材料设备集中采购：无合同产品的操作指南

('材料设备类集中采购产品无采购合同操作指引1订立背景目前项目部在对材料设备类集中采购产品订货前，需要采购部门先与此类产品相应的协议供应商/协议供应商授权的各地经销商签订项目采购合同，签订此合同目的主要为明确各项目采购的产品数量、型号、产品单价与合同金额，同时也包含产品质量要求、施工验收方式、违约责任、保修约定等条款，但这些相关条款大多与集中采购协议中约定的条款相重复。此合同的签订需要按照公司规定的审批流程办理，项目部、成本部、法务部门等多部门参与审批，审批通过且甲乙双方签字盖章后项目部才可向供应商下单订货，但通常在合同未签署完成，供应商已经开始向供货，此合同并未发挥应有的效力，同时，为了办理此合同的审批、签订流程，牵扯了包括采购、成本、法务等多部门的精力，降低了工作效率。并且，由于各一线公司合同的内容和版本不尽相同，也大大增加了供应商应对的难度。为提高及供应商的整体工作效率，体现电子化订单对企业运营带来的管理效率提升，使采购过程更加透明，降低对延长供应商付款周期可能产生的因素，集团工程与采购管理部、流程与信息管理部与深圳、上海、北京、杭州、天津等5家公司进行了调研与方案讨论，并于2008年8月25日-11月25日在杭州、天津、北京3家公司进行了取消采购分合同的流程试点，现决定自2009年1月1日起取消材料设备类集团集中采购产品分项目采购合同，将此类产品的订货在PDC平台中以电子订单形式完成，通过集中采购协议加订单的方式，完成此类产品的采购执行过程。2适用范围本指引适用于企业股份有限公司控股房地产公司所开发各项目。3职责3.1集团工程与采购管理部负责本指引编制、修订、解释、监督与检查；3.2一线公司采购管理部负责订单的首次编制与发布；3.3项目经理部负责订单中供货计划的更新与货物接收；3.4一线公司采购管理部、成本管理部、项目经理部负责订单发布前的审批。4工作程序4.1订单发布4.1.1项目经理部在基于工程量清单签订总包合同后，需向采购管理部提交集中采购材料部品的需求，采购管理部经办人据此需求通过PDC平台编制大订单，此大订单包括本期项目对此类部品中各型号产品的总体需求数量及供货计划，如供货计划无法确定的可暂不填写。完成后发起审批，审批人员包括但不限于以下人员：采购管理部负责人→成本管理部经办人→项目经理部负责人。4.1.2订单发布时必须基于PDC系统中所订产品的协议目录中选择产品，确保价格为集中采购协议价格。4.1.3订单审批通过后，采购管理部经办人需将审批通过的邮件通知及时转发项目经理部经办人员，便于其今后更改订单供货计划。4.1.4原则上每个供应商每期项目（或标段）只下一张订单。其订单数量等于项目部基于工程量清单计算出的材料部品需求量（加损耗）。4.2订单变更4.2.1订货计划变更4.2.1.1如供货计划发生调整，则由项目经理部经办人在PDC平台中对大订单中供货计划进行更新，无需再次新建订单，更新后不需再次进行审批；4.2.2产品需求变更4.2.2.1产品数量增减或产品型号调整，则由制作此大订单的采购管理部发起人对其进行更新，更新后需提交本公司合同变更审批流程进行审批。4.2.3产品价格变更4.2.3.1当某项产品协议期内价格发生调整后，此协议经办人需在PDC平台中依据调整后的价格建立一份新协议，新协议建立后，PDC系统中已引用旧协议价格的订单将被按以下规则进行处理：a)如果订单中某次订货在新协议生效前已发生接收，但未接收完毕，则此计划产生的所有接收均按照第一次接收时的产品价格计算，产品价格不予调整；b)如果订单中某次订货在新协议生效前未发生接收或无需要日期，则系统将自动调整此次计划中产品价格为新价格；4.2.3.2新产品价格生效后发布的订单，则全部使用新协议中的产品价格。以上规则全部为系统处理，用户在下单时不受影响。4.3供应商网上发货4.3.1向供应商发布订单后，订单中选择的供应商联系人将立即收到邮件、短信提醒，供应商需及时登录PDC平台查阅订单中详细订货信息。4.3.2供应商根据订单中订货信息发货后，需登录PDC平台发布“发运通知”，通知将发送到订单经办人邮箱。4.4货物验收4.4.1供应商发布“发运通知”后，PDC平台将自动为供应商生成“四方验收单”，供应商至项目现场送货时需携带自PDC平台打印的4份“材料设备四方验收单”，施工单位、监理单位对货物验收后，授权人员需在四方验收单上签字、盖章，签字、盖章后的验收单，供应商、施工单位、监理单位、项目经理部各留一份。4.4.2项目经理部货物验收人员需在货物接收后3个工作日内依据含三方签字、盖章的验收单登录PDC平台进行接收确认，接收后PDC将自动生成“材料设备接收单”。此单与供应商均可自PDC平台中打印。4.5退货办理4.5.1如需对某次接收进行退货时，可根据订单号或接收单号查找到此笔接收，在此接收记录中填写需要退货的数量，实际接收数量将扣除已退货数量。4.6付款办理4.6.1供应商提交付款申请时，需将本次付款包含的每一笔带有材料供应商、施工单位、监理单位授权人员签字、盖章的验收单及相应的自PDC平台中打印的每一笔接收单附后，作为付款申请必备资料，否则不予办理付款。4.6.2付款核算可根据PDC平台中《订单发货与接收统计表》汇总每笔订单中各产品供应商已发货数量、接收数量、应付款金额等。5支持性文件5.1材料设备类集中采购产品无分合同办理流程5.2材料设备四方验收单5.3材料设备接收单5.4订单发货与接收统计表',)