学校物品采购管理内部控制制度(试行)【呕心沥血整理版】

('学校物品采购管理内部控制制度(试行）第一章总则第一条为了规范学校采购行为,提高学校采购效率,明确岗位职责，有效降低采购成本，满足学校对优质资源的需求,维护公开、公平、公正的市场竞争环境,根据有关法律、法规规定，结合我校实际，制定本制度。第二条学校总务处、教务处、实训处、短训部和信息中心等部门，为履行其职能或为师生教育教学及实训实习服务,使用财政性资金获取货物、工程和服务的，适用本制度。第三条学校采购实行集中采购和分散采购相结合，采购项目必须严格执行区教委相关审批、核准、备案管理等基本程序.第二章管理机构第四条成立学校采购领导小组，由学校校长任组长，党委书记、分管财务后勤的副校长、纪检副校长、工会主席任副组长，成员由总务处、财务室、教务处、实训处、短训部、信息中心负责人、专职采购员和两名教师代表组1/22成。领导小组组长对学校采购负总责，具体事务由总务处牵头组织开展，纪检副校长、工会主席和教师代表等负责监督检查。第五条学校采购领导小组的主要职责是：传达上级有关文件精神，对各部门的政府采购申请进行审批，对部门采购行为实行过程监督检查，对发现的问题及时进行纠正，调查处理交易活动的投诉和纠纷。第三章岗位设置及职责第六条实施归口管理，明确岗位职责。学校应当明确采购管理领域内部控制的决策、管理、执行、监督各块的职责。明确财务室为管理部门，总务处、教务处、实训处、短训部、信息中心为采购执行部门。财务室应当牵头建立本单位政府采购内部控制制度，明确学校部门在政府采购工作中的职责与分工,建立政府采购与预算、财务（资金）、资产、使用等业务机构或岗位之间沟通协调的工作机制，共同做好编制政府采购预算和实施计划、确定采购需求、组织采购活动、履约验收、答复询问质疑、配合投诉处理及监督检查等工作。2/22第七条强化内部监督.学校财务审计、纪检监察等部门要发挥监督作用，加强对采购执行和监管工作的常规审计和专项审计。畅通问题反馈和受理渠道，通过检查、考核、设置监督电话或信箱等多种途径查找和发现问题，有效分析、预判、管理、处置风险事项。第八条合理设岗,强化权责对应.合理设置岗位,明确岗位职责、权限和责任主体,细化各流程、各环节的工作要求和执行标准.（一）界定岗位职责。学校应当结合自身特点,对照政府采购法律、法规、规章及制度规定，认真梳理不同环节、岗位需要重点控制的风险事项,划分风险等级,建立制度规则、风险事项等台账，合理确定岗位职责。（二）不相容岗位分离。学校应当建立岗位间的制衡机制，特殊环节涉及的岗位应由不同的人员担任：1。请购部门(采购需求编制岗位及人员与采购需求内部审核岗位及人员）；2。审批部门（采购文件编制岗位及人员与采购文件的复审、审核的岗位及人员）；3.采购（采购合同签订岗位及人员与采购验收的岗位及人员)；4.验收登记（采购验收岗位及人员与资产管理的岗位及人员）.3/22(三）相关业务多人参与.采购人、集中采购机构对于评审现场组织、单一来源采购项目议价、合同签订、履约验收等相关业务，原则上应当由2人以上共同办理，并明确主要负责人员.(四)实施定期轮岗.采购人、集中采购机构和监管部门应当按规定建立轮岗交流制度,按照政府采购岗位风险等级设定轮岗周期,原则上不超过三年，风险等级高的岗位原则上不超过二年。第四章政府采购业务管理第九条学校使用财政性资金采购的货物、工程和服务都属于政府采购范围，必须执行政府采购制度.在依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务执行集中采购，对采购目录以外或者采购限额标准以下的货物、工程和服务执行分散采购.第十条政府采购程序。政府采购程序包括下列主要步骤：采购需求论证，政府采购预算编制及审批，汇编政府采购计划，确定并执行采购方式,订立及履行采购合同，验收,结算。第十一条采购需求论证.编制年初预算时，财务室应组4/22织召开各部门会议，传达年初预算精神,对各部门提出的采购申请进行审核。对确需采购的项目报经教代会审核，教代会着重从学校是否有相应的财力支撑和采购的必要性方面进行论证.第十二条政府采购预算编制及审批.学校按区教委计财科的要求,在编制年度预算时,应同时编制政府采购预算。申请采购的货物、工程和服务必须符合国家有关规定,并考虑其经济性和实用性。没有编制预算的采购原则上不批准，确因特殊情况必须采购的，须经上级同意.第十三条汇编政府采购计划.学校根据采购预算,对采购的货物或者服务对市场作充分的调研，汇总编制采购需求计划.第十四条确定并执行采购方式。学校在重庆政府采购管理系统上申报采购，经主管部门、财政部门审核同意并下达采购方式，具体采购方式为：公开招标、邀请招标、竞争性谈判采购、单一来源采购、询价采购、竞争性磋商采购；学校根据具体的采购方式委托集中采购代理机构执行采购.第十五条采购方式变更申请及审批.区教委计财科下达了采购方式之后原则上不得变更，但如果两次公开招标流5/22标,在时间比较紧的情况下，学校可以向区教委计财科申请由公开招标变更为竞争性谈判，或者两次竞争性谈判招标流标后合格供应商只有一家的情况下可以申请采购方式为单一来源采购。变更采购方式需区教委计财科审核同意。第十六条订立及履行采购合同,验收，结算.学校与集中采购代理机构依法签订政府采购委托代理协议，明确代理采购的范围、权限和期限等具体事项。采购代理机构应当严格按照委托代理协议开展采购活动，不得超越代理权限。根据要求编制招标文件、组织开标。学校根据招标的结果编制采购合同，签订采购合同并交集中采购代理机构和区教委、财政部门审核.实施采购、组织验收.验收无误后按照采购合同进行结算.第十七条政府采购服务管理。学校根据年初预算安排，在财政部门制定的本级政府购买服务指导性目录内，按照财政部、民政部、工商总局制定的《政府购买服务管理办法（暂行）》（财综〔2014〕96号）执行。