集团公司文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

('集团公司办〔2008〕262号关于印发《中铁二十局集团有限公司文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的通知集团所属各单位：现将《中铁二十局集团有限公司文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》印发给你们，请认真遵照执行。二○○八年十月二十日中铁二十局集团有限公司文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第一条为便于集团公司及所属各单位正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能全面反映企业主要职能活动情况，维护其历史真实面貌，又便于保管和利用，根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（第8号令）和《中国铁建股份有限公司系统机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》精神，结合集团公司档案工作实际，重新制订《中铁二十局集团有限公司文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。第二条本规定中的文件材料是指本企业在从事职能活动中形成的具有保存价值的各种门类、各种载体的历史记录。第三条文件材料的归档范围：（一）反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位现行工作和历史查考具有利用价值的文件材料；（二）本单位在各项职能活动中形成的在维护国家、集体和职工权益方面具有凭证作用的文件材料；（三）本单位需要贯彻执行的上级机关、同级单位的文件材料以及下级单位报送的重要文件材料；（四）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。第四条文件材料不归档范围：（一）上级机关普发性的不需要本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本单位的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级单位不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级单位报送的供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。第五条凡属本单位归档范围内的文件材料，必须按照有关规定定期向本单位档案部门归档，实行集中统一管理。任何部门或个人不得以任何理由据为己有或拒绝归档。第六条文书档案保管期限限定为永久、定期两种。定期一般分为30年和10年。第七条永久保管的文书档案主要包括：（一）本单位制定的法规政策性文件材料；（二）本单位召开重要会议，举办重大活动形成的主要文件材料；（三）本单位在职能活动中形成的重要业务文件材料；（四）本单位关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要报告、总结、综合性统计报表等；（五）本单位机构演变、人事任免等文件材料；（六）本单位房屋买卖、土地使用以及重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（七）外事活动中形成的重要文件材料；（八）上级机关制发的属于本单位主管业务的以及表彰奖励、处罚等重要文件材料；（九）上级机关领导检查、视察本单位工作形成的文件材料；（十）造成重大经济损失和国际国内影响的重大安全质量事故的文件材料。第八条定期保管的文书档案主要包括：（一）本单位在职能活动中形成的一般性业务文件材料；（二）本单位或与其他单位联合召开会议、举办活动中形成的一般性文件材料；（三）本单位人事管理工作中形成的一般性文件材料；（四）本单位一般性事务管理文件材料；（五）本单位关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（六）上级机关制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料；（七）上级机关和同级单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级单位、下级单位关于一般业务问题的来函、请示与本单位的批复、批示等文件材料；（九）下级单位报送的年度或年度以上的计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料；（十）本单位编辑出版的报纸、书籍，编印的内部刊物、信息材料及其他文件材料。第九条本单位形成的科技、会计、声像档案及其他专门档案的归档范围和保管期限，仍按集团公司《关于印发〈中铁二十局集团有限公司档案管理实施细则〉的通知》（集团公司秘〔2005〕200号）执行。第十条各单位应对归档范围内的电子文件的原数据、背景信息材料等进行归档。各级机关归档的纸质文件材料中有文件发文稿纸和文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。