行政事业单位合同控制模板

('合同控制一、业务管理概述（一）合同定义及组成合同是指本单位为实现一定经济目的，与自然人、法人以及其他单位等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。根据单位业务特性，为方便归口管理，把涉及的主要合同分为：1．买卖合同：获取办公设施、设备、专用设备、办公用品等标的物所有权的采购合同；2．租赁合同：获得租赁物的使用权、收益权的合同；3．委托合同：审计、鉴证、法律服务等处理事务相关合同；4．技术合同：信息化、管理咨询等技术开发、转让、咨询或服务相关合同。（二）合同管理环节及目标合同管理主要包括合同谈判与文本审查、合同履行、合同归档及合同纠纷处理等环节，旨在明确合同订立、执行、风险防范等环节的程序和要求，定期检查和评价合同管理薄弱点，采取相应控制措施，促进合同有效履行，切实维护本单位的合法权益。（三）合同管理组织及职责本单位合同实行“统一管理、归口负责、分级分工协作”的管控模式，合同管理的决策、执行和监督全过程控制的主体及其职责主要有：1．决策机构：校务会或单位负责人负责审议有关合同管理的制度、规定和政策；负责审议、审批重大合同相关事宜。2．合同统一管理机构：办公室综合岗牵头组织制定、完善本单位合同管理制度；合同统一编号、印章登记及台账综合管理；负责合同的归档、保管、借阅及销毁等档案管理工作。主管会计负责合同税费、资金支付审核等相关的财务风险管理工作，避免经济业务与预算管理、资金管理及会计核算脱节。4．具体执行机构：合同经办人负责合同相对方主体资格、客户信用信息、履约能力等信息的收集、初审工作；负责合同文本的草拟、组织评审及具体签订、资金支付工作；具体负责合同履行过程中的进度跟踪、履约情况分析及问题反馈与应急处理等风险管理，并对初始资料的真实性、完整性负责；负责所经办合同的登记、管理及归档工作。5、政府采购合同验收。由办公室牵头，采购需求部门负责等相关部门参与（具体验收流程按《南宁市政府采购履约验收管理规定》执行）。6、政府采购合同付款申请。由采购需求（或归口）部门负责，按验收合格后的采购合同提出付款申请。7、政府采购合同付款。由办公室负责，根据资金支付结算管理规定，凭上述各流程环节的审核和审批单、验收书以及支付申请单等原始凭证办理相关资金支付手续。8、政府采购项目档案保管。由办公室负责，按政府采购法规定归档保管政府采购项目档案。9．内部监督机构：驻校纪检组、统计考核岗对合同管理全过程进行日常监督检查，对所发现的内部控制缺陷进行评价、提出改进建议并督促整改。二、各关键业务环节控制第一节合同订立条件第一条单位法定代表人对经办人签订合同实行授权委托代理制度。经办人依据经相关权限人签字审批后的“合同审批表”代表法定代表人签订合同。经办人未办理“合同审批表”对外签订的合同无效（其经办人将负全责）。第二条合同经办部门对经办的合同，经审查具备以下条件的，方可办理签约手续。（一）“合同审批表”中的评审流程已完成；（二）依据合同性质确定合同类别，正确使用合同示范文本；（三）对方应具有的条件：1、营业执照、税务登记证以及履约能力的有关证件经审查合法、真实、可靠；对已有业务关系的签约对象应审查其以往付款情况，以及近期经营状况有无负面的重大变动；2、所需的生产许可证、经营许可证、产品合格证、计量合格证、建筑工程资质证、装修资质证、物业管理资质证、广告许可证等相关法定证件齐备；3、正式规范的委托代理手续、签字盖章手续、审批手续；4、合同签订人的身份、资格合法有效。（四）合同内容具有合法性、严密性、可靠性。合同条款齐备、文字准确，风险控制到位。第二节合同订立第三条合同起草合同起草原则上由合同经办人经办，如签约对象拟定好制式合同，合同经办人需将合同按流程送审。合同起草应做到标的明确、平等互利、内容齐全、条款完备、责任明确、风险控制到位。第四条合同评审合同经办人员应填写“合同审批表”，将合同文本、合同签约方资料、招标相关资料送至相关领导评审，必要时还须提供合同签订背景情况说明。若评审人提出有需要修改的地方，应由经办人修改后重新执行修改、复审及完善。原则上，组长为合同最终评审人；但对于一般性合同，副组长经组长授权后可作为合同最终评审人；组长每季度听取单位合同签订情况。第五条合同定稿合同由经办部门负责人根据评审意见定稿。