会议管理工作细化执行：知识准备、工作模板、工具表单、工作流程

('会议管理工作细化执行一、会议管理知识准备（一）会议类型划分会议的类型多种多样，划分标准和具体内容如下。议类型表划分标准分类内容会议内容专业会议1．指研究商洽某项业务或进行技术、学术交流而专门召开的会议，也称业务会议。如：贸易洽谈会、订货会、技术鉴定会等2．参加人员包括领导人员、业务人员和专家、学者等工作会议为讨论研究一个时期或一个方面的工作而召开的会议，参加人员多为各类组织的领导人动员会、誓师会1．为完成某项工作或开展某项重要活动而召开的会议2．这种会议时间较短，但与会人员多、规模较大庆祝会、纪念会1．为庆祝、纪念某一重大事件或重要人物而召开的会议2．这种会议时间较短，规模有大有小，视情况而定追悼会1．追悼会是为悼念死者而举行的会议2．会场布置要庄严、肃穆，出席会议的人员除死者的家属和亲戚朋友外，还有本企业的领导人员和群众代表会议性质联席会议1．为开展某种大规模活动或讨论涉及几个部门、单位的事项，需要几个不相隶属部门、单位共同协商而召开的。一般由一个部门或单位牵头主办，其他有关部门、单位配合共同召开2．这种会议一般要形成纪要，以便共同遵照执行总结、布置工作会议1．是企业为总结、布置工作而召开的，会议一般是在年初年末、月初月末，或某项工作的开始和结束时召开2．这种会议规模有大有小，时间一般也不太长宣讲、报1．是为了宣传教育干部群众、提高认识、统一思想而召开的告类会议2．这种会议规模较大，但时间较短，参加人员可根据内容确定规定性会议1．规定性会议，常用于各级党政机关、人民团体和企事业单位按国家法律和有关规定召开的会议2．这类会议规格高、规模大，一般都是定期召开的。如人民代表大会、职工代表大会等。这些会议的任务是听取和审查有关工作报告，讨论和确定具体工作方针和任务预备性会议1．预备性会议，是为研究如何开好某一重大会议，并检查某一重大会议的准备情况而召开的会议，实际上是某一重大会议的一个组成部分2．参加会议人员一般为各地区、各系统负责人或各代表团负责人表彰、奖励性会议表彰、奖励性会议，是为表彰、奖励先进集体和英雄模范人物而召开的决策性会议1．是指各机关、各单位领导集团对工作中的重大问题讨论并作出决策的会议。这种会议，一般也是定期召开的，有制度规定。有的叫常务会，有的叫办公会2．这类会议的参加人员一般是本机关、本单位的领导成员，有时根据会议内容也适当吸收有关部门的负责人列席。这类会议规模较小，时间也比较短，会议后多数要形成纪要会议规模小型会议1．办公会、座谈会、检查汇报会、协调会等都属于小型会议2．这种会议一般在本机关、本单位的会议室召开中型会议1．中型会议包括：专业会议、经验交流会、表彰会、各种代表大会等2．这种会议参加人员一般在百人以上，甚至一两干人，一般安排在礼堂、剧场举行大型、特大型会议1．大型或特大型会议，即指成千上万人参加的会议。如：国庆大会、游园联欢、公审宣判等2．这类会议参加人数众多，一般在露天场地举行会议形式普通会议即通常召开的工作会、专业会等一般形式的会议现场会议1．包括现场工作会、现场经验交流会、现场办公会等2．现场工作会、现场经验交流会是上级领导机关为了总结推广某一地区、某一单位的工作经验而召开的；现场办公会是上级领导机关为解决某一单位的问题而在现场召开的座谈会议1．座谈会形式比较灵活，气氛比较活跃，有纪念某项活动的、有征求意见的、有讨论某一项专门问题的2．此类会议一般不做什么决议博览会、展览会、商品展销会1．博览会、展览会、商品展销会，是为交流商品信息、洽谈贸易、推销商品以及展示工作成绩而举行的2．会议形式灵活多样，除组织有关人员参加外，还要选送商品和展品参加展销广播电视、电话会1．电话会具有迅速、及时的特点2．适合于一些比较紧急的专项工作，如防汛、森林防火等会议时间定期会议各级各类代表大会、各级党政机关的办公会，各学会、协会的年会等不定期会议检查汇报会、表彰、奖励会、报告会、座谈会、动员会等（二）会议管理内容会议是解决问题的手段之一，是领导工作的一种重要方式。而会议组织和服务的情况直接影响会议质量和效果的好坏。具体而言，会议管理工作就是会议的准备、组织和服务工作，也就是人们常说的会务工作。会议事务主要由行政部门负责组织和参与筹备，做好会议的组织管理工作是各企业行政部的重要任务之一。作为行政部工作人员，特别是会务工作人员，应该熟悉和掌握组织会议的知识，尽职尽责地把会议的组织管理工作做好，以利于提高会议质量和效益。