第十一条本单位与其他单位联合召开会议、联合举办活动、联合行文所形成的文件材料，原件由主办单位归档，其他单位归档相应的副本或复制件。第十二条各单位应根据本规定并结合机关工作实际，编制本单位的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并报上级档案部门备案。第十三条各单位在编制文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本单位文件材料的现实作用和历史作用，正确界定文件材料的归档范围，准确划分档案保管期限。第十四条本规定适用于集团公司所属各单位。第十五条本规定自颁发之日起施行，集团公司《关于印发〈中铁二十局集团有限公司档案管理实施细则〉的通知》（集团公司秘〔2005〕200号）文中《归档文件材料保管期限表》同时废止。附件：中铁二十局集团有限公司文书档案保管期限表附表中铁二十局集团有限公司文书档案保管期限表顺序号条款保管期限备注一会议文件1、本单位召开的党代会、职代会、工作会及工会、共青团、纪律检查委员会会议及其他大型会议的文件材料：（1）请示、批复、通知、议程、名单、报告、领导人讲话、选举结果、决议、决定、会议记录、纪要、重要简报等文件材料；永久（2）典型材料、发言材料、交流材料、重要的贺信、贺电；30年（3）会议一般简报、快报，会议服务机构的计划、总结等文件材料。10年2、董事会、监事会文件材料：（1）请示、批复、通知、议程、名单、签到表、报告、议案、表决表、决议、选举结果、会议记录、纪要等文件材料；永久（2）讨论未获通过的文件。10年3、党委会、常委会、董事会、监事会、党政联席会，董事长、总经理办公会及纪委、工会、团委会议记录、纪要等文件材料；永久4、职能部门召开的业务工作会议、专题会议的文件材料：（1）请示、批复、通知、议程、名单、报告、讲话、总结、决定、纪要及其他材料；30年（2）典型材料、发言材料、交流材料、简报。10年5、现场会、电话会、小型专业座谈（科研）会文件材料：（1）重要的；30年（2）一般的。10年6、在上级主管机关召开的会议上本单位的发言或本单位的经验介绍；30年7、本单位与其他单位联合召开会议的文件材料：（1）本单位主办的；①请示、批复、通知、名单、议程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要；永久②典型材料、发言材料、交流材料、简报。30年（2）本单位协办的。①请示、批复、通知、名单、议程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本；30年②典型材料、发言材料、交流材料、简报的复制件或副本。10年二上级机关文件材料1、上级机关颁发的文件：（1）直接针对本单位主要业务、需长期贯彻执行的方针政策性文件；永久（2）非直接针对本单位业务，但在较长时期内需贯彻执行的文件；30年（3）一般性的，在一定时期内要贯彻执行的文件。10年2、上级机关关于本单位机构设置、编制定员、领导人员任免、奖惩等文件材料；永久3、上级机关、上级领导视察、检查本单位工作形成的文件材料：（1）重要的；永久（2）一般的；30年（3）执法检查情况汇总、通报及整改情况；30年（4）本单位的工作汇报材料。30年三形成的决定、决议、规定、制度、指示、命令、领导批示等文件材料1、本单位制定的文件材料：（1）属于方针政策性、全局性、反映主要职能活动等有历史查考价值的文件；永久（2）属于职能业务问题，在较长时期内要查考利用的文件；30年（3）属于局部或具体业务问题，在一定时期内有查考利用价值的文件。10年2、以本单位为主的联合行文：（1）以本单位业务为主、需长期贯彻执行的文件；永久（2）属一般性业务，在一定时期内要贯彻执行的文件。30年四法规性文件1、本单位制定、颁发的方针政策性、法规性文件及中长期规划、纲要等有历史查考价值的文件；永久2、本单位制定的业务性、需要较长时期内执行的文件；30年3、本单位制定的一般性、事务性的文件；10年4、同级单位和非隶属单位颁发的：（1）方针政策性、需长期执行的文件；30年（2）一般性文件。10年5、本单位代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后定稿。30年五计划性文件1、上级机关下达的长远计划、年度计划；30年2、本单位年度（含）以上及主要职能部门的年度工作计划；永久3、各业务部门的年度计划；30年4、本单位年度以下的计划；10年5、下级单位报送的年度计划。10年六总结、报告、调查研究材料1、本单位年度（含）以上及主要职能部门的年度工作总结，重要专项工作总结；永久2、各业务部门的年度工作总结、专题总结、报告及重要的典型调研材料；30年3、一般性的总结、报告和调查材料；10年4、下级单位报送的年度总结、报告和调研材料。10年七本单位与有关单位的来往文件1、本单位的请示及上级机关的批复、批示：（1）重要业务问题的；永久（2）一般性业务问题的。10年2、同级机关、下级机关的来函、请示及本机关的复函、批复等文件材料：（1）重要业务问题的；30年（2）一般性业务问题的。10年八统计报表1、本单位编制或汇总的年度和年度以上的以及重要职能活动的一次性调查统计报表；永久2、本单位年度以下的；10年3、下级单位报送年度以上的。