高效能工作方法(1)全解,高效能人士的工作方法

高效能工作方法目录时间管理“四象限原理”80/20法则“ABC控制法”时间管理—要事第一工具1：用“四象限原理”规划时间Ⅰ紧急又重要事项Ⅱ重要但不紧急事项Ⅳ不紧急也不重要事项Ⅲ紧急但不重要事项重要不重要不紧急紧急关注第二象限——成功的人往往都把焦点放在重要但不紧急的事项上！时间管理—要事第一工具1：用“四象限原理”规划时间Ⅰ紧急状况迫切问题限期完成准备事项Ⅱ准备工作，预防措施计划建立、维持人际关系，休闲充电提高学习能力Ⅳ忙碌而琐碎的事处理一般文件等函件打电话，看太多电视消磨时光Ⅲ造成干扰的访问、电话、信件、报告、会议许多紧急事件许多凑热闹的活动重要不重要不紧急紧急时间管理—要事第一工具1：用“四象限原理”规划时间Ⅰ25%~30%Ⅱ15%Ⅳ2%~3%Ⅲ50%~60%重要不重要不紧急紧急普通人士的时间安排时间管理—要事第一工具1：用“四象限原理”规划时间Ⅰ20%~25%Ⅱ65%~80%Ⅳ＜1%Ⅲ15%重要不重要不紧急紧急成功人士的时间安排时间管理—要事第一工具1：用“四象限原理”规划时间工具2：用“80/20法则”分配时间20%80%20%80%重点做20%重要性是80%的工作时间管理—要事第一工具2：用“80/20法则”分配时间（应用范例）第一步，安排事项•例会•与人事经理淡奖金问题•审阅文件•接听电话•准备招聘计划•会见客户•辅导下属•老总召见•准备工作总结•处理应急事项（3件）•与财务经理讨论费用预算问题时间管理—要事第一工具2：用“80/20法则”分配时间（应用范例）价值80%的工作价值20%的工作事项一：审阅文件事项二：准备工作总结事项三：与财务经理讨论费用预算问题事项四：与人事经理淡奖金问题事项五：例会事项六：准备招聘计划事项七：会见客户事项八：接听电话第二步，工作价值分类时间管理—要事第一价值80%的工作价值20%的工作事项一：审阅文件（例会后8：10-8：30事项二：准备工作总结（8：30-9：30）事项三：与财务经理讨论费用预算问题（30分钟）事项四：1个小时临时紧急事件处理……事项五：例会事项六：招聘计划与奖金问题让人力资源部先提供资料事项七：把会见客户的任务授权给业务经理事项八：让秘书过滤电话，只处理重要电话事项九：其他事件处理……第三步，时间和精力分配时间管理—要事第一工具2：用“80/20法则”分配时间（应用范例）工具3：用“ABC控制法”使用时间ABC控制法是根据事务在工作中的重要和紧迫程序，按照最重要、重要和不重要三种情况，分成A、B、C三类，有区别地管理时间的一种分析方法。一个工作日A——最重要的B——较重要的C——次重要的时间管理—要事第一工具3：用“ABC控制法”使用时间成功人士对每天工作的划分：类型简述具体描述A类规划与发展A类工作重要且紧迫每天1~3件占总工作量15~20%；所费时间占总工作时间60~80%。分类时，可根据时间分列为A-1、A-2等B类持续性项目B类较重要，每天5件，占总工作量30~40%，所费时间占总工作时间20~40%C类日常性事务C类为日常性一些事务占总工作量的40~50%，所费时间占总工作时间的15%时间管理—要事第一目录目标管理“SMART”原则目标多杈树法“6W3H”法一、目标管理工具目标管理—确定一个清晰而明确的目标工具4:用“SMART”法确定目标（哈佛关于目标的跟踪调查研究）3%10%60%27%有明确的长期目标有清楚但短期目标有较模糊目标无目标社会顶尖成功人士社会中上层社会中下层社会最底层工具4:用“SMART”法确定目标“SMART”原则可确定的(Specific)可衡量的（Measurable)可接受的（Acceptable)现实可行的（Realistic)有时间限制的（TimeIndication)善于将时间和精力用在一个目标上的人,更可能也更容易成功。