企业合同管理现行办法与细则

('1.总则1.1.规范内容的界定1.1.1.本办法适用于企业和企业（以下统称公司），以及各企事业单位和分（子）公司（以下统称企业）与自然人、法人或其他组织等民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系而订立的协议，包括合同书（合同、框架协议、备忘录、意向书等）、具有法律约束力的其他法律文件（电子邮件、信件、电报、电传、传真、数据电文等）以及即时清结的口头协议。1.1.2.公司总部合同主办部门应以公司名义对外签订合同，企业合同主办部门应以企业名义对外签订合同。不得以部门名义对外签订合同。1.1.3.公司将合同分为重大合同和一般合同。1.1.3.1.公司总部各职能部门主办或委托企业办理，以公司或企业名义订立的以下类型合同为重大合同。（1）.有较强法律约束力的战略合作（框架）协议；（2）.石油、天然气等自然资源合作勘探开发合同；（3）.境内外合资合作合同、资本运作类合同；（4）.项目贷款或涉及抵质押等非信用类贷款合同、担保合同（由财务公司或盛骏公司办理的、公司系统内企业之间的借贷或担保合同除外）；（5）.涉及专利权、商标权、著作权、商业秘密等知识产权引进、许可、转让、合资等合同；（6）.不动产买卖、土地使用权取得及处置合同。1.1.3.2.根据公司“三重一大”管理制度、投资管理制度或内控制度权限指引等制度规定，需由公司主管领导审批，并由公司总部部门主办以公司名义签订的，或者以企业名义签订但需上报公司进行审核、审批、决策的事项和项目所涉及的合同，按重大合同管理。内部单位之间签订的且使用总部或企业标准合同示范文本的合同，以及投资管理制度规定的境内独资项目开展过程中涉及一般合同类型的合同除外。1.1.3.3.一般合同指除重大合同以外的其他合同。公司总部部门和企业的业务主办部门负责其职责和权限范围内的一般合同管理。一般合同包括：（1）.买卖合同；（2）.信用类贷款合同；（3）.供用电、水、气、热力合同；（4）.赠与合同；（5）.租赁合同；（6）.融资租赁合同；（7）.保理合同；（8）.承揽合同；（9）.建设工程合同；（10）.运输合同；（11）.技术合同；（12）.仓储合同；（13）.保管合同；（14）.委托合同；（15）.物业服务合同；（16）.其他日常经营管理所需要签订的合同。1.1.4.本办法所称企改和法律部仅指总部企改和法律部，法律部门统指总部企改和法律部、企业法律部门或履行法律事务职能的部门。合同主办部门包括总部职能部门和企业（各级单位）的业务部门。1.1.5.本办法所称标准合同示范文本,是指为规范合同管理,控制合同风险,根据公司经营管理需要,针对特定业务类别,预先拟定可以重复使用的合同条款,供合同主办部门在订立合同时选择使用的合同文本。1.1.6.公司将标准合同示范文本分为总部标准合同示范文本（以下简称总部文本）和企业标准合同示范文本（以下简称企业文本）。总部文本是指由企改和法律部组织编制和发布,适用于全公司或一个及以上业务板块的标准合同示范文本。企业文本是指由企业负责编制，经公司审批同意后发布,适用于本企业的标准合同示范文本。1.2.业务管理原则1.2.1.公司对合同管理实行主办部门负责制和法律部门归口管理制，以及统一制度、分类分级、会签审核、各负其责的管理体制。1.2.2.公司合同管理实行准备、订立、履行、终结全过程管理。1.2.3.合同签订前，应进行经济、技术和法律“三性”审核。1.2.4.除下列情形外，订立合同应一律采用书面形式:1.2.4.1.一定金额以内的即时清结业务，具体金额范围由各企业根据实际情况在实施细则中另行规定；1.2.4.2.根据国际贸易惯例采用其他形式的。1.2.5.办理合同应按照本办法规定的流程执行。合同主办部门应当坚持“先审批、后签约，先签约、后实施”的原则。1.2.6.发生下列特殊情形的，合同主办部门可在采取紧急措施后30日内按本办法的规定完成合同审核、审批、签署手续：（1）.发生安全生产、环境污染等事件（事故），需要立即采取抢险抢修措施的。（2）.发生自然灾害事故，需要立即采取抢险措施的。（3）.发生机械设备故障导致停工停产，需要立即采取抢修措施的。（4）.其他生产经营过程中急需采取措施的。1.3.业务管控方式1.3.1.公司对重大合同和一般合同实行不同的管理程序。1.3.2.