汇＋专业技能。程度词汇从高到底分别为：精通熟练掌握、熟悉、了解健康要求：岗位对从业者有健康方面的要求。职业风格：该岗位所要求具备的性格特征。岗位特殊要求：听力、视力、过敏等明确要求。5.3.4工作条件工作时间：准备结束时间、作业时间、劳动者自然需要的中断时间和工艺中断时间，包括办公班，实际工作时间8小时、综合计算工时工作制和不定时工作制；工作强度：是一个容易进行主观感觉而不容易进行理性抽象的概念，包括脑力劳动和体力劳动；出差频度：包括驻外工作、经常出差、有时出差、极少或不出差等内容。工作环境：指该岗位在工作中所处的环境，是在室内还是室外，是否需要在高温、高湿度、高噪音等环境下工作，是否需要接触有害气体或物质等。使用设备：指该岗位在工作中需经常接触的设备，如电脑、传真机、机械设备等。5.3.5岗位职责撰写原则：主要岗位职责项建议在10项以内，反映该岗位的主要工作内容；岗位的工作职责来自该岗位所在部门的部门职能的分解；对于工作职责的内容描述，可以根据情况进行分类，即对应一项主要工作职责的概述可以有多项内容描述；主要的工作职责应无重叠和遗漏；每一项职责都是没有时限的，临时性工作不列入工作职责；工作职责应描述岗位工作内容的基本事实，而非对之进行评价或提出主观要求。撰写方法：句子结构按照（依据）+谓语+宾语+（解释性短语）的方式进行撰写；谓语：行为动词，措词准确，体现责任承担程度和职责完成方式；宾语：动词内容，体现动词的作用，即干什么，为谁等；解释性短语：核心成果（目标），工作职责的最终成果是什么，可以解答为什么要进行该项工作。常用谓语：层次功能决策层管理层专业执行层决策决定裁决管理功能组织计划主持制定筹划预测拟订提交制订安排主管策划设计提出协调参与指挥控制指导听取提出督导协调控制掌握听取督促控制布置协调监督提出人事行政授权委派处置签发检查考核交办派遣评估发掘宣布分配考核调动业务功能审核审批批准签署审阅编制开发鉴定考察分析综合研究处理解决推广编制依照根据提供请示收集请示整理调查研制统计填报履行核对办理解答维护遵守接受维修记录发送呈报接待保管核算汇总安装打印校对编写调试登记记录送达执行功能贯彻执行完成完成执行协助5.3.6工作协作关系工作联系中的直接上级、直接下级是针对行政隶属关系而言。直接上级是指直接行政主管，直接下级是指直接行政下属。内部联系、外部联系是指因履行岗位职责需要与公司内外部发生业务工作关系的主要相关单位、部门、岗位。填写“机构名称、部门名称或岗位名称”，而不是现任职者人名。内部联系能够具体到岗位的，应明确填写岗位名称。5.3.7主要工作权限所受监督：就工作情况受领导和各部门的监督。所施监督：对企业标准的适宜性、有效性、符合性和体系运行情况，各部门体系与标准化工作的开展情况进行监督。工作权限：对相关工作的决策权、否决权、监督权、建议权等。权益说明提案权提出或编制管理方案（制度、计划等）的权力审核权对管理方案（制度、计划等）的科学性、可行性进行审议、修订甚至否定的权力审批权批准（或者否决）管理方案（制度、计划等）付之实施的权力监控权对管理方案（制度、计划等）执行过程进行监督和调控，并根据需要采取相应措施的权力考核权根据管理方案（制度、计划等）执行结果，对相关者进行考核的权力任免权对公司内部人员去留问题的决定权奖惩权根据考核结果（工作结果或工作表现）或审计结果按照相关规定对相关责任者进行奖惩的权力建议权对管理方案（制度、计划等）的科学性、可行性提出建议的权力6记录与报告依据本标准产生的报告记录，由人力资源科保存3年。附录A（规范性附录）职位说明书编制及优化流程图附录B（规范性附录）职位信息问卷调查问卷填写说明：1.如果有选择答案，请在答案上打勾，可选一个或多个答案。2.如果您认为选项中没有合适的备选答案，请在空白处填写您认为符合实际的答案。3.如有横线或括号，请在横线、括号中填写，如果横线处空间不够，可以在答卷空白处填写，也可另附纸说明。4.填写过程中如有疑问,可随时与项目组联系：项目联系人:办公地点:人力资源科办公室联系电话:问卷回收日期:2020年7月18日姓名性别年龄最高学历所处部门岗位名称直接上级班制：（）正常、()倒班、（）两者都有工作时间1.您的上班时间：周____至周_____，上午：____至____，下午：____至_____2.