二、会议管理工作模板（一）会议管理制度模板第一章总则第一条为了规范公司会议管理，提高会议管理工作效率，杜绝会议管理中的不合理行为，特制定本公司会议管理制度制度。第二条适用范围本制度适用于公司各级、各类会议的组织和管理。第二章会议的组织第三条公司级会议公司员工大会、公司技术人员会议以及各种代表大会应报请公司总经理批准后，由各负责部门分别负责组织召开。第四条专业会议公司性的技术、业务综合会（如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等），由分管公司领导批准，主管业务部门负责组织。第五条系统和部门工作会各车间、部门、支部召开的工作会（如车间办工会、科务会、支部会等）由各车间、部门、支部领导决定召开并负责组织。第六条班组（小组）会由各班组长决定并主持召开。第七条上级或外单位在公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或公司之间的业务会（如联营洽谈会、用户座谈会等），一律由公司受理安排，相关部门协作做好会务工作。第三章会议安排第八条例会的安排为避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。例行会议安排如下。1．行政技术会议行政技术会议主要有11类，具体类别及含义如下表所示。行政技术会议的类型及含义行政技术会议的类型具体含义总经理办公会研究、部署行政工作，讨论决定公司行政工作的重大问题；总结评价当月生产行政工作情况，安排布置下月工作任务班组长以上经营管理大会（或公司员工大会）总结上季（半年、全年）工作情况，部署本季（半年、新年）工作任务，表彰、奖励先进集体、个人经营活动分析会汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，指出问题，提出改进措施，不断提高公司经济效益质量分析会汇报、总结上月产品质量情况，讨论分析质量事故（问题），研究决定质量改进措施安全工作会（含治安、消防工作）汇报、总结前季安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究定安全防范措施技术工作会（含生产技术准备会）汇报、总结当月技术改造、新产品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作计划完成情况，布置下月技术工作任务，研究确定解决有关技术问题的措施方案生产调度会调度、平衡生产进度，研究解决各车间部门不能自行解决的重大问题部门会检查、总结、布置工作车间办公会检查、总结、布置工作班组会检查、总结、布置工作班组（部门）班前会对昨天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项2．各类代表大会员工代表大会、车间（部门）员工代表大会（或员工代表小组会）、科协会员代表大会、企协会员代表大会。3．民主管理会议公司管理委员会、生产管理委员会、生活福利委员会。4．论文、成果发布会科协年会、企协年会、公司创新成果发布会、科技成果发布会、信息发布会、企管成果发布会。第九条其他会议的安排凡涉及多个车间（部门）负责人参加的会议，均需于会议召开前×日经部门或分管公司领导批准后，分别报办公室汇总，并由公司办公室统一安排，方可召开。l．公司办公室每周六应将全公司例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并装订印发到公司主管和各车间、部门及有关服务人员。2．凡公司办公室已列入会议计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集部门应提前2天报请公司办公室调整会议计划未经公司同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。3．对于准备不充分或重复性或无多大作用的会议，公司有权拒绝安排。4．对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，公司有权安排合并召开。5．各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在与公司例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外），应坚持“小会服从大会，局部服从整体”的原则。