除合同内容涉及国家秘密及企业核心商业秘密并经法律部门和保密管理部门核准外，办理合同应一律在合同管理信息系统（以下统称“CMIS”）上操作。2.各级管理部门和岗位职责2.1.管理部门职责合同管理机构包括合同主办部门、合同审核会签部门和合同归口管理部门。2.1.1.合同主办部门公司及企业具体承办合同的业务部门是合同主办部门，合同的准备、签订、履行和终结等相关事项实行主办部门负责制，其主要职责：2.1.1.1.建立健全本部门的合同管理岗位，配备兼职合同管理员。2.1.1.2.负责本部门主办合同的相对人资信调查或尽职调查、谈判、送审、签订、履行和终结等具体事务。2.1.1.3.负责本部门主办合同的过程文件的整理、保管和归档。2.1.1.4.负责本部门主办合同的日常事务和基础管理。2.1.1.5.与法律部门和有关职能部门保持联系，及时反映合同履行动态，加强合同履行的监控。2.1.1.6.负责提出标准合同示范文本开发需求，参与标准合同示范文本编制、修改及评审。2.1.2.合同审核会签部门公司及企业的相关职能部门是合同订立和履行的审核会签部门，依据其职能范围对合同的订立和履行进行审核会签，其主要职责：2.1.2.1.根据合同主办部门的统一安排，负责或参加合同项目论证、谈判。2.1.2.2.根据合同主办部门的要求，负责提出合同项目中相关专业的咨询意见，提供专业技术支持。2.1.2.3.根据合同主办部门的要求，负责或参加合同相对人的资信调查或尽职调查。2.1.2.4.负责对合同文本中涉及本部门业务专业范围内的相关内容进行审核。2.1.2.5.负责在合同的准备、订立、履行、终结全过程管理中应由本部门负责或协作处理的其他工作。2.1.3.合同归口管理部门企改和法律部及企业的法律部门是合同归口管理部门。公司合同归口管理部门是企改和法律部，其主要职责：（1）.负责宣传贯彻国家颁布的合同法律、法规和规章；（2）.负责公司合同管理制度的起草和修订；（3）.负责总部文本的编制、修改、发布、评审、推广和动态管理，并指导企业开展标准文本相关工作；（4）.负责刻制和管理公司合同专用章；（5）.负责组织或指导公司及企业合同管理员的培训，组织合同管理员取证考试；（6）.配合公司信息和数字化管理部提升CMIS功能并参与和指导CMIS运行监控；（7）.负责公司合同管理信息的汇总及统计分析；（8）.负责对公司及企业的合同管理工作和CMIS应用进行指导、监督、检查和考核；（9）.公司相关制度规定的其他职责。2.1.4.信息和数字化管理部负责CMIS的技术和安全运行管理，企业信息化管理部门负责保障本企业CMIS数据传输网络的安全畅通，其职责按照公司信息化项目建设运行制度执行。2.1.5.企业法律部门在公司企改和法律部指导下，负责本单位合同归口管理工作和CMIS在本企业的应用。具体职责比照2.1.3项确定。2.2.管理岗位职责合同管理参与人包括合同主办部门经办人，不同部门会签人、不同层级审批人，兼职合同管理员、专职合同管理员、合同签约人。合同管理参与人根据其具体工作分工，履行不同的合同管理职责。2.2.1.合同经办人合同经办人是合同主办部门具体办理合同事务和手续，并具体负责在CMIS中录入合同准备、订立、履行及终结等基础信息的人员。2.2.2.合同管理员合同管理员是指在公司及企业从事合同管理工作的内部工作人员，包括专职合同管理员和兼职合同管理员。2.2.2.1.专职合同管理员合同归口管理部门设专职合同管理员岗位，配备专职合同管理员，其主要职责：（1）.负责起草、修订本单位合同管理制度并组织实施，贯彻执行上级合同主管部门各项规章制度；（2）.具体负责组织或参与本单位合同项目的资信调查（法律尽职调查）、招投标、合同谈判、文本起草、合同订立、履行和终结等全过程合同管理；（3）.具体负责合同的法律审核，重大合同及使用标准合同示范文本以外其他文本的合同必须由专职合同管理员审核；（4）.负责或参与标准合同示范文本的起草、修订、推广和使用；（5）.负责管理、使用本单位合同专用章和电子合同USB-Key；（6）.负责监督本单位合同的履行，参与合同纠纷的调解、仲裁或诉讼；（7）.负责相应的合同管理事务及CMIS应用管理、流程管理和操作、运维等合同管理基础工作；（8）.负责与上级合同主管部门进行业务联络，并报告工作情况。2.2.2.2.兼职合同管理员合同主办部门设兼职合同管理员岗位，配备兼职合同管理员，其主要职责：（1）.负责合同管理制度在本部门的贯彻执行；（2）.负责专职合同管理员审核职责以外合同的法律审核；（3）.