目标管理—确定一个清晰而明确的目标工具5:用“目标多杈树法”分解目标（计划多杈树）目标多杈树法是专业的目标分解工具大目标子目标子目标子目标即时目标…………………………——具体行动项目目标管理—确定一个清晰而明确的目标工具5:用“目标多杈树法”分解目标（分解步骤）1.写出大目标2.写出大目标所有必要及充分条件（子目标）3.写出子目标所有必要及充分条件（即时目标）4.检查多杈树分解是否充分5.评估目标6.判断目标能否达成目标管理—确定一个清晰而明确的目标工具6:用“6W3H”法分析细化目标3HHowto（明确各项行动如何进行及进行的顺序步骤）Howmany（工作数量是多少）Howmuch（预算费用是多少）6WWhy(明确了解工作进行的目的及理由）What（确定要做哪些事项）Who（明确责任者及协助者，诠来做）When（什么时候完成）Where（在什么地方完成）Which（确定工作的优秀顺序，找出解决问题的重点对策）目标管理—确定一个清晰而明确的目标计划管理“PDCA工作循环”标准化管理有效计划法二、计划管理工具计划管理—凡事都善始善终工具7:用“PDCA工作循环”实施计划（戴明环）PPlan(计划）DCADo(执行）Check(检查）Action(处理）PDCA循环的4个阶段检查执行总结经验提出新问题找问题找原因找要因订计划PDCA循环的8个步骤计划管理—凡事都善始善终工具7:用“PDCA工作循环”实施计划（戴明环）科学的工作循环周期目前水准PDCAPDCAPDCA改善后水准计划管理—凡事都善始善终工具7:用“PDCA工作循环”实施计划（戴明环）工具8:标准化管理重复频率高的经常性业务要标准化！标准设定教育实施管理例外处理定期评估标准化管理步骤计划管理—凡事都善始善终麦当劳的标准化管理拉斯迪宾馆的服务标准计划管理—凡事都善始善终工具8:标准化管理工具9:有效计划法凡事都要统一和决断，因此成功不站在自信的一方，而站在有计划的一方。—拿破仑计划管理—凡事都善始善终月计划季度计划日计划周计划……计划年度计划专项计划计划管理—凡事都善始善终工具9:有效计划法日计划包含的内容：当天目标——即你必须当日完成的重要的、优先的工作预留事项——预定的约会、开会等保留给特别工作的时间待做事项——希望完成的不太重要、优先次序低的工作日计划计划管理—凡事都善始善终工具9:有效计划法压力管理正确评估自己的压力水平压力管理曲线三、压力管理工具压力管理—适度最好工具10:正确评估自己的压力水平我们总感觉压力来自于外部环境，但并不是每个人在同一环境下都会感到有压力，实际上压力源于我们自身，承认这点是很重要的。测试工具：霍尔姆斯和拉赫的《社会再适应评定量表》也称（应激评定量表）评分方法：将各项目的分值相加如果：≥300分近期患病率约为80%≤299分且＞150分近期患病率约为50%≤149分近期患病率约为30%Éç»áÔÙÊÊÓ¦ÆÀ¶¨Á¿±í压力管理—适度最好工具10:正确评估自己的压力水平工具11：压力管理曲线应对压力常用的几种方法逃避对抗转移宣泄压力管理—适度最好应对压力最有效方法计划阅读运动艺术交流深思压力管理—适度最好工具11：压力管理曲线压力管理曲线示意图乏力区舒适区发展区潜能区破坏区焦虑曲线压力行动力工具11：压力管理曲线压力管理—适度最好减压的两个方法凯利魔术方程式：1.