业务合同管理指南与标准化模板

('业务合同管理办法业务合同管理制度合同管理制度为明确各部门的合同管理的职责和要求，切实推进全公司项目合同管理工作，有效控制成本和规避法律风险,维护企业利益，促进企业稳定、健康的发展，加强合同管理,避免失误，提高经济效益,根据《合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本管理制度。一、合同档案特点合同档案除具有一般档案共性外，还具有以下的特点。1、突出的依据凭证性依据凭证性，是合同档案最突出也是重要的特点，意思是说依法订立的合同对当事人具有法律的约束力。合同的订立、生效、履行、变更以及权利义务的转让、终止、违约、责任等等，都必须完全地、唯一地依据合同档案,否则，就要承担由此产生的法律后果。由于具有这一作用，在市场经济体制下，合同档案时维护当事人合法权益的最直接、最有效的手段之一。这点特点需要引起领导、管理部门以及档案工作者的重视。2、时效性强时效是一个法律术语，指时间在法律上的效力。时间本身就是一种法律事实，能够引起一定的法律后果。《合同法》《民法》等许多相关法律对在合同的要约、承诺、履行以及争议解决各个不同阶段内合同的效力以及当事人各种权力、义务的存在与消灭等均有所规定，可以说时效性特征贯穿于合同始终。3、形式与内容的规范性程序较高合同要对当事人有法律的约束力,其自身必须具备法律规定的许可性,即对于合同本身是否具有法律效力,法律规定了特定的形式,不具备法律所要求的特定形式,该合同就不具有法律效力，视为无效合同。在诉讼中,要证明一个合同法律效力的成立，就应当以法律要求的特定形式去加以证明。而在合同档案管理工作中经常发生的“证据灭失”问题，原因正是对合同形式与内容的规范性要求不甚了解,以致在收集、保管过程中缺失了合同档案的若干组成部分，造成合同档案法律效力的部分乃至全部的丧失，导致当事人合法权益受到损害。这些就是设立专人专管的重要性。二、合同实行统一管理和存放：1、公司行政工作部门对所有合同原件实行统一管理，各业务分公司、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系,并确定一名专门人员负责合同文档管理.所有公司需要的合同原件由办公室设专人集中统一保管.记载合同名称、数量、时间、部门、经营范围.保证合同的及时性、连续性、有效性、安全性.以确保合同完整、完全和有效利用.2、公司综合管理部档案室负责集团公司各类合同和复印件的存放。各部门因业务需要合同复印件的，指定专人统一到档案室领取，并按公司合同管理规定办理有关登记备案手续。3、各子公司的合同由各子公司负责办理年检、升级等工作,集团公司合同管理员负责督促、指导、咨询、检查、统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。4、财务合同、发票及有价证券由财务部统一管理。5、合同文档管理可以以年代结合项目性质进行分类编号.6、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。7、合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单.8、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。三、合同档案管理应着眼于全局有别于普通文书档案，合同档案的收集、整理和组卷都有很大的不规律性，不可能指望它会像普通文书档案那样按时、定期送上门来，稍不留心,就会出现遗漏.因此，在合同档案的收集、整理过程中，合同档案管理人员应当与有关业务部门进行合作,明确合同档案的具体内容,了解合同的履行情况，从而确定合同档案的归档范围，并随情况的变化不断进行修订和补充，从而使合同档案及时、完整地归档有了制度保证。在实际的工作过程中，合同档案的管理人员还应用系统、发展的眼光看待收集到的合同档案材料,为今后可能出现的该合同的各种相关或补充材料留下余地。