与法律等其他有关部门保持联系，及时反映合同履行动态;（4）.对标准合同示范文本提出修改意见和建议；（5）.负责相应的合同管理事务及CMIS操作等合同管理基础工作；（6）.负责与法律部门的业务联络，并报告合同管理工作。2.2.3.合同会签人合同会签人是指根据所在部门职责分工，代表所在部门对合同发表书面会签审核意见的人员。2.2.4.合同审批人合同审批人是指按照本单位合同审批权限指引规定，具有合同事项审批决定权的人员。2.2.5.签约人签约人是指公司、企业的法定代表人及其他取得签约授权，代表合同主体对外签约的人员。3.合同管理业务流程3.1.一般合同管理业务流程3.1.1.合同准备3.1.1.1.合同主办部门应当在本部门职责范围和权限内根据生产经营计划、预算、签报、中标通知书、会议纪要、批复文件等订立一般合同。合同经办人应在办理合同前及时将合同签约依据信息及与合同相关的项目信息录入到CMIS中，并上传相关附件。3.1.1.2.对拟签订的一般合同，合同主办部门应合理选择合同相对人，认真调查合同相对人的主体资格、资质和资信情况、合规情况及履约能力等，必要时可组织进行尽职调查，按相关规定维护至企业信息化标准管理系统。公司已经建立合同相对人市场准入制度的，合同主办部门应当选取获得准入资格的合同相对人。在签订合同前，合同经办人或合同管理员应在CMIS从信息化标准管理系统引入合同相对人数据，补充有关信息，并定期进行维护更新。3.1.1.3.合同主办部门负责向合同相对人提出全面、明确、具体的合同经济、技术条件与要求。3.1.1.4.合同主办部门负责回应合同相对人提出的合同经济、技术条件与要求。3.1.1.5.合同主办部门负责与合同相对人就一般合同的经济、技术条件与要求进行沟通、谈判直至达成一致。3.1.1.6.对较为复杂的一般合同，应由合同主办部门牵头组织成立由经济、技术、法律等人员组成的合同谈判小组，负责合同谈判。对于内容简单、法律风险低的一般合同，可以不组织合同谈判小组进行谈判，合同主办部门可以在合理资信调查基础上直接进入合同订立阶段。3.1.1.7.合同谈判涉及我方专有技术或其他商业秘密等权利的，合同主办部门在谈判前应要求相对人与我方签订保密协议。我方相关人员在合同谈判过程中知悉相对人的专有技术和其他商业秘密时，应当做好保密工作。3.1.1.8.合同各方在谈判过程中互致的信件、传真、电传、电子数据交换和电子邮件等资料，是确认各方权利义务的重要凭证，合同主办部门经办人应负责收集、整理、保管和保密。3.1.1.9.公司招投标管理、业务外包和中介机构等管理制度对合同准备订立有规定的，合同主办部门应同时执行其规定。3.1.2.文本选择3.1.2.1.合同经办人负责发起合同审查审批流程，并在CMIS上传合同附件、生成合同文本、设置合同履行提示信息。3.1.2.2.签订一般合同时，合同主办部门应按下列顺序选择使用合同文本：（1）.总部文本；（2）.企业文本；（3）.行业标准合同示范文本；（4）.合同各方共同起草的文本或第三方文本；（5）.合同相对人起草的合同文本。3.1.2.3.合同文本要做到标的明确，内容合法可行，主要条款完备，权利义务明确，合规条款和违约责任具体，文字表达准确，内容前后一致。3.1.3.文本审查3.1.3.1.签订合同前，应以会签形式履行合同经济、技术、法律审核手续。3.1.3.2.企业应按照内控制度及权限指引，根据合同的性质、种类、标的金额、关联程度等确定合同审核会签部门及批准权限，制定合同会签、审批及签署权限指引，在CMIS中配置相应的流程。合同主办部门进行内部审查后，按照相关流程提交送审。3.1.3.3.企业应根据实际情况，细化审核会签部门相应职责。审核会签部门根据职责分工审查相关条款，提交审核意见。3.1.3.4.负责经济审核的部门应重点审核合同相对人的信用情况以及标的数量、价格、交付方式、付款方式、增值税及税率等商务内容。3.1.3.5.负责技术审核的部门应重点审核合同及附件中的技术、质量、安全、环保等内容，确保符合国家法律、法规、部门规章、地方性法规以及企业相关制度规定，满足企业技术、质量、安全、环保等管理要求。3.1.3.6.完成经济、技术审核后，由合同管理员对拟签订合同的交易结构、权利义务安排等内容进行法律审核。法律审核的内容主要包括合法合规性、严密性和完整性。3.1.3.7.审核会签部门有不同意见的，合同主办部门应主动与审核会签部门协商，取得一致意见；无法取得一致意见时，应列出各方理由，按规定权限报批。