集团公司合同履行与监督检查及反思改进综合管理制度

('集团公司合同履行监督检查制度第一章总则第一条为了加强对合同各方履约行为的监督和管理，将合同实际履行中的风险降至最低，最大限度的维护公司合法权益。根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规规定，结合公司实际情况，特制定本制度。第二条法律事务部负责对集团系统各单位的合同签订、履行、变更、解除、终止、归档工作进行监督、检查和指导，定期汇总重点合同履约及维权取证情况。第三条本制度适用于集团各中心和所属分公司、子公司，各参股子公司参考执行。第二章合同的履行管理第四条合同履行责任部门负责合同的全面履行、对保存合同履行过程中的各种文件资料和证据、维护公司利益承担直接责任。其他负有协助履行义务的单位、部门为相PAGE1关责任者，应当及时、有效的协助和支持合同履行责任部门履行合同。第五条合同签订生效后，合同经办人应组织所有合同履行参与人员认真阅读、充分理解合同内容，全面掌握双方的权利义务和责任。第六条严格按照合同规定，确保我方正确履行义务，同时督促对方全面履行合同义务，如对方在履行中有不符合合同约定的行为，要密切关注，及时通过电子邮件、会议纪要、微信、短信等形式与对方进行沟通，如通过打电话、当面沟通后还应签署确认函进一步确认，以固定对方违约证据，为以后处理合同纠纷做准备。第七条合同履行责任部门必须提高维权取证意识，为履行合同所做的工作都要留有记录或者证据，形成的电子邮件、往来信息、通知、确认函等文书均具有法律效力，也是区分责任的重要证据，经办人员负责对合同履行每一环节形成的书面材料完整保存并与合同一并存档。第八条合同履行过程中，当事各方的往来函件、通知等文书都具有法律效力，如果发生纠纷，也是区分责任的重要证据。合同履行责任部门应当收集并保存合同履行过程中的会议纪要、确认函、实施记录、变更记录、验收记录、双方往来函件、票据等，并按相关制度要求及时整理PAGE1归档。第九条合同履行责任部门发给对方的所有函件必须由合同约定的有效签收人或其委托人签收，合同履行责任部门须取得其授权委托文件。第十条当对方履行义务与合同约定不符时，合同履行责任部门应当及时留取相关证据，以书面形式明确其违约事实及责任、要求对方改正，取得对方签收的原件与合同一并归档并保存复印件。第十一条要求对方签收的重要函件，对方拒绝签收的，合同履行责任部门必须立即知会法律事务部，并及时采取特快专递送达对方。第十二条合同履行责任部门发现对方存在违约行为，如可能给我方带来重大损失、导致合同不能实际完成、影响施工质量及工期的，或其行为已经明显损害我方利益时，应立即采取相关措施，同时保全证据，并报集团法律事务部。第十三条对方履行有瑕疵但我方可以先予接收或部分接收的，我方应做出书面说明或在验收文件中详细记录不符合合同约定的内容，并由双方签字确认。第十四条合同履行过程中发生争议，或对方经营情况严重恶化、缺乏或丧失履行合同的能力，以及其他履行合PAGE1同的异常情况，经办人务必于第一时间报告公司领导及法律事务部。第十五条合同付款，应当由合同经办人提出申请，附相关合同、验收记录、结算记录等符合支付条件的书面单据原件扫描件并在付款申请审批系统上写明款项用途及对应的合同名称、合同编号，由财务人员审核，对不提交书面单据及不符合付款条件的，不予付款。第十六条合同履行完毕后，对所遗留的问题，合同履行部门应指定专人负责解决，并规定解决期限。在期限内确定无法解决的问题，应当提出具体方案并立即向所属领导汇报。第十七条合同相对方为非国有企业的合同履行完毕后，合同履行责任部门应组织企业管理中心、财务管理中心参与对施工单位的履约及信誉情况做出评价。第三章合同管理的职责和权限第十八条合同履行的监督管理部门是集团企业管理中心法律事务部，负责不定期调查合同相对方是否有涉诉、PAGE1被执行情况，监督检查合同履行情况、督促指导合同履行责任部门进行合法有效的取证，以维护公司利益。第十九条合同管理员集团公司各部门、各分、子公司分别设合同管理员一名，职责为：（一）参与合同的组织评审、签订、归档等工作；（二）检查合同履行情况，建立合同台账。合同管理员应在每月5日前将上月合同签署及履行的情况以合同台账（见附件4）形式向法律事务部报送。第二十条合同经办人合同经办人为合同的发起人，负责对合同谈判及履行进行全过程跟踪，每件合同均应保证确定一名合同经办人，合同经办人必须是公司正式员工，为所负责合同的第一责任人。PAGE1合同经办人应了解掌握合同内容及全面履行情况，对合同履行情况进行收集、汇总，并对每份合同建立《【】合同履约资料汇总表》（具体见附件1、2、3）。第二十一条合同承办人代表本部门提请有关方面审查合同，负责将审查意见反馈给合同经办人；负责联系本单位合同管理人员，建立并及时完善所承办合同的台账，跟踪所签订合同的履行情况，及时向经办人汇报在合同履行中存在的问题。