在提供档案合同利用时，可以及时主动地提供相关材料上门服务。总而言之，要着眼全局，做到未雨绸缪,才能保证合同档案收集的完整、及时,进而发挥应有功效，维护当事人的合法权益。收集应及时这要求档案工作人员了解合同的办理情况，正式合同文本签字仪式都应到场,合同文本一经签字、盖章、公证后就及时收集归档。对于其他相关的合同材料已经履行过程中当事人之间所有有关合同内容的意思表达信件、催告函件等，也应采取随时收集的方法归档，避免合同档案的遗漏及时效的损失。收集范围应注意全面与准确通过对合同档案形式与内容的规范性的分析，我们可以知道,人们对合同档案的全面性与准确性的要求较之于其他种类的档案要高很多。这就要求档案管理专员熟悉相关的法律法规,了解合同的办理状况,保证不遗漏与合同有关的档案材料,能够准确、有力地反映当事人的合法权益。提供利用应注意规范鉴于合同档案的重要意义，档案部门在提供利用时,除特殊情况时一般不应提供合同文本原件,而是提供复印件，既方便了利用又减少了磨损,同时对合同档案的查阅也应制度化,对于事关单位机密的合同档案应采取保密措施，以免泄露单位机密。四、档案管理与业务部门的协作互动要做好档案合同的管理工作，离不开业务部门的合作与支持。同时,档案部门也可以发挥主观能动性，配合业务部门定期检查合同的办理情况，对办理完毕的新合同或补充协议等及时归档，清理遗漏的合同材料，对有期限规定的合同的办理情况进行通报督促.还应大力宣传合同档案的重要意义与相关的法律知识，加强业务部门的档案意识,为合同档案的管理奠定良好的基础。五、企业合同的借用、借出及复印程序:各部门因工作急需借用公司相关合同，须出据书面申请，并在申请上注明使用时间、事由及相关事项。经领导同意后,到行政部门办理借用登记手续。使用合同的部门和当事人,应妥善保管，不得遗失。用完及时归还.如合同遗失,应及时向行政部报告。凡遗失合同所造篇二:企业合同管理办法2014XXXXXX关于公布《XXXXXXX合同管理办法》的通知管内各单位：为进一步规范合同管理工作,依法维护段合法权益,结合我段实际，重新修订《XXXXXX合同管理办法》,前发［2011］94号合同管理办法同时废止，现予公布，请各部门认真贯彻执行。XXXXXXX合同管理办法第一章总则第一条为落实精细化管理,规范全段合同管理工作,有效防范经营风险，维护段合法权益，根据有关法律法规和铁道部、路局《合同管理办法》及《XXXXXXX局法律事务管理信息系统管理办法》的规定，制定本办法。第二条本办法所称的合同是指XXXXXXX对外设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。劳动合同不适用本办法。第三条段行政主要负责人是本单位合同管理的第一责任人，对合同管理工作全面负责.第四条段合同管理要遵守国家法律法规和政策规定,坚持依法签订、全面履行、平等互利、协商一致的原则,必须遵守法律、—1—法规和本办法的规定，任何部门和个人不得利用合同进行违法活动，牟取非法收入，损害国家和段的利益。第二章合同管理部门、人员及职责第五条合同管理是铁路企业管理的重要内容，各部门应当重视合同管理工作,完善合同管理制度，规范合同管理程序,认真做好合同的签订、履行和管理。第六条段经营管理科是段合同管理部门，负责全段的合同管理工作。职责是：（一）制定、修改段合同管理办法及相关管理制度；（二）参与段重大合同招投标、谈判等事宜，依法提出法律意见；(三)负责对本办法第二十三条规定的合同文本进行合法性审查;（四)办理企业法人的转托委托事宜;(五)负责段合同专用章管理；(六）对全段合同管理工作进行检查、指导和考核;（七）负责全段合同管理人员的培训；(八）负责合同管理其他相关工作。