30年九本单位行政管理形成的审批、审查、核准文件材料1、固定资产投资、科技计划等项目的审核（核准）、管理、验收（评估）等材料；永久2、不动产及自然资源所有权、使用权的确认文件材料；永久3、有效期20年以上或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证的审批、管理文件材料；永久4、有效期20年以下的许可证、执照、资质证、资格证的审批、管理文件材料；30年5、行政管理中形成的备案文件材料；10年6、行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料：（1）重要的；永久（2）一般的。30年十本单位事务管理形成的文件材料1、涉及房产、土地所有权和使用权的文件材料；永久2、与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料：（1）重要的；永久（2）有效期10年以上的；30年（3）一般的。10年3、接待工作的计划、方案：（1）重要的；30年（2）一般的。10年4、财务预算：（1）本单位年度预算；30年（2）本单位年度以下预算。10年5、机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件，机动车调拨、保险、转让等文件；30年6、国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料：（1）重要的；永久（2）一般的。30年7、职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续；永久8、职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表，职工住房申请表。30年十一外事活动形成的文件材料1、外国政府官员、民间社团、企业领导到本单位访问、考察、参观等文件材料；永久2、反映重要国际活动、国际交流情况的文件材料；永久3、签订的合同、协定、协议书、重要会座记录、纪要：（1）本单位经办的；永久（2）非本单位经办但要执行的。30年十二出国或出境执行公务、参观考察、出席国际会议等形成的文件材料1、出国或出境执行公务、检查指导工作签订的合同、协议、协定、备忘录及重要的会谈记录、纪要、讲话；永久2、出国或出境考察访问、出席国际会议等考察报告、会议简报、发表的学术报告；30年3、出国或出境审批手续、执行日程等文件材料。30年十三外国专家在企业活动形成的文件材料1、被采纳的重大改革举措、有科学历史价值的建议；永久2、科学技术、生产经营、企业管理中的建议。30年十四安全、质量事故形成的文件材料1、特大重大、重大事故；永久2、较大事故；30年3、一般事故。10年十五纪检监察立案材料1、重案、要案以及涉及对领导干部违纪处理的结案材料；永久2、职工一般违纪处理的结案材料。30年十六审计立案材料1、涉及对领导干部处理的重大审计事项及经济责任审计的重要事项；永久2、重要的专项审计事项和经济责任审计重要事项；30年3、一般的审计事项。10年十七在各种运动中形成的文件材料1、反映运动概况的综合性、结论性的文件和运动总结、领导讲话及会议记录、统计资料等；永久2、个人结论、结案材料；永久3、反映运动进程的有关文件材料。30年十八本单位处理群众来信来访的文件材料1、有领导重要批示的信访事项及处理结果；30年2、一般信访处理结果。10年十九组织机构定员材料1、本单位机构成立、合并、资产重组、企业重构、撤销及组织机构定员表、企业章程、印信启用与作废文件；永久2、所属单位机构成立、合并、资产重组、企业重构、撤销、破产文件及组织机构定员表。30年二十本单位管辖干部、职工的录用、任免、调转等文1、干部录用、任免、调资、定级、内部退养、提前离岗、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料；永久2、职工录用、转正、聘任、调资、定级、内部退养、提前离岗、停薪留职、辞职、退休、评残、死亡、抚恤等文件材料；永久3、人事考核、技工考核鉴定、职称评审工作文件材料；30年4、干部、职工花名册；永久5、人事工作制度、规定、办法等文件；30年6、转移组织关系介绍信及存根。永久二十一表彰先进单位、劳动模范、先进工作者等文件材料1、受本级（含）以上表彰、奖励的文件材料；永久2、受本级以下表彰、奖励的文件材料。30年二十二本单位对有关人员处分的文件材料1、受到警告（不含）以上处分的；30年2、受到警告处分的。10年二十三党委、纪委、工会、共青团工作活动中形成的文件材料1、工作报告、总结、换届选举结果；永久2、重要专项活动的报告、总结等；永久3、党、团员、工会会员名册、批准加入党、团、工会组织的文件材料；永久4、一般情况反映、工作简报。10年二十四本单位编辑、编写、出版的书籍、刊物及文件材料1、本单位编辑出版的企业志、企业简史、企业年鉴、企业刊物等；永久2、组织沿革、大事记、企业史料、报纸刊物、书籍；永久3、各业务部门根据工作需要编印的法规性文件汇编、管理成果汇编、经验材料选编等；30年4、情况反映、工作简报、工作信息等。10年二十五清产核资、资产评估形成的文件材料1、本单位形成的文件材料；永久2、下级单位上报的文件材料；30年3、清产核资形成的一般性文件材料。10年二十六效绩评估材料1、上级机关对本单位的效绩评估材料；永久2、本单位对下级单位的效绩评估材料。30年二十七企业资质、贯标认证形成的文件材料1、资质证书（正本）；永久2、管理手册、程序文件。30年二十八各种普查工作形成的文件材料1、结论性、综合性的；30年2、一般性的。10年二十九党和国家领导人的题词、批示永久主题词：文秘工作档案规定通知抄送：机关各部门。中铁二十局集团有限公司办公室2008年10月20日印发',)