酒店宴会流程及相关细节注意事项

('宴会接待流程及相关注意事项婚宴接待流程：宴会服务成功与否，取决于宴会负责单位组织能力，任何宴会若能做好妥善规划，一定可以水到渠成，顺利完成宴会活动。一、准备工作1.按照酒店的规定身穿酒店工作制服，穿着装束得体，仪容端庄，落落大方，佩戴工牌，不卑不亢2.准备好酒店宣传资料供宾客参考，如宴会厅，会议室数据明细，婚宴各价目菜单，婚宴协议书，租用设备价目表，名片等销售工具，以及笔记本，笔（随时记录客人所叙述的信息及对酒店改进的意见及建议）3.第一时间查阅宴会厅，会议室预订情况二、婚宴洽谈1.问候客人，获取客人的姓氏，亲自将客人带至相对应的厅参观场地，此期间向客人介绍各类服务设施，营业时间，产品优势，销售政策优惠赠送项目等做好介绍性推销。询问客人婚宴举行时间，桌数及大概的价目需求；并接受客人的咨询，针对客人提出的疑问积极热情地进行解答；通过详细地解说宴会现场布置，让客人切身体会到场地的完善，增加承办婚宴的成功几率。2.掌握客人的姓名，联系电话（至少2个），宴会桌数，宴会日期，特殊要求等，并详细地址记录在会议预订信息表，以便再次跟客人取得联系。三、预约1.宴销人员应根据宴会，会议预订信息表上详细资料于次日与客人取得联系，了解其是否有意于本酒店举办宴会。2.如果客人表示确定要于本酒店举办宴会，宴销人员应与客人再次确定宴会人数，宴会日期，所选餐标及特殊要求，并与客人约定交定金签协议日期（尽早为宜）。（告知客人场地确定以交定金为准，口头承诺不具备任何责任效果）3.如果客人的特殊要求（不含价格优惠方面）在宴销人员的权限内无法得到满足要求时，宴销人员应及时向相关领导汇报，确保及时将结果反馈于客人。4.根据客人的要求查阅宴会预定表，了解婚宴的举行时间，人数。向客人介绍宴会厅具体的明细，向客人推荐合适的婚宴菜单；待客人确定菜单后，需客人在菜单上签字确认；后及时制发宴会通知书，以确保厨房及相关部门得知此预订。5.最后再次确定宴会场地，时间，人数，婚礼形式，停车位数及有无大型的客车，重点是准确的记录新郎新娘的姓名。（如有外来城市婚庆公司布展，告知货车进出城时间）四、签订协议书1.客人一旦确定在酒店举办宴会时，宴销人员应立即邀请客人再次莅临酒店，双方共同就宴会事宜达成协议，签署婚宴协议书并签字确认，以保障客人及酒店的自身权益，并协同客人至餐厅收银处缴婚宴定金。五、下发通知单宴销人员应根据宴会协议书上的详细资料提前于前7日下发宴会通知单至相关工作联系部门，确定信息准确无误的下发至酒店各部门，并由部门接收人签字确定；（餐饮部和厨房为服务及出品部门，需要在通知单后附客人签字菜单一份）。六、再次确认在宴会前三天，以电话形式与客人取得联系，就婚宴有关事宜（如宴会日期，桌数，特殊要求等）进行再次确认，如果无更改事项，一切准备工作依照宴会通知单所述进行，若客人宴会提出变更要求，宴销人员立即以通知单的形式通知各相关部门，并请各部接收人员签收。七、跟踪落实1.于宴会前三天致电各部门，或到各部门了解其工作准备情况，若客人特意交代的细节事项应亲自到现场查看部门落实情况2.宴会当天，应再次与客人取得联系，了解婚宴有关事宜是否有变更，并了解其是否有专门的宴会负责人，并取得宾客方宴会负责人的联系电话，以便保证婚宴的顺利接待。3.宴会当天，宴销人员应根据宴会订单上的工作项目对各部门的工作进行检查，确保各项工作均已到位。（1）宴会场地布置：按标准宴会形式摆台，台布，椅套，在主桌放置区分于别桌的台布和桌牌；主桌按宾客要求座位数摆台，摆于正前方的主席台上，摆全套餐具；宴会厅入口处或大堂门口设签到台，一楼大堂和电梯口摆放婚宴场地指示牌，门口LED屏播放祝贺词。（2）宾客要求需要其它方面的设备（如LED屏、多媒体投影仪等），需按会议设备出租标准另收费。（3）婚房布置：由客房部负责，根据客人的要求及婚宴的桌数可考虑房型的变化，婚房以本酒店的指定房提供。（4）婚宴酒水，应提前联系客人，提前送至酒店，联系宴会厅负责人，寄存并请宴会负责人签收，给客人收条。（可根据实际情况酌情处理）八、宴会服务1.与宾客方宴会负责人确定宴会开始时间，同时请工程部音响调控人员再次调试音响设备投影仪等2.协助工程人员确保现场音响效果。3.与宾客方宴会负责人确定具体用餐桌数，以便厨房提前准备烹制菜肴。4.查看新人敬酒用的杯具是否准备好及存放位置并告知客人，方便客人敬酒。5.宴会间与厨房保持联系，避免上菜速度或快或慢。6.巡视厅面，碰到突发事件及时解决。（例如客人反映不新鲜及时确认菜品质量做好解释工作）7.及时关注宾客方负责人提出的意见和自我发现问题，及时协调不足之处。（及时收集宾客意见）8.如遇到桌数未坐满及时联系宾客方宴会负责人接洽剩桌处理方式。（建议客人晚上用剩余正餐或打包带走）。9.所有菜上完以后再次与客人确定上菜桌数及告知客人所有菜已上齐。（通知客人菜已上齐是为餐后客人说菜品未上齐，所以我们提前与客人确认菜品都是上齐了的）10.跟进客人结账情况及确认晚餐用餐时间，并第一时间通知餐饮部及厨房用晚餐的时间。',)