第七条合同管理人员的基本职责:(一)制定、修改本单位合同管理制度，建立合同管理台账;（二)参与本单位重大合同招投标、谈判等事宜;（三)负责合同专用章和授权委托书、转托委托书的管理;（四)对本单位的合同文本进行合法性审查，并负责送路局—2—审查事宜；(五）监督检查合同的履行；（六)负责合同资料整理、归档工作;（七）报告并参与处理本单位的合同纠纷；（八）负责合同报表的填记上报工作；(九)负责合同管理其他相关工作。第三章合同签订第八条订立合同，除能够即时清结外,应当采用书面形式.合同文本应当使用路局公布的合同示范文本。第九条合同文本应当由法定代表人或授权的委托代理人签字。委托代理人必须在授权的范围内代表路局签订合同，不得转委托。但遇有疾病、外出或其他特殊情形无法行使代理权时，可转委托。第十条禁止任何人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以路局或段的名义订立合同.禁止代理人利用合同谋取不正当利益或与第三人串通，损害路局或段的利益。第十一条合同签订前，承办部门应当审查确认对方当事人的下列情况:(一)主体真实、合法;（二）资质可靠、信誉良好，具有履约能力；(三)代理人的代理事项、权限和期限与拟签订的合同相符;—3—（四）其他应当审查确认的情况。第十二条合同签订时，承办部门必须留存对方当事人提供的下列资料:1.《法定代表人身份证明书》、《法定代表人授权委托书》原件及与原件核对无误的法定代表人、委托代理人身份证复印件.2.加盖对方当事人印章的《企业法人营业执照》及其他相关资质证书的复印件;3.对方为自然人的，应留存与原件核对无误的《居民身份证》复印件。第十三条合同必须通过法律事务管理信息系统办理，合同审查联签后方可签字、盖章，合同审查联签实行归口把关，分工负责，按照以下程序进行:（一)合同承办部门负责提供或起草拟签订的合同文本和相关资质(二)各用户要严格按照路局公布的系统使用说明和操作流程办理相关法律事务。(三)合同审查联签，承办部门要按照路局规定输入相关信息,上传相关资料.（四)法律事务管理员对输入信息和上传资料进行审查合格后，选择与本事项审查有关的用户,启动审查流程.（五)审查人员（计划部门、业务部门、财务部门、法律事务管理员、主管领导、行政主要领导）必须签署详细的审查意见，并加盖电子合同印章。(六）审核完毕的合同文本，由法定代表人或委托代理人在—4—合同文本上签字.对于本办法第二十三条规定的合同，除履行上述第一至五款规定的程序外，报送局企业管理和法律事务处审查。重大合同须经企业管理和法律事务处负责人审核后方可在合同文本上签字。第十四条合同承办部门对报送审查合同所提供资料的真实性负责；计划、技术（业务）、财务等部门按照其职责范围对合同相关内容负责；合同管理人员对合同文本的合法性负责.第十五条合同承办部门应保证留给审查部门合理的合同审查期间，一般不少于2个工作日.第十六条重大合同签订前，承办部门应通知合同管理人员参加前期调研、谈判、招投标等工作，并充分尊重合同管理人员提出的法律意见。未通知合同管理人员参加，或者无正当理由而未采纳合同管理人员提出的法律意见的,合同风险由承办部门承担.第十七条合同签订过程中,应当对双方往来的电报、电传、信函和电子邮件等电文数据资料妥善保存。如有异议，应当及时书面回复对方,避免引发纠纷。第十八条合同设立担保的,应当明确担保的方式、范围和期限，可以作为主合同的一个条款，也可以订立独立的担保合同，作为主合同的从合同。第十九条合同文本末页无正文的，应当注明“此页无正文”字样.第二十条对外签订合同的主体名称应当为XXXXXXX局XXXXXXX，严禁使用行政章对外签订合同,局属非法人单位之间签—5-篇三:合同管理办法合同管理办法1。目的为加强公司合同(协议）管理，规范合同管理流程，预防风险，减少经济纠纷，维护公司合法权益，保证公司经营活动依法、健康进行，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司的合同管理，文中所说的合同均包含协议。3.术语3.1合同:合同是平等主体的自然人、法人和其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议.3。