您的加班情况_____A.基本不加班B.偶尔加班C.经常加班D.非常频繁E.长时间加班3.每周平均加班时间为_____小时4.实际上下班时间是否随业务情况经常变化_____A.总是B.有时是C.偶尔是D.否5.所从事的工作是否闲忙不均_____A.是B.否6.（第5题选A请作答，选B不需回答此题）最忙的时间一般发生在：_____A.每月上旬B.每月中旬C.每月下旬7.您的出差情况_____A.基本不出差B.偶尔出差C.经常出差D.非常频繁E.长时间出差8.每次出差平均______天工作概要请用简练的语言描述一下您所从事的工作（需包含您认为设立该岗位的目的、本岗位存在的价值是什么、工作成果或贡献体现在哪些方面、以及该岗位的主要任务）：例：设立本岗位的主要目的是为对劳动合同进行规范化的管理，为广大职工提供完善的劳动关系保障，同时规避单位劳动合同方面的法律风险。主要任务为……………常规工常规工作内容占总体工作时间的%权限（对应空格内划勾）提出工作计划并需报负责审核并报批上级审核并批复负责具体实施负责监督指导全权负作及权限批上级责处理例：录入员工劳动合同5%√工作内容1.请描述您所在岗位的主要工作流程（将其穷尽为基本的活动）。例：劳动合同变更流程1、各部门助理上报信息—劳动合同专员办理合同手续—招聘配置主管审核—人力资源部部长批复2.现有流程不足之处在于：效率、反应速度、其他_______________________3.流程做优化的手段有删除、简化、整合、自动化四种，针对上述不足，您认为应该进行何种流程优化？预期达到的效果有哪些？例：我认为应该对劳动合同解除流程进行简化。这样可以更大程度规避企业风险。4.有哪些常见的临时工作任务（即领导临时交办的其他工作）例：协调社保方面事宜。……5.您认为哪些工作不属于本岗位职责范围(可包括日常常规的工作和领导临时交办的其他工作)工作联系与权限需要接触的内、外部单位/部门联系或接触的事项类型工作关系类型工作关系类型包括以下6种：①上行关系②平行关系③下行关系④非直接上级⑤非直接下级⑥对外关系例：财务部费用报销②目前您所拥有的权限(以下直接划勾)：决策权、建议权、监控权、决定权、人事权、审判权、审定权、监督检查权、使用权、制止权、处罚权、命令整改权、指挥权、督办权、监督实施权、督促权、索取权、提名权、其他为更好的完成本岗位职责，尚缺乏哪些权限(以下直接划勾):决策权、建议权、监控权、决定权、人事权、审判权、审定权、监督检查权、使用权、制止权、处罚权、命令整改权、指挥权、督办权、监督实施权、督促权、索取权、提名权、其他工作压力与环境1.在每天工作中是否经常要迅速做出决定？_____A.没有B.很少C.偶尔D.许多E.非常频繁2.您手头的工作是否经常被打断？_____A.没有B.很少C.偶尔D.许多E.非常频繁3.您所处理的各项任务彼此是否相关？_____A.完全不相关B.大部分不相关C.一半相关D.大部分相关E.完全相关4.您在工作中是否要求注意力高度集中？如果是，占工作总时间比重大约是多少？_____A.20%B.40%C.60%D.80%E.100%5.您在工作中是否存在一些令人不愉快、不舒服的感觉（非人为因素造成）_____A.没有B.有一点C.能明显感觉到D.较多E.非常多6.在工作中是否有需要灵活的处理问题？_____A.不需要B.很少C.有时D.较多E.非常多7.工作环境：\uf0d8自然环境（请从温度、湿度、空气质量、清洁程度、安全性及污染程度等方面进行描述）例：温度适宜，但是非常潮湿，空气质量同城市空气质量，不存在安全隐患…..\uf0d8人文环境（请从组织的工作氛围、组织成员的工作态度、成员间是否具有共同的价值观等方面进行描述）_________________________________________\uf0d8辅助设施提供（请选择或描述）：空调、电脑、学习及培训及资料、娱乐设施、饮用水、工作餐（早、午、晚）、制度保障、其他工作设施配备_________________________________________________________8.工作时主要使用的设备与用品：例:打印机、扫描仪…..9.工作中需要的，但是目前尚未配备的设备和用品：10.工作环境总体评价：_____A.非常差B.