问你自己可能发生的最坏状况是什么2.准备接受最坏的状况3.设法改善最坏的状况“3R”减压原则：放松、退缩、重整压力管理—适度最好工具11：压力管理曲线思维创新SWOT分析法“六顶帽子”思维法因果图“五个为什么”橄榄球定律四、思维创新工具思维创新—是可以训练出来的工具12：鱼刺因果图主要原因问题主要原因主要原因主要原因运用鱼刺因果图分析问题时一般从6个方面考虑：材料技术设备人力工作环境方法头脑风暴思维创新—是可以训练出来的工具12：鱼刺因果图工具13：SWOT分析法SWOT：S——自身强项、优势W——自身弱项、劣势O——外部环境存在的机会、机遇T——外部环境存在的威胁、对手思维创新—是可以训练出来的优势S劣势W威胁T机遇O内部外部思维创新—是可以训练出来的工具13：SWOT分析法工具13:SWOT分析法（以下问题能帮助您找到存在于内外部的相关因素）关键优势S▲擅长什么？▲拥有什么新技能？▲能做什么别人不能做的事？▲如何能够重复最近的一次成功？▲什么使你与众不同？▲你的顾客为什么要来你这里？关键劣势W▲你不擅长什么？▲缺乏什么新技能？▲别人在什么事情上比你做得好？▲你最近的一次失败是什么？为什么？▲你尚未完全满足哪一个顾客群体？▲你最近失去了哪些顾客？为什么？威胁T▲是否发生了不利于你的变化？▲你的竞争对手正在做什么？▲是否发生了任何会伤害你的变化？▲是否存在威胁你所在组织的情况？机遇O▲是否发生了你希望的变化？▲你学会了什么技能？▲你能够提供什么新产品或服务？▲你能够接触到哪一个新的顾客群体？▲你如何能够使你与众不同？▲你的组织在未来5~10年中的情况怎样？思维创新—是可以训练出来的关键优势S关键劣势W关键机遇OSO对策：利用WO对策：改进关键威胁TST对策：监视WT对策：消除内部外部思维创新—是可以训练出来的工具13：SWOT分析法工具14:“五个为什么”分析法（也称“什么——为什么”分析法）为什么？为什么？为什么？为什么？为什么？为什么？为什么？为什么？为什么？五级为什么？12345思维创新—是可以训练出来的工具15:橄榄球定律20%60%20%具有关键影响力的内容占20%左右对事情有相当影响力的内容占60%左右对事情有一些影响力，但作用比较有限，甚至小到可以忽略不计思维创新—是可以训练出来的工具16：“六顶帽子”思维法（简单有效的平行思考程序）思考帽思维属性导入方式好处应用不当问题白色事实、图形、信息、目标、中性事实是什么样的？逻辑性强，易于向他人解释可能抑制创造力，缺乏热情红色情绪化、直觉、凭兴趣、预感它像什么，就说什么。你支持哪方面？不需调动情绪，有动力热情有余，理智不足，不稳定黄色创造性、建设情、有梦想、有希望，追求利益让我们开始吧乐观，积极，有动力，团队精神遇阻时会持怀疑态度黑色考察错误它失败了，因为…反思自己带否定性、批判性，呈悲观主义绿色创造力、推动力、有新观点、新方法一定有更好的办法找到更好的做事方式，保证最佳程序想得多，做得少蓝色注重思考，有控制、有条理，鼓励各种方法让我们回过头来想想应该怎么做有效利用时间，减少决策时间无为，花太多时间在想怎么做，而不是做事思维创新—是可以训练出来的员工管理马斯洛的需求激励模式根据意愿与能力对员工分类权衡效率与效果情境领导模型五、员工管理工具员工管理—效果最重要工具17:根据意愿与能力对员工分类关于成功的公式：100%成功=100%意愿×100%方法×100%行动Ⅰ有意愿有能力Ⅱ无意愿无能力Ⅳ无意愿无能力Ⅲ无意愿有能力有意愿无意愿无能力有能力授权培养训练激励放弃四类员工