3.1.3.8.法律部门审核合同时，应明确表达同意、保留或否定的法律意见。对于所审核的合同有修改意见的，应当以适当形式与合同主办部门进行沟通；未能达成一致意见的，法律部门应出具书面法律意见。3.1.3.9.企业应在保证风险控制和审查质量的前提下，优化、简化合同审查审批流程，提高合同办理效率。平均每份合同的审查审批时间原则上不得超过5个工作日，企业法律部门应当通过CMIS定期监控合同审查审批时限。3.1.4.合同审批3.1.4.1.合同主办部门在履行审核会签程序后，应按照本单位合同会签、审批和签署权限指引规定，将拟签合同文本及相关资料分级报批。3.1.4.2.合同文本完成审批后，方可对外签订。3.1.5.合同打印合同文本在CMIS上完成审批后，由合同主办部门或法律部门负责打印拟签合同文本和《合同会签审查审批表》。内部合同（公司全资企业、直接或间接控股的企业等内部单位之间签订的合同为内部合同，其他为外部合同）和已在电子签约平台上线的外部合同文本无需打印。3.1.6.合同授权3.1.6.1.对外签订合同，除法定代表人和符合制度规定的人员外，签约人应办理内部授权手续。3.1.6.2.授权事项的办理按照授权委托相关制度执行。3.1.7.合同签订对外签订合同，由法定代表人或被授权人在合同文本上亲笔（电子）签名。3.1.8.合同用章3.1.8.1.除公司领导签订重大合同，或合同相对人要求对等加盖行政印章的合同，可加盖行政印章外，对外签订合同应一律加盖合同签约主体的合同专用章。禁止用部门印章等其他印章代替合同专用章使用。3.1.8.2.合同经主办部门审查、会签部门审核、权限领导审批、法定代表人或授权签约人签订后，方可加盖合同专用章或行政印章。3.1.8.3.合同主办部门到法律部门加盖合同专用章时，应提交《合同会签审查审批表》等资料。3.1.8.4.合同盖章后，合同管理员或经办人应及时在CMIS合同盖章备案页面填写并提交合同盖章相关信息，完成盖章备案操作。已上线智能合同章管控功能的企业，由系统自动完成盖章备案。3.1.8.5.外部合同经双方签字盖章后，合同经办人应于10个工作日内在CMIS签署备案页面填写并提交合同签署相关信息，上传合同签字盖章页扫描件，完成签署备案工作。已签署合同文本的扫描件应在合同履行开始前上传至CMIS。3.1.8.6.内部合同和已上线电子签约平台功能的企业办理外部合同使用电子合同专用USB-Key签署合同（以下统称“电子合同”）。电子合同对合同各方具有法律效力，可直接作为结算依据并进行电子归档。3.1.8.7.法律、法规规定应当办理批准、登记等手续方能生效的合同，合同主办部门应当积极协调相关部门办理相应手续，并在取得手续后，将扫描件上传至CMIS，再完成签署备案操作。3.1.9.合同履行3.1.9.1.合同生效后，合同主办部门或负责合同履行的部门应认真组织履行合同，按照合同约定行使权利、履行义务，加强合规监控，并注意行使法定权利。3.1.9.2.合同主办部门及其他相关部门应履行相应审核程序，控制合同履行风险。合同履行过程中出现问题时，合同主办部门应及时采取防控措施并通报法律部门。3.1.9.3.合同履行过程中，对已上线费用报销系统的企业应从CMIS发起合同费用支付。企业应按照本企业合同管理实施细则或相关文件中明确的应签合同范围，依照利润中心、费用科目、费用金额等相应匹配规则在费用报销系统进行配置，由专职合同管理员审核确认符合条件的其他费用报销项目，确保合同应签尽签，合同经办人从CMIS发起合同、办理合同费用支付。公司其他制度或文件有特殊规定的，从其规定。3.1.9.4.合同履行过程中需要变更、转让或终止（不包含合同债务已经按照约定履行的情形，下同）合同的，各方应签订书面协议。合同主办部门应当在CMIS上提出申请，按程序办理审核审批手续。3.1.9.5.我方按合同约定需要变更、转让或终止合同的，合同主办部门应当书面通知合同相对人，并说明理由，按照规定程序签订书面协议。3.1.9.6.合同相对人提出变更、转让或终止合同的，合同主办部门应要求合同相对人以书面方式提出，并经各方协商同意后签订书面协议。因此造成我方经济损失的，合同主办部门应向合同相对人书面提出索赔。3.1.9.7.不得以口头形式改变合同权利或义务，对因没有书面证据而造成我方经济损失的，责任人应按所造成的后果及责任大小，承担相应的责任。3.1.9.8.