第四章会议准备第十条会议主持人、召集部门及与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好座位、通知与会人员等）。第十一条会议要求1．要严格遵守会议的开始时间。2．要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。3．要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会人员。第十二条会议注意事项1．发言内容是否偏离议题。2．发言目的是否出于个人的利害。3．全体人员是否都专心地聆听发言。4．发言者是否过于集中于某些人。5．是否有从头到尾都没有发过言的人。6．某个人的发言是否过于冗长。7．发言的内容是否朝着结论推进。第十三条主持人应当引导会议过程，以便在预定时间内得出结论。第十四条在必须延长会议时间时，应取得大家的同意。第十五条应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。第十六条应当提出决议付诸实行的程序，并加以确认。第十七条会议禁止性规定。1．不要中途离席。2．不可做人身攻击。3．不可打断他人的发言。4．不可对发言者吹毛求疵。5．不可从头到尾沉默到底。6．不可采用不正确的资料。7．不要尽谈些期待性的预测。8．不可不懂装懂，胡言乱语。9．不要谈到抽象论或观念论。10．发言时间不可过长（原则上以3分钟为限）。第五章注意事项第十八条公司会议主要由办公例会、日常工作会议组成。第十九条例会中的最高级会议通常情况下每月至少召开一次，就一定时期工作事项做出研究和决策。会议由集团总裁主持、参加人为公司总裁、副总裁、各部门主任等领导班子成员。第二十条公司办公例会是为贯彻落实做出的决议、决定而召开的会议。会议由总裁、参加人员为各部门负责人及有关人员。第二十一条公司办公例会由公司行政管理部组织。行政管理部应于会前3天将会议的主要内容书面通知与会的全体人员，并在会后14小时之内整理、发布“会议纪要”。1．会议纪要的形成与签发（1）公司办公例会会议纪要、决议，由行政管理部整理成文。（2）行政管理部根据会议内容的需要在限定时间内完成纪要和决议的整理工作。（3）会议纪要和决议形成后，由与会的公司领导班子成员签字确认。（4）会议纪要发放前应填写“会议纪要发放审批单”，审批单内容包括纪要编号、发放范围、主管领导（或主持会议的领导）审批意见。（5）会议纪要应有发文号，发放时应填写“文件签收记录表”，并由接收人签收。（6）会议纪要应分类存档，并按重要程度确定保存期限。2．会议纪要作为公司的重要文件，备忘已研究决定的事项，发至参加会议的全体人员，以便对照核查落实。第二十二条日常工作会议由会议召集填写“会议申请单”，经主管副总裁批准方可召开，会议通知由行政管理部根据申请部门的要求发出。第六章附则第二十三条本制度由行政部负责制定，经总经理审批通过后有效。第二十四条本制度解释权和修改权归行政部。（二）会议室管理规定模板第一条目的为了加强会议室的合理利用并对其进行有效管理，保证会议室的安全、整洁及各类设施的完好，确保公司各项会议的顺利召开，特制定本规定。第二条使用范围1．会议室仅限于本公司用于举行各类会议，开展教育培训以及重要来宾接待等工作使用。会议室管理规定2．公司所有人员不得随便进入会议室，除有上述规定的需要。第三条会议室由行政部指定专人负责管理，各部门若需使用，需提前向公司行政部提交申请，由行政部统一安排。第四条会议使用前的布置工作由会议管理员配合会议主办部门进行。第五条各部门在会议室使用过程中，要注意保持卫生，禁止吸烟、爱护室内设备。第六条会议结束，会议使用人员要整理会场，保持清洁，并去行政部办理交接手续。第七条会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得公司同意，任何人不得拿出会议室或作为他用。第八条会议室环境卫生由行政部派专人负责，在每次会议召开前后均要认真进行卫生打扫，并作好日常清洁。第九条会议室使用完毕后，应随时关闭门、窗和全部设施、设备、电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作。