及管理办法员工管理—效果最重要工具17:根据意愿与能力对员工分类工具18:马斯洛的需求激励模式马斯洛需求理论图自我实现需求尊重需求社交需求安全需求生理需求员工管理—效果最重要—对个人的应用需求层次个人自我实现需求责任感，与上下级充分沟通，有挑战性的工作，参与高度决策尊重需求成就感，承认，公平待遇，他人崇拜社交需求聚会，生日礼物，旅游，与同事相处融洽，公司内气氛和谐安全需求医疗保险，定期体检，安全的工作环境，高津贴，稳定的工作，产假生理需求高薪，独立的工作空间，浴室，空调，公家车，班车，不加班，便宜的住房员工管理—效果最重要工具18:马斯洛的需求激励模式—对组织的应用需求层次组织自我实现需求给予事业成长机会；鼓励创造力；鼓励成就尊重需求公布个人成就；赞扬良好表现；经常给予回馈；给予更大工作责任社交需求举办社交活动；组织团队安全需求营造工作安全感；提供福利；提供安全的工作环境生理需求提供公平薪金；提供足够的休息时间；提供舒适的工作环境工具18:马斯洛的需求激励模式员工管理—效果最重要工具19:权衡效率与效果Ⅰ有效果有效率Ⅱ无效果无效率Ⅳ无效果无效率Ⅲ有效果无效率有效率无效率无效果有效果效率=产出/投入效果=达成的预期目员工管理—效果最重要工具20:情境领导模型“情境领导”的核心思想根据情境的不同及对员工准备度的判断，领导者适时调整自己的领导风格，并根据权力基础来实施领导，从而实施有效的管理和领导。员工管理—效果最重要员工管理—效果最重要工具20:情境领导模型工具20:情境领导模型状态决定行为—跟随者状态（根据能力和意愿将员工分为四类）跟随者状态R1：既没意愿也没能力R2：有意愿但没能力R4：既有能力也有意愿愿R3：有能力但没意愿员工管理—效果最重要工具20:情境领导模型—领导者行为（根据任务行为和关系行为的不同侧重，可将领导模式分为四种）跟随者状态S1：教练方式：多职责、少关系，进行具体指示和严格监督（适用于员工状态水平低的状况）S2：引导方式：多职责、多关系，解决决策缘由并允许讨论（适用于员工状态水平偏低的状况）S3：参与方式：多关系，少职责，共同讨论并协助其自行决策（适用于员工状态水平偏高的状况）S4：授权方式：少职责、少关系，下放决策和实施权力（适用于员工状态水平高的状况）员工管理—效果最重要高效沟通沟通反思环“JOHARI视窗”如何避免沟通中出现的问题六、高效沟通工具高效沟通—只需一颗真诚的心工具21:反馈的“JOHARI视窗”别人行动的20%别人听懂的40%别人听到的40%嘴上说的40%你心里想的100%基层员工30%主管40%部门经理56%总经理63%董事长100%沟通漏斗信息过滤漏斗了解给予反馈寻求反馈自我不了解了解不了解他人公开盲点未知隐蔽扩大“公开”区域高效沟通—只需一颗真诚的心工具21:反馈的“JOHARI视窗”工具22：沟通反思环可以观察到的资料和经验我选择我所观察到的信息我赋予意义建立信念付诸行动心智模式的形成过程高效沟通—只需一颗真诚的心“推论的阶梯”示意图可以观察到的“原始资料到和经验从观察中，我选择了想要的”资料我赋予这些资料意义根据我的诠释，我做了一番假设我下了结论对于这个世界我采纳了某些信念我组织自己的信念采取行动反射环路：我们的信念会影响我们下次选择的资料高效沟通—只需一颗真诚的心工具22：沟通反思环工具23:如何避免沟通中出现的问题造成沟通问题的原因：•不会倾听（知觉过滤、鸡尾酒会效应）•缺乏换位思考的能力•认知风格差异•价值观念差异•沟通风格差异•不恰当的身体语言•未考虑沟通的背景（时间、地点、场合）高效沟通—只需一