合同相对人违约的，合同主办部门应按合同条款约定或法律规定追究对方违约责任。在不影响我方权益的前提下，应当要求合同相对人继续履行合同义务。3.1.9.9.合同主办部门在向合同相对人发出或签收、确认改变合同权利、义务的书面凭证前，应当事先经过法律审核程序。3.1.9.10.合同发生变更、转让或终止后，合同经办人应在CMIS填写并提交合同变更、转让或终止信息，上传书面协议签字盖章页扫描件，完成变更、转让或终止备案操作。3.1.9.11.合同履行完毕后，合同经办人应根据合同实际履行情况，在CMIS上进行履行完毕操作。3.1.10.合同终结3.1.10.1.合同按约定履行完毕、按约定条件解除、转让或达到法定终止条件的，合同主办部门应收集、整理合同签订、履行等相关资料，进行合同评价或总结，办理合同终结手续。3.1.10.2.合同终结后，合同经办人应在CMIS提交相对人后评价、合同完毕情况说明，完成合同履行终结和电子归档操作。3.1.10.3.合同经办人应当按照档案管理规定将上年度终结的合同及相关资料、合同归档清单等纸质资料移交档案管理部门。履行期限较长（一般指超过两年以上）的合同，当双方主要权利与义务履行完毕后，可移交档案管理部门。同时在CMIS进行电子归档操作。3.1.11.争议处理3.1.11.1.合同履行过程中或合同终结后发生争议的，合同主办部门应及时进行处理，并向法律部门通报。3.1.11.2.合同履行过程中或合同终结后发生纠纷的，按照公司法律纠纷管理制度执行。3.1.11.3.合同诉讼或仲裁处理过程中，按照法律纠纷证据管理制度的要求收集、管理、提供证据，未经法律部门同意，任何部门和个人不得对外提供与案件有关的证据材料，不得向合同相对人作出实质性答复或承诺。3.1.11.4.合同履行过程中、合同终结前发生纠纷的，合同经办人应及时在CMIS填写并提交发案信息，完成发案管理操作。3.2.重大合同管理流程3.2.1.对拟签订的重大合同，合同主办部门应根据需要牵头或指导相关单位组织经济、技术、法律等人员开展尽职调查。法律尽职调查范围一般包括合同相对人的主体资格、组织文件，合规情况，土地、房屋、知识产权等资产权属情况，重要交易合同和诉讼、担保等或有事项，环境保护、税务、劳动关系状况等其他事项。3.2.2.合同主办部门应根据需要牵头或指导相关单位组织由经济、技术、法律等人员组成的合同谈判小组，拟定谈判方案，制定谈判策略，确定全面、明确、具体的合同经济、技术条件与要求，经批准后实施。3.2.2.1.合同各方在谈判过程中互致的信件、传真、电传、电子数据交换和电子邮件等资料，是确认各方权利义务的重要凭证，合同主办部门经办人应注意收集、整理、保管和保密。3.2.2.2.谈判过程中签收、确认或发出的明确权利义务的书面文件，应事先征求合同谈判小组中专职合同管理员的意见。3.2.2.3.谈判小组应做好谈判记录，每次谈判过程中的重要事项应形成谈判备忘录；必要时形成谈判纪要并由谈判各方签字确认。3.2.3.法律部门专职合同管理员应全程参与重大合同的谈判、起草和修订，并负责合同文本法律审核。3.2.4.合同主办部门在对外签订任何具有法律效力的合同性质的文件前，应严格履行经济、技术、法律审核程序，并根据合同的关联程度确定其他合同审核会签部门。合同审核会签部门一般应包括计划、财务、科技、安全、环保、法律等相关部门。3.2.5.合同主办部门可采取专题会议形式进行经济、技术、法律审核。采取专题会议审核形式的，合同主办部门应就各部门提出的意见形成会议纪要。3.2.6.合同主办部门组织完成重大合同的经济、技术和法律审核，并与合同相对人就合同文本条款达成一致后，由合同经办人将合同文本及相关资料提交到CMIS上，交各合同审核会签部门进行审核会签。3.2.7.企业受公司委托承办重大合同具体事项的，在向总部合同主办部门报送项目申请文件时，应附项目主合同以及本单位法律部门出具的初审法律意见书。企改和法律部在承办单位法律部门出具的法律意见的基础上进行法律审核。3.2.8.公司委托企业签订重大合同时，企业应为合同签约人，向企改和法律部申请办理重大合同签订特别授权手续。3.2.9.合同生效后，合同主办部门应当组织合同谈判小组及参与缔约的其他人员向合同履行具体执行人进行合同书面交底，明确合同风险控制点及防范、控制风险措施。企业经授权具体承办的重大合同，合同主办部门应在公司总部相关职能部门指导下，组织本单位财务、人事和法律等部门共同做好交割工作。