公司合同印章管理与使用规定

('公司合同印章管理规定年月日发布（）法合印字第号第一条为规范公司印章管理，保证公司印章使用的正确性、规范性和严肃性，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，特制定本管理制度。第二条印章的定义和种类本制度中所指印章是指在公司发布或管理的文件、凭证、文书等与公司权利义务有关的文件上，需以公司或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。主要包括：行政公章、法人章、公司钢印、合同专用章、销售合同专用章、财务印鉴章和部门专用章。第三条印章的使用范围和管理权限公司各部门对所分工管理的行政公章、法人章、公司钢印、合同专用章、销售合同专用章、财务印鉴章及部门专用章的管理和使用负全责，承担用印后果。用印时，必须获得相应审批后，方可办理。1.行政公章：主要用于公司对内、对外签发的各类文件；以公司名义出具的证明及有关资料；公司对外提供的财务报告等，由经理办公室负责保管并严格执行本管理制度。用印时需严格执行审批和登记手续，填写《印章使用审批表》，经所在部门负责人或主管领导签字，报经理办公室审批后，至公章管理员处使用公章。公章管理员应对盖章申请人和《印章使用审批单》上载明的签署情况予以核对，经核对无误后方可盖章。经理办公室负责人对行政公章的使用实施监管，并对不当使用造成的后果承担相应的责任。2.法人章：主要用于需加盖私章的公司法人代表授权证书、人事劳动合同、招投标书和项目申报材料等，由经理办公室负责保管，并严格执行本管理制度。经理办公室负责人对法人章的使用实施监管，并对不当使用造成的后果承担相应的责任。3.公司钢印：主要用于公司法人代表授权证书等，由经理办公室负责保管并严格执行本管理制度。用印时，需董事长批准，印章管理员做好登记备案，并复印留样保存。经理办公室负责人对公司钢印的使用实施监管，并对不当使用造成的后果承担相应的责任。第1页/共6页4.合同专用章：主要用于除销售合同以外的公司所有对外业务合同文件，由经理办公室负责保管并严格执行本管理制度。合同签订时，需由专业人员审核，公司分管领导批准后方可盖章。经理办公室负责人对合同专用章的使用实施监管，并对不当使用造成的后果承担相应的法律责任。5.销售合同专用章：由销售管理部另行制定专门的销售合同专用章管理制度，并严格按该管理制度执行。销售管理部负责人对销售合同专用章的使用实施监管，并对不当使用造成的后果承担相应的责任。6.财务印鉴章：包括财务专用章和法人章，主要用于公司对内对外的现金、银行收付业务（预留银行印鉴、支票、汇票等）、外部业务（如工商部门备案等）以及财务相关业务的证明材料等，由计划财务部负责进行保管并严格执行本管理制度。财务负责人对财务印鉴章的使用实施监管，并对不当使用造成的后果承担相应的责任。7.部门专用章：仅限于公司内部工作联系使用，一律不得对外。由公司各部门负责人进行保管并严格执行本管理制度。各部门负责人对本部门专用章的使用实施监管，并对不当使用造成的后果承担相应的责任。第四条公司各类印章由经理办公室归口管理。其主要职责包括：根据公司需要确定公司印章的种类、范围、数量；组织印章的刻制、发放、停用和销毁；设立公司印章档案，负责备案登记；管理公司行政公章，负责公司行政公章用印；制定公司印章管理的规章制度；监督、检查印章管理制度的执行情况。第五条印章管理员职责：公司各类印章应设专门的印章管理员负责保管和使用。印章管理员如发生职位异动，应及时进行印章和使用情况登记的交接工作。第六条印章的刻制：根据工作需要或因印章散失、内容变更、损毁、被盗等原因，需新刻或重刻印章的，应及时提出书面报告，由部门领导、主管领导、经理办公室领导、总经理、董事长核准后，经理办公室按照国家有关印章刻制的规定进行刻制。第2页/共6页第七条印章的启用：经理办公室应对公司所有印章进行登记备案，注明印章名称、发放单位、枚数、启用日期、收到时间、使用范围、领取人、批准人等信息，做好戳记，建立公司印章档案，并永久保存。第八条印章的停用：当公司名称变动、印章损坏、遗失或被窃时，印章必须停用。印章停用时须经总经理或董事长批准，及时将停用印章送经理办公室封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。第九条申请人必须严格遵循印章使用审批程序，按照印章的使用范围，经审批后方可用章。印章管理员应设立使用登记台账，严格审批和登记制度。