XX机构档案数字化外部服务协议

('1XX单位档案数字化外包服务合同XX电脑行XX年X月X日2XX单位档案数字化外包服务合同甲方：乙方：本合同甲方委托乙方进行档案数字化项目，乙方接受委托并进行此项目工作。双方经过平等协商，在真实、充分地表达各自意愿的基础上，根据《中华人民共和国合同法》、《档案数字化外包安全管理规范》等相关法律法规，达成如下，并由双方共同恪守。第一条项目名称及工作内容项目名称：XX单位法院档案数字化处理内容：文件档案扫描、存储、补录信息、装订成册、挂接。1、相关标准件合同附件2、档案类型：文件档案3、档案数量：从XX年至XX年所有文件档案第二条工作条件和协作事项为保证合作有效进行，双方应完成下列工作条件和协作事项：1、确定进单位服务之前，甲方必须召集双方参与人员开展协调会议，届时合理安排工作，按需分配，以免服务过程中人员协调问题造成工期的延续。2、乙方提供服务的全过程，必须有甲方的协调人员全程陪同。3、甲方负责提供符合档案数字化处理要求的场地供乙方布置现场并开展工作，协调相关人员配合乙方工作。4、签署本合同的同时签署保密协议，在乙方提供服务期间发生数据外泄，经查实是乙方人员作为的，乙方需承担一切相关责任。5、档案整理和数字化所需要的相关设备电脑有乙方提供，数据硬盘、扫描仪、数字化加工软件由甲方负责提供、收回和保存。6、档案数字化处理中必须经双方协同的文件扫描、数据录入和挂接标准，乙方负责文件扫描、数据录入、存储、补录信息、装订成册、挂接。第三条实施工期乙方需自合同签订之日起3个工作日内安排进单位工作，项目开始运作日期XX年X月X日以后，项目结束日期XX年X月X日以前.第四条项目报酬3收费标准按照每件人民币XX.XX元计算，文件档案数量共计XX件左右。第五条项目验收标准1、项目按批次加工，批次完成后乙方向甲方提供申请验收。甲方组织验收工作，并在验收报告上签字盖章，视为验收通过。甲方必须在五个工作日完成验收工作。2、以抽检方式进行数据验收，抽检比率在10%~20%之间，要求档号、扫描、数据存储、补录信息、装订成册准确率达到100%予以验收通过，并填写纸质档案数字化验收登记表，做好验收记录。抽检不达标，提交验收数据全部发回由乙方重新加工，直至达到验收要求。3、严格按照附件《档案的扫描、存储和挂接》要求，进行验收。4、乙方须每5天向甲方通报工作进度，并保证工作进度的均衡。第六条付款方式1、完成全部工作量时，甲方支付乙方至合同款的90%，自验收通过后，付清10%的余款。2、验收通过后10日内付清全部合同款。第七条甲方的权利和义务1、甲方负责提供任务计划以确保任务工期，如果因甲方提供档案量不足造成乙方延迟完工，责任由甲方承担。2、甲方应按进度要求进行工作场所有关条件的筹备。3、提供必要的档案业务指导、监督并负责解决扫描过程中出现的档案技术问题。4、甲方负责按期案首扫描成果文件。5、法律、法规政策规定由甲方承担的其他责任。第八条乙方的权利和义务1、派出合格的服务工作人员，及时更换甲方提出认为不适宜的工作人员。2、负责提供驻场扫描设备及人员。3、保证遵守甲方的管理要求，满足档案管理的安全要求，保证水、火、电、气等安全。4、保证本项目所生成的过程管理文件和成果文件的保密，不得私拷贝，不得流入第三方，验收后在甲方的监督下对使用的电子设备彻底清理，如因乙方的管理不善或蓄意行为造成数据流失，需承担赔偿责任和其他责任。5、法律、法规政策规定由甲乙方承担的其他责任。第九条违约责任1、如乙方未按期完成档案整理及数字化加工任务，则每逾期一天，应向甲方支付合同总金额的1%的违约金至完工日止。2、如档案整理及数字化加工不符合合同约定要求，乙方应无偿返工，如因返工而逾期，应按上述约定承担逾期完工的违约责任。43、如甲方逾期付款，则逾期部分按同期银行贷款利率向乙方支付利息至付清日止。