第十八条进口产品政府采购。符合《中华人民共和国政府采购法》《财政部关于印发<政府采购进口产品管理办法〉的通知》等有关法律、法规规定,确需采购进口产品的,应当事先按《重庆市财政局关于进口产品政府采购审批有6/22关事项的通知》等要求提交申报材料，经批准后,方可依法开展政府采购活动。国家及市政府有其他规定的,从其规定。学校原则上不采购进口商品。第十九条采购验收管理。合同实施过程中和采购结束，学校应组织技术部门、纪检监察部门、工会代表和使用部门的相关人员进行检查验收。第二十条采购质疑答复与投诉管理.采购过程中出现供应商质疑和投诉,应按《政府采购质疑和投诉办法》(中华人民共和国财政部令第94号)解决,采购人负责供应商质疑答复，供应商投诉由上级部门依法处理.第五章风险评估及内控目标第二十一条明确责任主体。政府采购工作组织结构设置应遵循统一领导、分级管理、目标一致、权责分明的原则，根据学校工作需要成立政府采购业务领导小组，由学校内部审计、工会代表和纪检部门发挥监督作用.请购部门为组织实施政府采购项目的责任部门，部门负责人为相关责任人,负责本部门需要办理政府采购项目的具体事项。每个采购项目都要确定具体负责人,以明确项目风险和切实做好内部控制，确保内控制度有效施行。7/22第二十二条内控目标.以“分事行权、分岗设权、分级授权”为主线,通过制定制度、健全机制、完善措施、规范流程,逐步形成依法合规、运转高效、风险可控、问责严格的政府采购内部运转和管控制度，做到约束机制健全、权力运行规范、风险控制有力、监督问责到位.第二十三条对政府采购内控制度执行情况进行必要的绩效考核。充分调动各项目参与人员的积极性，将政府采购内控执行情况纳入学校的绩效考评,督促项目参与人提高认识，保障项目预算和政府采购政策的最终执行。第六章附则第二十四条本制度由学校负责解释.附件:1。学校学校物品采购操作流程说明2.学校物品采购报审流程8/22学校物品采购采购操作流程说明为了提高学校采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足学校对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程,加强与各部门间的配合,特制订本制度。9/22一、请购及其规定（一)请购单的要素完整的请购单应包括一下要素：1。请购的部门；2.请购物品所属项目；3.请购的用途；4。请购的物品名；5。请购的物品数量;6。请购的物品规格;7。请购物品的样品、图片或详细参数资料等;8.请购的物品的需求时间；9.请购如有特殊需要请备注;10.请购单填写人;11.请购部门主管；12。请购单审核人;10/2213。副校长审核；14.校长审核.（二）请购单及其提报规定1.请购单应按照要素填写完整、清晰，由学校领导审核批准后报采购部门；2.固定资产、日常零星采购和其他材料设备及工程项目分别按照规定格式进行填写提报；3。请购部门在提报请购单时应要求总务处签字，200元以上分管副校长签字，同时交一份给使用部门备份,涉及的请购数量过多时,可以附件清单的形式进行提交;4。涉及的请购物品金额:物品总计金额在1000元以上的后勤副校长必审批；总金额在10000元以上的（校长必审批），数额巨大项目，需上报校长办公会或行政会讨论通过；11/225.遇急需的物资,领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补;6。如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。二、询价及其规定（一)询价应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通.(二）属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购。（三）对于紧急请购项目应优先处理.（四)所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介机构询价。（五）对同样规格的物品进行询价时，需比对2—3家12/22大型供应商,并与请购部门进行协调，在同等质量的前提下，选取价低者.（六）遇到重要的物资或预估单次采购金额大于1万的采购情况，询价前应先向学校相关领导汇报基本情况,并上报学校行政会审核通过.（七)询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价.（八)除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目可以自行采购；单次采购金额预算金额在1000元以上的所有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价或招标采购，比价或招标项目应至少邀请四家以上单位参与;单次采购金额预算价格在1万元以上的项目应由总务处组织招标,学校相关领导参与监督；单次采购金额预算价格在10万元以上的项目由学校领导决定是否委托第三方机构代理招标.13/22(九)比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我学校所需物资和项目的能力。（十)比价采购或招标采购应按照规定的格式或拟定完整的招标文件格式进行询价.(十一）在询价时遇到特殊情况应书面报请学校领导批示.三、比价、议价（一）对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认.（二）对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出.