3.2.10.重大合同管理中的其他事项，适用一般合同管理业务流程中的相关规定。3.2.11.对拟签订的本办法1.1.3.1项下规定的战略合作（框架）协议、非信用类贷款合同、土地使用权取得及处置合同等重大合同，还应执行公司相关管理制度要求，在满足业务风险防控需要的情况下，合同主办部门可简化执行本办法3.2.1款有关尽职调查和3.2.2款有关合同谈判等规定。3.2.12.担保合同由主合同主办部门或单位负责履行本办法规定的尽职调查、合同谈判、经济审核、技术审核等相关程序。3.2.13.必要时，较为复杂的一般合同可参考重大合同流程办理。4.合同事务的管理内容与规则4.1.标准合同示范文本4.1.1.需求分析4.1.1.1.企业法律部门根据生产经营管理需要，征求合同主办部门意见，开展调研分析，制定企业文本编制（修订）计划。4.1.1.2.企业法律部门将其认为需要编制总部文本的业务类别，上报企改和法律部，由企改和法律部根据实际情况开展调研分析，制定总部文本编制（修订）计划。4.1.2.文本起草4.1.2.1.根据文本编制（修订）计划，企改和法律部从总部部门有关人员和企业法律专家中确定总部文本的起草人，企业法律部门从本企业专职合同管理员和业务人员中确定企业文本的起草人，负责标准合同示范文本的起草工作。4.1.2.2.起草人应根据调研分析情况，按照合法合规、规范和实用的原则起草标准合同示范文本。4.1.2.3.起草人应同步编写标准合同示范文本起草说明。起草说明应包括：前期调研情况、合法合规性、规范性、实用性说明和使用说明等。4.1.3.文本评审4.1.3.1.总部文本起草完成后，企改和法律部将文本下发相关企业，企业法律部门应组织征求本企业经济、技术（含质量、安全、环保）等部门意见，并将意见汇总后上报企改和法律部，由起草人根据汇总意见酌情修改。4.1.3.2.企改和法律部组织总部相关部门、有关企业对总部文本进行评审，评审通过后填写评审意见表，并经全体评审人员签字。4.1.3.3.企业法律部门组织本企业的经济、技术（含质量、安全、环保）等部门对企业文本进行评审，评审通过后填写评审意见表，并经全体评审人员签字。4.1.3.4.在申请文本时，应将经全体评审人员签字的评审意见表上传至CMIS标准合同示范文本管理模块。4.1.4.文本发布4.1.4.1.经评审通过的标准合同示范文本，由法律部门负责人或总法律顾问审核后，以正式文件等适当形式发布。4.1.4.2.已发布的文本应同步在CMIS标准合同示范文本管理模块启用，并按系统要求录入相关信息。4.1.5.文本使用4.1.5.1.合同主办部门应根据业务实际情况，正确选择或参考使用标准合同示范文本。4.1.5.2.法律部门通过标准合同示范文本管理模块对企业标准合同文本使用率进行统计分析，推动、规范标准合同示范文本的使用。4.1.5.3.合同主办部门应将文本使用过程中的意见、建议及时反馈给法律部门。企业法律部门应汇总与总部文本有关的意见建议并反馈给企改和法律部。4.1.6.文本回顾及修改4.1.6.1.法律部门应根据标准合同示范文本使用情况及主办部门反馈的意见，至少每两年组织一次对标准合同示范文本的回顾，对于不能满足公司经营管理需要的，应及时组织修改完善。4.1.6.2.因法律或业务变化，需要立即修改完善文本条款的，法律部门应随时组织修改，修改后，修改人应同步编写文本修改说明。4.1.6.3.文本修改流程参照本办法4.1.2、4.1.3、4.1.4条执行。4.1.7.文本废弃4.1.7.1.因法律或业务变化，已发布的标准合同示范文本不再适用的，由法律部门以适当形式通知废弃。4.1.7.2.已下发废弃通知的标准合同示范文本，应同步在CMIS标准合同示范文本管理模块进行废弃操作。4.2.合同编号4.2.1.对外签订合同应由合同主办部门的合同经办人统一编号，实行1份合同1个编号的原则，不得重号或漏号。上线合同的编号由CMIS自动生成。4.2.2.采用合同相对人提供的合同文本时，即使已有对方编号的，仍需按本办法进行编号。4.2.3.合同编号为20位，分为四个部分，其格式为“XXXXXXXX－XX－XXXXXX－XXXX”。4.2.3.1.第一部分XXXXXXXX（8位）为我方签约主体合同主办部门代码。按照“企业信息标准代码”执行。4.2.3.2.第二部分XX（2位）为签订合同年号。用阿拉伯数字填写公历年份的后2位数字。4.2.3.3.