4、因不可抗力导致合同无法执行的情况，双方应友好协商延期履行，协商不成或确实无法继续履行额，任何一方均不承担违约责任。第十条甲乙双方应严格遵守本合同的有关条款此合同未尽事项，应由甲乙双方友好协商解决。协商、调解不成的，各方均可向甲方所在地人民法院起诉。第十一条下列文件为本合同不可分割的组成部分（附件）1、营业执照副本2、税务登记证副本3、法定代表人身份证（法定代表人到场的）或法人授权委托书及委托代理人身份证（委托代理人到场的）备注：另需提供加盖单位公章的法定代表人身份证复印件，以上述材料一并提交，办理三证合一的供应商不需要提供税务登记证副本、组织机构代码证副本。4、针对本项目的补充协议。第十三条保密协议甲方要求乙方单位及工作人员不得向甲方人员以外其他任何一人透露工程内涉及到的内容，不准以任何形式备份工程内容资料，如照相、U盘拷贝、发送QQ、微信、邮箱等形式，如果工程内容透露，乙方承担相应的法律责任。第十四条本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。本合同经甲乙双方签字盖章后生效，至甲乙双方责任义务履行完毕后失效。附件：《档案的扫描、存储和挂接》要求甲方：（盖章）乙方：（盖章）法定代表人/委托代理人（签字）法定代表人/委托代理人（签字）年月日年月日5附件：工作人员签字姓名联系方式本人签字附件：6档案的扫描、存储和挂接一、档案的扫描问题新生成档案的扫描要求不变。库存档案纸张如果大小不一的，为了保证扫描后的电子档案与原件完全一致，请按档案纸张的大小对扫描仪的纸张设置参数进行设置，如用A4版面的平板扫描仪扫描B5纸时，扫描仪纸张大小应选择A4。年代较为久远的历史档案，材料中有多色、红头、印章、插有照片图片、字迹清晰度较差的页面，应当采用彩色模式进行扫描。扫描分辨率不低于200pdi。二、电子档案的存储问题（一）建立卷内文件目录数据扫描后的电子档案存储结构为：第一级目录：2000此文件夹表示文件印发年份第二级目录：秘密等级此文件夹表示文件涉密等级及年限第三季目录：文号此文件夹表示完整案号（强调：电子文件批量挂接都是以文号作为匹配字段的，因此，必须保证扫描后的电子档案的文号和系统中的文号完全一致。）第四级目录：正本此文件夹表示册次副本此文件夹表示册次、正本pdf此文件夹表示卷内文件的pdf文件册次副本pdf此文件夹表示卷内文件的pdf文件册次有多册档案的，在正本、副本后加“一、二、三……”来进行区分。如正本有两册，副本有两册，第四级目录便为：正本一，正本二，副本一，副本二，正本一pdf，正本二pdf，副本一pdf，副本二pdf。第五级目录：1.正本文件夹下存放正本材料单页的JPEC或TIFF格式的文件，副本文件夹下存放副本材料单页的JPEC或TIFF格式的文件，正本、副本文件夹里的JPEC或TIFF文件必须永久保存。2.正本pdf文件夹下顺序存放正本材料目录对应的pdf文件，副本pdf文件夹下顺序存放副本材料目录对应的pdf文件。文件夹名称中的pdf必须是小写。3.文件夹内材料的命名规则为：数字（必须两位，不足两位，用0补齐）+材料名称.pdf。如果一册正本内文件有七份的，按此规则命名后，存储在正本pdf文件夹内的文件为：01封面.pdf、02目录.pdf、03XXXX（文件）.pdf、04XXXX（文件）.pdf……7（二）电子档案的保管1.所有档案扫描后，必须在本单位进行异质备份，也就是说，将扫描后的电子档案备份至移动硬盘或其他存储设备。2.所有库存档案扫描完成后，还需将文件基本信息和按五级目录结构存储的电子档案拷贝至移动硬盘，送上级单位档案科作异地备份。三、电子档案的挂接问题待档案管理系统部署完毕，所有电子档案都挂接至档案管理系统。',)