存量纸质劳动合同电子化工作相关事项及操作说明

('存量纸质劳动合同电子化工作相关事项及操作说明（此文档后续可能会进行优化、修改，请各经办机构人员视情况制作相应的宣传指导材料）在单位网上服务大厅的劳动关系模块增加纸质合同电子化采集功能，类似于单位网上服务大厅原有的批量导入社保卡照片功能，把员工基本信息报盘导入，PDF合同文件按照一定规则命名，由系统自动实现一一对应。可以提前进行员工信息整理和纸质合同的扫描工作。一、注意事项：1、使用此功能上传PDF材料时，如果单个PDF文件大小超过3MB，建议使用IE9、10、11浏览器，IE浏览器具体配置步骤请查看“淄博电子劳动合同常见问题及解决办法”文档。查看IE浏览器版本方法：打开IE浏览器——点击“小齿轮按钮”——点击“关于InternetExplorer”2、表格中身份证号、姓名、合同期限类型、合同起始日期为必填项，合同期限类型为固定期限时，合同终止日期也为必填项。3、身份证号必须为18位，如有X必须是大写X。4、扫描纸质合同之后，需要命名为“身份证号姓名.PDF”的格式。例如“37030319800229123X张三.PDF”，中间不要有空格，一个人、一份合同对应一个PDF文件。5、为避免因为合同文件太大上传失败，扫描纸质合同时要注意设置一定的扫描精度，保证整份合同不超过3MB，可以通过“降低扫描时的分辨率”和“通过PDF批量压缩软件压缩PDF文件”这两种方式，降低PDF文件的大小！6、此功能支持分批上传，需要特别注意的是：每开启一次流程，导入的Excel表格中的人员要和上传的PDF文件数量对应，单次上传的Excel表格人员数量和PDF文件数量建议控制在30个以内，避免出现系统加载时间过长的情况。7、通过批量上传功能上传的合同状态为“新订”状态，所以通过此功能上传合同时，务必确保此合同还处于有效状态，未超出“合同终止日期”。二、功能操作步骤1、打开“电子合同多文件批量上传”功能，功能位置如下图：2、下载“报盘模板”Excel表格，功能位置如下图：3、按照“报盘模板”格式，整理需要导入的电子劳动合同人员信息，每次导入最多不超过30条。4、点击“导入数据”按钮，选择整理好的“报盘模板”文件进行导入，导入成功后，点击“下一步”。5、核对人员信息无误后，点击下方的“上传材料”按钮，选择需要上传的PDF合同文件，可支持多选，注意选择的PDF合同文件要和之前导入的人员信息对应，如果其中有对应不上的，无法执行下一步。单个PDF文件不能超过3MB！可以通过“降低扫描时的分辨率”和“通过PDF批量压缩软件压缩PDF文件”这两种方式，降低PDF文件的大小。6、选择完文件后，点击“上传”按钮，进行上传，此过程耗时较长（与上传的文件大小有关），请耐心等待，期间可能会出现浏览器无响应的情况，不要关闭此页面。如果中途关闭页面，可重新登录系统，通过首页“待办事项”找到之前这笔流程，继续进行“上传材料”操作。7、上传完成后，对应人员的“上传材料标志”会变为“已上传”，待本次导入表格中的所有人员对应的所有PDF文件上传完成后，点击“下一步”提交即可。8、提交之后，待自动任务执行完毕后，将弹出导入结果（审核结果），审核结果都为“成功”，则上传完成。9、通过“电子合同多文件批量上传”功能批量上传的电子劳动合同，合同状态都是“新订”，如果想对合同进行“变更、续订、解除、终止”后续操作，可以通过“变更续订解除终止业务（PDF上传）”功能进行单个办理。如：给张三办理解除劳动合同操作时，可通过此功能将张三已经签字盖章的纸质“解除劳动合同证明书”扫描成PDF格式文件，然后将PDF作为附件上传，办理解除电子劳动合同业务。上传的附件根据办理的业务场景，企业自行把控、选择，此功能无需经过劳动者签字和企业签章，无UK企业也可以使用。特别注意：此功能暂时仅针对通过批量上传功能导入的电子劳动合同，通过网签流程签订的电子劳动合同信息无法通过此功能进行后续操作。此功能没有劳动者签字和企业盖章环节，因此，上传的PDF文件必须是已经经过劳动者签字和企业盖章的纸质材料扫描件。',)