2合同资料:合同原件及其附件，与合同有关的电报、信函、电传、传真、电子数据交换和电子邮件等文件，包括发货、提货、托运及验收单据、发票、汇票、本票、支票、信用证等结算凭证，以及其他与合同有关的书证、物证等材料。3。3合同管理：本办法规定的合同管理是指对合同签约人的授权管理；对合同评审、合同纠纷的处理及其它与合同有关的事项;合同谈判、评审、签约、履约过程中形成的全部合同资料的管理。5。职责5.1公司综合管理部是公司合同的归口管理单位；5。1。1拟定公司合同管理制度并组织实施;5.1.2办理因合同（含产品质量、劳动争议、交通事故等）引起的诉讼及非诉讼案件，定期进行综合分析,提出建设性总结报告；5。1.3重大、疑难合同(其它）纠纷确需聘用律师的，综合管理部负责按程序聘用、联系律师，牵头组织诉讼或非诉讼事务；5。1。5负责合同管理员的配臵、业务培训和管理，授权委托人员的业务培训；5。1。6合同相关业务的经济法律制度调研。5。2各部门合同管理员的职责5。2。1认真贯彻执行公司各项规章制度;5.2.2收集、整理、保管合同原件、附件及相关合同资料;5.2.3建立本部门合同管理台账，每季度末归档,每年的一月将上一年的合同汇编成卷，存放至少三年;5.2.4配合合同履行责任人对合同履行的全过程进行了解、协调、监督检查；5。3了解和及时反映本部门合同管理中存在的问题，提出改进意见和建议。5。4各部门合同管理职责5.4.1销售部负责产品买卖、服务合同及与其相关的合同业务的管理；5。4。2采购部负责采购合同及与其相关合同业务的管理;5.4。3财务部负责对合同中涉及财务业务具体条款的审查及本部门合同业务的管理；5。4。4审计部负责对合同进行审计，按照合同管理办法审查公司各部门合同；5.4.5其它部门负责本职责范围内合同业务的管理。6。管理内容与规定6.1合同签订授权6.1。1公司对签约人实行经理授权委托制度，合同签订授权人员有权签订合同,正常情况下，合同签订授权人员及授权范围见附件一；6.1.2综合管理部负责公司授权事宜的办理。每年12月，相关部门可根据实际业务需要按照附件二的格式提报授权人员名单，经部门领导签字后报综合管理部,综合管理部编制授权通知，经总经理批准后下发执行;6.1.3被授权人只能在授权的权限范围和期限内签订合同。超越权限或期限签订的合同，除法律有规定或公司追认以外，由签约人自己承担法律后果，公司不承担责任,但公司保留根据相关规定对签约人和责任人给予处罚的权利;6.1。4授权人如有岗位变动或职务调整的，本部门应及时向综合管理部申请变更,保证合同签订、履行工作的连续性和实效性。6。2合同的立项及签订6.2。1各部门在对外发生经济业务往来中，在财务预算内的每笔业务首先要以申请的方式立项，内容包括业务概况、实现目标、费用预计等，经部长审核、主管公司领导审定后，报总经理批准；6.2.2以下合同：资产重组、投资类合同、国际合作、知识产权类合同，技术转让、技术许可、技术委托、技术咨询合同，期间在一年以上的租赁合同，标的额超过（含)壹佰万元的及其它需要董事长批准的合同，上报集团公司董事长批示后执行;6.2.3合同前期的谈判、协商、合同文本的确定由业务部门负责;6。2。4合同审查必须按照附件三《合同评审单》的要求进行，申报部门负责审查签约对方情况的真实性，包括对方主体资格、注册资金、信用等级、所有制形式、对方履约能力，对方代理人的情况、合同条款的可履行性，合同价款及其支付方式,副部长及以上部门领导签字确认;6.2。5审计部门负责对合同价格、结算方式、风险评估的审核,审计部部长及以上领导签字确认;6。2.6综合管理部法律事务员负责审查合同条款的规范性、合法性、合理性和合同内容的完备性、严密性，并签字确认;申报部门因提报材料不全，法律事务员可退回，要求提报完整材料;6.2。