第六条签字盖章定稿的合同，经办人可凭经法人签署或授权签署的合同，持“合同审批表”申请加盖合同专用章。单位合同一律盖“合同专用章”，凡申请盖公章的，须由合同专用章保管人在“合同审批表”上签字同意。第七条合同原件资料归档所有合同一般单位留存三份，经办部门一份、财务室一份、合同管理部门一份。第八条外部有关手续法律法规规定需经专门机关批准的合同，合同签订后应由经办部门办理审批手续；凡国家规定需经有关部门登记或备案的合同，必须向有关部门申请登记或备案；凡按有关规定必须鉴定的合同，必须申请鉴定；法律规定或合同约定进行公证的合同必须进行公证。第三节合同履行管理第九条合同的履行阶段1、经办部门负责组织、协调合同规定的单位义务的全面履行，督促检查、验收、确认合同对方义务的履行。合同经办人应记录合同的履行情况，并每季度提交合同管理部门；2、合同管理部门汇总单位季度所有合同的执行情况，分别报送部门负责人和本处室负责人审阅，并定期向副组长汇报；3、对应验收的标的物，由有关部门验收后签署验收证明。对验收不合格或与合同规定不符的标的物，应由经办部门在及时提出书面意见，按国家规定或合同约定的时间向对方提出异议，尽快采取适当措施解决；4、凡不按合同规定的结算方式办理收款和支付手续的，财务室有权拒绝办理。本处室负责人应随时督促合同经办部门保障合同双方如约履行合同；第十条总结评价阶段合同经办部门要对重大合同的履行情况进行总结，分析执行结果，评价合同伙伴，总结经验教训，汇入合同档案资料。第四节合同的变更、解除第十一条合同虽已签订，但发现显失公平、重大误解或对方有欺诈行为，严重损害单位利益的，合同经办部门应及时与对方协商变更或解除合同，并以“审批单”逐级审批汇报，申请采取合法有效的措施，制止危害行为的发生，必要时可请求仲裁机构或人民法院予以变更或撤消。第十二条对于工程类合同在执行过程中涉及设计变更的，合同经办部门应根据明确的修改图纸计算变更工程量；如无明确图纸须进行现场丈量确认，并绘制图纸或拍照录像，以保存第一手原始资料。第十三条经双方协商变更、解除合同的内容，应签订书面协议，签订的补充协议按正常合同签订的规定办理手续，并作为原合同的附件进行管理。第十四条合同相对人有下列情形之一的，合同经办部门或合同管理部门须提出相应对策或者建议，及时行使不安抗辩权、合同解除权、违约责任追究权等法定权利：（一）出现不可抗力。（二）合同依据的法律、法规、规章和政策修改或者废止。（三）签订合同时的客观情况发生重大变化。（四）合同相对人经营状况严重恶化，丧失商业信誉，以及丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。（五）合同相对人预期违约。（六）其他可能影响合同履行的情形。第五节合同纠纷调处第十五条合同违约必须依法承担违约责任。对方违约要按规定索取违约金，如造成经济损失还应索取赔偿金；我方违约或给对方造成经济损失应由经办部门查清原因，以“审批单”形式经审批后按规定办理违约金和赔偿手续。第十六条发生合同纠纷后，合同管理部门经副组长授权首先及时与对方协商解决。因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我单位合法权益不受侵犯；因我单位责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我单位损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。对于双方经协商达成一致意见时，应签订书面协议，签订的补充协议按正常合同依本办法的规定办理手续，作为原合同的附件进行管理。第十七条发生合同纠纷协商不成时，合同管理部门应于三个工作日内在法定代表人的授权下配合律师向有管辖权的仲裁机构申请仲裁或向法院起诉，任何部门不准私自对外委托有关部门或个人处理纠纷。第六节合同归档管理第十八条合同的具体份数按实际情况确定，但我单位至少留存两份原件，合同管理部门登记归档一份、本处室一份。并抄送一份至经办部门。第十九条“合同审批表”原件、合同评审附件资料、合同附属资料、单位内部招标评审资料以及变更合同的往来函件，经合同管理部门整理后统一保存管理。合同经办部门转交时，应填写“合同移交登记表”。第二十条合同管理部门按照本处室的要求对生效的合同统一编号、在合同首页加盖序号印章、填写“合同存档登记表”、装订归档。