第十条印章一般不得携带外出使用，如因特殊情况，需携带外出，必须经审核后由印章管理员携带前往；若印章管理员不便前往时，须经董事长批准，并由印章管理员作好记录。印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。第十一条任何印章管理员不得在申请人所持空白格式化文件上加盖印章。用章材料必须已经填写完毕，注明日期，字迹须清晰、正确。第十二条加盖印章时用印位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰。第十三条合同专用章由公司法律顾问室管理。公司对外签订合同，均必须使用合同专用章。第十四条各分公司和有权对外签订合同的业务部门，可以向法律顾问室提出刻制合同专用章。合同专用章的样式由法律顾问室制定。第十五条合同专用章应设专人保管，经办人要使用合同专用章时，必须经主管领导批准。第十六条本公司共有合同专用章枚，对应单位如下：1号章：公司本部，公司法律顾问室保管；保管人：2号章：公司物资采购部，由物资采购部保管；保管人：第十七条合同专用章必须是在签订合同时使用，不得将合同专用章用于非合同文书。第3页/共6页第十八条不得在空白纸页上盖合同专用章。第十九条各单位每月向法律顾问室报送一次合同专用章使用情况。第二十条未经审批，任何部门和个人不得擅自刻制公司印章，擅自私刻印章或有意隐瞒、拒绝登记者，一经发现，必须追究其法律责任，由此造成的民事、行政、刑事责任，由当事人本人承担。第二十一条违反印章刻制、保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的民事、行政、刑事责任。第二十二条印章管理员因使用公章不当而造成损失的，视情节和后果追究其相应责任。非印章管理人员违法公司印章管理制度，不当使用印章，一经发现应与印章管理员承担同等的责任。第二十三条法律顾问室应定期或者不定期地检查合同专用章使用情况，对违反使用规定的行为，法律顾问室有权责令其改正；因此而给公司造成经济损失的，由法律顾问室提出处理意见，报总经理。必要时，可以收回合同专用章。第二十四条本制度由公司经理办公室制定并负责解释。第二十五条本规定自发布之日起施行。附件一：合同专用章登记表合同专用章编号使用单位名称印章管理人备注附件二：合同专用章使用登记表申请日期申请使用单位拟签订合同名经办人签字合同章编号及第4页/共6页称备注附件三：公司印章保管承诺书本人现就保管公司印章做如下承诺：一、本人将在《公司印章使用管理规定》的要求下，保证印章使用的安全化、合理化，保障公司的利益不受到损害并提高工作效率，杜绝违法违规行为的发生。二、保管印章数量：枚。三、保管印章种类：（）公章（）法人章（）签字章（）财务专用章（）发票专用章（）合同专用章（）部门章（部门名称）（）其他种类章四、领取印章日期：年月日。五、保管期限：自年月日起至年月日止。六、保管范围：日常印章使用、管理、保存等工作。七、保证做到印章保管安全、隐蔽、使用方便。将所保管印章放置在指定位置，不私自委托他人代管。八、在日常使用中，保证忠于职守、在使用印章时仔细阅读用印内容、核实用印数量。用印规范，印章端正、清晰。如有违反将承担相应法律责任及将可能导致的经济损失。第5页/共6页九、保证不在空白纸张或任何未经批准的资料上盖章，同时严格禁止他人有以上行为。对于离职人员，任何情况下均不可为其加盖印章。不将印章外借，不自行或将印章交予他人带离办公区域或工作场所。十、保证离职时或调转岗位时将所保管的印章、《印章使用申请表》、《公司印章使用登记表》一并交接给公司指定接收人。十一、使用印章时，使用人需填写《公司用章登记单》并由公司授权的印章使用批准人签字手续完备后方可盖章，用章情况必须按要求填写好，以便检查。每半年将《公司用章登记单》提交集团人力行政部存档。十二、如有特殊情况需外借印章，并将印章带离工作区域，需经过总经理批准。申请中需列明外借的原因及归还时间。本人将与印章一并同行。印章外出后，只将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。十三、保证不利用职务之便，未经批准私自使用印章，如有违反，愿意接受公司处罚，超过两次以上的，本人接受公司予以辞退。给公司造成经济损失的本人愿意予以赔偿，造成重大损失或严重后果的，本人承担法律责任。十四、如因印章保管故意或疏忽造成印章损毁或遗失等情况，立即向上级领导汇报并采取应急措施。公司追究印章保管不利的行政、经济责任时，本人愿意接受处分，并赔偿所发生的一切费用及损失。签署时间：年月日承诺人：第6页/共6页',)