较差C.一般D.较好E.非常好11.工作强度_____A.非常小B.较小C.一般D.较大E.非常大12.您所处的工作环境是否存在职业危害？如果有，需要哪些防范设备？有/无职业危害易患何种职业病所需防范设备例:有煤尘污染尘肺病防尘面罩任职资1.学历要求：（例）初中2.专业要求：（例）人力资源、工商管理专业3.职业证书要求：（例）国家人力资源师三级4.您认为一位没有相关工作经验的大学本科毕业生，需要多久的培训可以基本胜任此岗位_____A.不需培训B.3天以内C.15天以内.1个月以内E.3月以下F.半年以上格要求6.为了顺利履行您所从事的工作，需具备哪些方面的工作经历？约多少年？工作经验要求最低时间要求7.各项能力要求（等级栏填入数字即可）：12345低较低一般较高高各项能力要求等级各项能力要求等级（1）领导能力（11）创新能力（2）管理能力（12）协调能力（3）激励能力（13）计划能力（4）授权能力（14）资源分配能力（5）时间管理能力（15）人际关系能力（6）谈判能力（16）冲突管理能力（7）公关能力（17）表达能力（8）公文写作能力（18）倾听能力（9）逻辑思维能力（19）分析能力（10）判断决策能力（20）执行能力（21）外语能力（英语/其他_____）（22）其他能力______________________8.工作中您觉得较为困难的事情有哪些？您通常是怎样处理的？较为困难的事情处理方法例：及时录入劳动合同信息（原因：相关部门不能及时提交劳动合同）积极协调、沟通9.请您在下栏中详细填写从事该工作所需的各种知识、技能和需求程度（如财务、运输、煤矿基础知识、各外语水平等）知识/技能内容等级需要程度等级需要程度说明：12345低较低一般较高高电脑知识5建议您认为您从事的工作有哪些有待改善的地方（可从工作内容、目标设置、工作流程、工作环境、任职人员要求等方面提出），并请写出相应建议。有待改善事项改进建议附录C（规范性附录）任职者访谈提纲一、个人介绍1、请简要介绍一下您的个人工作经历及目前的工作情况。二、战略1、请您简要介绍贵公司的发展历程及过去所取得的成绩及贵公司业务经营和管理现状。您认为贵公司过去获得成功的关键因素是什么？在集团发展过程中有哪些经验和教训？2、您觉得贵公司主要存在哪些问题（战略澄清、组织管控、业务流程、人力资源管理等）？哪些问题最为重要？3、您认为贵公司最紧要的问题是什么？战略明晰？管控力度？人才激励与保留？其他？4、您认为贵公司目前面临的竞争环境发生了哪些变化？主要竞争者是谁？各有什么特点或优势？您认为贵公司的竞争优势是什么？拥有哪些特殊的资源和能力？5、您对未来3-5年贵公司的发展思路及发展目标（财务、市场、内部运作、人员发展等）有怎样的考虑？三、组织结构及流程1、您认为目前贵公司组织结构（包括部门设置是否合理、部门职责是否清晰合理、各部门之间沟通协调情况等）的运行状况如何？2、目前的组织结构是否适应公司现在及未来发展的需要？存在哪些优、缺点？您对此有何建议？3、现阶段公司是否有明确的岗位管理制度和规定，运行如何？4、您认为目前岗位设置是否清晰、合理（包括职责分工是否合理、清晰，管理幅度和层级是否合理等），人岗是否匹配，您对此有何建议？5、目前公司是否有清晰的业务流程和管理流程，运行状况如何？6、当前公司的各项流程管理是否适应公司发展的需要，还有哪些不足？您有哪些建议？附录D（规范性附录）职位说明书标准模板1岗位基本信息岗位名称岗位编号所在部门岗位类别直接上级直接下级岗位编制编制时间2岗位设置目的3任职资格类别学历要求专业要求职称或技能等级要求工作经验专业知识环境知识企业知识技能或能力健康要求职业风格岗位特殊要求4工作条件工作时间□办公班，实际工作时间8小时；□综合计算工时工作制；□不定时工作制工作强度脑力劳动：□高□中□低体力劳动：□高□中□低出差频度□驻外工作□经常出差□有时出差□极少或不出差主要工作场所□室内□室外工作环境的舒适性□舒适□一般□较差工作环境的特殊性□无□粉尘\\有毒有害气体□噪音□高温\\高压使用设备5岗位职责职责一职责表述：工作任务职责二职责表述：工作任务职责三职责表述：工作任务6工作协作关系范围沟通对象频率内部联系□偶尔□经常□持续外部联系□偶尔□经常□持续7职权范围所受监督所施监督工作权限',)