颗真诚的心克服沟通中常见问题的技巧：阻止不健康的争论——休息片刻——改变参加者的态度（双赢心态扭转）——发泄情绪——与分歧方秘密会谈——借用幽默来缓解压力高效沟通—只需一颗真诚的心工具23:如何避免沟通中出现的问题克服沟通中常见问题的技巧：避免被某个人或小集体控制——实施公正原则——劝请每个人都参与——进行提醒高效沟通—只需一颗真诚的心工具23:如何避免沟通中出现的问题克服沟通中常见问题的技巧：排除倾听障碍35%16%9%40%倾听交谈阅读书写沟通所花费的时间和精力比例高效沟通—只需一颗真诚的心工具23:如何避免沟通中出现的问题对付打断他人和有个人议程的人——单独和打断分子交谈——让打断分子忙碌起来打断分子的行为协调人的反应敌对的：“这样永远没用”或是“这是我们能采用的最好方法吗”。“其他人对这个想法有什么看法？”或者“你可能对，但是我们需要回顾一下事实。”叽里呱啦的：经常脱口而出很多想法。“能总结一下你的主要思想吗？”或者“很欣赏你的评论。现在，让我们听听别人的意见。”打断分子：在别人还没说完时就开始说。“请等一分钟，简。我们要坚持基本原则，先让约翰说完。沉默的干扰者：看报纸，干其他的事情，东张西望，晃脑袋，坐立不安等。“请等一分钟，先让约翰说完。“尽力氢这种人拉入到讨论中，或者在会议间隙与他们单独谈话。克服沟通中常见问题的技巧：工具23:如何避免沟通中出现的问题高效沟通—只需一颗真诚的心职业规划理清自己的使命用”剥洋葱法“设定职业目标认真做好职业生涯规划理清自己的愿景七、职业规划工具职业规划—某个选择形成某种命运工具24:用“剥洋葱法”设定职业目标终极目标（人生的真谛）总体目标（人生核心轴）长期目标（5~10年）中期目标（2~3年）短期目标（0.5~1年）短期目标（月、周、日、即时等）生涯规划系统的“剥洋葱图”工具25:认真做好职业生涯规划制定职业生涯规划的步骤：第一步：自我分析第二步：组织与社会环境分析第三步：生涯机会的评估第四步：职业生涯目标的确定第五步：制定行动方案第六步：评估与反馈职业规划—某个选择形成某种命运工具26：理清自己的愿景愿景是开始的动力！关注问题关注愿景焦虑压力愿景力量职业规划—某个选择形成某种命运愿景：我想要实现什么专注结果，而非手段不要把愿景与竞争混淆把个人愿景融入组织愿景工具27：理清自己的使命使命：我为什么想要愿景和使命是自我认知的两个领域，是我们追求成功与自我超越的核心所在！职业规划—某个选择形成某种命运工具26：理清自己的愿景团队学习头脑风暴法深度对话八、团队学习工具团队学习—超出个人视角来分析问题工具28:头脑风暴法使用头脑风暴法好处：•可以很方便、迅速得到大量信息•调动参与人员的积极性，提高参与度。•容易产生很多创造性观点与解决方案。•容易发挥协调作用，容易达成一致。头脑风暴的操作：→确定议题→确定人数→确定人选→确定主持人→确定地点→会前准备→明确分工→确定时间→确定问题→畅谈阶段→筛选阶段头脑风暴的游戏规则：•集中思想•自由奔放•延迟评判•以量求质团队学习—超出个人视角来分析问题工具28:头脑风暴法工具29:深度对话深度对话（深度汇谈）：指团队成员采取固定时间面对面对话，每个人说出心中的假设，进行集体思考，找出问题的成因，得出超过任何个人的见解，激发团队潜在智慧，共同解决问题，促进组织成员的凝聚力。团队学习—超出个人视角来分析问题深度对话（深度汇谈）步骤：邀请参与者自愿加入就共同主题开始发言视歧见为机会让参与者说出彼此的差异自我观察“悬挂”假设激发共同创造力工具29:深度对话团队学习—超出个人视角来分析问题