（三）收到供应单位第一次报价或进行开标后应向学校领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。（四)重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，14/22资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等。（五）参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判.四、合同的签订合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议.依法成立的合同，受法律保护.广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。目前我们的采购工作主要涉及教学仪器设备、易耗品及实训耗材产品买卖合同。（一）合同正文应包含的要素1。合同名称、编号、签订时间、签订地点;2.采购物品/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额,清单、技术文件与确认图纸是合同不可分15/22割的部分;3。包装要求；4。合同总额应含税,含运达学校的总价，特殊情况（如有的货物可以在合同中明确界定清楚卸货、搬运、安装、调试等费用）应注明；5。付款方式；6。交货日期;7.质量保证期；8。质量要求及规范；9。违约责任和解决纠纷的办法；10。供需方的信息；11。其他约定.（二)合同签订1。如涉及到技术问题及学校机密的，注意保密责任;2。拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；16/223.为防止合同工程量追加或追加无依据,打包采购时要求供货方提供分项报价清单;4。遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点;5.质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期;6。详细约定发票的提供时间及要求;7。针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款,调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等;8。与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款（多留质量保证金，一般5％）；9。违约责任一定要详细、具体；10.比价/招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工17/22作；11。合同签定签应按照规定格式对合同初稿进行巡签审查;12。合同巡签审查通过后应由学校领导签字，加盖学校公章方可生效;13。签订的所有合同应及时报送学校党政办公室(存档）及财务部门（备查及付款）.五、付款及合同执行（一）付款规定1。所有已签订合同付款时应参照学校的相关规定执行；2。按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款；3.财务部门在接到付款审批单应在3天内付款,以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及18/22时的通知总务处并汇报学校领导。（二）合同执行1。已签订合同由总务处项目负责人负责跟进，由总务处负责人进行监督，如出现问题,总务处应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及学校领导;2.已签订的合同在执行期间,应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况,跟踪并督促其保质保量，按时履约；3。合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同,遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同.六、验收与入库1.学校所有的教学仪器设备及采购物品，入库前均应通过使用部门的检验或验收；2。合同标的物在运达学校后总务处应及时通知请购部19/22门，由请购部门及时安排卸货与搬运；3。请购部门未及时验收的合同标的物,仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受；4。请购部门已经验收的产品应及时进入后勤仓库或部门仓库,并及时出具入库清单;5。固定资产及服务按照学校财务规定不入库,但固定资产应由资产管理员完成登记签号等手续。学校物品采购报审流程20/22一、零星耗材及配件采购流程1.需求部门及教师申请。2。需求部门负责人签字。3。分管校长签字.4。校长签字.二、大宗物品采购流程1。需求部门编制需求调研及采购方案。2.后勤部门与需求部门组织方案论证.3.校长办公扩大会(教代会代表参与)研究确认。4。报区教委签批备案5。网上报批6。区交易中心招投标或在重庆市政府采购电子交易平台上协议竞价采购7.签订合同8。项目实施9.验收评估、结算21/22学校物品采购报审流程图一、零星耗材及配件采购流程二、大宗物品采购流程（指达到招标条件、属于协议供货物品)22/22需求部门及教师申请需求部门负责人签字分管校长签字校长签字需求部门编制需求调研及采购方案后勤部门与需求部门组织方案论证校长办公扩大会（教代会代表参与）研究确认报区教委签批备案网上报批区交易中心招投标签订合同项目实施验收评估、结算',)