第三部分XXXXXX（6位）为业务类别代码。前2位XX代表业务大类，用大写汉语拼音表示，分为6类：MY代表贸易类合同，TZ代表投资类合同，RZ代表融资类合同，FW代表服务类合同，ZC代表知识产权类合同，QT代表其他类合同。后4位XXXX代表合同具体业务类型，填写阿拉伯数字，贸易类合同具体业务类型按照“企业信息标准代码”中相关的物料、非油品等代码的前4位填写，其他具体业务编码由企改和法律部统一编制和修订。同一个合同中涉及2种以上具体业务类型的，按照主要业务编码填写。同一个业务牵连2个以上具体业务类型的，按照特殊业务编码优于普通业务编码的原则填写。4.2.3.4.第四部分XXXX（4位）为合同流水序号，由合同主办部门根据业务类别代码按年度以合同签订的先后顺序自行编制。4.2.3.5.签订变更、转让或终止合同的，沿用原合同编号，并增加变更、转让或终止合同识别代码，用阿拉伯数字表示，按照发生次数填写相应的自然数。4.3.合同登记台帐4.3.1.合同主办部门应建立合同签订与履行登记台帐，做到登记及时、记录准确、内容完整。合同签订与履行登记台帐应报法律部门备案。已上线合同的登记台账由CMIS自动生成。4.3.2.合同签订与履行登记台账的主要内容包括：合同编号、合同名称、标的名称、合同金额、履行期限、我方承办单位、我方签约代表、对方名称、对方签约代表、合同文本份数、招标及谈判情况、合同审查情况、签订日期、签订地点、履行情况、终结情况、备注等。4.4.合同统计报表4.4.1.法律部门定期编制合同统计报表，并做到内容完整，信息准确，报送及时。报表样式由企改和法律部统一制定和修改。4.4.2.已上线合同的统计报表由CMIS自动生成。根据本办法未上线的合同，公司合同主办部门、各企业应将上年度的合同报表于每年1月底前报企改和法律部。4.5.合同专用章4.5.1.企业合同专用章及电子合同USB-Key由各企业法律部门统一管理。电子合同USB-Key仅限于内部单位之间签订合同和上线电子签约平台的外部合同在签署时使用。4.5.2.各单位可根据业务需要制作一枚以上的合同专用章，经本企业法律部门核准，合同量大且配备专职合同管理员的部门或下属单位，可以领用和保管固定编号的合同专用章。4.5.3.各企业应建立健全管理制度，明确和落实合同专用章及电子合同USB-Key的名称、编号、刻制与启用、使用范围、使用登记、日常保管与交接等管理内容。4.5.4.电子合同USB-Key的申请、变更、遗失补办和注销在CMIS电子合同章管理模块办理，办理时应提交营业执照、印模采集表、名称变更说明或遗失声明等资料。4.5.5.禁止在未经审批和签字的合同文本、空白介绍信、信笺纸或其他空白纸张上加盖合同专用章。4.5.6.禁止擅自携带合同专用章外出签订合同。确需携带合同专用章外出签订合同的，须经各单位分管领导（总法律顾问）或法律部门负责人签字同意后，由专职合同管理员携带外出，并在履行相关程序后用章。4.5.7.合同专用章被盗或丢失，应及时向公安机关报案、登报声明作废、通知有关相对人或采取其他补救措施。同时，应及时将有关情况报告法律部门。4.6.合同档案4.6.1.合同主办部门应建立健全合同档案。合同档案应包括合同考察、洽谈、签订、履行、变更、解除及解决纠纷等过程中所形成的所有书面材料及封存样品等实物。4.6.2.文字类原始档案主要包括：4.6.2.1.合同文本及附件。4.6.2.2.补充协议、变更或解除合同协议。4.6.2.3.对方营业执照、资格证、特种经营许可证等资信调查资料，对方签约人、法定代表人身份证明或授权委托书。4.6.2.4.意向书、备忘录、会谈记录。4.6.2.5.往来信函、电报、传真、电子邮件（包括验收确认书、质量异议书、催款通知书等）。4.6.2.6.现场签证、送达回执或确认书。4.6.2.7.其他有关文件、资料。4.6.3.合同管理中形成的各类台帐、统计报表、记录、领导批示等文档资料也应归类建档，妥善保管。4.6.4.合同主办部门应妥善保管合同及有关资料，公司档案管理规定要求移交档案管理部门的，应当办理移交归档手续。4.6.5.合同主办部门按照CMIS与档案系统集成方案办理合同电子归档，档案格式和内容等应符合档案管理制度的有关规定。4.7.合同管理员管理4.7.1.符合下列条件，参加企改和法律部组织的合同管理员培训，经考试合格，授予专职合同管理员资格：4.7.1.1.具有法律专业学历或学位，或取得企业法律顾问资格证书，或取得法律职业资格证书（含律师资格证书），或取得公司律师证书。