三、会议管理工具表单（一）会议记录表编号：填写日期：年月日会议时间地点主持人记录人会议名称参加者会议议题会议过程会议决策记录审核人审核结果（二）年度会议计划表会议名称主持人开会地点会议召集单位开会日期会议主要工作人员开会时间与会者应备资料会议宗旨及议题会场标示资料与会单位会场拟分发资料人数（三）会议审核项目表序号审核项目审核结果序号审核项目审核结果1会议的主题22女服务员着装方面（1）洋装；（2）旗袍；（3）各国民族的衣着2会议的规模（总人数）查邀请回函3会议预算4招待对象的层次23新闻媒体（1）文字记者（2）新闻稿（3）摄影记者（4）录像记者及电源准备5活动日期及时间（注意是否与其他同业的活动冲突）6会议天数7会议负责人8会议事项分工表24住宿安排方面（1）安排来宾的住宿（套房、单人房、双人房）（2）领导人的住宿预订房间（3）妥善分配房间9会场的预订（1）主会场；（2）分会场；（3）洽谈室；（4）展示室；（5）来宾休息室；（6）工作人员休息室；（7）演艺人员休息室10制作来宾名册包括姓名、地址、公司名称、电话、职务等25支付的负担范围（住宿、餐费、取用冰箱内的食物费用、电话费）11各类函件邀请函、信封、邀请卡、回函明信片、纪念品、停车场、指引地图、餐券订制张数（多印20%的备份）、信封书写投递日期26安排用餐方面（1）住宿者的用餐事宜（2）来宾、司机的用餐问题（3）服务人员的用餐（4）演员、乐队的用餐问题12纪念品方面纪念品的选定、包装、外包装书写、礼品提款、蝴蝶结装饰礼品包装订制数量（要多出20%的备份）27活动行程方面（1）司仪开场白（2）主持人的致辞（3）来宾致辞（4）宣读贺电（5）致谢辞（6）活动行程表（7）播放背景音乐（8）放映宣传影片、幻灯片13交通工具方面飞机、面包车、轿车14酬谢费（给司机人员等）15会场布置主席台、会标、灯光、音响效果、录音、座次、台下座位、紧急疏散方案、茶水饮料供应16宴会的形式（1）餐桌入座式；（2）自助餐入座式；（3）半入座式自助餐；（4）鸡尾酒立食式自助餐28服务柜台的工作方面（1）来宾出缺席之确认（2）发放胸章（3）发放活动行程表（4）引导来宾到休息室（5）发放座位牌（6）发放纪念品（7）设置临时电话（8）来宾签名纪念16料理样式和菜单印制17饮料香烟（1）国产白酒；（2）鸡尾酒；（3）啤酒；（4）饮料类18花饰（1）花篮；（2）桌上花饰；（3）雕冰花饰；（4）胸花；（5）赠用花束；（6）典礼台花饰；（7）载挂花饰；（8）蜡烛；（9）展示品饰花19看板、标示板类（1）大门看板（2）方向标示（3）专用停车场示牌（4）展示商品说明标牌29座位顺序（1）桌面标示卡（2）桌面标示卡的书写20拍照摄影方面（1）纪念照片（2）快照30胸章、名牌（1）颜色、大小、种类的选定（2）公司名称、职衔、姓名的书写21选择桌子（如圆桌或方桌）（四）决议事项确认表决议事项决议内容达到目标所需支持执行措施执行负责人备注（五）决议事项实施表会议名称：决议事项决议日期决议负责人部门执行负责人实施目标实施进度等评价各部门每个月的实施检查表月份实施进度评价月份实施进度评价142536（六）会议室使用申请表编号：填写日期：年月日使用日期使用时间会议名称具体地点参会人数所需设备备注申请使用单位管理单位名称填表人主管管理人主管经理四、会议管理工作流程（一）会议过程管理工作流程会前准备2주3주1주会中服务会后落实（二）会议善后管理工作流程行政人员负责对会议过程进行记录，形成会议纪要行政人员分发会议资料并提供茶水服务行政部进行到会人员签到行政部根据修改完善的会议纪要形成正式会议文件领导审议行政部形成的会议纪要，提出修改意见行政部汇总会议管理过程中形成的资料并进行归档保存结束开始行政部落实开会地点并进行人员通知行政部确定主持人员、发言人员和参会人员行政部会同相关领导确定会议的议题和时间行政部印制会议资料并准备会议所需用品行政部进行会前会场布置行政人员在会议完毕后清理会场行政部下发经领导审批同意的会议文件供各部门学习会议善后处理2주3주1编制会议文件会议文件发布与督办会务工作总结与改进4开始会议结束后，由行政部引导与会人员安全退场与送别行政部编制会议纪要报主管领导审批会议文件经总经理审批后，由行政部向相关负责人传达行政部督办会议决议，并评估会议决议的执行情况结束行政部对会场进行清扫和整理行政部编制会务工作总结报告，交行政部经理审核，总经理审批行政部根据审核、审批意见，改善会务工作',)