7合同必须由有授权权限的人签订，除了及时清结的情况外，合同必须采取书面的方式订立；合同标的额单项为壹佰万元以下(不包含本数)的，由主管副总级领导负责与对方签订合同(或协议）;单项壹佰万元以上（包(来自:WwW。xIelW。cOm写论文网：业务合同管理办法)含本数）的,由主管副总负责与对方签订合同（或协议），但须经总经理批准，重大合同必须董事长批准.6.2。8每笔合同经过6。2规定的程序后,部门经办人可持编号的合同到财务部加盖合同印章，财务部监印人对业务部门、审计部门、法律事务员及签约人签字情况进行审核，对合同是否在签约人授权权限范围内进行审核,无误后填写《合同(协议）用印登记台帐》（见附件四)盖章;若发现存在问题，一律给予退回。6.3合同的履行6.3.1每一件合同都必须明确有一个合同履行责任人。一般情况下,合同签约人就是合同履行责任人，重大合同（指合同标的额为壹佰万元以上的)必须由总经理、董事长签字的，由具体业务部门作为合同履行责任人;6。3.2合同履行责任人对所签订合同的履行情况和全过程负有协调、检查、监督的责任，并及时反映汇报合同履行中的各种情况和存在的问题;6。3。3财务部门对无年度预算的项目，不予开支；对于超月度预算的项目,公司将以停止付款等手段来确保各项费用不超月度预算，并确保全年各项费用控制在年度预算范围之内;6.3。4合同履行过程中，在公司向对方支付款项时,业务部门应按照合同的规定提供相应的书面依据,如货物验收合格单、设备验收单等，单项资金超过（含)壹拾万元的，需总经理、董事长批准，单项资金小于壹拾万元的，由主管副总级领导批准，否则，财务部门有权拒付款项;6。3.5合同在履行中需要变更的，应由双方当事人协商一致，并采取书面的形式进行确认,不允许单方变更合同的内容。对于变更的内容，业务部门应按原评审程序进行评审；6.3.6合同在履行过程中因相对人经营状况恶化或其他原因导致合同不能按约定履行的，履行责任人应及时报主管领导批示,并采取相应措施;6.4合同的保管6.4。1合同签订并履行完毕后,履行责任人必须将所有合同资料交合同管理员归档，确保合同资料的完整性。中途变更履行责任人的,应做好交接手续。因保管不善给公司造成损失的，给保管责任人处以损失1%—5%的罚款;6.4。2合同由本部门的合同管理员保管，并按照海得威公司合同(协议）管理台帐(格式同附件三）的要求登记造册，如需交公司档案部门归档的，合同管理员应按照档案管理的要求执行；6。4。3各部门可以根据本部门情况，制定有关合同保管内容、程序、方法、责任的实施细则。6.5合同纠纷的处理6.5.1出现合同(含其它)纠纷，由各签约部门先行交涉、处理.6。5。2各部门发生合同（含其它）纠纷难以解决的,应按《案件申报单》（见附件五）的格式要求报综合管理部，由综合管理部会同相关部门，召开专题会议，提出解决问题的措施;6。5。3疑难合同(含其它）纠纷，确需聘用律师的，综合管理部负责按程序聘用、联系律师，牵头解决诉讼或非诉讼事务。6.6合同管理的检查、考核6。6.1综合管理部负责对公司合同管理工作的检查、考核；6.6。2正式的合同管理检查,综合管理部要出具合同管理意见书，相关部门要按照意见书要求限期改正并将落实情况报告综合管理部;6。6。3综合管理部在合同管理检查过程中,发现签约部门未按签订的合同履行或者在与对方发生争议或诉讼时发现签约部门未按签订的合同履行、未按综合管理部审查意见修改合同的,给予签约部门处罚,具体处罚方式或处罚金额由公司根据具体情况决定。7。激励对合同管理措施不得力，合同履行不及时，给公司造成经济损失的部门，处以损失额1％—5％的罚款；对个人因玩忽职守签订无效合同，货款回收不及时形成呆坏帐损失的，处以500元-2000元的罚款;对公司造成巨大损失，或与对方通谋欺诈侵犯公司利益的，提交公司相关部门处理。构成犯罪的，移交司法机关处理。8.附则本办法由公司综合管理部起草并负责解释。9.附件附件一：授权申请单附件二:合同评审单附件三：合同(协议)用印登记台帐附件四：案件申报单附加说明：本办法提出部门：综合管理部',)