第二十一条如需借（查）阅合同，合同订立的业务部门提出申请，由部门负责人、本处室负责人审批后方可借（查）阅；如涉及机密信息的合同，需由业务部门负责人提出申请，由分管领导审批后方可查阅，不得带离，借（查）阅合同时，合同管理部门需做登记。第七节合同的责任追究第二十二条经办部门或合同管理部门、各业务部门负责人等违反本办法规定，有下列行为之一的，由本单位、纪检监察机关或其他权力机关依法追究相关责任人的行政责任；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任：（一）违反法律、法规、规章规定签订合同的。（二）在合同签订、履行过程中收受贿赂，与他人恶意串通，损害本单位利益的。（三）在合同签订、履行过程中，玩忽职守、滥用职权、超越职权，导致本单位遭受较大经济损失的。（四）未妥善保管合同资料、档案材料，导致本单位在诉讼或仲裁中败诉的。本制度自印发之日起执行。2016年3月25日二、合同业务控制流程及风险控制3.1合同订立与审批合同订立与审批流程办公室报账员办公室综合岗副局长审核局长审批局务会决议拟定合同文本审核审核审核同意签订合同审批开始合同及合同签订审批单采购中标结果流程说明：节点涉及岗位流程简要说明输出文件1办公室报账员根据业务实际和采购时的谈判情况，编写合同文本和合同订立申请表，提交相关人员审核审批。合同文本和合同订立申请表2办公室综合岗对合同事项的文本格式、合同名称、相对方资质等情况进行审查、复核。对合同事项的资金保障情况、付款方式、等财务风险进行审查。审核意见。3副校长检查合同文本的有效性、审核合同文本的法律合规性，对是否损害单位权益出具审核意见。审核意见。4校长对合同业务的真实性、必要性及支出标准、操作要求审核意见。等进行合理性审核审批。对5万元以内的合同审批，超过交校务会集体会议讨论确定。5校务会会议决定会议讨论对合同业务的真实性、必要性及支出标准、操作要求等进行合理性审核审批。对合同是否同意签订进行审批审批意见6办公室综合岗根据审批意见签订合同。结束风险与关键控制点说明：未组织熟悉技术、法律和财务知识的人员参与审查，或对合同内容及条款审核不严，可能导致拟定的合同文本有损单位利益。合同签订人未经授权或者超越权限签订合同，或未经适当登记归档，导致合同丢失、泄密造成单位利益受损。3.2合同履行与监督合同履行与监督程办公室报账员办公室综合岗办公室考核岗副局长审核局长审批合同执行情况反馈是否存在风险审核结束审批综合部档案管理岗开始合同执行记录台帐合同订立审批是组织评估风险应对方案执行应对方案规避风险合同验收流程否流程说明：节点涉及岗位流程简要说明输出文件1办公室报账员及时关注合同执行状况并进行记录和反馈。合同文本和合同订立申请表2办公室综合岗负责组织外聘法律顾问、财务人员、监察人员及熟悉业务的相关人员分析风险产生原因、制定应对方案；若存在合同纠纷情况的，根据合同约定的纠纷处理方式，双方共同确认违约情况后进行纠纷处理。审核意见。3副校长对应对方案的完整性、适当性进行审批。审核意见。4校长对重大合同履约风险（合同变更、解除等事项）进行审核意见。集体讨论、出具审议意见。5业务经办人根据审批意见，落实应对（纠纷处理）方案并办理合同执行情况登记。审批意见6办公室档案管理岗按照规定及时开展合同履行监控全过程文件的归档工作。7结束风险与关键控制点说明：合同履行监控不严，未能及时发现已经或可能导致单位利益受损情况，或未能采取有效措施；未建立合同纠纷处理的有效机制，纠纷处理不当，可能导致单位利益受损；未按照合同约定追究对方的违约责任，可能导致单位应享有利益受损。3.3合同纠纷调处合同纠纷调处办公室报账员办公室综合岗办公室考核岗副局长审核局长审批审核审核结束协商处理否调处机构（对方第三方）开始合同纠纷记录合同履约监督协商处理申请审核双方协商处理是协商处理流程邀请第三方调解否第三方调解申请审核审核同意调解否第三方调解处理调解流程仲裁诉讼流程申请仲裁/诉讼仲裁/诉讼申请审核审核审批仲裁/诉讼处理审核审核流程说明：1、合同纠纷协商处理流程节点涉及岗位流程简要说明输出文件1办公室报账员及时关注合同执行状况进行记录和反馈合同纠纷情况，提出纠纷协调处理申请和建议。合同纠纷协调处理申请和建议。2办公室综合岗根据合同业务实际进展情况，分析合同纠纷的原因，判定是否存在履约风险、提出协商解决的建设性方审核意见。案。