第二十二条公司员工离职时，人力资源部门应向员工所属部门、财务管理部门核实该员工经手合同的履行情况，确保员工离职前，合同履行相关资料已完成交接。第四章归档第二十三条归档的资料必须为原件，按照《【】合同履约资料汇总表》（见附件1、2、3）中的顺序依次进行归档。PAGE1第二十四条合同经办人、承办人每月最后一天将更新后的《合同签订履行归档台账》（详见附件4），内容包括：（1）合同签订履行情况；（2）合同变更解除情况；（3）合同履行瑕疵情况，向合同管理员上报。第二十五条在合同履行完后，将原件及扫描件移送所在单位合同管理员进行存档保管，复印件、扫描件由合同履行责任部门自行保管（如有多余原件，合同履行责任部门自行保管1份）。第二十六条合同管理员于每年2月底前对上年度合同归档情况进行统一核查，对未归档的合同要求合同经办人尽快归档。合同管理员收到合同原件后对合同进行纸档分类保存并建立查询目录，对扫描件进行电子档归档管理。第二十七条所有合同及合同履行相关资料由集团公司统一管理，各部门及分、子公司于每年3月份开始将上年合同向集团公司进行归档移交，6月份之前完成。PAGE1第五章监督检查第二十八条集团企业管理中心负责对集团范围内的合同履行情况进行监督、检查，检查我方是否正确和适当的履行合同，检查合同履行中证据的收集情况，督促指导合同履行责任部门进行合法有效的维权取证。第二十九条合同履行过程中对方出现严重违约行为时，如需发出律师函、终止合同或可能诉讼，由合同履行责任部门提出报告，经主管领导审批后，将合同履行相关资料报子公司企业管理中心同时报集团企业管理中心。第三十条集团企业管理中心对在合同履行工作中出现的问题和违反公司制度的行为进行调查并提出处理建议。第六章附则PAGE1第三十一条本制度由集团企业管理中心负责解释，征求业务部门、分、子公司意见，审议通过后生效。第三十二条本办法自下发之日起执行。PAGE1附件1：【合同编号】买卖合同履约资料汇总表项目及序号文件名称如有请打“√”经办人签署日期备注主合同1.1合同审批单1.2合同文本（含附件）1.3对方资质加盖对方公章1.4委托手续授权委托书+受托人身份证复印件1.5邮寄面单必须如实填写收件人及内件品名和编号1.6签收记录必须在邮寄商官方网站查询并全屏截图从合同2.1技术协议必须是书面材料2.2补充协议必须是书面材料2.3变更协议必须是书面材料2.4解除协议必须是书面材料收/发货3.1采购订单3.2发货凭证3.3运输凭证3.4收货凭证验收4.1申请单4.2验收单4.3交接单4.4结算单转账付款5.1转账凭证必须有银行盖章5.2发票5.3邮寄面单必须如实填写收件人及内件品名和编号5.4签收记录必须在邮寄商官方网站查询并全屏截图5.5对账单维修保养6.1维修申请6.1维修记录6.3保养记录6.4签收记录沟通记录7.1催告函7.2回复函7.3联系函7.4律师函7.5电子邮件或短PAGE1信沟通截图附件2：【合同编号】技术服务合同履约资料汇总表项目及序号文件名称如有请打“√”经办人签署日期备注主合同1.1合同审批单1.2合同文本（含附件）1.3对方资质加盖对方公章1.4委托手续授权委托书+受托人身份证复印件1.5邮寄面单必须如实填写收件人及内件品名和编号1.6签收记录必须在邮寄商官方网站查询并全屏截图从合同2.1技术协议必须是书面材料2.2补充协议必须是书面材料2.3变更协议必须是书面材料2.4解除协议必须是书面材料取样记录3.1施工材料3.2原始数据3.3运输单3.4签收单测试/施工4.1测试/施工记录4.2发送记录4.3报告文本4.4相关译本沟通记录5.1催告函5.2回复函5.3联系函5.4律师函5.5电子邮件或短信沟通截图验收记录6.1申请单6.2会议纪要6.3验收单6.4签收记录6.5结算单转账付款7.1转账凭证必须有银行盖章7.1发票PAGE17.3邮寄面单必须如实填写收件人及内件品名和编号7.4签收记录必须在邮寄商官方网站查询并全屏截图附件3：【合同编号】租赁合同履约资料汇总表项目及序号文件名称如有请打“√”经办人签署日期备注主合同1.1合同审批单1.2合同文本（含附件）1.3对方资质加盖对方公章1.4委托手续授权委托书+受托人身份证复印件1.5邮寄面单必须如实填写收件人及内件品名和编号1.6签收记录必须在邮寄商官方网站查询并全屏截图从合同2.1补充协议必须是书面材料2.2变更协议必须是书面材料2.3解除协议必须是书面材料转账付款3.1转账凭证必须有银行盖章3.2发票3.3邮寄面单必须如实填写收件人及内件品名和编号3.4签收记录必须在邮寄商官方网站查询并全屏截图租赁交接4.1移交物品清单及交接表4.2结费发票沟通记录5.1催告函5.2回复函5.3联系函5.4律师函5.5电子邮件或短信沟通截图返还交接6.1返还催告6.2添附拆除PAGE16.3移交清单6.4结费发票PAGE1附件4：合同签订履行情况台账公司年度台账序号合同名称合同编号合同金额（元）承办人交易对方合同内容资金流向（收入/支出）签订时间合同期限履行现状变更事项变更原因履约瑕疵/违约违约方违约原因PAGE1',)