4.7.1.2.有相应的工作能力和工作经验。4.7.2.由所在单位（部门）推荐，具有专科以上学历，参加法律部门组织的合同管理员培训，经企改和法律部统一组织考试合格，授予兼职合同管理员资格。4.7.3.合同管理员应当定期或不定期参加有关的业务培训，更新专业知识，充实和提高业务技能。合同管理员的继续教育由法律部门组织实施。4.7.4.公司通过法律共享平台对合同管理员档案进行在线管理，档案内容包括合同管理员名单、任职资格文件、岗位变动情况、培训记录、考试成绩或考核意见、资料及记录、奖惩情况等。各企业应建立动态更新机制，于每年1月底前通过法律共享平台报送本企业合同管理员岗位变动及培训情况。4.7.5.合同管理员恪尽职守，在合同管理工作中成绩显著的，可给予表彰奖励。合同管理员违反公司及企业合同管理规定，造成较大损失的，取消合同管理员任职资格，并承担相应责任。5.CMIS管理5.1.总部和企业按照“岗位需要、统一配置”的原则，遵循CMIS系统规则对用户进行分类分级管理，依照相关制度或文件配置合同会签审批流程，并及时跟踪内控制度权限指引调整变化，确保CMIS运行和配置数据的完整性、准确性。5.2.CMIS组织机构的建立、变更，用户的建立、变更、调动、角色分配以及离职、退休用户账号的管理，CMIS运维方式和流程均按照信息系统运行管理相关制度执行。5.3.总部和企业根据需要严格审批和开通CMIS管理授权和查询授权，权限开通后要进行动态管理。5.4.企业应建立工作机制，定期培训CMIS管理员、合同经办人、审查审批人等用户，提高系统应用操作能力。5.5.总部统一管理CMIS数据并定期备份。企业应严格管理本单位CMIS数据，未经总部许可不得复制、传播至本企业以外的单位或个人。5.6.企改和法律部会同信息和数字化管理部采用先进的管理方法、运用新的技术，对CMIS不断完善和改进，不定期进行功能升级。5.7.其他系统与CMIS建立接口时，须报企改和法律部与信息和数字化管理部审批，各企业不得自行接入。6.监督、检查与考核6.1.监督与检查内容6.1.1.公司建立以经济合同上线率、签约率、送审率、审核率100%为主要指标的目标考核体系。6.1.2.合同监督检查的主要内容：6.1.2.1.合同管理机构和人员的落实情况。6.1.2.2.合同管理制度贯彻落实情况。6.1.2.3.合同的全过程管理情况。6.1.2.4.合同事务管理情况。6.1.2.5.CMIS应用情况。6.1.3.企改和法律部建立CMIS应用监督检查机制。通过信息系统对各企业合同审查审批效率等指标进行监控和抽查，定期评价各企业的合同运行情况。6.2.检查考核方法6.2.1.公司实行企改和法律部组织检查和企业自查相结合的合同监督和检查制度。6.2.2.各企业每年应当开展合同管理全面自查，由法律部门具体组织实施。法律部门应会同相关部门或独立组成检查组进行自查。自查工作要在次年1月底前完成，并形成书面总结通过合同运行监控系统报企改和法律部。6.2.3.企改和法律部根据需要组织对企业的合同管理情况进行全面检查或抽查，或组织企业互相检查，或结合内部审计、内控检查调研、巡视等进行合同管理情况检查。6.3.激励与约束措施6.3.1.企改和法律部每年将合同检查（抽查）结果与企业领导人员绩效考核挂钩。企业应当将所属单位（部门）合同管理纳入企业绩效考核，合同检查（抽查）结果与所属单位（部门）领导人员绩效考核挂钩。6.3.2.凡在合同谈判、审核、签订、履行、争议处理过程中有下列情况之一的，对有关单位和个人，由所在企业给予专项奖励：6.3.2.1.法律事务机构、人员到位，合同管理制度健全，风险防范机制完善，3年以上没有发生合同纠纷、诉讼。6.3.2.2.在审核、签订、履行合同过程中，工作认真负责，为所在单位节约资金和避免经济损失的。6.3.2.3.在合同管理工作中，提出合理化建议，为提高合同管理水平做出显著贡献的。6.3.2.4.在争议处理过程中，维护所在单位的合法权益，挽回或避免经济损失的。6.3.2.5.检举、揭发利用合同形式进行违法、违规活动的。6.3.3.对在合同管理工作中负有责任的相关人员视情节轻重，按照公司职工处分相关规定处理。7.其他规定公司全资企事业单位应根据本办法确定的原则、规则和流程，结合本单位实际，制定反映本单位业务特点的实施细则，并报企改和法律部备案。公司控股子公司、参股公司参照本办法执行。',)