3办公室考核岗负责组织外聘法律顾问、财务人员、监察人员及熟悉业务的相关人员分析产生纠纷的原因、制定应对方案；双方共同确认违约情况后，进行纠纷协商处理的建设方案。审核意见。4副校长审核对协商方案的可行性、适当性。审核意见。5校长审批协商方案可行性，或对单位的履约风险，进行集体讨论、出具审议意见。审核意见。6合同对方同意协商处理方案，双方共同协商解决纠纷，达成谅解。双方签署协商解决方案。8结束协商结束协商流程2、第三方调解流程节点涉及岗位流程简要说明输出文件1办公室报账员双方未能达成协商出来意见，业务经办人可以申请第三方进行调解，提出第三方调解申请及建议。合同纠纷第三方调解申请。2办公室综根据合同业务实际进展情况和工作需要，分析合同纠审核意见。合岗纷的原因，判定调解可行性，审核第三方调解建设性方案。3办公室考核岗负责组织外聘法律顾问、财务人员、监察人员及熟悉业务的相关人员分析产生纠纷的原因、制定第三方调解方案；。审核意见。4副校长审核调解方案的可行性、适当性。审核意见。5校长审批调解方案可行性，或对单位的履约风险，进行集体讨论、出具审议意见。审核意见。6第三方调解机构裁定调解处理方案，双方共同同意调解解决纠纷，达成第三方裁定意见。三方签署调解解决方案。8结束协商结束调解流程3、仲裁和诉讼流程节点涉及岗位流程简要说明输出文件1办公室报账员双方未能达成调解意见，业务经办人准备资料、提出仲裁或诉讼申请。仲裁或诉讼申请。2办公室综根据合同业务实际进展情况和工作需要，分析合同纠审核意见。合岗纷的原因，判定仲裁或诉讼可行性和有效性。3办公室考核岗负责组织外聘法律顾问、财务人员、监察人员及熟悉业务的相关人员分析产生纠纷的原因、制定仲裁或诉讼处理方案。审核意见。4副校长审核仲裁或诉讼处理的可行性、适当性、有效性。审核意见。5校长审批仲裁或诉讼处理方案，进行集体讨论、出具审议意见。审核意见。6仲裁或诉讼机构根据事实、相关材料和法律法规，做出裁定和诉讼判决。仲裁或诉讼处理结果。8结束对处理结果不服，可以提出上诉申请。启动下一次诉讼流程。风险和控制机制分析未建立合同纠纷处理的有效机制，纠纷处理不当，可能导致单位利益受损；未按照合同约定追究对方的违约责任，可能导致单位应享有利益受损。通过积极有效的调处机制，降低和减轻合同纠纷风险。3.4合同验收流程流程说明：节点涉及岗位流程简要说明输出文件1办公室报账员及时跟进合同执行情况，合同履约达成预期效果，提出合同验收申请。合同验收申请2办公室综合岗核对合同业务实际完成情况和合同约定事项，达到验收标准后，审核合同验收申请。审核意见。3办公室考核岗负责拟定验收专家小组，拟定包括技术、财务、熟悉业务等各方面专家，和验收计划及流程。验收小组及验收工作计划。4副校长审核拟定验收小组及验收工作计划的可行性、适当性、有效性。审核意见。5校长审批验收小组及验收工作计划、出具审议意见。审核意见。6办公室考核岗按审批方案抽取相关专家组成验收小组，实施验收计划。8验收小组审核合同、合同完成情况、用户意见等验收材料，出具验收意见。验收小组验收意见。8副校长审核验收过程、验收小组验收意见。审核意见9校长审核验收过程、验收小组验收意见。出具单位验收意见。验收审批意见。10结束结束验收，验收资料存档3.5合同备案管理等关键业务流程合同备案管理流程办公室报账员办公室综合岗主管会计结束档案管理员开始已签订的合同合同订立审批业务留存一份财务留存一份采购保存一份合同验收流程合同验收资料合同、验收资料财务凭证归档合同备案归档流程招标代理机构合同、验收资料备案会计档案借阅流程档案归还流程合同借阅与归还流程说明：节点涉及岗位流程简要说明输出文件1办公室报账员合同订立流程完成后，双方签订的有效合同，需将合同原件交档案管理室、财务室保管，采购管理部门和业务部门可以保存合同复印件。合同验收申请2办公室综合岗启动合同验收流程，完成验收资料和验收小组议意见。提交验收资料到档案管理室。如为政府采购合同，同时需交一份验收资料给招标代理机构保存被查。审核意见。3主管会计接收已合同的原件作为会计档案资料和合同款项支付依据。合同原件。。4档案管理员接收已合同的原件和合同验收资料作为业务重要档案资料，妥善保存，登记记录资料存入记录。档案资料接受登记表。5档案资料借阅流程参见会计档案资料借阅流程。根据业务提出申请，相关领导审批同意后可以借阅。6档案资料还入流程参见档案资料还入流程。',)